Finsys 5. Invoeren inkoopfacturen. Administratieve applicaties voor tankstation en oliehandel. versie 5.4

Transcriptie

1 Finsys 5 Invoeren inkoopfacturen versie 5.4 Administratieve applicaties voor tankstation en oliehandel

2 1 Invoeren inkoopfacturen 2 Stap 1 1: Stap 2 2: Stap 3 3: Stap 4 4: Stap 5 5: Stap 6 6: Stap 7 7: Selecteer dagboek Selecteer boekjaar en periode Invoeren boekstukgegevens Invoeren grootboekgegevens Opslaan mutaties Controleren van de ingevoerde mutaties Verw erken van mutaties in het grootboek en subadministratie

3 2 1 Invoeren inkoopfacturen Het pakket FINSYS 5 is ontwikkeld voor de financiële administratie van het tankstation en de oliehandel. U kunt hierin alle boekhoudkundige gegevens van meerdere boekjaren vastleggen. Omwille van de overzichtelijkheid zijn voor het vastleggen van deze gegevens binnen het pakket diverse dagboeken beschikbaar. Het gaat hier onder andere om een inkoop-, verkoop-, kas-, bank-/giro- en memoriaalboek. Voor de meer algemene informatie ten behoeve van het vastleggen van de financiële feiten verwijzen wij u naar het stappenplan "Verwerken boekhoudkundige gegevens algemeen". In dit stappenplan richten wij ons op het invoeren van de inkoopfacturen in het inkoopboek. Voor het invoeren van de boekhoudkundige gegevens dient u binnen het pakket te kunnen beschikken over een aantal essentiële stamgegevens (onder andere grootboekrekeningen en dagboeken). Hiervoor verwijzen wij naar het stappenplan "Stambestanden financiële administratie". Binnen dit stappenplan gaan wij er vanuit dat de bestanden zijn gevuld. Het pakket FINSYS is verkrijgbaar in een Junior- en een Senioruitvoering. Daar waar de handelingen specifiek zijn afgestemd op een bepaalde uitvoering van het pakket hebben wij dit zoveel mogelijk aangegeven. Deze stappen zijn te herkennen aan de toevoeging Senior. We gaan uit van een startsituatie. Sommige velden of bestanden dienen slechts eenmalig bij aanvang te worden gevuld. In het stappenplan wordt dit aangegeven als Initieel. Onder de verschillende stappen hebben wij het pad binnen het menu aangegeven dat dient te worden gevolgd om in het scherm te komen waarbinnen de omschreven handelingen dienen te worden verricht. In dit stappenplan zijn ook handige gebruikerstips opgenomen. Deze handige weetjes kunt u herkennen aan het volgende symbool: Bepaalde zaken waar u even op dient te letten worden gekenmerkt door dit symbool:

4 3 1.1 Stap 1: Selecteer dagboek [Mutaties] [Invoeren] Na het maken van deze menukeuze treft u een overzicht van alle voor invoer beschikbare dagboeken in uw administratie. Afbeelding 1 U selecteert het dagboek inkoopboek door eenvoudig op dit dagboek te klikken.

5 4 1.2 Stap 2: Selecteer boekjaar en periode Na het selecteren van het inkoopboek verschijnt het invoerscherm voor het boekjaar en de periode waarin u de inkoopfacturen wilt invoeren. Afbeelding 2 Onder de omschrijving van het inkoopboek wordt de grootboekrekening van de subadministratie crediteuren getoond. In het voorbeeld hierboven is dit grootboekrekeningnummer [Jaar]: standaard wordt het laatst geopende boekjaar getoond. Wanneer u twee boekjaren open heeft staan, kunt u in het selectievenster kiezen voor het vorige boekjaar. Zie voor het werken in meerdere boekjaren het stappenplan "Het openen en afsluiten van een boekjaar". - [Periode]: standaard wordt de periode van het inkoopboek getoond waarin voor het laatst mutaties zijn ingevoerd. U kunt zelf een andere periode ingeven indien gewenst. - Klik op [OK] indien u verder wilt gaan. Na het selecteren van het boekjaar en de periode verschijnt het invoerscherm voor het ingeven van de inkoopfacturen. Bovenin het scherm geeft u de gegevens per boekstuk in en op de grootboekregels geeft u de uitsplitsing van het boekstuk naar de diverse grootboekrekeningen in. Onderin het scherm treft u de totaalgegevens van alle ingevoerde regels aan. Daaronder wordt aanvullende (detail)informatie per ingevoerde subregel getoond. Het invoeren van de facturen wordt hieronder in -Stap 3 en Stap 4- uitgebreid beschreven.

