Handleiding Plexus Portal

Transcriptie

1 Handleiding Plexus Portal Update juni 2015 Belangrijke gegevens Het Collectebureau is bereikbaar tijdens kantoortijden via (vanaf 29 juni 2015 tot eind november 2015) Of mail naar: Inhoud Pagina 1-7 : inloggen, snelkoppelingen en uitleg overzichten Pagina 8 : uitleg vergunning inzien Pagina 9-14 : uitleg bestelling collectematerialen (orders) Pagina 15-17: mutatie collectantengegevens Pagina 18-19: tellijsten en afrekenstaten invoeren Inloggen Helaas is het alleen mogelijk via Internet Explorer in Plexus portal te werken. Kunt u geen Internet Explorer gebruiken, maakt u dan voor uzelf een overzicht van de materialen die u nodig heeft en belt op maandag t/m vrijdag tussen 9.00 uur tot uur met , het collectebureau kan uw bestelling dan invoeren. U kunt inloggen door in uw browser balk het volgende adres te typen: portal.alzheimer-nederland.nl U ziet dan onderstaand scherm: Inloggen kunt u, door uw gebruikersnaam en wachtwoord in te typen binnen de witte inlogvelden. Let hierbij op hoofdletters / kleine letters. De inloggegevens ontvangt u per mail vanuit Alzheimer Nederland. Indien u deze net meer heeft, kunt u deze bij het collectebureau aanvragen. 1

2 Compabiliteitsmodus Om goed te kunnen werken met de Plexus Portal is het belangrijk de compatibiliteitsmodus in te schakelen. Dat gaat als volgt: - Vul de URL in (in de menubalk ): portal.alzheimer-nederland.nl - Kies dan onder het menu Extra voor Instellingen voor compatibiliteitsweergave Mocht de menubalk niet aanwezig zijn klik dan met de rechter muis knop op de balk en kies voor Menubalk - Voeg de website alzheimer-nederland.nl toe aan de lijst door op de knop toevoegen te klikken - Klik daarna op de knop sluiten 2

3 Layout Bij inloggen ziet u onderstaand scherm: Onder het logo van Alzheimer Nederland ziet u de knoppen: Pijl terug: naar vorig scherm Driehoekje naar beneden: keuze menu openen of sluiten Huisje: terug naar startscherm 2 pijlen boven elkaar: verversen Sleutel: uitloggen Ster: hier kunnen favorieten toegevoegd worden. Verder ziet u links in het startscherm de snelkoppelingen (Persoonsgegevens, Collectevrijwilligers, etc.) Door op het ^ te klikken kunt u deze in uw scherm tonen of uit beeld halen. 3

4 Persoonsgegevens: Als u deze snelkoppeling opent, kunt u direct uw eigen gegevens inzien en eventueel veranderen. Oranje velden met een *(ster) zijn verplichte velden Velden die grijs gekleurd zijn, kunt u niet wijzigen. Velden met een klein pijltje er achter: hier krijgt u (als u er op klikt) een keuzemenu Onderaan ziet u 2 tabbladen: NAW gegevens en Overige gegevens Als u gegevens veranderd heeft, kunt u kiezen voor opslaan (naast de knop: menu) 4

5 Collectevrijwilligers Onder deze snelkoppeling vindt u alle collectevrijwilligers die actief zijn in het gebied waarvoor u, als coördinator, verantwoordelijk bent. U kunt collectantengegevens zoeken met diverse zoekcriteria zoals bijv. naam of adres of postcode etc. Door een veld in te vullen en op start zoeken te klikken kunt u zoekresultaten zien. De naam of bijv. het adres moet wel correct gespeld worden om een resultaat te geven. 5

6 Wijkoverzicht Snelkoppeling 3 (links in beeld) is wijkoverzicht. Hier ziet u de wijken waar u verantwoordelijk voor bent als coördinator. 6

7 Buurtoverzicht Een wijk is verdeeld in meerder buurten. Onder de snelkoppeling buurtoverzicht vindt u de buurten, binnen de wijken waar u verantwoordelijk voor bent. Hier ziet u ook welke organisatoren aan de betreffende buurten gekoppeld zijn en hoeveel collectanten in deze buurt actief zijn. 7

8 Vergunningen Onder de snelkoppeling vergunningen ziet u die vergunningen, die betrekking hebben op de gemeente(n), waarin u voor één of meerdere wijken verantwoordelijk bent. Door op de groene pijl te klikken (links naast de gemeentenaam) opent u de volgende pagina Daar ziet u belangrijke informatie over de vergunning Onderaan staat een link naar de pdf- file van de vergunning Deze kunt u openen met het programma adobe reader en vanuit adobe reader (gratis te downloaden) printen. Zie hieronder voor een voorbeeld. 8

9 Orders (bestellingen collectematerialen) Vanuit de homepage (klik op huisje ), kunt u kiezen voor het tabblad orders. Hier staan de orders die u al aangemaakt heeft, maar die nog niet geaccordeerd zijn en de geaccordeerde orders. In de bovenste kunt u nog wijzigingen aanbrengen, in de onderste (geaccordeerde) niet meer. 9

