Een nieuwe betaling invoeren

Transcriptie

1 Een nieuwe betaling invoeren Zodra een declaratie of nota door de debiteur is betaald (of aan een crediteur is betaald in het geval van een creditnota), kunt u deze als 'nieuwe betaling' in Kleos invoeren. Door dit netjes bij te houden, kunt u in Kleos precies zien welke declaraties/nota's al (gedeeltelijk) betaald of nog openstaand zijn. De betaling die bij een declaratie of nota in Kleos is ingevoerd, wordt in de module Financieel verwerkt in het dagboek Bank. Belangrijk: Gebruikt u de financiële administratie van Kleos en niet de dossieradministratie (u voert uw gehele boekhouding met Kleos)? In dat geval treft u de functionaliteit voor het invoeren van betalingen aan in de module Financieel, zie Debiteurenboeking en Crediteurenboeking bij Bank- en kasboekingen. U kunt alleen een nieuwe betaling invoeren bij een declaratie die: de status 'definitief' heeft; de betaalstatus 'openstaand' of 'gedeeltelijk openstaand' heeft (een declaratie met de status 'betaald' is immers in Kleos al (volledig) als nieuwe betaling ingevoerd). U kunt in Kleos ook een aanpassing op een betaling invoeren. Deze functionaliteit gebruikt u om de betaling(en) van gedeeltelijk openstaande declaraties en voorschotnota's in evenwicht te brengen met het bedrag dat op de declaratie staat vermeld. Dat kan handig zijn als het totale bedrag dat is betaald niet volledig overeenkomt met het oorspronkelijke gedeclareerde bedrag, maar uw kantoor de declaratie desondanks als 'betaald' beschouwt. In dat geval kunt u een 'nieuwe aanpassing' bij de betaling(en) invoeren (zie hieronder). Ook kunt u een creditnota koppelen aan een declaratie (zie hieronder), zodat u in staat bent om te crediteren bedragen te verrekenen met nog openstaande posten van een debiteur. U voert als volgt een nieuwe betaling in: selecteer de desbetreffende declaratie of nota in de declaratielijst en klik op Nieuwe betaling en Nieuwe betaling in het submenu: Module Declaratie Een nieuwe betaling invoeren Pagina 1 van 6

2 of selecteer de desbetreffende declaratie of nota op het tabblad Declaratie van het dossier (subtabblad Declaratie) en klik op Nieuwe betaling en Nieuwe Betaling in het submenu; Dubbelklik op de declaratie waarbij een betaling wilt invoeren. Ga op het scherm Declaratie naar het tabblad Betalingen en klik daar op Nieuw en Nieuwe betaling: Module Declaratie Een nieuwe betaling invoeren Pagina 2 van 6

3 Het scherm Betaling verschijnt: De velden Dossier en Debiteur en de velden voor de financiële administratie zijn automatisch gevuld met de gegevens die bij de declaratie in de gelijknamige velden zijn ingevuld. Geef op dit scherm de volgende velden eventueel een andere waarde: Vul bij Datum de datum in waarop het bedrag op uw bankrekening is bijgeschreven. Standaard wordt hier de dag van vandaag weergegeven. Vul bij Bedrag het bedrag in dat is overgemaakt. Als uw debiteur niet het volledige bedrag heeft overgemaakt, vult u hier dus een lager bedrag in dan vermeld stond op de declaratie/nota. Voer bij Commentaar eventueel een opmerking in. Klik op OK om de betaling in Kleos te verwerken. In de declaratielijst wordt de declaratie nu als volgt weergegeven: In bovenstaand voorbeeld is op het scherm Betaling bij bedrag euro ingevuld. Er blijft dus nog een openstaand bedrag over, de betalingsstatus van de declaratie is daarom Gedeeltelijk betaald. Als de debiteur ook het resterende openstaande bedrag heeft overgemaakt, maakt u weer een nieuwe betaling bij deze declaratie aan, waarbij u bij bedrag 291,58 euro ingevuld laat staan (dat wordt dan automatisch door Kleos voorgesteld). Module Declaratie Een nieuwe betaling invoeren Pagina 3 van 6

4 In de module Financieel is het bedrag van euro bijgeschreven in het dagboek Bank&Kas: Als u de declaratie opent door hierop in de declaratielijst te dubbelklikken, kunt u op het tabblad Betalingen van het scherm Declaratie de details van de betaling bekijken. Een nieuwe betaling waarbij u het resterende openstaande bedrag invoert, kunt u ook op dit tabblad aanmaken. Klik hiervoor op de knop Nieuw en vervolgens op Nieuwe betaling. Ook kunt u hier een foutief ingevoerde betaling weer verwijderen door de desbetreffende betaling te selecteren en op de button Verwijderen te klikken. Na verwijdering worden de gegevens van de Declaratielijst in de kolommen Betaald, Openstaand en Status betaling dienovereenkomstig aangepast. Module Declaratie Een nieuwe betaling invoeren Pagina 4 van 6

5 Een nieuwe aanpassing invoeren Om de betalingen in evenwicht te brengen met het gedeclareerde bedrag, kunt u een 'nieuwe aanpassing' invoeren. U gaat als volgt te werk: Klik op het tabblad Betalingen van een declaratie of nota op de button Nieuw en vervolgens op Nieuwe aanpassing: Of selecteer de declaratie in de module Declaratie of op het tabblad Declaraties van een dossier, klik op Nieuwe betaling en vervolgens op Nieuwe aanpassing: Het scherm Memoriaal verschijnt: Module Declaratie Een nieuwe betaling invoeren Pagina 5 van 6

6 Op dit scherm stelt Kleos automatisch het resterende bedrag voor. U kunt hier een lager bedrag van maken en indien gewenst het totale resterende bedrag over meerdere aanpassingen invoeren. Ook is het mogelijk om een hoger bedrag in te voeren. Het ingevulde bedrag wordt als 'aanpassing' aan het tabblad Betalingen van de declaratie toegevoegd en kan daar ook weer verwijderd worden. Te crediteren bedragen koppelen aan declaratie U kunt op het tabblad Betalingen ook een creditnota koppelen aan een declaratie, zodat u in staat bent om te crediteren bedragen te verrekenen met nog openstaande posten van een debiteur. U gaat als volgt te werk: Klik op het tabblad Betalingen van een creditnota op de button Nieuw en vervolgens op Nieuwe koppeling met creditnota: Of selecteer de creditnota in de module Declaratie of op het tabblad Declaraties van een dossier, klik op Nieuwe betaling en vervolgens op Nieuw koppel aan declaratie: Meer informatie over dit onderwerp treft u aan in Een nieuwe creditnota maken, onder 'Een creditnota opslaan'. Module Declaratie Een nieuwe betaling invoeren Pagina 6 van 6