Inhoudsopgave Fase 1 Opstellen collegevoorstel... 3

Transcriptie

1 1

2 Inhoudsopgave Fase 1 Opstellen collegevoorstel... 3 Stap 1 Benaderen Smartdocuments... 3 Stap 2 Selecteren van het sjabloon... 3 Fase 2 opstellen raadsvoorstel(optioneel)... 5 Stap 1 Benaderen Smartdocuments... 5 Stap 2 Selecteren van het sjabloon... 5 Stap 3 Koppelen van het raadsvoorstel aan het collegevoorstel... 6 Fase 3 toevoegen bijlage(n) & aanbieden collegevoorstel... 6 Stap 1 Benaderen van het voorstel... 6 Stap 2 Toevoegen van de bijlage(n)... 6 Toelichting op de functie bijlage(n) toevoegen:... 7 Bestaande poststukken opnemen als bijlage ter informatie... 9 Bestaande poststukken opnemen als officiële bijlage... 9 Stap 1 Selecteren bestaand document... 9 Stap 2 Zoeken reeds geregistreerd document Stap 3 Openen van het document Stap 4 Opslaan van het document Doorzetten voor akkoord* Bewerken van een geregistreerd document Stap 1 - benaderen van het voorstel Stap 2 Benaderen van de documenten Stap 3 Openen van het document Stap 4 Opslaan van het aangepaste document Stap 5 Doorzetten aangepast voorstel Memo gericht aan het college van BenW Stap 1 Benaderen Smartdocuments Stap 2 Selecteren van het sjabloon Stap 1 Benaderen van de memo Stap 2 Toevoegen van de bijlage(n) Zoeken naar een college-/raadsvoorstel * Koppen gemarkeerd met een * hebben onderaan de pagina een voetnoot welke belangrijke informatie bevat voor deze onderdelen. 2

3 Registeren College- Raadsvoorstellen in MyCorsa Fase 1 Opstellen collegevoorstel Stap 1 Benaderen Smartdocuments Start WORD op en TAB D en kies vervolgens voor D D ) 1. Klik op deze TAB 2. Klik hier om SmartDocuments op te starten (afbeelding 1) Stap 2 Selecteren van het sjabloon Nu opent het progra D B en vervolgens voor het C, klik daarna 1. Kies de juiste sjabloongroep 2. Kies het juiste sjabloon 3. Klik op opbouwen (afbeelding 2) 3

4 Tijdens het opbouwen van het sjabloon doorloopt u een vragenlijst, vul deze zo secuur en volledig mogelijk in. Nadat u de vragenlijst hebt doorlopen dient u op het eind nogmaals op opbouwen te klikken, het programma plaatst nu uw ingegeven tekst in het sjabloon, slaat het document op in Mycorsa en start de procedure van de bestuurlijke stukken stroom. Let op: Het voorstel dat in Word wordt getoond is dus al geregistreerd als SmartDocuments klaar is met het opbouwen ervan. Als het collegevoorstel op de juiste manier is opgeslagen, krijgt u direct een binnen.(zie afbeelding 3) (afbeelding 3) Wanneer u ook een raadsvoorstel bij het collegevoorstel wilt voegen dient u deze ook op te stellen in Smartdocuments, volg hiervoor de instructies aangegeven bij F 2 opstellen raadsvoorstel (optioneel) 4

5 Fase 2 opstellen raadsvoorstel(optioneel) Stap 1 Benaderen Smartdocuments WO D TAB D D D ) Stap 2 Selecteren van het sjabloon N D B en vervolgens voor het ) 1. Selecteer de juiste sjabloongroep 2. Selecteer het juiste sjabloon 3. Klik op opbouwen (afbeelding 4) Tijdens het opbouwen van het sjabloon doorloopt u een vragenlijst, vul deze zo secuur en volledig mogelijk in. Nadat u de vragenlijst hebt doorlopen dient u op het eind nogmaals op opbouwen te klikken, het programma plaatst nu uw ingegeven tekst in het sjabloon. 5

6 Stap 3 Koppelen van het raadsvoorstel aan het collegevoorstel Tijdens de opbouw van het raadsvoorstel door SmartDocuments zal MyCorsa het volgende scherm tonen.(zie afbeelding 5) 1. Klik op wachtende case koppelen 2. Selecteer uw voorstel 3. Klik op selecteren (afbeelding 5) Zorg ervoor dat W, u ziet nu al uw lopende collegevoorstellen. Kies het collegevoorstel waar u het raadsvoorstel wilt bijvoegen, klik op selecteren. De voorstellen zijn nu aan elkaar gekoppeld. Fase 3 toevoegen bijlage(n) & aanbieden collegevoorstel Stap 1 Benaderen van het voorstel In de die u heeft ontvangen na het registreren van het collegevoorstel staat een link, als u hierop klikt gaat u direct naar het collegevoorstel in MyCorsa toe. U kunt het voorstel ook benaderen door de instructies in de te volgen.(zie afbeelding 3) Stap 2 Toevoegen van de bijlage(n) Als u op de link heeft geklikt of via de instructie uw collegevoorstel heeft benaderd, kunt u bijlage(n) toevoegen en/of het stuk aanbieden ter accordering. Voor het toevoegen van bijlage(n) klikt u op een van de knoppen B (zie afbeelding 6) 6

