WIF posten. Wachtbestand Inkomende Facturen

Transcriptie

1 Inleiding Wanneer binnen uw organisatie alle ontvangen facturen eerst ter controle naar de betrokken afdelingen gaan, kan het wenselijk zijn dat zij eerst worden geregistreerd, voordat zij daadwerkelijk in de boekhouding worden verwerkt. CASH heeft hiervoor een oplossing: het zogenaamde WIF-bestand. In dit bestand worden de facturen wel geregistreerd, maar NIET geboekt in de administratie. Dit heeft als voordeel, dat u te allen tijde kunt nagaan waar een bepaalde factuur zich bevindt en wat de status van die factuur is. Komt een, in het WIF-bestand vastgelegde, factuur met goedkeuring terug, dan volstaat een simpele actie om de gegevens vanuit het WIF-bestand automatisch over te nemen in de financiële administratie. Om het WIF-bestand optimaal te kunnen gebruiken, dient u een aantal stappen te doorlopen. De volgende elementen worden behandeld: Het instellen van de parameters Onderhoud WIF-posten Controleren van WIF-posten Controleren van WIF-posten De status van WIF-posten opvragen en/of bijwerken De inkoopfactuur invoeren Het overzicht WIF-posten nogmaals opvragen Het instellen van de parameters Deze functie behoeft u slechts eenmalig uit te voeren. Na de invulling van het, door u gewenste volgnummer, zal CASH bij elke volgende WIF-post, het volgnummer automatisch met 1 verhogen. 1. Open de functie Financieel Financieel mutaties WIF menu WIF parameters 2. Voer het eerstvolgende WIF nummer in dat u wilt toekennen aan de WIF posten. 3. Klik daarna op [Klaar] om de functie te verlaten.

2 Onderhoud WIF-posten In de functie 'Onderhoud WIF-posten' voert u de gegevens van de, nog niet goedgekeurde en dus nog niet definitieve, factuur in. Tevens geeft u, als dat van toepassing is, het OB-bedrag in. 1. Open de functie Financieel Financiële functies WIF menu Onderhoud WIF- Posten 2. Druk op <Enter> om het eerstvolgende vrije nummer aan te maken. Dit nummer wordt automatisch door CASH toegekend. 3. Voer de datum van ontvangst in van de inkomende factuur en druk op <Enter>. 4. Kies de relatie waarvan de factuur is ontvangen en druk op <Enter>. 5. Voer eventueel een valutacode in. Als default wordt de basisvalutacode voorgesteld. 6. Voer het factuurbedrag, inclusief OB, in en druk op <Enter>. 7. Voer het OB-bedrag in bij 'OB bedrag' en druk op <Enter>. 8. Voer, indien gewenst, een kostenplaats in en druk op <Enter>. 9. Voer de factuurdatum in, welke op de factuur vermeld staat en druk op <Enter>.

3 10. Voer een betalingskenmerk in als deze op de factuur vermeld is en druk op <Enter>. 11. U kunt bij 'Opmerking' een opmerking met betrekking tot deze factuur invoeren, bijvoorbeeld bij wie de factuur op dit moment ter goedkeuring ligt. Druk vervolgens op <Enter>. 12. Indien de factuur NIET op de standaard bankrekening moet worden betaald, maar op een afwijkende bankrekening, dan kunt u een afwijkende naam invoeren voor deze factuur. 13. Tevens kunt u een afwijkende vestigingsplaats invoeren van de begunstigde. 14. Tenslotte kunt u het afwijkend bank- of IBAN-nummer van de begunstigde invoeren in 'Bank/IBAN'. 15. Druk of klik op [Klaar] om deze functie te verlaten. Controleren van WIF-posten Nadat de WIF posten naar de afdelingen zijn verzonden, kunt u periodiek bekijken wat de status van deze facturen is. 1. Open de functie Financieel Financiële functies WIF menu Onderhoud WIF-Posten 2. Voor de controle vraagt u de niet afgewerkte posten op. 3. Daarna kunt u aangeven op welke volgorde u het overzicht gepresenteerd wilt hebben. 4. En tenslotte kunt u aangeven vanaf en t/m welk WIF-nummer u wilt zien. 5. Als de rubrieken correct zijn ingevuld, klikt u op [Verder].

4 De status van WIF-posten opvragen en/of bijwerken U raadpleegt de status met functie 'Opvragen WIF-posten'. Hierbij kunt u tevens in de omschrijving de reden aangeven waardoor een post is goedgekeurd of afgekeurd. 1. Open de functie Financieel Financiële mutaties WIF menu Opvragen WIF-posten. U ziet dat u extra velden erbij heeft gekregen in vergelijking tot de functie 'Onderhoud WIF-posten'. 2. Voer bij 'Indicatie afgewerkt' in wat de status van de inkoopfactuur is en druk op <Enter>. U kunt hierbij kiezen uit de volgende waarden: Zie boekstuk (als de factuur is goedgekeurd en het boekstuk wordt ingevoerd, dan vult CASH automatisch in het veld 'Indicatie afgewerkt'.) Zie reden (bijvoorbeeld als de factuur intern is afgekeurd) 2. Voer bij 'Reden afgewerkt' in waarom factuur is afgekeurd als dit het geval is en druk op <Enter>. Als een WIF-post via het Inkoopboek is ingeboekt omdat deze intern is goedgekeurd, dan staat er bij 'Indicatie afgewerkt' een B ingevuld en wordt tevens het boekstuknummer opgenomen. Vervolgens drukt u op <Enter>. 3. Druk of klik op [Klaar] om de functie te verlaten.

5 De inkoopfactuur invoeren De goedgekeurde WIF-posten kunt u, door middel van een simpele handeling, vrijwel automatisch door CASH laten invoeren. U behoeft alleen maar aan te geven welke WIFpost in het Inkoopboek moet worden opgenomen en CASH doet de rest. 1. Open de functie Dagboeken Inkomende facturen 2. Voer het boekjaar in en druk op <Enter>. 3. Voer het inkoopdagboek in en druk op <Enter>. 4. Voer het stuknummer in en druk op <Enter>. 5. Onderin het scherm verschijnt functietoets [F4 WIF].

6 6. Klik op [4 WIF] om een overzicht op te vragen van de nog niet afgewerkte WIFposten. Er verschijnt een overzicht met de nog niet afgewerkte WIF-posten. 7. Selecteer het WIF-nummer, dat u wilt overnemen en klik op het WIF-nummer. 8. De crediteur- en OB-regel van de boeking worden automatisch gevuld met de gegevens, zoals u eerder in de WIF-post heeft ingevoerd. 9. Voer de tegenrekening(en) van de boeking in om deze compleet te maken. 10. Druk of klik [Klaar] om de functie te verlaten. Het overzicht WIF-posten nogmaals opvragen Als u nu, ter controle, het overzicht WIF-posten (alle mutaties) nogmaals opvraagt, dan ziet u alle WIF-post staan en tevens de wijze, waarop deze, al dan niet, zijn afgeboekt. 1. Open de functie Financieel Financiële functies WIF menu Overzicht WIF-posten. 2. Kies de selectie 1-Alle posten. 3. Klik op [Verder]

7 Als u vervolgens het WIF-nummer bekijkt ziet u dat de 'Reden Afgewerkt' met de boekingsgegevens is aangevuld. Bij de functie 'Onderhoud WIF-posten' ziet u dit nummer in principe niet verschijnen. Via de functie 'Opvragen WIF-posten' ziet u dat de status is bijgewerkt en dat het boekstuknummer dat uiteindelijk is aangemaakt wordt vermeld.