Handleiding DeclaratieApp

Transcriptie

1 Handleiding DeclaratieApp 1. Introductie Voor je ligt de handleiding van de DeclaratieApp. Dit is een webapplicatie die samen met kaderleden is ontwikkeld voor kaderleden. Doel van de DeclaratieApp is dat kaderleden de kosten die zij voor vakbondsactiviteiten maken, eenvoudig kunnen declareren. Én dat die kosten snel worden uitbetaald. Deze handleiding helpt je snel op weg bij je eerste declaratie. 2. Stappen 2.1 Registreren DeclaratieApp Alvorens de DeclaratieApp te kunnen gebruiken, moet je hiervoor een gebruikersnaam en wachtwoord aanmaken. Ga hiervoor naar de DeclaratieApp door in je browser (bijvoorbeeld Internet Explorer, Chrome of Firefox) de volgende link te openen: Let op: Mocht je ergens niet uitkomen of vragen over hebben, de DeclaratieApp beschikt over een chatfunctie, waarmee je meteen contact op kunt nemen met CNV Info. Klik op de link Nieuwe gebruiker en geef je lidnummer, geboortedatum en het gewenste nieuwe wachtwoord op. Na het bevestigen van het wachtwoord kun je de gegevens opslaan. Een wachtwoord moet aan de volgende vereisten voldoen: - minimale lengte= 8 - maximale lengte= 24minimaal aantal hoofdletters = 1 - minimaal aantal kleine letters = 1 - minimaal aantal cijfers = 1 - minimaal aantal speciale karakters = 1 # $ % & * Andere dan deze speciale tekens worden niet geaccepteerd.

2 ( Tip: gebruik een eenvoudig te onthouden zin bijvoorbeeld: ) Het systeem controleert de gegevens en stuurt je vervolgens een met daarin een activatie-link. Door het klikken op deze link wordt de aangemaakte gebruikersnaam en wachtwoord definitief. Of wij het juiste adres van je hebben, kan je controleren en/of aanpassen in mijncnv ( 2.2 Inloggen DeclaratieApp Je gaat naar de DeclaratieApp door in je browser (bijvoorbeeld Internet Explorer, Chrome of Firefox) de volgende link te openen: Log in met je gebruikersnaam en wachtwoord-combinatie die je in de vorige stap hebt aangemaakt. 2.3 Overzicht Mijn Declaraties Als je bent ingelogd, toont het systeem een overzicht van je declaraties. Dit overzicht is leeg zolang je nog geen declaraties via de DeclaratieApp hebt aangemaakt of zijn ingediend In het overzicht Mijn Declaraties kun je de status en andere details van je declaraties bekijken. Je kunt hier ook een nieuwe declaratie aanmaken. Boven de declaraties van het geselecteerde kaderlid zie je een zogenaamd dashboard dat inzicht geeft waar gedeclareerde bedragen zich in het declaratieproces bevinden.

3 2.4 Nieuwe declaratie aanmaken Je maakt een nieuwe declaratie door op de knop Nieuwe declaratie te klikken. Het systeem toont je daarna een scherm met de gegevens zoals die bij ons bekend zijn. Het BSN nummer wordt alleen gevraagd zodra u in een bepaald jaar de fiscale vrijstellingsgrens overschrijdt. In dat geval krijgt u tijdens het invullen de melding dat u uw BSN moet invullen. Bij het gegevensblok Declaratie geef je aan voor welke vakbondsactiviteit je kosten en/of vergoedingen wilt declareren. Daarbij geef je ook aan welk district en sector of welk platform de kosten betreffen. Ook geef je aan onder wiens verantwoordelijkheid de vakbondsactiviteit plaatsvond. Tot slot geef je aan op welk IBAN je het gedeclareerde totaalbedrag wil ontvangen. Deze gegevens zijn nodig voor een goede afhandeling van de declaratie in onze administratie. Je rekeningnummer kun je desgewenst aanpassen indien je het bedrag op een andere rekening wilt ontvangen. Bij de volgende declaratie neemt het systeem automatisch dit laatste rekeningnummer over van de vorige declaratie. Voordat je de gemaakte kosten en/of vergoedingen gaat specificeren, sla je de declaratie op. Dit doe je door de knop Opslaan aan te klikken. Als je hebt opgeslagen, zie je dat de knop Kosten opvoeren beschikbaar komt. Klik je deze knop aan, dan opent zich een selectielijst met kostensoorten die van toepassing kunnen zijn voor de vakbondsactiviteit die jij hebt geselecteerd.

