Handleiding Bankafschriften importeren. Datum 9 mei 2013 Auteur Ruud van Huizen Versie 1.4

Transcriptie

1 Handleiding Bankafschriften importeren Datum 9 mei 2013 Auteur Ruud van Huizen Versie 1.4

2 Inhoud 1 Bank(en) opvoeren als leverancier Importeer een bestand met bankafschriften Instellingen eigen bankrekeningen Flextypen en Flexteksten Generieke conversieregels toevoegen Specifieke Conversieregels per Bankrelatie Het converteren Historie Datum Auteur Versie Omschrijving Ruud van Huizen C v.01 Nieuw Ruud van Huizen C v.02 Boekhoudinstellingen toegevoegd Ruud van Huizen V1.1 Status definitief gegeven. Toegevoegd stappen om bankmutaties te importeren Ruud van Huizen V 1.2 Aangepast voor Adminimize 2012 en Spring Release Johannes Dotinga V1.3 Aangepast voor Adminimize 2012 Flexteksten/Variabelen Ruud van Huizen V1.4 Layout Toevoegen Flexteksten 2

3 1 Bank(en) opvoeren als leverancier Klik op Inschakelen om in het onderstaande voorbeeld de leverancier ING in te schakelen. 3

4 2 Importeer een bestand met bankafschriften Klik op <bladeren>, selecteer het gewenste bestand, in onderstaande voorbeeld ING , klik op <upload en verwerken> en de bankmutaties zullen ge-upload worden. Nadat de bankmutaties succesvol zijn geladen, zal Adminimize een overzicht geven van de ge-uploaden bankmutaties. 4

5 3 Instellingen eigen bankrekeningen Als een nieuwe bankrekening in Adminimize wordt ge-upload, zal deze in het overzicht met uw bankrekeningen verschijnen met???. Het is belangrijk om de instellingen van deze voor Adminimize nieuwe rekening aan te passen. Selecteer de bank waar de rekening wordt aangehouden, de naam van de rekening en zet verwerken op Ja. Voeg eventueel meteen een conversieregel voor deze bankrekening toe. Druk op <opslaan> 5

6 Herhaal deze stap voor eventueel andere rekeningen 6

7 4 Flextypen en Flexteksten De volgende standaard Flextypen worden op dit moment ondersteund Nadat deze Flexteksten zijn opgevoerd, kunnen ze aangepast worden naar uw situatie (Zie hoofdstuk 8 Flexteksten instellen voor meer informatie) 7

8 Het onderstaande Flexteksten-menu is vernieuwd. Alle Flexteksten zijn per categorie opgesplitst. Hierdoor is het overzichtelijker en gemakkelijker. De Flextypes kunnen nu verschillende variabelen bevatten. Een variabelen is formule die een bepaalde waarde mee kan geven aan de boekingsregel. Dit kan een deel van een bankomschrijving zijn. Door de variabele factuur te gebruiken binnen bijv. de flextype Uitgaven/Betalingen wordt het factuurnummer uit de omschrijving gehaald en meegegeven aan de boekingsregel. Door te werken met variabelen zijn de conversieregels gemakkelijker en sneller in te stellen, omdat er minder gebruik kan worden gemaakt van de speciale zoek tekst. Er zijn per flextype, specifieke variabelen ontwikkeld om binnen het bevattende type de gewenste omschrijvingen mee te geven aan de boekingsregel. Mocht u een bepaalde variabele missen, dan kunt u uw wensen aangeven via support@adminimize.nl. Hieronder ziet u de variabele die binnen het flextype Tussenrekening zijn aangemaakt/gekoppeld. De betekenis van de volgende variabelen: %Compleet% %Eerste Regel% %Relatie% betekend dat de complete omschrijving van het bankafschrift wordt meegenomen in de boekingsregel betekend dat allen de eerste regel uit de omschrijving van het afschrift wordt meegenomen in de boekingsregel. (Ditzelfde geld voor de variabele 2 e,3 e,4 e,5 e,6 e regel) betekend dat alleen het relatienummer wordt meegenomen in de boekingsregel. 8

9 Zo zijn er verschillende variabelen per flextypes. Het Relatienummer kan worden uitgefilterd, het factuurnummer, de datum. Ook is er de mogelijkheid om naast de variabele waarde, een vaste waarde mee te geven. Hieronder volgt een voorbeeld: Een flextekst zoals deze: Factuurnr.%factuur% Hierdoor komt er op elke boekingsregel, die voldoet aan de eisen van de Flextype en Flextekst het volgende te staan. Omschrijving Grootboek Crediteur Debiteur KP KD BIJ/AF Factuurnr ,68 Door deze optie binnen uw Adminimize te gaan gebruiken wordt u boekhouding een stuk overzichtelijker. Hieronder zie u per variabele de uitwerking op de omschrijving van de bankboeking. 9

10 5 Generieke conversieregels toevoegen U kunt in Adminimize generieke en specifieke conversieregels toevoegen. In het geval van Bank kunt u per bankrekening, relatie en / of Flextekst een of meerdere specifieke conversieregels toevoegen. Vindt Adminimize geen specifieke conversieregel dan wordt de generieke conversieregel gebruikt. Het is daarom belangrijk om minimaal één generieke conversieregel op te voeren. Generiek conversieregel Bank Specifieke Bankrekening conversieregel Specifieke conversieregel PIN Voeg de generieke conversieregel toe. Voeg indien nodig specifieke Conversieregel per bankrekening, bankrelatie en / of Flextekst op. 10

11 Hieronder een voorbeeld van een conversieregel om de pintransacties van een bepaalde PIN terminal te verwerken. Herhaald dit tot dat alle conversieregels zijn toegevoegd. 11

12 6 Specifieke Conversieregels per Bankrelatie Activeer de Bankrekeningen per relaties. Druk op het potloodje om aan te geven welke naam bij deze Bankrekening hoort en de conversieregel toe te voegen voor deze Bankrelatie. Je kunt ook meteen de conversieregel toevoegen door op het tandwieltje te drukken. Dit overzicht met nummer en namen wordt uitgebreid op basis van de import van rekening(en). Kijk (zeker in het begin) regelmatig in dit overzicht. Indien de conversieregels regels per bank relaties niet worden ingesteld gelden de generieke conversieregel(s). 12

13 7 Het converteren Klik met de muis aan het begin van de regel die geconverteerd moet worden. Klik dan op Actieknop <verwerken> 13

14 De geconverteerde bestanden zijn onder Bestanden downloaden te zien Hier staan ook de andere bestanden voor bijvoorbeeld factuure of kassa. Geconverteerde bankmutaties kun je herkennen doordat in de kolom Verwerkt Ja staat. 14