Handleiding CURA. (employee self service)

Transcriptie

1 Handleiding CURA ESS (employee self service) Versie uitvoering HV d.d

2 Inleiding Cura ESS, die naam klinkt nogal ingewikkeld, maar dit programma biedt je de mogelijkheid om: Je rooster te bekijken Je salarisstrook en jaaropgave in te zien en te downloaden Je verlofkaart te raadplegen Nieuwsberichten te lezen Wijzigingen door te geven in je persoonlijke gegevens (adres, telefoon, banknummer, etc.) Je declaratie (gewerkte uren) in te zien Je kunt gebruik maken van ESS door naar de volgende webpagina te gaan: De gegevens die je nodigt hebt om in te kunnen loggen, namelijk je gebruikersnaam en wachtwoord, heb je inmiddels via een persoonlijke (of brief) gekregen. Let op: voor medewerkers met een datum indiensttreding vanaf 1/1/2018 dient het wachtwoord te worden opgevraagd bij ICT-helpdesk (tel ) In deze handleiding beschrijven we stap voor stap hoe Cura ESS werkt en hoe je er gebruik van kunt maken. We begrijpen dat het zeker in het begin lastig zal zijn, dus daarom hebben we een zogenaamde helpdesk beschikbaar. De mensen van de helpdesk kunnen je antwoord geven op bepaalde vragen en zelfs met je meekijken als je niet verder komt in het systeem. In de 2 e mail die je hebt gekregen vind je de contactgegevens van de helpdesk. 2

3 Startscherm We gaan nu beginnen met het inloggen in Cura ESS. Ga hiervoor naar internet en vul de volgende link in: TIP: sla deze pagina op onder je favorieten. Je krijgt nu het onderstaande inlogscherm te zien Vul je gebruikersnaam en je wachtwoord in en klik vervolgens op AANMELDEN. Je komt nu op de startpagina van Cura ESS (zie onderstaande afbeelding). 3

4 De startpagina bestaat uit 4 tegels die elk een eigen functie hebben. Door op de betreffende tegel te klikken krijg je toegang tot deze functies. Onderstaand vind je een korte beschrijving van elke tegel. Welkom op de Cura ESS site van Carinova Hier vind je een verkorte uitleg over wat je binnen Cura ESS kunt doen. Berichten lezen Hier vind je berichten die voor jou van belang zijn. Favorieten Onder Favorieten kun je zelf de veel gebruikte menu-items zetten. Hier kun je bijvoorbeeld zelf een snelkoppeling maken naar je salarisstrook. Dit kun je doen door op favorieten te klikken (rechts bovenaan in ieder scherm) bij de verschillende menu-items (zoals onderaan de pagina wordt weergegeven). Takenlijst Hier vind je taken waar je zelf iets mee moet doen. Voorbeeld: in tegenstelling tot de oude manier van werken gaan we nu meer gebruik maken van de mogelijkheden om zaken digitaal af te handelen. Een voorbeeld van zo n taak is een verlenging van je arbeidscontract. Dit krijg je niet meer per post thuisgestuurd, met het verzoek een exemplaar te ondertekenen, maar dat gaat dan digitaal. Je geeft een akkoord (of niet) via het systeem en vervolgens is alles dan geregeld. Dat werkt een stuk sneller. TAKENLIJST CONTRACT WIJZIGINGEN Wijzigingen in je contract (bijv. urenwijziging, functiewijziging, afdelingswijziging etc.) worden doorstroommutaties genoemd en die krijg je zoals gezegd niet meer op papier. Deze wijzigingen staan digitaal voor je klaar. Je moet deze wijzigingen ook digitaal goedkeuren! Dan kan de wijziging pas verwerkt worden! In onderstaande afbeelding zie je als voorbeeld een doorstroommutatie staan. Deze heeft als status goedgekeurd Om de mutatie te kunnen raadplegen, klik je op de desbetreffende regel/mutatie en vervolgens zie je de inhoud er van. Het volgende scherm opent nu (het tabblad formulier ). Hierin staat alle informatie die betrekking heeft op de mutatie. Het tabblad formulier bestaat vervolgens weer uit een aantal andere tabbladen (zie onderstaande afbeelding) Info Mutatie Contracthistorie Opmerking Controle Op het tabblad mutatie staat informatie over de mutatie zelf. Hier staat tevens onderaan aangegeven welke route de mutatie nog moet afleggen, m.a.w. wie moeten er nog iets mee doen. Wanneer de doorstroommutatie uiteindelijk is goedgekeurd door de directeur, ontvang je een mail waarin staat dat je de mutatie zelf nog moet goedkeuren. Deze mutatie komt dan 4