4 Selecteer uit deze lijst de kostensoorten waarvoor je daadwerkelijk kosten hebt gemaakt (bijvoorbeeld reiskosten) of waarvoor je een vergoeding wilt ontvangen (bijvoorbeeld loonverlet). Hieronder volgt per kostensoort een korte uitleg. Reiskosten (auto) Reiskosten(auto) hebben altijd betrekking op de datum van de opgegeven activiteit. Je geeft hier het aantal autokilometers op dat je hebt gemaakt. Je geeft aan wat het vertrekpunt en de bestemming van je reis waren. Standaard wordt bij het Van adres het eigen woonadres ingevuld. Ook geef je aan of er op dit traject andere kaderleden met je hebben meegereden. Het systeem berekent vervolgens de vergoeding. Reiskosten (openbaar vervoer) Reiskosten(openbaar vervoer) hebben altijd betrekking op de datum van de opgegeven activiteit. Je geeft hier de kosten op die je hebt gemaakt met het openbaar vervoer. Hier geef je ook aan wat het vertrekpunt en de bestemming van je reis waren. Standaard wordt bij het Van adres het eigen woonadres ingevuld. Het bijvoegen van bewijsstukken (bonnetjes) is niet nodig.

5 Consumpties Kosten voor consumpties hebben altijd betrekking op de datum van de opgegeven activiteit. Je geeft hier de eventuele uitgaven voor consumpties op die je hebt gemaakt. Je geeft ook aan of je voor andere kaderleden hebt betaald. Het systeem berekent vervolgens de vergoeding. Voeg bewijsstukken bij. Dit doe je door een digitale kopie van een bon of factuur te maken en deze met de knop Selecteer bijlage toe te voegen. Vergeet niet de declaratieregel op te slaan! Door op het linkje van de toegevoegde bijlage te klikken kunt u deze downloaden en zo controleren of de bijlage de juiste is. In verband met bewijslast aan de fiscus is het wel raadzaam dat declaranten je de originele bonnen zelf bewaart. Loonverlet (eigen verlof) Loonverlet (eigen verlof) heeft altijd betrekking op de datum van de opgegeven activiteit. Je geeft hier je uren loonverlet uit eigen verlof op, omdat je voor de betreffende activiteit verlof of ADV moest opnemen. Als het relevant is voor je sector kun je aangeven of de TSF- of PRIS-regeling moet worden toegepast. Het systeem berekent vervolgens de vergoeding. Loonverlet (onbetaald verlof) Loonverlet (onbetaald verlof) heeft altijd betrekking op de datum van de opgegeven activiteit.

6 Je geeft hier je uren loonverlet uit onbetaald verlof op. Als het relevant is voor je sector kun je aangeven of de TSF -of PRIS-regeling moet worden toegepast. Het systeem berekent vervolgens de vergoeding. Gastlessen Je geeft hier de gastlessen op die je hebt verzorgd. Het systeem berekent vervolgens de vergoeding. Werkplekbezoek Je geeft hier het aantal dagdelen op dat je aan werkplekbezoek hebt besteed. Het systeem berekent vervolgens de vergoeding. Ledenbinding Je geeft hier het aantal adressen op dat je hebt gebeld voor je activiteiten voor ledenbinding. Ook geef je hier aan of je aanspraak wilt maken op de vaste telefoonvergoeding of dat je hiervan afziet. Het systeem berekent vervolgens de vergoeding.

