1. Handleiding Online Declareren

Transcriptie

1 1. Handleiding Online Declareren 1. Introductie Voor je ligt de handleiding van Online Declareren. Dit is een webapplicatie die samen met kaderleden is ontwikkeld voor kaderleden. Doel van Online Declareren is dat kaderleden de kosten die zij voor vakbondsactiviteiten maken, eenvoudig kunnen declareren. Én dat die kosten snel worden uitbetaald. Deze handleiding helpt je snel op weg bij je eerste declaratie. 2. Stappen 2.1 Registreren Online Declareren Voordat je Online Declareren kunt gebruiken, moet je hiervoor een gebruikersnaam en wachtwoord aanmaken. Ga hiervoor naar Online Declareren door in je browser (bijvoorbeeld Internet Explorer, Chrome of Firefox) de volgende link te openen: Let op: Mocht je ergens niet uitkomen of vragen over hebben, Online Declareren beschikt over een chat-functie, waarmee je meteen contact op kunt nemen met CNV Info. Klik op de link Nieuwe gebruiker en geef je lidnummer, geboortedatum en het gewenste nieuwe wachtwoord op. Na het bevestigen van het wachtwoord kun je de gegevens opslaan. Een wachtwoord moet aan de volgende vereisten voldoen: - minimale lengte = 8 - maximale lengte = 24 - minimaal aantal hoofdletters = 1 - minimaal aantal kleine letters = 1 - minimaal aantal cijfers = 1 - minimaal aantal speciale karakters = 1 # $ % & * - _ + = ^ en? Andere dan deze speciale tekens worden niet geaccepteerd. Tip: gebruik een eenvoudig te onthouden zin bijvoorbeeld: Herfst@2018

2 Het systeem controleert de gegevens, stelt vast of je in de administratie van je vakbond geregistreerd staat als actief kaderlid en stuurt je vervolgens een met daarin een activatielink naar het bij ons laatst bekende adres. Door het klikken op deze link wordt de aangemaakte gebruikersnaam en wachtwoord definitief. Of wij het juiste adres van je hebben, kan je controleren en/of aanpassen in mijn.cnvconnectief.nl. 2.2 Inloggen Online Declareren Je gaat naar Online Declareren door in je browser (bijvoorbeeld Internet Explorer, Chrome of Firefox) de volgende link te openen: Log in met je gebruikersnaam en wachtwoord-combinatie die je in de vorige stap hebt aangemaakt. 2.3 Overzicht Mijn Declaraties Als je bent ingelogd, toont het systeem een overzicht van je declaraties. Dit overzicht is leeg zolang je nog geen declaraties via Online Declareren hebt aangemaakt of zijn ingediend. In het overzicht Mijn Declaraties kun je de status en andere details van je declaraties bekijken. Indien je in de administratie van je vakbond geregistreerd staat als actief kaderlid kun je hier ook een nieuwe declaratie aanmaken. Ingeval je in de administratie van je vakbond niet geregistreerd staat als actief kaderlid dan kun je alleen eventuele eerdere opgevoerde declaraties inzien. Boven de declaraties van het geselecteerde kaderlid zie je een zogenaamd dashboard dat inzicht geeft waar gedeclareerde bedragen zich in het declaratieproces bevinden.

3 2.4 Declareren bij meerdere CNV organisaties Personen die vrijwilliger zijn bij meerdere CNV-bonden kunnen voor al deze CNV-bonden declareren. Personen die in het verleden vrijwilliger zijn geweest, blijven toegang houden tot hun ingediende declaraties. Na het inloggen wordt een keuzelijst getoond van relevante CNV-bonden. Na het kiezen van een CNVbonden uit de keuzelijst wordt naar het Mijn Declaraties overzicht bij de betreffende CNV-bonden genavigeerd. 2.5 Nieuwe declaratie aanmaken Je maakt een nieuwe declaratie door op de knop Nieuwe declaratie te klikken. Het systeem toont je daarna een scherm met de gegevens zoals die bij ons bekend zijn. Bij het gegevensblok Declaratie geef je op basis van de beschikbare keuzelijsten zo precies mogelijk aan voor welke vakbondsactiviteit de declarant kosten en/of vergoedingen wil declareren. Ook geef je aan onder wiens verantwoordelijkheid de vakbondsactiviteit plaats vond, deze vindt u in de uitnodigingsbrief. Tot slot geef je aan op welk IBAN je het gedeclareerde totaalbedrag wil ontvangen. Deze gegevens zijn nodig voor een goede afhandeling van de declaratie in de administratie van de betreffende CNV-bond. Je rekeningnummer kun je desgewenst aanpassen indien je het bedrag op een andere rekening wilt ontvangen. Bij de volgende declaratie neemt het systeem automatisch dit laatste rekeningnummer over van de vorige declaratie. Voordat je de gemaakte kosten en/of vergoedingen gaat specificeren, sla je de declaratie op. Dit doe je door de knop Opslaan aan te klikken. Als je hebt opgeslagen, zie je dat de knop Kosten opvoeren beschikbaar komt. Klik je deze knop aan, dan opent zich een selectielijst met kostensoorten die van toepassing kunnen zijn voor de vakbondsactiviteit die jij hebt geselecteerd.

