Handleiding Abakus. Verwerken bankmutaties factoring

Transcriptie

1 Handleiding Abakus Verwerken bankmutaties factoring 2014 Abakus Compleet Pagina 1 / 9

2 Inhoud Inhoud... 2 Factoring... 3 Hoe maak ik een grootboek aan voor de factoringkosten... 3 De factuur... 5 De mutatieverwerking... 6 Contact... 9 Zelfhulp en handleidingen Abakus Compleet Pagina 2 / 9

3 Factoring Omdat u uw debiteuren door een factoringbedrijf laat afhandelen is de verwerking van de ontvangsten enigszins aangepast. Dit komt omdat het factoringbedrijf kosten inhoudt op de afrekening aan u. In deze handleiding leggen wij u uit hoe u deze ontvangsten van factoring verwerkt. Hoe maak ik een grootboek aan voor de factoringkosten Op de betaalspecificatie van de factoringmaatschappij worden apart de kosten voor hun dienstverlening bij u in rekening gebracht. Deze kosten wilt u apart boeken als kosten, apart van de omzet. U kunt het vergelijken met een soort betalingskorting. We adviseren het in de kostensfeer houden. Bijvoorbeeld Algemene kosten. Om deze kosten te boeken is het belangrijk vooraf hier een grootboek voor aan te maken waarop deze kosten bij verwerking van de ontvangst in het bankboek geboekt kunnen worden. Klikt u in de boekhouding linksboven de boekenkast naar Financieel > Inrichting > Grootboeken 2014 Abakus Compleet Pagina 3 / 9

4 Klikt u linksboven op het icoontje als op de afbeelding voor het maken en inrichten van een nieuw grootboek:! Let op: een grootboek is een onderdeel van een groter geheel, de nummering is nooit toevallig. Vul in bij Grootboek : Vul in bij Omschrijving : Kosten factuurverwerking Infomedics /Famed Klik bij Type en selecteer : Kosten Verdichting (optioneel) : Algemene kosten ( ) Overige vinkjes en invulvakjes hoeven niet gekozen of gevuld te worden. Vergeet niet op te slaan door OK + Terug [F9] te klikken als u klaar bent. Klik op de boekenplank midden onder aan de balk om terug te gaan naar het hoofdscherm 2014 Abakus Compleet Pagina 4 / 9

5 De factuur Als u met een factoring maatschappij werkt, verstuurd u ook uw facturen aan de factoringmaatschappij. Bij beheer facturen ziet u de factuur met debiteur factoringmaatschappij staan. In deze handleiding werken we met een voorbeeldfactuur van 5627,71. Via de betaalspecificatie van de factoringmaatschappij wordt u geïnformeerd over het door u gefactureerde bedrag, de ingehouden kosten, de afkeur en het door u te ontvangen bedrag. De afkeur door de verzekeraar op de betaalspecificatie van de factoringmaatschappij verwerkt u door de afgekeurde bedragen in Abakus Compleet te crediteren. Het door u gecrediteerde bedrag zal gelijk moeten lopen met het door de verzekeraar afgekeurde bedrag. De creditering hoeft u niet in te dienen bij de verzekeraar, er is per slot al afgekeurd. Zie tevens handleiding beheer facturen voor het crediteren Abakus Compleet Pagina 5 / 9

6 De mutatieverwerking In het bankboek wordt bij de ontvangst in de omschrijving niet uw factuurnummer meegegeven. Deze informatie is belangrijk voor correcte verwerking en haalt u van de betaalspecificatie. Selecteer de mutatie door op het rode euroteken te klikken Selecteer (Debiteuren) bij de tegenrekening. Klik op het bolletje (kan 3 kleuren hebben) om de relatie te selecteren. Tik linksboven bij Relatie in het witte invul vak de naam van uw factoringmaatschappij in. Selecteer de relatie door in de drop down óp de relatienaam te klikken. Klik vervolgens op OK 2014 Abakus Compleet Pagina 6 / 9

7 Als u uw relatie heeft geselecteerd dan krijgt u in het relatiescherm van deze relatie een overzicht van alle nog openstaande bedragen. Even rekenen: In ons voorbeeld heeft u: - Aanvankelijk gefactureerd : 5627,71 - Gecrediteerd : 760,50 Het nu openstaande factuurbedrag : 4867,21 Het door u ontvangen bedrag : 4776,41 Ondanks het feit dat u minder heeft ontvangen ( 4776,46) dan dat er als factuurbedrag openstaat ( ) wilt u dit hele openstaande factuur bedrag (= de openstaande debiteur) naar 0 (nul) terugboeken. Dit kan alleen als u niet de gehele ontvangst ( ) afboekt op de factuur, (Want daarmee ontstaat een negatief openstaande debiteur = u moet terugbetalen) maar wel het factuur gedeelte ( 4867,21) 2014 Abakus Compleet Pagina 7 / 9

8 Door niet de hele ontvangst te boeken op de openstaande factuur ontstaat er een nog te boeken restbedrag dat u als verschil tussen ontvangst en verwerkt moet verwerken. Dit restbedrag vindt u linksboven onder Totaal. Het Totaal staat hier voor totaal geboekt van de ontvangst en betekent dus dat er 90,75 te weinig is geboekt. Als u dit restantbedrag per abuis niet verwerkt en u kiest voor opslaan dan komt de foutmelding dat de boeking niet op nul loopt. In deze situatie is het verschil - 90,75 niet ontoevallig de door de factoringmaatschappij in rekening gebrachte kosten. Die boeken we als volgt: Tik in bij Verschil het eerder gemaakte grootboeknummer Een pop-up verschijnt en kunt u wegklikken Boek het bedrag zoals het bij het Totaal staat (geen komma maar punt). Het totaal geboekte bedrag staat nu op 0.00 en dus is de ontvangst volledig verwerkt.! Kies OK om de boeking op te slaan.!! Kies ook OK in het bankboek om de mutatie te verwerken 2014 Abakus Compleet Pagina 8 / 9

9 Contact Voor aanvullende vragen of ondersteuning kunt u contact opnemen met de Abakus compleet helpdesk. Telefonisch: Maandag t/m Vrijdag 09:00 tot 17:00 uur Zelfhulp en handleidingen Abakus compleet heeft ook een eigen helpsite voor het EPD-gedeelte. U kunt daar komen door vanuit het Abakus-EPD bovenin op help help te klikken Abakus Compleet Pagina 9 / 9