7 Overige kosten Je geeft hier de kosten op die je niet bij de eerder genoemde kostensoorten kwijt kunt. Voeg bewijsstukken bij. Dit doe je door een digitale kopie van een bon of factuur te maken en deze met de knop Selecteer bijlage toe tevoegen. Vergeet niet de declaratieregel op te slaan! Door op het linkje van de toegevoegde bijlage te klikken kun je deze downloaden en zo controleren of de bijlage de juiste is. In verband met bewijslast aan de fiscus is het wel raadzaam dat je de originele bonnen zelf bewaart. 2.5 Declaratie indienen Om te kunnen declareren moet er minimaal een declaratieregel worden gespecificeerd. Heb je de kosten die je wilt declareren op de declaratie gespecificeerd, dan dien je de declaratie in door te klikken op de knop Indienen. Het systeem controleert vervolgens je declaratie. Als er bij de systeemcontrole van je declaratie een of meerdere fouten zijn gevonden, dan krijg je de gelegenheid deze te corrigeren. Heb je gegevens aangevuld of veranderd, sla de declaratie dan op. Dien je declaratie opnieuw in met de knop Indienen. Geeft de systeemcontrole geen foutmelding meer, dan wordt je declaratie in behandeling genomen. De declaratie krijgt dan de status Ingediend. Heeft je declaratie de status Ingediend, dan is er niets meer aan te wijzigen.

8 Na het indienen is ook een digitale versie van de declaratie beschikbaar rechts achter iedere declaratie. 2.6 Wat gebeurt er nadat ik mijn declaratie heb ingediend? Nadat je je declaratie hebt ingediend, zal de verantwoordelijke bestuurder je declaratie beoordelen. Dit kan resultreren in een goed- of afkeuring van je declaratie. Bij een afkeuring wordt altijd een reden aangegeven. Na goedkeuring kan de declaratie worden uitbetaald. Uitbetaling vindt periodiek plaats door door de afdeling Financien. Nadat de verantwoordelijke bestuurder je declaratie heeft beoordeld, zie je de status van je declaratie in je Mijn Declaraties overzicht wijzigen naar respectievelijk Goedgekeurd of Afgekeurd. Na uitbetaling krijgt je declaratie de status Uitbetaald. In aanvulling op het wijzigen van de declaratiestatus in je Mijn Declaraties overzicht ontvang je ook een bericht op het adres dat bij de betreffende declaratie is vastgelegd. 2.7 Declaratie wijzigen of verwijderen Je kunt een eerder aangemaakte declaratie wijzigen of verwijderen zolang deze nog niet is ingediend of wanneer deze is afgekeurd (herkenbaar aan status Nieuw of Afgekeurd ). Een declaratie is Nieuw als deze wel is aangemaakt, maar nog niet ingediend. Een declaratie is Afgekeurd als de verantwoordelijke bestuurder de ingediende declaratie als zodanig heeft beoordeeld. Gebruik in dit overzicht het prullenbakje om een declaratie inclusief regels ineens te verwijderen. Om een declaratie te wijzigen, selecteer je eerst de betreffende declaratie uit het overzicht Mijn Declaraties. Vervolgens kunnen de Declarant en Activiteitblokken gewijzigd worden, evenals de opgevoerde declaratieregels. Het is ook mogelijk een declaratieregel te verwijderen. Is een declaratie eenmaal ingediend, dan kun je deze niet meer wijzigen of verwijderen.

9 2.8 Actueel fiscaal inzicht in je declaratiegedrag Naast het standaard overzicht bovenaan Mijn Declaraties is er ook een actueel fiscaal overzicht van je declaratiegedrag beschikbaar.

10 In dit overzicht worden uitbetaalde gedeclareerde kosten en vergoedingen per maand getoond en is een totaaloverzicht te downloaden nadat dit door de afdeling Financien is vrijgegeven. 2.9 Wijzigen wachtwoord Je kunt een eerder opgegeven wachtwoord wijzigen. Om je bestaande wachtwoord te wijzigen, klik je op de link Wachtwoord vergeten? op het inlogscherm van de DeclaratieApp. Je geeft daarna je gebruikersnaam op en het gewenste nieuwe wachtwoord. Na het bevestigen van het wachtwoord kun je de wijziging opslaan. Het systeem stuurt je vervolgens een met daarin een activatie-link. Door het klikken op deze link wordt de wachtwoord wijziging definitief. 3. Tot slot Naast deze handleiding is voor de DeclaratieApp online ook een Help-pagina beschikbaar. Hierin wordt dieper ingegaan op specifieke onderwerpen. De Help-pagina wordt beheerd door de afdeling Marketing van CNV Vakmensen. Je vindt deze lijst in de Menu-balk aan de rechterkant. Mocht je na het doornemen hiervan nog vragen of opmerkingen hebben, schroom dan niet om contact met ons op te nemen per telefoon (Kaderledenlijn) of via de eerder genoemde chat binnen de DeclaratieApp.