4 Selecteer uit deze lijst de kostensoorten waarvoor je daadwerkelijk kosten hebt gemaakt (bijvoorbeeld reiskosten) of waarvoor je een vergoeding wilt ontvangen (bijvoorbeeld kinderopvang). Hieronder volgt per kostensoort een korte uitleg. Reiskosten (auto) Reiskosten (auto) hebben altijd betrekking op de datum van de opgegeven activiteit. Je geeft hier het aantal autokilometers op dat je hebt gemaakt. Je geeft aan wat het vertrekpunt en de bestemming van je reis waren. Standaard wordt bij het Van adres het eigen woonadres ingevuld. Ook geef je aan of er op dit traject andere kaderleden met je hebben meegereden. Het systeem berekent vervolgens de vergoeding. Reiskosten (openbaar vervoer) Reiskosten (openbaar vervoer) hebben altijd betrekking op de datum van de opgegeven activiteit. Je geeft hier de kosten op die je hebt gemaakt met het openbaar vervoer. Hier geef je ook aan wat het vertrekpunt en de bestemming van je reis waren. Standaard wordt bij het Van adres het eigen woonadres ingevuld. Het bijvoegen van bewijsstukken (bonnetjes) is niet nodig. In verband met bewijslast aan de fiscus is het wel raadzaam dat je de originele bonnen zelf bewaart.

5 Consumpties (lunch & diner) Je geeft hier de eventuele uitgaven voor consumpties op die je hebt gemaakt. Je geeft ook aan of je voor andere kaderleden hebt betaald. Het systeem berekent vervolgens de vergoeding. Voeg bewijsstukken bij. Dit doe je door een digitale kopie van een bon of factuur te maken en deze met de knop Selecteer bijlage toe te voegen. Vergeet niet de declaratieregel op te slaan! Door op het linkje van de toegevoegde bijlage te klikken kunt u deze downloaden en zo controleren of de bijlage de juiste is. In verband met bewijslast aan de fiscus is het wel raadzaam dat je de originele bonnen zelf bewaart. Overige kosten Je geeft hier de kosten op die je niet bij de eerder genoemde kostensoorten kwijt kunt. Voeg bewijsstukken bij. Dit doe je door een digitale kopie van een bon of factuur te maken en deze met de knop Selecteer bijlage toe te voegen. Vergeet niet de declaratieregel op te slaan! Door op het linkje van de toegevoegde bijlage te klikken kun je deze downloaden en zo controleren of de bijlage de juiste is. In verband met bewijslast aan de fiscus is het wel raadzaam dat je de originele bonnen zelf bewaart. Kosten adviseurs De adviseurs van CNV Connectief hebben een aparte vergoedingen regeling en zullen ook gebruik maken van Online Declareren. Via de optie adviseurs in de keuzelijst bij Activiteit kun je je declaraties opvoeren. Bij de optie werkelijk gemaakte kosten geldt er een bijlageverplichting. Hier kun je je ingevulde declaratieformulier uploaden. Bij de maandelijkse of jaarlijkse vergoeding geldt er geen bijlageverplichting. Let op: bij het indienen van je eerste declaratie maak je een keus uit de opties: maandelijks, jaarlijks of werkelijk gemaakte kosten. Deze wijziging is niet meer tussentijds aan te passen. 2.6 Declaratie indienen Om te kunnen declareren moet er minimaal een declaratieregel worden gespecificeerd. Heb je de kosten die je wilt declareren op de declaratie gespecificeerd, dan dien je de declaratie in door te klikken op de knop Indienen.