6 5 1.3 Stap 3: Invoeren boekstukgegevens Na het selecteren van het inkoopboek, het boekjaar en de periode verschijnt het scherm waarin u de inkoopfacturen kunt invoeren. Het dagboek, boekjaar en periode blijven bovenin het scherm in de titelbalk vermeld staan zolang deze menukeuze actief blijft. U kunt zo op elk moment eenvoudig controleren of u de mutaties in het juiste dagboek, boekjaar en periode aan het invoeren bent. De periode wordt bovendien extra vermeld onder de bladerknoppen rechtsboven in het scherm. Afbeelding 3 In het voorbeeld hierboven bevindt u zich in het dagboek [Inkoopboek] met het boekjaar [2006] en periode [3]. Factuurnummers De inkoopfacturen lijken willekeurig genummerd. Deze nummering wordt namelijk bepaald door de leverancier en zal per leverancier verschillen. Deze nummers hoeven dus ook niet uniek te zijn. Twee verschillende inkoopfacturen kunnen toevallig hetzelfde factuurnummer hebben. Daarom worden de inkoopfacturen voor het registreren in uw administratie voorzien van een doorlopend -intern- factuurnummer. Veelal wordt hieraan een aparte nummerreeks toegekend. Door deze aparte nummerreeks te gebruiken, worden de inkoopfacturen uniek gekenmerkt binnen uw grootboek- en crediteurenadministratie. De factuurnummers die uw leveranciers gebruiken voor de nummering van hun facturen kunnen als extra informatie worden ingevoerd op het veld [Cred fact.nr]. Bij betaling van de inkoopfacturen heeft u deze extra informatie namelijk vaak nog wel nodig. Het invoeren van de boekstukgegevens gaat als volgt: Afbeelding 4 - Klik op de knop [Nieuw] in het invoerscherm. Het boekstuknummer en de datum worden automatisch gevuld met het eerstvolgende nummer en de datum van invoeren. - In het veld [Factuur] wordt standaard een opvolgend nummer getoond. Hier kunt u eventueel een ander, door u zelf te bepalen, nummer invullen.

7 6 - Ook bij [Datum] kunt u eventueel een andere factuurdatum invullen dan de voorgestelde (systeem)datum. De factuurdatum kunt u handmatig invoeren of selecteren door op de "kalender" te klikken (de knop rechts van het invoerveld). - In het veld [Cred fact.nr] kunt u het factuurnummer van de leverancier invoeren. Er wordt gecontroleerd of dit factuurnummer reeds is gebruikt, waarbij zowel de openstaande crediteurposten als eventuele mutaties in het inkoopboek zelf worden bekeken. Dit crediteuren factuurnummer wordt bij de inkoopfactuur in de administratie opgenomen. Bijvoorbeeld bij het inboeken van de betaling kunt u ook op dit crediteuren factuurnummer zoeken in de openstaande posten. - In het veld [Crediteur] kunt u de leverancier uit het zoekscherm selecteren of direct zijn crediteurnummer ingeven. - Bij [Omschrijving] kunt u een omschrijving invoeren die bij dit boekstuk in de administratie wordt opgeslagen. Tevens wordt deze omschrijving standaard voorgesteld op de eerste in te voeren grootboekregel.

8 7 1.4 Stap 4: Invoeren grootboekgegevens In het invoergedeelte midden in het scherm geeft u de verdeling van de inkoopfactuur over de diverse grootboekrekeningen in. Het totaal van de ingegeven regels wordt automatisch tegengeboekt op de grootboekrekening crediteuren en in de subadministratie crediteuren met de onder -Stap 3- ingevoerde boekstukgegevens (onder andere crediteur- en boekstuknummer). Afbeelding 5 De onderstaande gegevens zijn bedoeld voor de uitsplitsing van de betreffende inkoopfactuur: - [Grootboek]: Hier geeft u het grootboekrekeningnummer in waarop u wilt boeken. Dit kunt u eventueel via de zoekfunctie op rekeningnaam doen. Wanneer u bij het inboeken van een inkoopfactuur van een bepaalde crediteur -vrijwel- altijd op dezelfde grootboek rek ening boek t, is het mogelijk om een "default grootboek rek ening" bij een crediteur in te stellen. Zie hiervoor het stappenplan "Stambestanden financiële administratie -Stap 9-. Wanneer u bij de crediteur een default grootboek rek ening heeft ingesteld, zal dit grootboek rek eningnummer automatisch worden ingevuld. U k unt deze natuurlijk wijzigen indien u dit wilt.