10 Voor het aanmaken van een nieuwe order gaat u naar de snelkoppeling wijkoverzicht. Hier ziet u een overzicht van de wijken waarvoor u verantwoordelijk bent. U kunt de keuze maken één bestelling in te voeren voor alle wijken en deze bij u thuis te laten bezorgen. U kunt ook voor verschillende wijken een aparte order te maken en deze bij de organisatoren thuis laten bezorgen. Klik op de groene pijl om naar een bepaalde wijk te gaan Kies voor het tabblad order 10

11 Kies hier voor nieuw Kies vervolgens voor opslaan 11

12 Kies dan voor artikelen invoeren bovenaan (naast opslaan) Onderstaand scherm verschijnt nu in beeld: Klik op het potlood 12

13 Vul achter het eerste item het aantal in en klik naar het volgende artikel met de tabtoets op uw toetsenbord. Ga daarna links bovenin naar opslaan. 13

14 Als u de order later nog wilt aanpassen, klikt u op opslaan en desgewenst kunt u de portal verlaten. Uw order wordt dan nog niet door ons verwerkt. Als de order meteen door gezonden moet worden naar Alzheimer Nederland vinkt u het vakje geaccordeerd coördinator aan en klikt u op opslaan. Als de order niet aan u, maar aan een ander adres verstuurd moet worden, vult u het vak met het afwijkende afleveradres in en klikt u op opslaan. Zorg dat alle gegevens ingevuld zijn, dus naam, adres, postcode en woonplaats Via het tabblad orders op de homepage, links bovenin kiezen voor het huisje, kunt u de bestelling aanpassen of zien of deze door de promotor geaccordeerd is. 14

15 Mutaties Stoppende collectanten kunnen op dit moment niet in de portal verwerkt worden. Zij dienen per wijzigingssticker of per mail doorgegeven te worden. Er zijn 2 soorten mutaties die vanuit de portal door te voeren zijn: 1. Nieuwe collectant invoeren 2. Wijzigingen persoonsgegevens bestaande collectant Nieuwe collectant invoeren U gaat naar de snelkoppeling buurtoverzicht, links in uw scherm. Vervolgens kiest u voor de betreffende buurt, waar de nieuwe collectant gaat collecteren : In het deze pagina, van de betreffende buurt, kiest u voor de button nieuw: Ook in het volgende scherm kiest u voor nieuw: 15

16 Het daarop volgende scherm vult u zo volledig mogelijk in. Ook de twee tabbladen NAW gegevens en overige gegevens, daarna klikt u op: opslaan. De gegevens worden naar Alzheimer Nederland gestuurd. Zodra deze goed- of afgekeurd zijn zie u dit terug onder het tabblad mutaties (rechts van het tabblad startpagina). 16

17 Wijzigingen persoonsgegevens bestaande collectant U gaat op zoek naar de kaart van de collectant waar u de gegevens van wilt wijzigen. De makkelijkste manier is door de naam of postcode i.c.m. huisnummer in te vullen in het scherm collecte vrijwilligers: Als u de persoonskaart gevonden heeft kiest u voor: wijzigingsverzoek indienen Allereerst dient u aan te geven of de buurt wijzigt (klik op ja of nee en daarna op opslaan): Daarna controleert u de gegevens en geeft aan welke gegevens gewijzigd moeten worden. Links staan de gegevens zoals bij ons bekend, rechts kunt u de veranderingen aangeven (in de witte velden, de grijze velden kunnen niet gewijzigd worden). Daarna klikt u op opslaan. Dit verzoek wordt gecontroleerd door Alzheimer Nederland en in uw overzicht (tabblad op home- -pagina) mutaties kunt u de status volgen. 17

18 Tellijsten & afrekenstaten De financiële verantwoording blijft deels een papieren zaak. De collecteadministratie moet op papier met handtekeningen uitgevoerd blijven worden. Daarnaast kunt u tellijsten en afrekenstaten in de portal invoeren, zodat duidelijk is waar de opbrengst vandaan komt zodat we hier actief op kunnen reageren. Zoals bijvoorbeeld: in wijken en buurten met hogere opbrengsten kunnen we op zoek gaan naar extra collectanten. Via de snelkoppeling buurtoverzicht gaat u naar de kaart van een buurt en kies voor tellijst. Daar kiest u voor nieuw: Vervolgens vult u de tellijst in met de gegevens van de collectanten van de betreffende buurt en kiest daarna voor opslaan. Als u voor alle buurten van een bepaalde wijk de tellijsten ingevoerd heeft, kiest u de onder de snelkoppeling wijkoverzicht voor de betreffende wijk. Hier klikt op afrekenstaat en vervolgens op nieuw. U controleert de totaal gegevens, door de totaaltelling hier in te vullen. 18

19 19