Handleiding Shell Card Online Conversie

Transcriptie

1 Handleiding Shell Card Online Conversie Datum 28 december 2012 Auteur Ruud van Huizen Versie 2.3 Handleiding_Shell_Online_conversie_v2.3 Pagina 1

2 Inleiding Deze handleiding beschrijft het opzetten en converteren van Shell Card Online facturen in Adminimize. Vragen & Opmerkingen Mocht u tijdens het gebruik van deze handleiding vragen & opmerkingen hebben, mail deze dan naar de Adminimize product manager ruud.van.huizen@adminimize.nl Inhoud 1. Aanmelden & Inloggen Factuur gegevens op halen van Shell Activeer Shell als leveranciers Upload het Shell bestand in Adminimize Eventueel (eenmalig) instellen automatische exporteren Eenmalig Shell Conversieregels toevoegen Algemene Conversieregels Zorg dat alle kenmerken (=kentekens) verwerkt worden Voeg per kenmerk (=kenteken) de specifieke conversieregels toe Eventueel Categorieën toevoegen Converteer de Shell facturen Historie Datum Auteur Versie Omschrijving Ruud van Huizen V1.0 Nieuw Eric Buter V2.0 Diverse wijzigingen Ruud van Huizen V2.1 Schermprints aangepast aan de nieuwe versie van Adminimize Ruud van Huizen v.2.2 Aangepast aan Spring Release toegevoegd mogelijkheid om vanaf factuurregels conversieregels en categorieën aan te passen Ruud van Huizen v.2.3 Screenprints Shell aangepast i.v.m. update Shell card online per november 2012 Handleiding_Shell_Online_conversie_v2.3 Pagina 2

3 1. Aanmelden & Inloggen Aanmelden voor het gebruik van Shell Card Online kan via: Shell Card Online aanvragen Daarna kunt u inloggen. Handleiding_Shell_Online_conversie_v2.3 Pagina 3

4 2. Factuur gegevens op halen van Shell Select bij het menu Rapporten het Transactierapport Selecteer <Rapportinstellingen> Handleiding_Shell_Online_conversie_v2.3 Pagina 4

5 Selecteer op de pagina rapportinstellingen alle velden, door ze allemaal aan te vinken. Vink alle velden (inclusief factuurnummer, scroll ook naar beneden) en verander de volgorde van de velden niet. En druk daarna op <Opslaan als> (bijvoorbeeld als Adminimize) Druk op <Instellingen toepassen> Handleiding_Shell_Online_conversie_v2.3 Pagina 5

6 Druk op <Maak rapport> Druk op <Gegevens downloaden> Handleiding_Shell_Online_conversie_v2.3 Pagina 6

7 Selecteer <CSV (Bekijk niet in Excel)> Druk op <Opslaan als> en sla op met een voor u terug te vinden bestandsnaam Log uit Shell Card Online. Handleiding_Shell_Online_conversie_v2.3 Pagina 7

8 3. Activeer Shell als leveranciers Ga naar menu <leveranciers> en activeer: Shell als leverancier. Dit is een eenmalige actie. Voor het verwerken van volgende facturen is dit niet nodig. Handleiding_Shell_Online_conversie_v2.3 Pagina 8

9 4. Upload het Shell bestand in Adminimize Het Shell bestand met facturen moet in Adminimize geupload worden. Ga naar menu <Bestanden uploaden> en daarna op <bladeren> om het bestand te selecteren. Selecteer het Shell bestand en druk op <Openen> Handleiding_Shell_Online_conversie_v2.3 Pagina 9

10 Druk op <Uploaden en Importeren> Handleiding_Shell_Online_conversie_v2.3 Pagina 10

11 Na het uploaden wordt het volgende scherm getoond. Handleiding_Shell_Online_conversie_v2.3 Pagina 11

12 Controleer bij Dashboard / berichten eventueel uit te voeren acties die door deze upload zijn veroorzaakt. In onderstaande situatie zijn nieuwe kenmerken (kentekens) toegevoegd en zie je dat de upload van Shell geslaagd is. Nieuwe kentekenen gevonden Indien al uw boekhoudinstellingen in Adminimize gereed zijn, ga dan verder naar hoofdstuk Converteer de Shell facturen. Zo niet ga verder met de volgende hoofdstukken. Handleiding_Shell_Online_conversie_v2.3 Pagina 12

13 5. Eventueel (eenmalig) instellen automatische exporteren De boekingsregels die op basis van de Shell factuur worden geproduceerd, kunnen op de volgende manier beschikbaar gesteld worden in uw eigen omgeving: - Handmatig; download de bestanden in de Adminimize omgeving handmatig - Automatisch: o Op de Adminimize FTP server; Adminimize stelt een user ID, wachtwoord beschikbaar. D.m.v. een FTP programma en deze gegevens kunt u zelf de gegevens op halen bij Adminimize. o Op uw eigen FTP server; Adminimize zal na het verwerken de bestanden klaar zetten in uw eigen omgeving. Hiervoor heeft Adminimize een user ID, wachtwoord en server map nodig. o Via ; Adminimize stuurt u een bestand met de boekingsregels Handleiding_Shell_Online_conversie_v2.3 Pagina 13