9 8 - [Kostenplaats]: Wanneer u gebruik maakt van de optie kostenplaatsen, zult u hier een Kostenplaatsnummer in moeten geven wanneer dit voor de betreffende grootboekrekening van toepassing is. Ook hier kunt u via de zoekfunctie op kostenplaatsnaam het bijbehorende nummer kiezen. Senior Wanneer u bepaalde k osten of opbrengsten standaard naar één bepaalde k ostenplaats wilt laten boek en, k unt u een "default k ostenplaats" instellen. Zie hiervoor het stappenplan "Stambestanden financiële administratie" -Stap 7-. Wanneer u bij de grootboek rek ening een default k ostenplaats heeft ingesteld, zal deze k ostenplaats automatisch worden ingevuld. U k unt deze natuurlijk alsnog wijzigen indien u dit wilt. Wanneer u bepaalde k osten of opbrengsten via een standaardverdeling over diverse kostenplaatsen wilt uitsplitsen, kunt u gebruik maken van de instelling "Verdeel over k ostenplaatsen" bij de betreffende grootboek rek ening. Zie hiervoor het stappenplan "Stambestanden financiële administratie" -Stap 7-. Bij een grootboek rek ening met een ingegeven procentuele verdeling over diverse k ostenplaatsen hoeft u hier geen k ostenplaatsnummer in te geven. Deze kosten of opbrengsten kunt u eventueel op een later moment uitsplitsen over de verschillende k ostenplaatsen. Dit dient in ieder geval vóór het doorboeken van de mutaties te gebeuren. U kunt de kosten of opbrengsten uitsplitsen door op de betreffende grootboekregel te gaan staan en de knop [Uitsplitsen] aan te klikken. De ingevoerde regel splitst zich dan uit naar meerdere regels volgens de door u ingestelde verdeling. - [Omschrijving]: Hier kunt u een door u zelf te kiezen omschrijving invullen. Wanneer u ook bij de boekstukgegevens een omschrijving heeft ingevoerd, wordt die omschrijving standaard gepresenteerd op de eerste grootboekregel. Op elke volgende grootboekregel van hetzelfde boekstuk wordt de omschrijving van de voorgaande regel automatisch herhaald. U kunt deze omschrijving natuurlijk altijd wijzigen of eventueel aanvullen. - [Bedrag]: Hier geeft u het bedrag exclusief BTW in dat u op de in deze regel ingevoerde grootboekrekening wilt boeken. - [BTW]: Hier geeft u de BTW-code in. U kunt hierbij gebruik maken van het zoekscherm waarmee u op de omschrijving van de door u ingestelde BTW-tarieven kunt zoeken. In het inkoopboek kunt u alleen de BTW-codes gebruiken die betrekking hebben op inkoop. - [BTW-bedrag]: Aan de hand van de door u ingegeven BTW-code wordt automatisch het BTW-bedrag berekend. U kunt dit bedrag nog eventueel aanpassen. In het inkoopboek wordt het BTW-bedrag over het ingegeven exclusieve bedrag berekend. De invoer van BTW-gegevens is niet verplicht, maar wanneer u een BTWcode ingeeft, moet u ook een BTW-bedrag invullen. Omgekeerd kunt u alleen een BTW-bedrag invoeren wanneer u een BTW-code heeft ingegeven.

