Shell Card Online e-invoicing Service Gebruikershandleiding. Versie 2.8

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding Versie 2.8 november 2012

2 Inhoud 1 Voor toegang tot Shell Card Online e-invoicing Service Inloggen in Shell Card Online Wat als u uw wachtwoord bent vergeten Inloggen in e-invoicing Eerste keer inloggen in e-invoicing Functie FACTUREN (hoe zoekt u een factuur) Om uw factuur te zien Uw factuur downloaden Hoe een download verificatierapport te downloaden Hulp Toegang krijgen tot de gebruikershandleiding Functie Contact opnemen : Functie Zelf beheren : uw gebruikersgegevens Foutmelding bij het weergeven webpagina of een trage webpagina Correcte weergave Shell Card Online /25

3 1 Voor toegang tot Shell Card Online e-invoicing Service 1.1 Inloggen in Shell Card Online U gaat naar en klikt op ga direct naar Shell Card Online. Uw gebruikersnaam is uw adres. Wanneer u de eerste keer wilt inloggen heeft u een systeem gegenereerd wachtwoord van ons ontvangen per . Vervolgens wordt er gevraagd om uw wachtwoord te wijzigen. Uw nieuwe wachtwoord moet tussen de 8 en 12 karakters bevatten, waaronder 1 speciaal teken (!@#$%^&*()), 1 hoofdletter en 1 cijfer. Spaties worden niet geaccepteerd. Een voorbeeld is Wachtwoord1@. Log hier in Afb. 1: Aanlogscherm Shell Card Online 1.2 Wat als u uw wachtwoord bent vergeten Als u uw wachtwoord vergeet, probeer dan de "wachtwoord vergeten"-functie op de login pagina. Dit zal een nieuw systeem gegenereerd wachtwoord aanmaken welke naar uw adres wordt verstuurd. 3/25

4 Wachtwoord vergeten Afb. 2: Ben mijn wachtwoord vergeten voor het Shell Card Online login screen Vul gebruikers-id of adres in Afb.3: Nieuw wachtwoord aanvragen In beide schermen dient u uw User id in te voeren en op "Verzenden" te klikken. U ontvangt onmiddellijk een nieuw wachtwoord via . Als u het wachtwoord niet ontvangt adviseren wij u om uw ongewenste post inbox van uw te controleren. 4/25

5 2 Inloggen in e-invoicing Wanneer u aanlogt in Shell Card Online dan ziet u het volgende scherm. U dient op e-invoice te klikken in het Toegang tot toepassing portaal. e-invoicing kiezen Afb. 4: De Homepage van Shell Card Online 2.1 Eerste keer inloggen in e-invoicing De eerste keer dat u gebruik maakt van de e-invoicing functionaliteit wordt u gevraagd belangrijke gegevens te bevestigen, zoals uw adres en telefoonnummer. U dient vervolgens op bevestigen te klikken. Afb. 5: Gegevens bevestigen in Shell Card Online 5/25

6 Vervolgens wordt u gevraagd om belangrijke informatie te lezen over de service. Neem alstublieft even de tijd om deze informatie te lezen voor u verdergaat. Afb.6: Belangrijke informatie over de e-invoicing service Klik op de link Algemene Voorwaarden een PDF-document wordt geopend en kan worden gedownload als referentie. 2.2 Functie FACTUREN (hoe zoekt u een factuur) Door op de knop "Facturen" te klikken in de grijze balk komt u in het volgende scherm: Afb. 7: Eenvoudig zoeken 6/25

7 In zoekresultaat zult u automatisch uw laatste 10 facturen zien (zowel nationale als internationale). Bij Nationale facturen verschijnt het factuurnummer in de betreffende kolom, terwijl voor internationale facturen Multiple verschijnt aangezien er gewoonlijk meerdere facturen worden geproduceerd bij het aanmaken van één internationale factuur. Of u kunt zoekcriteria invoegen in het Eenvoudig Zoeken menu: Factuurnummer Factuurstatus (nieuw, weergegeven, gedownload, hersteld) Uitgiftedatum Vervaldatum (alleen bij nationale facturen) Brutobedrag Externe rekening ID Super Siras rekening ID U kunt de status van een factuur herkennen aan het 'factuurpictogram': Nieuwe factuur Factuur is weergegeven Factuur is gedownload Factuur wordt gewist Afb. 8: Verschillende factuurpictogrammen 7/25

