Handleiding. Online Order Entry Website. Door: Datum: Versie:

Transcriptie

1 Handleiding Online Order Entry Website Door: Datum: Versie:

2 2 Handleiding Online Order Entry Website Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Inleiding... 3 De OOE... 4 Functionaliteiten... 5 Online Order Entry... 6 Voeg order toe (Let op handmatig een order invoeren)... 6 Laadadres... 7 Losadres... 7 Goederenregels... 8 Overige... 9 Huidige orders... 9 Order geschiedenis Exporteer orders Adresboek OOE Conversion (order importeren via een bestand) Convert Track and Trace Overzicht zendingen TMS Core Module Voorkeuren Online Order Entry User settings My settings... 16

3 3 Handleiding Online Order Entry Website Inleiding Met deze handleiding willen we U een handvat bieden wanneer u orders gaat exporteren naar ons systeem. Ook laat deze handleiding zien wat de mogelijkheden zijn van de Online Order Entry website (afgekort OOE). Mocht u vragen hebben kunt u altijd contact met ons opnemen. Met vriendelijke groeten,

4 4 Handleiding Online Order Entry Website De OOE De Online Order Entry website gaat de toegangspoort worden voor de communicatie tussen uw bedrijf en de planning. Voorheen was er voornamelijk sprake van een directe communicatie met de planning. Dit blijft natuurlijk mogelijk maar voor bijvoorbeeld een orderstatus wordt de OOE een uitstekende tool. De website in geoptimaliseerd voor internet Explorer 6 en hoger. Open uw browser en vul het internetadres in Het is ook mogelijk om via onze website in te loggen. Ga naar en klik op inloggen (links) zie afbeelding hieronder Een persoonlijke inlogcode wordt tijdens de uitreiking van dit document aan U verstrekt. Binnen deze handleiding zullen we gebruik maken van een algemeen account.

5 5 Handleiding Online Order Entry Website Functionaliteiten Wanneer U bent ingelogd op de website ziet U het volgende hoofdscherm. Hierin zou U al meteen een order in kunnen voeren maar hier kom ik later op terug. Binnen dit kader leg ik de menustructuur uit met de bijbehorende functionaliteiten die hieronder liggen. De bovenste balk is de menubalk. Deze is opgedeeld in de volgende submenu s: OOE Conversion o Convert Track and Trace o Overzicht zendingen o Exporteer zendingen User settings o Voorkeuren o My settings o Wijzig wachtwoord Online Order Entry o Voeg order toe o Huidige orders o Order geschiedenis o Exporteer orders o Adresboek

6 6 Handleiding Online Order Entry Website Online Order Entry Het online order entry menu kent de mogelijkheden om orders handmatig toe te voegen, de orders te zien met hun status, geschiedenis op te vragen, exporteren en een adresboek. Binnen deze paragraaf zullen deze onderdelen behandeld worden. Voeg order toe Huidige orders Order geschiedenis Exporteer orders Adresboek Voeg order toe Ga met de muis naar Online Order Entry en klik op Voeg order toe Het onderstaande scherm verschijnt vervolgens Binnen dit scherm is het mogelijk om handmatig orders toe te voegen. De automatische manier wordt verderop in deze handleiding behandeld onder OOE Conversion Wanneer we naar het scherm kijken zien we eigenlijk 4 formulieren namelijk, Laadadres, losadres, goederenregels & overige.

7 7 Handleiding Online Order Entry Website Laadadres Klik op het icoon om alle adresgegevens weer te geven Voer nu de laadadres gegevens in. (wanneer NACHON Transport B.V. de spullen komt ophalen geldt het adres waar het opgehaald wordt. Wanneer de goederen bijvoorbeeld vanaf het buitenland worden aangeleverd dient het adres van NACHON Transport B.V. ingevoerd te worden.) Wanneer het adres vaker gebruikt wordt kan ervoor worden gekozen om het adres in het adresboek op te slaan. Wanneer U dit wilt vink dan aan. Losadres Voer nu het losadres in dit is het afleveradres. Er kan gekozen worden om een instructie toe te voegen voor de chauffeurs. Dit kan handig zijn wanneer het een speciale zending betreft. De planning kan hier dan ook meteen mee rekening houden. Het is niet verplicht om alle velden in te vullen. Het is wel dat hoe meer velden u invoert des te beter en flexibeler wij kunnen opereren.