6 Het systeem controleert vervolgens je declaratie. Als er bij de systeemcontrole van je declaratie een of meerdere fouten zijn gevonden, dan krijg je de gelegenheid deze te corrigeren. Heb je gegevens aangevuld of veranderd, sla de declaratie dan op. Dien vervolgens je declaratie opnieuw in met de knop Indienen. Geeft de systeemcontrole geen foutmelding meer, dan wordt je declaratie in behandeling genomen. De declaratie krijgt dan de status Ingediend. Heeft je declaratie de status Ingediend, dan kun je er niets meer aan wijzigen. Na het indienen is ook een digitale versie van de declaratie beschikbaar rechts achter iedere declaratie. 2.7 Wat gebeurt er nadat ik mijn declaratie heb ingediend? Nadat je je declaratie hebt ingediend, zal de verantwoordelijk medewerker (dit is de medewerker die in het financiële systeem de kosten accordeert) je declaratie definitief beoordelen. Dit kan resulteren in een goed- of afkeuring van je declaratie. Bij een afkeuring wordt altijd een reden aangegeven. Na goedkeuring zal de declaratie worden uitbetaald. Uitbetaling vindt periodiek plaats door de afdeling Financiën. Nadat de verantwoordelijk medewerker je declaratie heeft beoordeeld, zie je de status van je declaratie in Mijn Declaraties overzicht wijzigen naar respectievelijk Goedgekeurd of Afgekeurd. Na uitbetaling krijgt je declaratie de status Uitbetaald. In aanvulling op het wijzigen van de declaratiestatus in Mijn Declaraties overzicht ontvang je ook een bericht op het adres dat bij de betreffende declaratie is vastgelegd. 2.8 Declaratie wijzigen of verwijderen Je kunt een eerder aangemaakte declaratie wijzigen of verwijderen zolang deze nog niet is ingediend of wanneer deze is afgekeurd (herkenbaar aan status Nieuw of Afgekeurd ). Een declaratie is Nieuw als deze wel is aangemaakt, maar nog niet ingediend. Een declaratie is Afgekeurd als de verantwoordelijk medewerker de ingediende declaratie als zodanig heeft beoordeeld. Gebruik in dit overzicht het prullenbakje om een declaratie inclusief regels ineens te verwijderen.

7 Om een declaratie te wijzigen, selecteer je eerst de betreffende declaratie uit het overzicht Mijn Declaraties. Vervolgens kunnen de Declarant en Activiteitblokken gewijzigd worden, evenals de opgevoerde declaratieregels. Het is ook mogelijk een declaratieregel te verwijderen. Is een declaratie eenmaal ingediend, dan kun je deze niet meer wijzigen of verwijderen. 2.9 Actueel fiscaal inzicht in je declaratiegedrag Naast het standaard overzicht bovenaan Mijn Declaraties is er ook een actueel fiscaal overzicht van je declaratiegedrag beschikbaar.

8 In dit overzicht worden uitbetaalde gedeclareerde kosten en vergoedingen per maand getoond en is een totaaloverzicht te downloaden, nadat dit door de afdeling Financien is vrijgegeven Wijzigen wachtwoord Je kunt een eerder opgegeven wachtwoord wijzigen. Om je bestaande wachtwoord te wijzigen, klik je op de link Wachtwoord vergeten? op het inlogscherm van Online Declareren. Je geeft daarna je gebruikersnaam op en het gewenste nieuwe wachtwoord. Na het bevestigen van het wachtwoord kun je de wijziging opslaan. Het systeem stuurt je vervolgens een met daarin een activatie-link. Door het klikken op deze link wordt de wachtwoord wijziging definitief. 3. Tot slot Naast deze handleiding is voor Online Declareren ook een Help-pagina beschikbaar. Hierin wordt dieper ingegaan op specifieke onderwerpen. Je vindt deze lijst in de Menu-balk aan de rechterkant. Mocht je na het doornemen hiervan nog vragen of opmerkingen hebben, schroom dan niet om contact met ons op te nemen per telefoon (kaderledenlijn) of via de eerder genoemde chat binnen Online Declareren.