8 Voor internationale facturen kunt u ook sorteren op het land van uitgave. Dit doet u door middel van de optie BTW afdragend land. Deze mogelijkheid geeft alle internationale facturen terug voor het betreffende land (of juist alle nationale facturen mocht u uw thuisland invoeren). Let er op dat internationale facturen nu apart worden getoond en niet gegroepeerd als Multiple. Afb. 7a: Zoeken op land van uitgave 8/25

9 2.3 Om uw factuur te zien Als u uw nationale factuur alleen wilt zien, klik dan op het Factuurnummer of pictogram bij factuurstatus om het in Adobe Reader te openen. Alleen weergeven Downloaden Afb. 9: Uw factuur zien Als u uw internationale facturen wilt zien klikt u op de Multiple link of op het status icoon om deze te openen in Adobe Reader. Als u op de Multiple klinkt wordt u gevraagd om het.zip bestand te openen of op te slaan. In het.zip bestand bevindt zich: Elke BTW e-invoice als een aparte factuur, dus als een apart PDF/XML bestand in een aparte folder. Elk van deze facturen kan gebruikt worden voor BTW teruggave, indien van toepassing in het land van uitgave. U ontvangt altijd, per factuurdatum, één enkele PDF met alle non-fiscale documenten, (zoals Overzichtsdocumenten, declaraties, Copy1 documenten*) ook in een aparte subfolder in het.zip bestand. Deze documenten kunnen niet worden gebruikt voor BTW teruggave. *Als u geregistreed staat bij onze partner FDE voor BTW teruggave, zult u niet langer een papieren kopie ontvangen van facturen die direct naar FDE gestuurd worden, maar alleen maar een PDF kopie. 9/25

10 2.4 Uw factuur downloaden Vink de factuur aan die u wilt downloaden en druk dan op de "Download"-knop U kunt één, meerdere of alle facturen tegelijk selecteren. Ten minste één factuur uit de resultatenlijst moet worden geselecteerd Om te downloaden: vink de vakjes aan en druk op "Downloaden". Afb. 10: Uw factuur downloaden Na het selecteren van de factuur die u wilt downloaden, verschijnt het volgende pop-up venster: 10/25

11 Afb. 11: Open het gecomprimeerde bestand van de factuur Als u de optie 'Openen' of 'Opslaan' kiest wordt het volgende scherm weergegeven (.Zip) Afb. 12: De pdf en xml bestanden uitpakken Dit scherm bevat twee items: o Uw factuur in Adobe Acrobat documentformaat (pdf) o Uw bewijs van elektronische handtekening document in xml-formaat Druk op "Uitpakken" om alle bestanden op te slaan. Kies de map op uw lokale harde schijf waar u de facturen op wilt slaan. 11/25

12 Afb. 13: Kies een map op uw lokale schijf of server voordat u uitpakt Druk op Uitpakken Een map met het factuurnummer wordt aangemaakt en de aparte bestanden worden in deze map opgeslagen. Denk eraan dat het xml-bestand belangrijk is. Het is nodig om de authenticiteit van de elektronische factuur te verifiëren, dus sla het altijd samen met het pdfbestand op! Afb. 14: Een map met het factuurnummer als naam wordt automatisch aangemaakt 12/25

13 U gaat dan automatisch naar het scherm "Downloadresultaten" (Afb. 15). Als u uw factuur succesvol hebt gedownload, druk dan op de "Ja"-knop. Afb. 15: Scherm downloadresultaten 2.5 Hoe een download verificatierapport te downloaden. Om een verificatierapport te downloaden, klikt u eerst op de verificatielink. Deze pagina stelt u in staat om de elektronische handtekening die gebruikt wordt om uw facturen te tekenen geverifieerd is. Als de verificatie correct is zal er een verificatierapport beschikbaar zijn om te downloaden. U moet uw Factuurdocument(en) uploaden uit uw archieven om het verificatieproces te starten. 13/25

14 Afb. 16: Uw factuur verifiëren Stap 1: Document uploaden: Blader door uw mappen en selecteer en upload het.pdf bestand van de factuur die u wilt verifiëren. Stap 2: Upload het bewijselement: Blader door uw mappen en upload het.xml bestand dat gekoppeld is aan de pdf-factuur die u wilt verifiëren. Deze twee bestanden zouden samen in dezelfde map moeten zijn opgeslagen toen het bestand werd gedownload. 14/25