14 Hieronder een voorbeeld van deze instellingen. Deze instellingen zijn afhankelijk van uw eigen beveiliging en netwerk instellingen. Neem eventueel contact met uw eigen systeembeheerder. Handleiding_Shell_Online_conversie_v2.3 Pagina 14

15 6. Eenmalig Shell Conversieregels toevoegen 6.1 Algemene Conversieregels Binnen Adminimize kunt u per leverancier generieke en specifieke conversieregels toevoegen. In het geval van Shell kunt u per kenmerk (= kentekenen) een specifieke conversieregels toevoegen. Vindt Adminimize geen conversieregel voor een bepaald kenteken dat worden de algemene conversieregel gebruikt. Het is daarom belangrijk om minimaal één conversieregel per leverancier op te voeren. Generiek conversieregel Shell Specifieke instellingen Specifieke instellingen 72-ZN-BS 82-PGK-2 Voeg de generieke conversieregel toe voor Shell. Bij een generieke conversieregel wordt bij de Condities alleen de leverancier geselecteerd, alle andere condities worden leeg gelaten. Handleiding_Shell_Online_conversie_v2.3 Pagina 15

16 6.2 Zorg dat alle kenmerken (=kentekens) verwerkt worden Selecteer de kentekens, door in het overzicht bij type Kentekens te selecteren. Door Converteren op ja te zetten wordt aangeven dat factuurregels voor dit kenteken geconverteerd mogen worden. Dit is eenmalig voor elke nieuw kenmerk. Handleiding_Shell_Online_conversie_v2.3 Pagina 16

17 6.3 Voeg per kenmerk (=kenteken) de specifieke conversieregels toe Voeg allen de specifieke zaken als kostendrager en kostenplaats toe. Adminimize neemt de overige waardes over van de algemene conversieregel en toont deze als grijs gekleurd. Vandaar de term grijs waardens. Voeg voor alle kentekens een specifieke conversieregel toe. Dit kan meteen vanaf de Kenmerk inkoopfactuur wijzigen pagina. Handleiding_Shell_Online_conversie_v2.3 Pagina 17

18 Bekijk de opgevoerde conversieregels op het overzicht en selecteer Shell bij leverancier. (1) = de generieke boekhoudinstellingen (2) = de specifieke boekhoudinstellingen (voor alle kentekens een conversieregel indien nodig) 1 2 Handleiding_Shell_Online_conversie_v2.3 Pagina 18

19 6.4 Eventueel Categorieën toevoegen Met behulp van categorieën kunnen kosten op een ander grootboekrekening geboekt worden. Deze kosten moeten dan wel altijd herkenbaar zijn aan bijvoorbeeld altijd terug komende vaste categorie, subcategorie en/of omschrijving. In dit voorbeeld wordt een categorie aangemaakt voor uitgave met omschrijving Div. Shop Art. Laag (BTW 6%). Deze kosten moeten op een ander grootboekrekening 4419 geboekt worden. Stap 1 Bekijk de boeking waarvoor een categorie aangemaakt moet worden. De 1) Div. Shop Art. Laag (BTW 6%) in de kolom Omschrijving moet in de volgende stap exact in de categorie overgenomen worden. Copier met de rechter muisknop de waarden Div. Shop Art. Laag (BTW 6%) 1 Handleiding_Shell_Online_conversie_v2.3 Pagina 19

20 Stap 2 - Voeg de categorie toe Neem de waarden van stap 1 exact over (zie hieronder bij omschrijving (1)) Let op: de waarden die bij naam (zie ook (2)) staat, wordt bij volgende stap gebruikt voor het bepalen van de grootboekrekening. 2 1 Handleiding_Shell_Online_conversie_v2.3 Pagina 20

21 Stap 3 - Bepaal de grootboekrekening voor de categorie De categorie wordt nu getoond op de conversieregels. Zet het grootboekrekeningnummer 4419 achter de categorie Diverse kosten. Handleiding_Shell_Online_conversie_v2.3 Pagina 21

22 Vanaf nu zullen alle factuurregels die voldoen aan de bij stap 2 ingestelde voorwaarden op grootboek 4419 met de omschrijving Diverse kosten worden geboekt. Natuurlijk kan op deze wijze ook de uitgaven voor bijvoorbeeld Vignette en Tunnels in de boekhouding op een ander grootboekrekening verwerkt worden. Handleiding_Shell_Online_conversie_v2.3 Pagina 22

23 7. Converteer de Shell facturen De geïmporteerde Shell facturen kunnen nu worden geconverteerd met de ingegeven boekhoudinstellingen. Selecteer de (de gewenste) facturen (of <Alles Selecteren>) en klik op <verwerken>.. Handleiding_Shell_Online_conversie_v2.3 Pagina 23

24 Achter de factuur waarvoor boekingsregels zijn aangemaakt, staat Ja in de kolom Geconverteerd. Tip: Door op de titel Geconverteerd te klikken, kunt u sorteren op wel of niet geconverteerd. Dit kan trouwens op elke titel in het overzicht. Ga na bestanden downloaden om het bestand met boekingen te downloaden. Tip: Gedownloaden bestanden krijgen een grijze kleur. Nieuwe nog niet gedownloade bestanden hebben een donker zwarte kleur. Nu kan het gedownloade bestand verwerkt worden in uw boekhouding. Handleiding_Shell_Online_conversie_v2.3 Pagina 24