HANDLEIDING MYFLEX DESKUNDIGE

Transcriptie

1 HANDLEIDING MYFLEX DESKUNDIGE Myflex My Service Provider Marconibaan 1a 3439 MR Nieuwegein Postbus AM Nieuwegein t +31 (0) f +31 (0) e i info@myflex.nl

2 Welkom bij Myflex Myflex is actief als onafhankelijke Managed Service Provider (MSP) en verzorgt het totale inhuurproces en de inkoopadministratie voor haar opdrachtgevers. De diensten van Myflex worden ondersteund door het Myflex systeem. Middels dit systeem wordt het gehele inhuurproces van (inhuur)medewerkers (uitzendkrachten, detacheringskrachten, zzp ers, collegiale inleen, etc.) gestandaardiseerd en gedigitaliseerd. Inloggen op het Myflex systeem Kies voor Ga naar de klantportal op Ga naar het inlogscherm door onder Sweco op Direct inloggen te klikken. Voer in het inlogscherm uw inloggegevens in. U kunt ook op de Sweco klantportal inloggen via Inloggen Myflex in het hoofdmenu. Inloggegevens en uitloggen Uw inloggegevens ontvangt u per mail van afzender noreply@salesforce.com. Deze heeft als onderwerp: Welkom bij Myflex - uw inloggegevens. De knop Uitloggen bevindt zich rechts bovenin het scherm. Bent u uw wachtwoord of inlognaam vergeten? Wanneer u uw wachtwoord bent vergeten, klikt u in het inlogscherm voor het Myflex systeem op de optie Uw wachtwoord vergeten? Geef vervolgens uw gebruikersnaam op. U krijgt binnen 5 minuten een nieuw wachtwoord per toegestuurd. Als u uw inlognaam vergeten bent klikt u op Uw inlognaam vergeten? Mijn instellingen Wanneer u ingelogd bent kunt u onder Mijn instellingen - Mijn persoonsgegevens uw gegevens inzien zoals deze bekend zijn bij Myflex. Ook heeft u hier de mogelijkheid uw wachtwoord te wijzigen. Contact/Support Voor vragen omtrent het systeem en/of proces kunt u contact opnemen met Myflex via onderstaande gegevens: (030) contact@myflex.nl 2

3 Hoofdpagina Nadat u ingelogd bent komt u op de hoofdpagina van het Myflex systeem. U kunt via tabbladen door het systeem navigeren. Hieronder treft u een toelichting per tabblad. Op de hoofdpagina vindt u een overzicht van de door u te verrichten taken. Digitaal dossier Voor u als (inhuur)medewerker kunnen er documenten zijn die u moet goedkeuren. Dit is bijvoorbeeld een geheimhoudingsverklaring. Indien het een goed te keuren document betreft, kunt u deze openen door op de link in de kolom Dossier Document te klikken en vervolgens de.pdf te openen. Wanneer u het document heeft gelezen, sluit u het betreffende tabblad en kunt u het document accorderen door middel van de knop Accorderen. Belangrijk Het niet accorderen of uploaden van een document heeft consequenties voor het invoeren van uw uren en declaraties in het Myflex systeem. De mogelijkheid om uw uren en declaraties in te voeren wordt 2 weken na het aanmaken van uw opdracht gesloten. Neem in dat geval contact met ons op. 3

4 Opdrachten Op deze pagina vindt u de start/einddatum van uw inzet(ten). Door op de onderstreepte opdracht te klikken (job-xxxx) kunt u onder het kopje Dossier Documenten het door u goedgekeurde digitaal dossier document inzien. Ook is de status van de andere dossier documenten voor deze opdracht zichtbaar. Urenstaten U dient iedere week uw gewerkte uren in te voeren in het urensysteem van Sweco: ORACLE. Na accordering door uw manager, worden de uren vanuit ORACLE rechtstreeks in het Myflex systeem geïmporteerd. De geïmporteerde uren zijn niet meer te wijzigen. Vervolgens kunt u in Myflex uw urenstaat aanvullen met overige uren (ziekte, vakantie, bijzonder verlof of feestdagen) en met eventuele declaraties. Uw leidinggevende keurt uw urenstaten digitaal goed, waarna uw werkgever uw urenstaten voor de salarisadministratie en facturatie verder verwerkt. Uw aanvullende uren en declaraties invoeren Uw digitale urenstaat bestaat uit de volgende twee onderdelen: Urenstaat en Inhoudingen / vergoedingen. Invoeren van uw uren Ga voor het invoeren van uw overige uren en eventuele declaraties naar de pagina Urenstaten. Onder het kopje Urenstaten staan de uit ORACLE geïmporteerde urenstaten. De urenstaat heeft de status Verzonden naar leverancier. Open de urenstaat waarvan u de overige uren wilt invoeren door op Openen en vervolgens op Doorgaan te klikken. Vul nu uw overige uren in en klik op Indienen ter accordering. 4

5 Invoeren van uw declaraties Indien u declaraties dient op te voeren in het Myflex systeem (bijvoorbeeld reiskosten), dan mag u pas uw declaraties invoeren nadat de uren uit ORACLE geïmporteerd zijn. Dit voorkomt eventuele problemen met het importeren van uw uren uit ORACLE. Als uw uren uit ORACLE geïmporteerd zijn heeft de urenstaat de status Verzonden naar leverancier. Om uw declaraties in te voeren opent u de urenstaat en klik op Wijzigen. U kunt onderaan bij Inhoudingen/vergoedingen uw onkosten invoeren. U dient per declaratie in de opmerkingen een toelichting op uw declaratie aan te geven. Kies vervolgens voor Indienen ter accordering. Daarnaast adviseren wij u om bij aanvang van de opdracht met uw leidinggevende af te stemmen in welke frequentie u uw declaraties invoert (bijvoorbeeld iedere week of eenmaal per 4 weken). Er zijn 3 mogelijke soorten declaraties (indien contractueel overeengekomen): Reiskosten woon/werk Zakelijke reiskosten Overige declaraties U dient per declaratie, in de opmerkingen, een toelichting op uw declaratie aan te geven. Belangrijk In verband met belastingen dient u de bonnetjes van uw onkostendeclaraties bij uw werkgever in te leveren. Belangrijk Indien er nog geen gewerkte uren uit Oracle zijn geïmporteerd, kan het zijn dat nog niet alle benodigde digitaal dossier documenten zijn goedgekeurd. Dit staat op de hoofdpagina aangegeven onder Digitaal dossier. Probeert u later in de week nogmaals. 5

6 Het verzenden van uw ingevulde urenstaat Wanneer u uw overige uren en declaraties ingevoerd de urenstaat Indienen ter accordering. Voorbeeld van een ingevulde digitale urenstaat 6