PS IFA 2.1 Savvion handmatig afboeken van (deel)verplichting

Transcriptie

1 PS IFA 2.1 Savvion handmatig afboeken van (deel)verplichting Versie : 2.2 Auteur : VanMeijel 1 / 7

2 Inhoudsopgave 1 Historie document 2 Inleiding 2.1 Doel 2.2 Uitgangspunten 2.3 Randvoorwaarden en beperkingen 2.4 Gerelateerde documenten 2.5 Gebruikte afkortingen en begrippen 3 Savvion boekingen aanmaken 3.1 Verzamel gegevens crediteuren administratie 3.2 Aanmaken journaalregel 1 Historie document Overzicht levensloop document Versie Datum Opgesteld door Toelichting Van Meijel Versie 1.0 Disclaimer De inhoud is intellectueel eigendom van Van Meijel Automatisering BV. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming mag dit document niet worden vermenigvuldigd en/of ter beschikking worden gesteld aan derden. 2 / 7

3 2 Inleiding 2.1 Doel In dit document worden de acties beschreven die nodig zijn om handmatig een verplichting of een deel daar van af te boeken in Savvion. Dit is alleen van toepassing voor bedrijven waarbij in Savvion geboekt wordt. 2.2 Uitgangspunten De beschrijving geeft de acties weer die nodig zijn om een (deel)verlpichting af te boeken in Savvion. 2.3 Randvoorwaarden en beperkingen Deze functionaliteit gaat uit van IFA Eerdere versies hebben deze functionaliteit nog niet beschikbaar. 2.4 Gerelateerde documenten Procesbeschrijving Inkoopfactuur afhandeling 2.2 Beschrijving hoe Metacom bedrijven in te richten (PS IFA 2.2 Metacom bedrijf inrichten) Beschrijving hoe Savvion in te richten (PS IFA 2.2 Savvion inrichten) 2.5 Gebruikte afkortingen en begrippen Afkortingen Afkortingen MTC SV DMS ESB Uitleg Metacom Savvion Document management systeem Enterprise Service Bus 3 Savvion boekingen aanmaken 3 / 7

4 3.1 Verzamel gegevens crediteuren administratie De crediteuren administratie heeft in Savvion specifieke taken voor de verrijking van facturen. Dit zijn de taken Verzamel gegevens crediteuren administratie. Wanneer de gebruiker deze taak opent, komt de factuur in beeld, met rechts de informatie van de factuur. Door naar beneden te scrollen (afhankelijk van de schermresolutie) krijgt de gebruiker de volgende knoppen te zien: Door op Aanmaken regel te klikken, krijgt de gebruiker de mogelijkheid om journaalregels toe te voegen, die na aanmaken doorgezet worden naar Metacom. Hiervoor wordt een nieuw scherm getoond. 4 / 7

5 3.2 Aanmaken journaalregel Het hoofdscherm voor het aanmaken van journaalregels is opgedeeld in een aantal vlakken. Links ziet de gebruiker de factuur als pdf of afbeelding, in het rechter deel van het scherm dient de gebruiker aan te geven welk type journaal regel aangemaakt moet worden. Helemaal onderaan zullen de verplichtingsregel getoond worden nadat de verplichting is geselecteerd. Omdat dit document het afboeken van (deel) verplichtingen bespreekt, gaan we er van uit dat hier voor Verplichting wordt gekozen. Het is eventueel mogelijk om over bedrijven heen te boeken door voor de journaalregel een ander bedrijf te kiezen dan voor de factuur. Om de juiste verplichting te kunnen zoeken, dient eerst de relatie ingevuld te worden. Deze was bij het aanmaken van de 1e gang al ingevuld en zal hier dus waarschijnlijk ook automatisch 5 / 7

6 gevuld staan.het is echter mogelijk om deze aan te passen. Nadat de relatie is ingevuld, dient de verplichting gevuld te worden. Deze kan eventueel handmatig ingevuld worden, waarna op valideren dient te worden geklikt. Wanneer het veld leeg wordt gelaten, kan met valideren de zoekfunctie worden gestart. Zodra de verplichting gevonden is, zullen onderin het scherm de bijbehorende verplichtingsregels getoond worden. Wanneer deze lijst erg lang is, kunnen eventueel regels uit het overzicht verwijderd worden door deze aan te vinden en op de knop Verwijder regels te drukken. Dit verwijdert de regels niet van de verplichting, maar alleen uit het overzicht. Door op Ververs regels te drukken, worden de regels opnieuw uit Metacom opgehaald met bijbehorende gegevens. Let wel, dit overschrijft eventuele informatie die handmatig was ingevoerd! De belangrijkste informatie staat in de laatste vijf kolommen: Openst. hv: Dit is de openstaande hoeveelheid zoals die in Metacom voor de verplichting verwerkt zijn. Openst. bedrag: Dit is het openstaande bedrag zoals dit in Metacom voor de verplichting verwerkt is. Afboek hv: Deze staat standaard op 0,00. Hier vult de gebruiker het aantal in dat in de journaalregel mee moet worden gegeven. Afboek bedrag: Dit bedrag staat standaard op 0,00. Wanneer de gebruiker een hoeveelheid heeft ingevuld, zal dit bedrag aangepast zijn naar de hoeveelheid maal de prijs zoals die in Metacom staat. Eventueel kan de gebruiker dit bedrag dan nog wel aanpassen. Ook als er geen hoeveelheid is ingegeven, kan de gebruiker hier een bedrag in aangeven. Gereed: Wanneer het af te boeken bedrag overeen komt met het openstaande bedrag, zal het systeem automatisch Gereed op Ja zetten. Wanneer het bedrag niet hetzelfde is, staat deze op Nee. De gebruiker kan deze instelling zelf aanpassen, om zo te voorkomen dat een 6 / 7

7 verplchtin gereed wordt gemeld of niet. Het is mogelijk om meerdere verplichtingsregels tegelijk in te voeren. Vul hiervoor voor alle gewenste verplichtingsregels de afboek hoeveelheid en het afboek bedrag in en klik op Regel toevoegen. Het systeem toont hierna het hoofdscherm weer. Hier zal slechts één journaal regel getoond worden met de informatie van de verplichtingsregels. NB: Op dit moment zit er een fout in de software waardoor het bedrag en de hoeveelheid getoond worden van slechts één van de verplichtingsregels. Hierdoor gaat ook de validatie van het totaal bedrag van de factuur niet goed. Echter, door te dubbelklikken op de journaalregels, kunnen de details gecontroleerd worden. Wanneer alles toch goed staat, kan de melding genegeerd worden en de boeking doorgezet worden naar Metacom. In Metacom zal wel de detail informatie ingelezen worden. Deze fout zal opgelost worden in , welke op 13 december 2013 uitgeleverd zal worden. 7 / 7