7 3. Klik op afhandelen 1. Klik hier om bijlage(n) toe te voegen (afbeelding 6) 2. Aanvinken om door te zetten ter accordering U kunt hier eventueel opmerkingen toevoegen Toelichting op de functie bijlage(n) toevoegen: Nadat u op een van de knop bijlage(n) toevoegen heeft geklikt verschijnt het volgende scherm.(zie afbeelding 7) 7

8 Vul het onderwerp in en klik daarna op toevoegen, als alle bijlagen zijn toegevoegd klikt u op OK (afbeelding 7) Voer bij het veld onderwerp, het onderwerp van uw bijlage in en klik daarna op toevoegen, nu wordt de windows verkenner geopend en kunt u het bijbehorende document selecteren. Nadat u dit heeft gedaan maakt u het veld onderwerp leeg en vult u, indien nodig, het onderwerp van de volgende bijlage in en klikt u weer op toevoegen. Noem uw bijlage hetzelfde als aangegeven op het college- /raadsvoorstel. Als u klaar bent klikt u op OK. Er zij 3 typen bijlagen welke elk weer onderverdeeld zijn in besloten en openbaar: 1. Bijlagen behorende bij het collegevoorstel 2. Bijlagen behorende bij het raadsvoorstel 3. Bijlagen behorende bij zowel het college- als het raadsvoorstel L A U poststuknummer Dit betekent dat het poststuk wel! Is toegevoegd, maar u bent niet geautoriseerd om het poststuk in te zien, omdat de vertrouwelijkheid op besloten staat. Als u KLIK HIER NA HET TOEVOEGEN VAN BIJLAGE N IVM AUTORI ATIE D baar geworden.(zie afbeelding 8) (afbeelding 8) 8

9 Bestaande poststukken opnemen als bijlage ter informatie Ook kunt u reeds bestaande geregistreerde poststukken toevoegen aan het voorstel ter informatie, D, vervolgens vult u het poststuknummer in.(zie afbeelding 9) 2. Voer hier het poststuknummer in 1. Na een klik op documenten, verschijnt dit scherm (afbeelding 9) W dan dient u hiervoor als volgt te werk te gaan: Bestaande poststukken opnemen als officiële bijlage Stap 1 Selecteren bestaand document G D, als u het registratienummer weet vult Stuknr: en klikt u op het plusje of klik op het vergrootglas in het veld st zoeken naar een document.(zie afbeelding 10) 2. of klik op het vergrootglas om te zoeken (afbeelding 10) 1. Voer het registratienummer in en klik op het plusteken Nu verschijnt de zoekfunctie van MyCorsa(zie afbeelding 11) 9

10 (afbeelding 11) Stap 2 Zoeken reeds geregistreerd document U kunt hier een document zoeken door gebruik te maken van één van de zoekvragen, deze kunnen op maat worden gemaakt, neem hiervoor contact op met een van de applicatiebeheerders van Corsa/MyCorsa. Als het poststuknummer bekend is kunt u deze ingeven na selectie van de zoekvraag, vervolgens klikt u op zoeken.(zie afbeelding 12) 2. in elk veld kunt u één poststuknummer invoeren 3. klik op zoeken 1. Zorg ervoor dat de juiste zoekvraag geselecteerd is 4. Het resultaat (afbeelding 12) 10

11 Stap 3 Openen van het document Selecteer het poststuk uit de resultatenlijst en klik op rechtermuisknop en vervolgens op archiefbestand tonen.(zie afbeelding 13) Klik op archiefbestand tonen. (afbeelding 13) Stap 4 Opslaan van het document Het document wordt geopend in de Adobe Reader en deze kunt u vervolgens opslaan op uw netwerkschijf. Vervolgens voegt u het document toe als bijlage vanuit het behandelscherm.(zie pagina 7 & 8) Doorzetten voor akkoord* Nadat u de bijlage(n) heeft toegevoegd het voorstel zal nu worden aangeboden aan de Concernstaf. (zie ook afbeelding 6) Indien het voorstel niet akkoord is bevonden krijgt u hiervan een bericht, in deze zit een link naar het collegevoorstel waar u opmerkingen kunt zien die zijn gemaakt door de concernstaf. Het kan zijn dat u een aantal aanpassingen dient te maken in een van de documenten, dit doet u op de volgende manier: Bewerken van een geregistreerd document Stap 1 - benaderen van het voorstel Na een klik op de link in de of via de instructie in de benaderd u uw voorstel in Mycorsa weer. (zie afbeelding 14) *L A NIET zullen de stukken NIET worden aangeboden ter accordering en blijven de stukken in uw eigen werkvoorraad staan. 11