5 als taak in je takenlijst. Je ontvangt verder geen bevestigingsbrief meer van deze doorstroommutatie. Onderstaand als voorbeeld een tekst zoals je die straks kunt aantreffen. Je kunt wijzigingen goedkeuren door in het vakje: Gaat u akkoord met deze mutatie? te klikken en te kiezen voor: Ja, ik ga akkoord. Vervolgens klikt u op opslaan en nogmaals recht bovenaan op Indienen Als je het niet eens bent met deze wijziging dan kun je m uiteraard afkeuren met de optie: Nee, ik ga niet akkoord De afgekeurde mutatie gaat dan terug naar je leidinggevende. 5

6 Mijn gegevens Om jouw persoonlijke gegevens te bekijken klik je op de knop MIJN GEGEVENS. Aan de linkerkant van het scherm kun je de verschillende menuopties vinden. Je komt dan automatisch terecht in je medewerker kaart. Op de werknemerskaart staan de volgende gegevens: Persoonlijke gegevens Gegevens over je contract Onderstaand vind je een voorbeeld van een medewerker kaart 6

7 Zoals je ziet kun je nu verschillende opties kiezen: A. SALARISSTROOK Hier vind je je salarisstroken en jaaropgaaf. B. DECLARATIE Hier kun je je declaraties indienen. Onderstaand vind je een voorbeeld van dit scherm. Je ziet hier alle declaraties die je hebt ingediend. Een declaratie kan verschillende statussen hebben. Om een declaratie aan te maken klik je op Nieuw Formulier (rode kader) en het declaratieformulier komt in beeld. Je kunt per onderwerp je declaratie invullen, door een vinkje te plaatsen. Door het vinkje klapt het onderwerp verder open en kun je gaan invullen. Onderwerpen die je niet gebruikt hoeven ook niet aangevinkt te worden. Hieronder volgt een uitleg per onderwerp. Om te kijken wat er onder de diverse onderwerpen staat kun je het vinkje aan zetten. Vergeet niet het vinkje weer uit te zetten, als je niets invult!! 7

8 DIENSTREIZEN Hier kun je je reiskosten invoeren. Dienstreizen tussen werklocaties Dit is niet van toepassing voor ons, dus dit laten we voor wat het is. 8

9 Dienstreizen overig Hier vul je op de manier zoals je gewend bent de gereden kilometers in. Je geeft de datum in, van welke plaats je vertrekt, waar je naar toe gaat, de reden van je dienstreis en het totale aantal gereden kilometers. Je kunt hier in één keer de totale reis declareren. Je hoeft geen twee regels in te voeren voor de heenreis en de terugreis. Ook hier wordt het totaal en het bedrag getoond nadat het formulier is opgeslagen. Heb je meer dagen gereisd, dan kun je een nieuwe regel toevoegen door op Nieuwe regel te klikken. 9

10 Openbaar vervoer Heb je een dienstreis gemaakt per openbaar vervoer dan kun je dit hier aangeven. Je geeft de datum in, van welke plaats je vertrekt, waar je naar toe gaat, de reden van je dienstreis en het totale bedrag wat je hebt betaald. Het betaalwijs moet je uploaden. Parkeergeld Spreekt voor zich. Wel de parkeerbonnen uploaden. Woon-Werk, Studie, Lidmaatschap beroepsvereniging, Diversen, BIG en VOG Deze onderdelen komen bij ons praktisch niet voor en worden verder niet behandeld. Je kunt binnen het formulier meerdere keren op Opslaan drukken. Dan komt het totaal bedrag in beeld. Als je het declaratieformulier hebt ingevuld kun je op Opslaan drukken. Deze knop vind je bovenaan of onderaan het formulier. Na het opslaan krijg je onderaan het formulier een overzicht van de bedragen die vergoedt worden (zie onderstaand voorbeeldscherm). Het formulier staat nu nog in CONCEPT. Je kunt er eventueel nog dingen aan toevoegen of wijzigen. Na het opslaan moet je het formulier Indienen Deze knop staat bovenaan het formulier. Je ziet dan in het scherm, dat de status van het formulier op INGEDIEND staat. 10

