Inkoopbureau H-10. Het Jeugdportaal. Handleiding voor het gebruik van het Jeugdportaal

Transcriptie

1 Inkoopbureau H-10 Het Jeugdportaal Handleiding voor het gebruik van het Jeugdportaal Het Inkoopbureau H

2 Inleiding Dit document bevat de handleiding voor het gebruik van het Jeugdportaal. Dit portaal stelt zorgaanbieders, gemeenten en het inkoopbureau in staat op een veilige manier met elkaar te communiceren. Alle gecontracteerde zorgaanbieders hebben toegang tot het portaal. Mocht u nog geen toegang hebben, neem dan contact op met het inkoopbureau: info@h10inkoop.nl Het Jeugdportaal In het Jeugdportaal kan de aanbieder de declaratie inlezen, controleren, bekijken en overdragen aan het Inkoopbureau H-10. Op termijn wordt nog meer functionaliteit beschikbaar gesteld. Openingsscherm Zodra u ingelogd bent in het jeugdportaal krijgt u het volgende scherm te zien: Uw naam en de naam van uw organisatie wordt getoond. In deze handleiding zullen we kort alle schermen toelichten. We beginnen met de uitleg van het declaratieproces. Het jeugdportaal kan momenteel twee type declaratiebestanden inlezen: JW303: het declaratiebestand volgens de ijw standaard Jeugd Excel: Een Excel bestand gebaseerd op het JW303 bericht. In het document toelichting Jeugd Excel format wordt uitgelegd hoe dit bestand gevuld dient te worden. Pagina 2 van 8

3 1. Inlezen declaratie in het jeugdportaal Via menu optie factuurcontrole kunt u uw declaratiebestand inlezen Het scherm factuurcontrole geeft een overzicht van de uw ingelezen declaraties. a) Selecteer inlezen en maak een keuze van de in te lezen factuursoort b) Vul de velden als onderstaand voorbeeld in. Bij factuurbestand kunt u via bladeren uw declaratie bestand toevoegen. Pagina 3 van 8

4 c) Sla de declaratie op middels de knop opslaan De declaratie wordt nu gecontroleerd op onderstaande systeemvereisten. Systeem controles: Bij het inlezen van de declaratie worden enkele controles uitgevoerd. Als er niet aan de voorwaarde de beschreven staat in de JW303 en Jeugd Excel voldaan wordt, kan het bestand niet ingelezen worden. De voorwaarden staan benoemd in de handleidingen van de factuursoorten.indien het systeem tijdens de systeemcontroles fouten constateert wordt de declaratie niet ingelezen. Uw ontvangt dan één of meerdere foutmeldingen. Na herstel van de aangegeven fouten kunt u uw declaratie opnieuw inlezen volgens het factuurcontrole Bij succesvol inlezen, verschijnt in het veld status ontvangen en het veld in behandeling bij in uw aanbiedersnaam. We gebruiken de controles van het Vektis (Vecozo)-bericht. In sommige gevallen wordt voor de foutmeldingen andere terminologie wordt gebruikt. Pagina 4 van 8

5 2. Declaratie controleren, bekijken, verwijderen en/of overdragen a) Controleren Enkele inhoudelijke controles (prijs, product, ect) worden hierbij uitgevoerd. b) Bekijken De declaratie kan bekeken worden met de optie bekijken. c) Verwijderen Beslist u om de declaratie na het bekijken opnieuw aan te bieden, kunt u via verwijderen de declaratie verwijderen. d) Excel export De declaratie kan geëxporteerd worden naar Excel. e) Overdragen Draag de declaratie over aan het Inkoopbureau met de optie Overdragen. Het veld in behandeling bij naar in behandeling bij het Inkoopbureau H-10. Vanaf deze handeling neemt het Inkoopbureau uw declaratie in behandeling. Pagina 5 van 8

6 3. In behandeling bij het Inkoopbureau H-10 Het inkoopbureau zal uw declaratie controleren. De declaratie wordt betaald indien alle prestatieregels/ factuurregels goedgekeurd zijn. Op het moment dat het Inkoopbureau uw declaratie heeft goedgekeurd verandert de status van de declaratie in status definitief. Het gedeclareerd bedrag zal door de gemeente betaald worden conform de afspraken. Niet goedgekeurde declaraties worden afgekeurd. U ontvangt bij de afkeuring een bericht, met het verzoek om de declaratie te corrigeren en opnieuw ter behandeling aan het Inkoopbureau aan te bieden. Pagina 6 van 8

7 4. Overige schermen Generiek In ieder scherm vindt u rechtsboven een vraagteken: Door op dit vraagteken te klikken komt u in de helpfunctie terecht. Scherm Client Dit scherm geeft u een overzicht van alle cliënten die via een toewijzing aan uw organisatie zijn toegewezen. Deze gegevens kunt u inzien, maar niet wijzigen. Via de knop wordt het mogelijk notities te versturen aan de gemeente of het inkoopbureau. Deze functie is nog niet in gebruik genomen. Via de knop wordt het mogelijk bestanden beveiligd te versturen aan de gemeente of het inkoopbureau. Deze functie is ook nog niet in gebruik genomen. Scherm Actielijst De actielijst biedt inzage in alle notities die open staan voor u of uw organisatie: Scherm Te leveren In dit scherm heeft u het overzicht van alle toewijzingen die nog open staan. Pagina 7 van 8

8 Door op het knopje met de pijltjes te drukken krijgt u meer opties: Scherm Actueel Door de toewijzing te accepteren verandert de status van de toewijzing naar geleverd. Deze wordt vervolgens getoond in het scherm: actueel: Scherm : Te beëindigen In het scherm te beëindigen ziet u alle toewijzingen die binnen een maand aflopen. U kunt de toewijzing in dit scherm beëindigen als deze tussentijds wordt gestaakt. Als de behandeling is afgelopen hoeft u niets te doen. Scherm Toewijzingsbericht downloaden Pagina 8 van 8