Activiteiten in Fidura

Transcriptie

1 Activiteitenmodule starten De Activiteitenmodule kan worden gestart via het kopje modules in het Hoofdscherm of door klikken met de linkermuis op de knop onderin de taakbalk. rechts (Bulk)Import inkomende of verzonden berichten Vanaf versie 3.5 kunt u één of een hele reeks inkomende of verzonden berichten in een bulkactie importeren en deze aan de bijbehorende dossiers (laten) koppelen. Fidura kan op basis van een door automatisch gegeneerde Referentiecode of op basis van eigenschappen herkennen bij welke relaties, dossiers en/of contactpersonen een hoort en zo een voorstel bepalen voor afhandeling van de te importeren . berichten selecteren 1. Open Microsoft Outlook op uw lokale pc en selecteer in Postvak IN één of meerdere te importeren bericht(en) door deze aan te klikken. Door de CTRL-toets ingedrukt te houden, kunt u meerdere berichten tegelijk selecteren die niet onder elkaar staan. Let wel: de door u geselecteerde berichten worden allemaal aan dezelfde vooraf door u bepaalde relatie of dossier gekoppeld. 2. Wanneer u in het Activiteitenscherm in het startmenu op de knop importeren (Ctrl+L) klikt of door u geselecteerde e- mail(s) naar de module Activiteiten van Fidura sleept, wordt onderstaand scherm getoond. In dit scherm kunt u voorafgaand aan de importeeractie een aantal zaken bepalen (eenmalig, later wijzigbaar): a. Via de knop Instellingen kunt u aangeven met welke naam u de te importeren (s) standaard wilt opslaan in het Fidura dossier; b. Bij het veld Venster sluiten kunt u aangeven of het scherm na beëindigen van de importeeractie moet worden gesloten. N.B: Het is verplicht om een medewerker te selecteren. Indien de medewerker in de systeeminstellingen is gekoppeld aan de loginnaam wordt deze hier al ingevuld. Figuur 1 Toelichting op de knoppen in dit scherm: Met deze knop kunt u in Outlook geselecteerde ophalen. Met deze knop kunt u te importeren selecteren. Niet geselecteerde wordt niet geïmporteerd. Met deze pijlen kunt u door de groepen navigeren. Deze knop wordt actief zodra Fidura vindt dat er noodzakelijke gegevens ontbreken. Door op de knop te klikken krijgt u in een pop-up te zien wat er ontbreekt. Wanneer u deze optie in de module Systeemonderhoud heeft geactiveerd, is de knop actief als er direct te importeren s zijn. Indien er meerdere groepen s zijn, kunt u ook op de knop klikken om de direct te importeren mails te bekijken. Bij Instellingen bepaalt u met welke naam u de geïmporteerde in het Fidura dossier wilt opslaan. [1] Activiteiten-(Bulk)Import

2 3. herkenning op basis van een referentiecode N.B: voordat de referentiecode in de wordt opgenomen dient er in de module Systeemonderhoud op het tabblad Activiteiten/ achter het veld Referentiecode in een vinkje te staan. Indien u vanuit de module Activiteiten een uitgaande actie start wordt een referentiecode opgenomen in de . Wanneer de ontvanger de beantwoordt herkent Fidura in de voorkomende dossier(s), relatie(s) en eventuele contactpersonen uit deze code herkennen en daardoor koppelen aan het juiste dossier en/of relatie(s). Figuur herkenning op basis van eigenschappen N.B.: voordat een voorstel kan worden bepaald op basis van eigenschappen dient u eenmalig in de module Systeemonderhoud op het tabblad Activiteiten/ de eigenschappen aan te vinken die u wilt gebruiken in het herkenningsmechanisme. Bij het ontbreken daarvan verschijnt in het scherm identificatie rechtsboven een melding. Figuur 3 5. Bepaling voorstel Na het ophalen of inslepen van (s) analyseert Fidura de op basis van bij de (systeem)instellingen aangegeven voorkeur en doet vervolgens een voorstel in één of meer groepen. Een voorstel kan bestaan uit diverse combinaties van relatie, dossier en/of contactpersoon, al dan niet op basis van een aangetroffen referentiecode. Zodra er één voorstel is met een combinatie van relatie, dossier en/of contactpersoon, wordt deze reeds geselecteerd getoond. In alle andere gevallen zal Fidura niets selecteren. Er zijn dan meerdere mogelijkheden waardoor Fidura de herkenning niet kan bepalen voor u. Wanneer u in een groep niet selecteert, wordt deze verplaatst naar de groep Niet Herkend. 6. direct importeerbaar s die direct te importeren zijn komen in een lijst die in het scherm altijd opgevraagd kan worden met de knop Direct importeren. Direct te importeren s worden herkend omdat ze een referentiecode van Fidura bevatten. In dat geval is deze knop geaccentueerd. Ook hier is het mogelijk om s niet te selecteren. In dat geval worden deze verplaatst naar de groep Niet Herkend. Figuur 4 N.B.: om berichten direct te kunnen importeren dienen de instellingen hiervoor juist te zijn geconfigureerd in de module Systeemonderhoud op het tabblad Activiteiten/ . 7. Voorstel o.b.v. automatische herkenning dossier-/relatienummer In onderstaand schermvoorbeeld heeft Fidura een voorstel bepaald op basis van herkenning van een dossiernummer in de inhoud van de . Dit scherm wordt uitsluitend getoond wanneer in de module Systeemonderhoud de optie Direct importeren uitstaat. In dat geval worden dossier en relaties geselecteerd en vet gedrukt getoond en hoeft u deze alleen nog maar te bevestigen met de knop OK. [2] Activiteiten-(Bulk)Import

