Veel gestelde vragen. Factuurverwerking Finxs 6.3 1/6

Transcriptie

1 Veel gestelde vragen Factuurverwerking Finxs 6.3 1/6

2 Document informatie Algemeen Titel : Veel gestelde vragen Factuurverwerking Finxs 6.3 Bestandsnaam : Veel gestelde vragen Finxs versie 1.0.docx Auteurs : Felix Goedegebuure Status : Definitief Versie : 1.0 Revisies Datum Versie Auteur Opmerkingen Felix Goedegebuure Document aangepast Document beoordelaars Datum Versie Beoordelaar Opmerkingen Wilbert Mulder Goedgekeurd. Definitief maken Inhoudsopgave 1 Veel gestelde vragen Applicatie /6

3 1 Veel gestelde vragen 1.1 Applicatie Onderstaand wordt beschreven hoe te handelen bij de meest voorkomende vragen en de verwijzing naar de gebruikershandleiding: Omschrijving Oplossing Paragraaf Het nieuwe wachtwoord lijkt onjuist te zijn. In het scherm Bestanden uploaden is de knop Uploaden Bestanden niet beschikbaar. Hoe weet ik of er vragen zijn voor mij over facturen? Hoe weet ik of er inkoopfacturen in mijn Inbox komen om te behandelen? - Bij veel Webbrowsers is het mogelijk om wachtwoorden op te slaan. Bij een nieuw verkregen wachtwoord: 1. Verwijder eerst het voor ingevulde wachtwoord. 2. Vul daarna handmatig en correct het nieuwe wachtwoord in. De browser zal vervolgens vragen of het opgeslagen wachtwoord aangepast dient te worden, dat kan vervolgens worden bevestigd. - Selecteer eerst een Bedrijf en een Kostenplaats; - De bestanden voldoen niet aan de vereisten zoals genoemd in het scherm; - U bent niet geautoriseerd om bestanden te uploaden. - In het Inkoopfacturen scherm staat een kolom Vraag, als hier uw naam in staat is er een vraag bij deze factuur voor u; - U kunt per mail een notificatie ontvangen wanneer er aan u een vraag is gesteld. Dit is in te stellen in menu Opties. - U kunt instellen dat u een notificatie krijgt per mail als er facturen in de Inbox zijn /6

4 Omschrijving Oplossing Paragraaf Kan ik een factuur in elke status aanpassen? Het nettobedrag komt niet overeen met het totaal van de nettobedragen in de grootboekregels. Waarom zijn de Knoppen Doorzetten en Terugzetten niet beschikbaar in het Factuurscherm? Waarom ontbreken er ingestuurde facturen in het Inkoopfacturen scherm in de Inbox? Hoe dien ik een factuur met de status Verwerking aan te passen? Waarom zijn bepaalde velden groen gekleurd in de boekregels? - Nee, dat kan alleen in de status Behandelen, als de factuur is toegewezen en er geen vraag bij deze factuur open staat. - Pas de bedragen bij onderdeel boekregels aan zodat het overeenkomt met het Totaalbedrag. Dit is het geval wanneer het Resterend Bedrag op 0,00 is. - De factuur is niet toegewezen in de status Behandelen. Wijs de factuur toe middels de knop Facturen toewijzen. - Indien er een vraag is gesteld bij deze factuur, gebruik dan de knop Opgelost in het tabblad Vragen. - De facturen zijn nog bij de scanverwerking, pas als daar het proces volledig is afgerond zijn de facturen beschikbaar in de Inbox; - De factuur heeft een status voor een handeling waartoe u niet geautoriseerd bent: zie het tabblad Actueel register, Register of Persoonlijk archief; - Er is mogelijk een filter en/ of sortering actief in het inkoopfacturen scherm. Pas deze zo nodig aan of verwijder deze. - Zet de factuur terug met de knop Terugzetten Status. - De groene kleur geeft aan dat er bij de leverancier voor betreffende bedrijf/ kostenplaats een profiel aanwezig is. Deze velden zijn wel aanpasbaar en /6

5 Omschrijving Oplossing Paragraaf Waarom is het iban veld oranje gekleurd? Waarom zijn bepaalde velden blauw of wit gekleurd? Hoe kan ik een reeds opgeslagen profiel wijzigen? Welke velden worden bij het opslaan van een profiel exact bewaard voor een volgende factuur van dezelfde leverancier? Het boekjaar moet liggen in de range van het huidige boekjaar (201X) t/m het huidige boekjaar +5 (201Y). De boekdatum mag maximaal 1 jaar schelen met de factuurdatum. - De oranje kleur bij het iban veld geeft aan dat de vastgelegde waarde niet overeenkomt met de herkende waarde vanuit de scanverwerking. Dit veld is niet aanpasbaar. - Blauw gekleurde velden zijn niet aanpasbare velden, wit gekleurde velden zijn wel aanpasbaar. - Het profiel kan worden aangepast door de profiel gegevens aan te passen en vervolgens op Profiel aanpassen te klikken. - In de Factuurgegevens: Betaalwijze en in de Boekregels: Kostenplaats, Activacode, Grootboekrekening, Kostendrager, Financieringsbron en Omschrijving. - Pas de datum aan in het veld boekdatum. - Pas het veld factuurdatum en/of boekdatum aan, zodanig aan, dat het tijdsverschil minder is dan 1 jaar /6

6 Omschrijving Oplossing Paragraaf Er is een ongeldig grootboeknummer opgegeven. Er is een ongeldige kostenplaats opgegeven. Tabel 1: Veel gestelde vragen - -Er is geen waarde opgegeven in het veld Grootboek; - -Er is een onvolledige waarde opgegeven in het veld Grootboek doordat er te snel naar het volgende veld (met de Tab toets) is gegaan. De bijbehorende omschrijving is niet zichtbaar is in het betreffende veld. - Vul in beide gevallen opnieuw het veld Grootboek in en selecteer de juiste waarde. - -Er is geen waarde opgegeven in het veld Kostenplaats; - -Er is een onvolledige waarde opgegeven in het veld Kostenplaats doordat er te snel naar het volgende veld (met de Tab toets) is gegaan. De bijbehorende omschrijving is niet zichtbaar is in het betreffende veld. - Vul in beide gevallen opnieuw het veld Kostenplaats in en selecteer de juiste waarde /6