11 Je kunt het formulier de hele periode in concept laten staan, zodat je een complete declaratie maakt voor de hele periode. Na afloop van de periode dien je de declaratie in door op de knop Indienen te drukken. Het declaratieformulier doorloopt nu onderstaande fases: 1. Na het indienen komt je declaratie binnen bij je leidinggevende. 2. Hij/zij kan de declaratie inzien en goedkeuren. 3. Na de goedkeuring wordt de status van het formulier GOEDGEKEURD. Je weet dan dat jouw declaratie is goedgekeurd. 4. Daarna komt de declaratie binnen bij de Salarisadministratie. De salarisadministratie controleert of de declaratie goed is ingevuld. Als de declaratie goed is ingevuld, dan wordt het formulier verwerkt en krijgt de declaratie de status VERWERKT. Als de declaratie niet goed is ingevuld dan wordt het formulier afgekeurd en komt dan weer in je eigen takenlijst terug. Je kunt de reden van afkeuring bekijken, de declaratie aanpassen en weer opnieuw INDIENEN. Dus check ook regelmatig je takenlijst! 5. Na verwerking wordt de declaratie in de eerstvolgende salarisverwerking uitbetaald. C. OPGENOMEN VERLOF Hier vind je alle informatie met betrekking tot je opgenomen verlof. Je moet eerst de periode selecteren door op het kalender-icoontje te klikken. Dan komt er een kalender tevoorschijn. 11

12 Bij het tweede datumveld kies je dan bijv. de huidige dag. Klik vervolgens op TONEN en het Opgenomen Verlof komt naar voren. LET OP: de verlofuren zijn bijgewerkt t/m de laatst verwerkte salarisperiode! 12

13 D. VERLOFSALDO Hier vind je je verlofkaart, met daarom uitgebreide informatie. Onderstaand een voorbeeld. Jaarrecht op basis van contract tegoed t/m einde vh jaar bijgewerkte opname t/m tegoed t/m einde vh jaar bijgewerkte opname t/m opbouw van het jaarrecht verdeeld in wettelijk, bovenwettelijk en extra bovenwettelijk E. WEEKOVERZICHT ROOSTER Hierin kun je je persoonlijke planning bekijken. Je hebt de mogelijkheid om EEN WEEK TERUG of EEN WEEK VERDER te zoeken. 13

14 F. PERIODEOVERZICHT ROOSTER Hier vind je een periodeoverzicht, met daarin informatie over je contracturen, je gewerkte uren, je overuren en je eventuele minuren. Op het tabblad selectie kun je de periode selecteren. Je kiest hier een begin- en einddatum. Je kunt het beste het begin van het jaar als begindatum kiezen. Dan krijg je een overzicht vanaf periode 1 t/m heden. Daarna kies je voor TOON OVERZICHT. Vervolgens wordt op het volgende tabblad het periodeoverzicht weergegeven. Hierin zie je onder andere je gewerkte uren in iedere periode. Middels het balkje (rood omlijnd in onderstaande afbeelding) kun je naar rechts scrollen en de tekst rechts in het overzicht tevens zien. 14

15 Daarnaast kun je het overzicht EXPORTEREN (rood omlijnde knop rechts bovenaan in het scherm). Onderstaand schermpje komt dan in beeld. Je kunt het overzicht daarmee opslaan als PDF bestand of als Excel bestand. Het bestand zal meteen worden geopend. 15

16 G. WIJZIGINGEN DOORGEVEN In het tabblad wijzigingen doorgeven kunnen diverse wijzigingen door jou zelf worden doorgegeven, bijvoorbeeld je telefoonnummer of betaalrekening. Daarnaast kun je ook zelf zaken toevoegen, zoals een adres. 16