Gebruikershandleiding declaraties indienen via SAS portal

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding declaraties indienen via SAS portal Let op: u dient per deelnemer de volgende documenten/scans te uploaden: 1. gewaarmerkte kopie factuur 2. gewaarmerkte kopie betaalbewijs 3. gewaarmerkte presentielijsten 4. kopie ID bewijs deelnemer 5. kopie salarisstrook laatste maand deelname cursus 6. gewaarmerkte kopie BPVO/POK (N.B. alleen van toepassing bij Aanvullende scholing BBL) Stap 1: Log in op met uw adres en wachtwoord.

2 Stap 2: Klik op Mijn SAS/Overzicht voor een overzicht van alle deelnemers waarvoor u kunt declareren. Stap 3: Klik bij de betreffende werknemer op de knop Declareren om een declaratie in te dienen.

3 Stap 4: Vul de datum van de eerste cursusdag én de laatste cursusdag van uw medewerker in.

4 Stap 5: Klik op Bestand kiezen om het betreffende document/scan te uploaden.

5 Stap 5: Selecteer het juiste document/scan op uw computer en klik op Openen.

6 Stap 6: Het geselecteerde bestand is nu ge-upload. Indien u een verkeerd bestand op uw computer heeft geselecteerd dan kunt u via Bestand kiezen opnieuw een document/scan op uw computer selecteren.

7 Stap 7: Selecteer de overige documenten/scans op uw computer. Indien u per bijeenkomst een scan heeft van de presentielijst dan dient u deze afzonderlijk te uploaden. Nadat alle documenten/scans zijn ge-upload klikt u op Declaratie indienen. Let op: na het indienen van een declaratie kunt u de ingediende documenten/scans niet meer wijzigen en ook geen nieuw bestand selecteren! Indien u na het indienen van een declaratie erachter komt dat u een of meerdere verkeerde bestanden heeft ge-upload dan kunt u contact opnemen met de Backoffice Colland Sectorplan op telefoonnummer of info@colland-sectorplan.nl De Backoffice zal vervolgens de betreffende bestanden afkeuren waarna u de juiste bestanden kunt uploaden (stap 11).

8 Stap 8: De declaratie is succesvol ingediend. U ontvangt per een bevestiging. Uw aanvraag is nu in behandeling en zal binnen 10 werkdagen door de Backoffice worden beoordeeld.

9 Stap 9: Via Mijn SAS/overzicht kunt u de status inzien van uw declaratie. Het aantal documenten dat in behandeling is en dient te worden beoordeeld door Backoffice, is oranje weergegeven. Let op: na het indienen van een declaratie wijzigt het registratienummer.

10 Stap 10: Na beoordeling door de backoffice ontvangt u een zodra de documenten zijn goedgekeurd of een met daarin de reden van afkeuren. Via Mijn SAS/overzicht kunt u zien welke documenten zijn goedgekeurd (groen) en welke documenten zijn afgekeurd (rood). Zodra u met de muis op het rode vlak gaat staan, kunt u zien welke documenten zijn afgekeurd. Voor meer details over de reden van afkeur, klikt u op het vergrootglas. Let op: Nadat een document/scan is afgekeurd heeft u nog maximaal 2x de mogelijkheid om het juiste document/scan te uploaden!

11 Stap 11: Na het klikken op het vergrootglas kunt u met de muis op het uitroepteken gaan staan en ziet u waarom de Backoffice het document heeft afgekeurd. U heeft vervolgens de mogelijkheid om via Bestand kiezen een nieuw document/scan te uploaden. Let op: om het nieuwe document/scan te uploaden dient u nog op het te klikken! symbool De Backoffice zal vervolgens het nieuwe document/ scan binnen 10 werkdagen beoordelen. Na beoordeling van de Backoffice ontvangt u bericht of de declaratie is goedgekeurd of dat het document nogmaals is afgekeurd.

12 Stap 12: Zodra de declaratie is goedgekeurd wijzigt de status in Goedgekeurd en staan alle documenten op groen.

13 Stap 13: Via Mijn SAS/Goedgekeurde declaraties vindt u een overzicht van alle goedgekeurde declaraties en de Sectorplan vergoeding die u tegemoet kunt zien. Colland streeft er naar de sectorplan vergoeding binnen 10 werkdagen na goedkeuren van uw declaratie over te maken. Na uitbetaling kunt u de gegevens inzien via Mijn SAS/Transacties.