8 8 Handleiding Online Order Entry Website Goederenregels Geef nu de goederenregels op. Klik op voeg goederenregel toe Het volgende pop-up scherm wordt nu geopend Geef nu de goederenregels op. Niet ieder veld hoeft hier ingevuld te worden. Het veld Merken / nummers wordt gebruikt als basis om binnen ons Nachon TMS systeem te factureren dus deze zal altijd moeten worden meegegeven. Klik op opslaan om de goederenregel te bevestigen. Ik heb in dit voorbeeld 2 goederenregels toegevoegd. De regels worden automatisch zichtbaar (zie onderstaande afbeelding) Een goederenregel kan nu nog altijd aangepast worden of worden verwijderd. Gebruik goederenregel te wijzigen en om deze te verwijderen. om de

9 9 Handleiding Online Order Entry Website Overige Binnen het overige veld moeten de laatste waarden worden ingevuld om de order af te ronden Vul het zendingtype in. Hier kan gekozen worden uit X keuzemogelijkheden. Vul nu de referentie in dit kan bijvoorbeeld de commissie zijn Vul een opmerking in indien van toepassing En als laatste franco / rembours Klik nu op Huidige orders Met het klikken op het opslaan veld kom je automatisch bij de huidige orders terecht. Dit is de verzamelbak van alle orders. We zien hier nu de order die zojuist is ingevoerd. Belangrijk hierin is de status van de order. Deze is nu ingesteld op Nieuw. Dit betekent dat de order in de website staat maar nog niet bekend is bij de Planning van NACHON Transport B.V. Bovendien hangt hier ook nog een kleur aan vast. In dit geval hoort de status Nieuw bij de kleur roze. Aan de rechterkant van de order staan verschillende iconen waaronder verschillende functionaliteit zit. Bekijk de order Wijzig de order Maak vrachtbrief aan Maak labels aan Verwijder order Bij het maken van de labels of vrachtbrieven is wel Adobe Acrobat Reader benodigd. Wanneer deze niet op de computer is geïnstalleerd kun je deze downloaden op:

10 10 Handleiding Online Order Entry Website Wanneer er veel orders zijn ingevoerd en u wilt deze allemaal in 1 keer verzenden klik dan op het bovenste selectievakje. Alle orders worden nu geselecteerd. Verder is het natuurlijk ook mogelijk om te sorteren op alle velden. Klik hierbij op het veld om te sorteren Selecteer de bovenste order die net is ingevoerd en klik op: De order wordt nu verstuurd naar de planning. Merk op dat de status nu op de website wordt gewijzigd in verzonden. Het is nu niet meer mogelijk om de order te wijzigen of te verwijderen. Order geschiedenis Bij de ordergeschiedenis kunnen altijd nog orders worden teruggevonden. Ga naar Online Order Entry en klik op Order geschiedenis Afhankelijk van de instelling die nu gekozen is worden de orders getoond. Binnen de Voorkeuren kan er aangegeven worden wanneer de orders hierin teruggevonden kunnen worden. Ga naar User settings en klik op My settings. Ga binnen dit veld naar de levensduur van de order en voer het gewenste aantal dagen in. Exporteer orders Orders die ingevoerd zijn kunnen natuurlijk altijd worden geëxporteerd naar een Excel of PDF bestand. Ga naar Online Order Entry en selecteer Exporteer orders. Het volgende scherm wordt nu geopend