3 Figuur 5 8. Voorstel o.b.v. dossier-/relatienummer In onderstaand schermvoorbeeld heeft Fidura een voorstel bepaald op basis van de combinatie van een dossier- en relatienummer in de onderwerpregel. Daarom ziet u in het gedeelte Dossier/Relatie twee dossiers en dient u te bepalen aan welk(e) dossier(s) en relatie(s) u de wilt koppelen. Figuur 6 9. Meer dan één dossiernr., declaratienr. relatienr. in onderwerp of inhoud Het kan voorkomen dat er meer dan één dossiernummer, declaratienummer en/of relatienummer in de onderwerpregel en/of in de inhoud van de worden vermeld. In het geval van dossier- en declaratienummers worden in het gedeelte Dossier/Relatie alle bijbehorende dossiers getoond en dient u te bepalen aan welk(e) dossier(s) u de wilt koppelen. In het geval van relatienummers doet het relatienummer uit de onderwerpregel mee in het voorstel. Het in de inhoud van de gebruikte relatienummer wordt buiten beschouwing gelaten. Figuur 7 [3] Activiteiten-(Bulk)Import

4 U ziet het resultaat als volgt terug in het scherm identificatie. Figuur groep Niet Herkend Attentie: indien u met de pijlen door de verschillende groepen bladert, kunt u ook een (laatste) groep Niet Herkend tegenkomen. Deze mails dient u zelf aan een dossier of relatie te koppelen, eventueel door een relatie of een dossier op te halen via de buttons onderaan het scherm. Figuur 9 Door aan- of uitvinken bepaalt u uiteindelijk hoe Fidura de (s) dient te verwerken. Pas na bevestiging met de button OK vindt de import in Fidura daadwerkelijk plaats. 11. Voorstel import verspreid over meerdere groepen Wanneer Fidura bij het importeren van de gelijksoortige herkenning ondervindt, worden de s in eenzelfde groep in het scherm identificatie geplaatst. U dient in dat geval de per groep af te handelen, al dan niet te selecteren of af te wijzen. Met de blauwe pijlen boven in het scherm kunt u de groepen doorlopen. Figuur 10 [4] Activiteiten-(Bulk)Import

5 12. inzien vóór bevestigen van de importeeractie Als u de (s) vóór het bevestigen van de importeeractie wilt inzien, klikt u op de in de kolom Onderwerp. Figuur reeds geïmporteerd of niet te importeren Wanneer een Outlook-item is geselecteerd dat niet in Fidura kan worden geïmporteerd en/of omdat een reeds geïmporteerde nogmaals wordt geïmporteerd, verschijnt er linksonder in het scherm identificatie een rode melding dat een aantal items niet zijn opgehaald met daarnaast een blauwe tekst Klik hier voor meer informatie. Door op de link te klikken wordt een scherm getoond met de s die niet geïmporteerd zijn. Al eerder opgeslagen s hebben in kolom Reden drie puntjes waar vervolgens op geklikt kan worden voor extra informatie over de reden en waar de is opgeslagen. Figuur 12 [5] Activiteiten-(Bulk)Import

6 14. Geïmporteerde zichtbaar maken in Outlook Het is mogelijk om in Outlook weer te geven dat een (ooit) geïmporteerd is in Fidura. Hiervoor dient u in Outlook uw configuratie als volgt aan te passen. Figuur 13 Indien gewenst kunt u in Outlook aan meerdere weergaven (mappen Postvak In, Verzonden items etc.) het veld Fidura toevoegen. U doorloopt de volgende stappen: 1. Klik op het menu Beeld en kies voor Weergave wijzigen. a. Office 2007: Beeld -> Huidige weergave -> Weergaven bepalen b. Office 2010: Beeld -> Weergave wijzigen (pijltje) -> Weergaven beheren c. Office 2013: Beeld -> Weergave wijzigen (pijltje) -> Weergaven beheren 2. Kies een weergave 3. Klik op Wijzigen 4. Klik op Kolommen 5. Kies Nieuwe kolom 6. Vul het scherm als volgt in: Figuur 14 N.B.: Deze stappen dient u te herhalen voor iedere map en iedere weergave waarvoor u de Fidura status in Outlook zichtbaar wilt maken. Wanneer een in Fidura is opgeslagen wordt de status bijgewerkt in Outlook voor de ingelogde gebruiker. Hetzelfde geldt bij het beantwoorden en het aanmaken van een nieuwe vanuit Fidura. N.B.: bij het verwijderen van in Fidura is het niet mogelijk om de status in Outlook bij te werken omdat ook een andere gebruiker, dan de gebruiker die de heeft geïmporteerd, kan verwijderen. Let op: Indien een vanuit de Verzonden items van Outlook wordt doorgestuurd, dan behoudt deze mail het vinkje in Outlook. Dus: wanneer de ontvanger een Fidura gebruiker is, dan heeft de het vinkje van de verzender meegekregen. [6] Activiteiten-(Bulk)Import