15 Afb. 17: Uw factuur verifiëren de bestanden selecteren 15/25

16 Afb. 18: Uw factuur verifiëren Na het selecteren en uploaden van de twee bestanden pdf en xml druk op de knop "Verifiëren" en "Verwerkingsverzoek" wordt getoond. 16/25

17 Afb. 19: Resultaatscherm verificatie De resultatenpagina toont "Verificatie succesvol" en een verificatierapport (PDF) wordt uitgegeven voor downloaden (voor nationale facturen is dit een aparte PDF, voor internationale facturen is het een extra pagina in de bestaande PDF): 17/25

18 Afb. 20: Verificatierapport U dient 2 documenten te downloaden en elektronisch op te slaan. In geval van een belastingonderzoek kan de belastingdienst om de documenten vragen. "Factuur PDF" xml-bestand Zorg dat u al uw facturen van de afgelopen 13 maanden downloadt en opslaat. Na 13 maanden zullen de facturen niet langer beschikbaar zijn voor downloaden. 18/25

19 3 Hulp 3.1 Toegang krijgen tot de gebruikershandleiding De koppeling naar de gebruikershandleiding kunt u vinden onder HELP bovenaan het scherm in de e-invoice applicatie: Afb. 21: Help 19/25

20 3.2 Functie Contact opnemen : Deze functie geeft het telefoonnummer voor het Shell Customer Service Centre en het e- mailadres voor als u hulp nodig heeft. Afb.22: Contact opnemen met Shell 20/25

21 3.3 Functie Zelf beheren : uw gebruikersgegevens Afb. 23: Zelfbeheer U kunt uw individuele instellingen wijzigen/corrigeren voor Taal adres Telefoonnummers De notificatie voor e-invoicing activeren Als u de e-invoice notificatie activeert zult u iedere keer dat er een nieuwe nationale factuur klaar is om te downloaden een notificatie ontvangen zoals weergegeven in Afb.24 e-invoice notificatie voor nationale facturen. Voor internationale facturen ontvangt u een notificatie met de factuurdatum, het bedrag en een link naar Shell Card Online, waar de factuur voor u klaar staat. 21/25

22 Afb. 24: e-invoice notificatie voor nationale facturen 22/25

23 3.4 Foutmelding bij het weergeven webpagina of een trage webpagina Indien u problemen ervaart met het systeem kan dit mogelijk met uw webbrowser te maken hebben. Uw systeem kan de volgende melding geven: Het systeem is heel traag Het laden duurt heel lang In Chrome kunt u de foutmelding beveiligingslus krijgen Bovenstaande problemen kunnen verholpen worden als u uw Cookies van uw computer verwijderd. Hieronder de stappen die dan gevolgd moeten worden per browsertype. Cookies verwijderen in Internet Explorer 1. Ga naar het menu Extra > Internetopties > tab Algemeen. Klik onder Browsergeschiedenis op Verwijderen. 2. U wilt misschien niet alles verwijderen. Zorg dat in ieder geval Cookies aangevinkt staat en klik op Verwijderen. Cookies verwijderen in Firefox 1. Ga naar Extra > Opties > tab Privacy. Klik op Uw recente geschiedenis wissen. 2. Onder Details kun je aangeven wat je precies wilt wissen. Vink in ieder geval Cookies aan. U kunt ook aangeven hoe oud de Cookies moeten zijn. Kies hier Alles. Cookies verwijderen in Chrome 1. Klik op het steeksleuteltje rechts bovenin. Klik op Opties > tab Geavanceerde opties. Klik onder Privacy op Browsergegevens wissen. 2. Zorg in ieder geval dat Cookies en andere site gegevens verwijderen aangevinkt staat. U kunt ook aangeven hoe oud de Cookies moeten zijn. Kies hier Alles. 23/25

24 3.5 Correcte weergave Shell Card Online Voor gebruikers van Windows 8 en Windows 7 kan het zijn dat Shell Card Online met het e- invoicingsysteem niet correct wordt weergegeven. Om een correcte weergave te verkrijgen dient u de volgende stappen te doorlopen: In uw internetbrowser gaat u naar Extra > Instellingen voor de compatibiliteitsweergave. Afb. 25: U krijgt Afb. 26 Instellingen voor compatibiliteitsweergave te zien. Hierin dient u de volgende websites toe te voegen: shell.com en atosorigin.com 24/25

25 Afb. 26: Instellingen voor compatibiliteitsweergave Nadat beide websites zijn toegevoegd vinkt u het eerste en het derde vakje aan zoals getoond op Afb. 26. Ten slotte drukt u op Sluiten. 25/25