11 11 Handleiding Online Order Entry Website Binnen dit formuleer is het mogelijk om bepaalde zoekcriteria te bepalen. In dit voorbeeld is er gekozen om alle orders tussen bepaalde data weer te geven. Voer de criteria in en klik op De orders worden nu getoond. Het is nu mogelijk om de orders naar Excel of naar een PDF bestand te exporteren. Klik hiervoor op Adresboek Wanneer er orders handmatig worden ingevoerd en een afleveradres meerdere malen voorkomt kan het handig zijn om deze binnen het adresboek toe te voegen. Bij het invoeren van een handmatige order kunnen de adresgegevens dan zo opgehaald worden. Klik op Online Order Entry en selecteer het adresboek Met de Klik op kan er handmatig een adres worden toegevoegd. om een adres toe te voegen Voer de adresgegevens in en klik op opslaan Het adres wordt nu zichtbaar in de overzichtslijst. Naast het handmatig toevoegen is het ook mogelijk om de adresgegevens in een keer toe te voegen. Neem hiervoor contact op met ons voor de mogelijkheden.

12 12 Handleiding Online Order Entry Website OOE Conversion (order importeren via een vast bestand) De Online Order Entry Conversion biedt de mogelijkheid om orders middels een XML- of CSV-bestand te laten importeren. De specificaties van deze formaten zijn op verzoek verkrijgbaar. Andere bestandsformaten kunnen ook ondersteund worden, maar deze moeten dan wel specifiek ontwikkeld worden. Dit kan alleen in onderling overleg. Convert Klik op convert om het menu te openen Het hoofdscherm wordt nu geopend Het scherm is opgebouwd uit 2 gedeeltes namelijk, een mogelijkheid om het bestand te uploaden en daaronder een historie overzicht. Klik op bladeren om een XML bestand toe te voegen Selecteer het juiste bestand. Klik op openen

13 13 Handleiding Online Order Entry Website Klik nu op Het bestand is nu verstuurd naar de website. Onderaan het scherm is te zien dat het bestand de status geupload heeft gekregen. Mocht er iets niet goed zijn met het bestand dan kan het nu nog altijd gewijzigd of verwijderd. (zie onderstaande afbeelding) Klik nu op de regel om de conversie te starten Klik op converteer Klik nu op Het bestand heeft nu de status geconverteerd gekregen. De data is nu terechtgekomen in het orderoverzicht.

14 14 Handleiding Online Order Entry Website Track and Trace Binnen deze module op de website wordt het mogelijk om de afleverdatum van de goederen te controleren. Overzicht zendingen Zoekfunctie Overzicht zendingen

15 15 Handleiding Online Order Entry Website TMS Core Module Klik op voorkeuren om het venster te openen Voorkeuren Binnen dit formulier is het mogelijk om de instellingen te wijzigen zoals kleuren, adressen etc. Het is belangrijk dat dit goed ingesteld staat. U bent vrij om de meeste instellingen te gebruiken maar het is wel raadzaam om voor bepaalde velden bepaalde waardes te gebruiken. Dit formulier bestaat uit 3 gedeeltes namelijk, online order entry, OOE order overzicht & track and tracé. Online Order Entry Geef het standaard laadadres op. De website haalt deze informatie automatisch uit het adresboek. Klik op Selecteer/ wijzig en selecteer vervolgens het standaard laadadres. Dit wordt het standaard laadadres wanneer U handmatig een order doet toevoegen Geef nu het standaard losadres op. Hierbij geldt weer hetzelfde als bij het laadadres. LET OP! Het is niet verplicht om het los en of laadadres op te geven. Maar dit zijn de adresgegevens

16 16 Handleiding Online Order Entry Website User settings Klik op My settings om het venster te openen My settings Onder deze instelling kunt U de landkeuze opgeven. Meestal staat deze standaard al goed ingesteld. Indien dit niet het geval is: Klik op de dropdown box en selecteer het juiste klant Klik op opslaan om de wijzigingen te bevestigen