12 Klik op documenten Hier ziet u de geplaatste opmerkingen (afbeelding 14) Stap 2 Benaderen van de documenten Klik op de TAB documenten. MyCorsa toont nu het volgende scherm( zie afbeelding 15) (afbeelding 15) Stap 3 Openen van het document Selecteer het stuk dat u wilt bewerken (1 x klikken) en klik op rechtermuisknop.(zie afbeelding 16) 12

13 Klik op origineel bestand tonen, het stuk wordt nu geopend. (afbeelding 16) Stap 4 Opslaan van het aangepaste document N en verschijnt weer het volgende scherm.(zie afbeelding 17) (afbeelding 17) Klik op ja. Nu verschijnt het volgende scherm. (afbeelding 18) 13

14 Zorg ervoor dat dat nieuwe versie staat aangevinkt en klik op OK (afbeelding 18) ) N OK H H collega de eerste versie aangemaakt, het DMS van Corsa staat dan niet toe dat u zijn of haar versie overschrijft. Stap 5 Doorzetten aangepast voorstel Hierna ( zie afbeelding 19) 14

15 3. klik op afhandelen 1. Ga terug naar behandelen 2. zet het collegevoorstel weer door ter accordering Plaats eventueel een opmerking (Afbeelding 19) 15

16 Memo gericht aan het college van BenW Stap 1 Benaderen Smartdocuments WO D TAB D D SmartDocume ) 0) 2. Klik op deze TAB 3. Klik hier om SmartDocuments op te starten (afbeelding 20) Stap 2 Selecteren van het sjabloon N D B en ver C B W (zie afbeelding 21) (afbeelding 21) 16

17 Tijdens het opbouwen van het sjabloon doorloopt u een vragenlijst, vul deze zo secuur en volledig mogelijk in. Nadat u de vragenlijst hebt doorlopen dient u op het eind nogmaals op opbouwen te klikken, het programma plaatst nu uw ingegeven tekst in het sjabloon, slaat het document op in Mycorsa en start de procedure van de bestuurlijke stukken stroom. Let op: Het voorstel dat in Word wordt getoond is dus al geregistreerd als SmartDocuments klaar is met het opbouwen ervan. Als de memo op de juiste manier is opgeslagen, krijgt u direct een binnen.(zie ook afbeelding 3) Stap 1 Benaderen van de memo In de die u heeft ontvangen na het registreren van de memo staat een link, als u hierop klikt gaat u direct naar de memo in MyCorsa toe. U kunt de memo ook benaderen door de instructies in de te volgen.(zie ook afbeelding 3) Stap 2 Toevoegen van de bijlage(n) Als u op de link heeft geklikt of via de instructie uw memo heeft benaderd, kunt u bijlage(n) toevoegen en/of het stuk aanbieden aan voor akkoord. Voor het toevoegen van bijlage(n) klikt u op B. de procedure is in feite hetzelfde als bij de college- en raadsvoorstellen. 17

18 Zoeken naar een college-/raadsvoorstel Start Mycorsa op en klik linksonder op zoeken en vervolgens op het plusteken naast cases(zie afbeelding 22) (afbeelding 22) Nadat u op het plusteken heeft geklikt worden de zoekvragen getoond waarmee er kan worden gezocht naar een case. (zie afbeelding 23) (afbeelding 23) 18

19 Selecteer hier de zoekvraag Opvragen college-/raadsvoorstellen. In de rechtervensterhelft zie je nu de zoekcriteria die aan de zoekvraag is gekoppeld.(zie afbeelding 24) Hier staat standaard de auteurscode van de ingelogde gebruiker ingesteld, na een klik op het vergrootglas kunt u desgewenst een andere auteur invullen. Hier kunt u een datumbereik ingeven, het systeem zoekt dan alleen naar stukken geregistreerd in deze periode. Hier kunt een steekwoord invullen als die ook voorkomt in het onderwerp van het collegevoorstel (afbeelding 24) Vult u niks in dan worden alle voorstellen getoond die betreffende auteur heeft opgesteld. om de zoekvraag te starten klikt u op zoeken, hierna verschijnt het resultaat.(zie afbeelding 25) Het zoekresultaat (afbeelding 25) Na een dubbelklik op een van de getoonde cases wordt er een detailvenster geopend waar ook (nadat u op documenten heeft geklikt) de gekoppelde documenten te raadplegen zijn.(zie afbeelding 26) 19

20 (afbeelding 26) 20