10 9 Dit is nodig om het BTW-overzicht op een juiste manier te kunnen presenteren. Zie hiervoor ook het stappenplan "Financiële overzichten" -hoofdstuk [Volume]: U kunt hier eventueel een volume of aantal ingeven. De invoer van een volume is overigens niet verplicht en kan per grootboekrekening uitgeschakeld worden. Recapitulatie Onder de ingevoerde grootboekgegevens wordt het zogenaamde recapitulatiescherm getoond. Hierin worden de factuurgegevens gegroepeerd per BTW-tarief en getotaliseerd. Tevens wordt hierin een uitsplitsing gemaakt in een bedrag exclusief BTW, een BTWbedrag en een bedrag inclusief BTW. Met behulp van deze recapitulatie kunt u eenvoudig controleren of de ingevoerde grootboekgegevens overeenstemmen met de inkoopfactuur. (Detail)informatie Links onderin het scherm wordt aanvullende (detail)informatie per ingevoerde grootboekregel getoond. Het gaat hier om de volgende gegevens: - Grootboek: hierachter wordt de naam van de ingevoerde grootboekrekening getoond. - Kostenplaats: wanneer er een kostenplaats is ingegeven, wordt hier de naam van de kostenplaats vermeld. Wanneer de ingave van een kostenplaats op de betreffende grootboekrekening niet nodig is, wordt dit veld in het grijs weergegeven. - Debiteur/Crediteur/Voorraad: wanneer u op een grootboekrekening van een subadministratie debiteuren, crediteuren of voorraad boekt, wordt hier de naam van de debiteur, crediteur of het artikel vermeld. Bij alle overige grootboekrekeningen blijft deze regel leeg. In het inkoopboek zal het niet vaak voorkomen voorkomen dat er in de grootboekregels ook op een subadministratie wordt geboekt. Immers, de inkoopfacturen worden in zijn geheel automatisch geboekt op de subadministratie crediteuren. - Omschrijving BTW: wanneer u BTW-gegevens heeft ingevoerd, wordt hier de naam van de gekozen BTW-code getoond.

11 Stap 5: Opslaan mutaties Wanneer u alle grootboekregels heeft ingevoerd, kunt u de inkoopfactuur opslaan door op de knop [Opslaan] te klikken. Een journaalpost kenmerkt zich door een evenwicht in debet- en creditbedragen. In het inkoopboek geldt dat het "saldo" van de mutaties automatisch op een door u toegekende grootboekrekening crediteuren wordt tegengeboekt. Deze grootboekrekening heeft u bij het inkoopboek ingevoerd in het stambestand dagboeken. Zie hiervoor ook het stappenplan "Stambestanden financiële administratie" -Stap 8-. De totaalgegevens van de inkoopfactuur worden dus gevormd door de onder -Stap 4- ingegeven grootboekgegevens. De factuur wordt in zijn geheel geboekt in de subadministratie crediteuren met de door u onder -Stap 3- ingegeven boekstukgegevens. U kunt een volgende inkoopfactuur invoeren door op de knop [Nieuw] te drukken (zie -Stap 3-). Wanneer u klaar bent met het invoeren van alle mutaties in het inkoopboek met het betreffende boekjaar en periode kunt u deze menukeuze verlaten door op de knop [Sluiten] te klikken. De inkoopfacturen blijven per boekjaar en periode bewaard tot aan het moment van doorboeken (zie -Stap 7-). U kunt deze inkoopfacturen op een later moment -maar vóór het doorboeken- nog wijzigen of aanvullen.

12 Stap 6: Controleren van de ingevoerde mutaties [Mutaties] [Afdrukken] Alvorens u de ingevoerde inkoopfacturen gaat verwerken in het grootboek en de subadministratie crediteuren kunt u hiervan een overzicht per boekjaar en periode afdrukken. Op deze controlelijst vindt u alle ingevoerde gegevens per boekstuk op een overzichtelijke manier terug. Met behulp van deze controlelijst kunt u de ingevoerde mutaties dan ook eenvoudig controleren. De controlelijst ziet er als volgt uit: Afbeelding 6 Bij het afdrukken heeft u de keuze voor vermelding van het interne factuurnummer of het crediteurfactuurnummer. Eventuele correcties kunt u aanbrengen door bij [Mutaties] [Invoeren] het inkoopboek en het betreffende boekjaar en periode opnieuw te kiezen. U kunt dan de ingevoerde factuur oproepen door het nummer direct in te toetsen achter het veld [Factuur] of door gebruik te maken van de bladerknoppen. Zie verder ook -Stap 3, Stap 4 en Stap 5- hierboven. Na het maken van de wijziging worden de gecorrigeerde gegevens opgeslagen door op de knop [Opslaan] te klikken. Het afdrukken van een controlelijst van ingevoerde inkoopfacturen kan zolang u de mutaties nog niet heeft doorgeboekt.

13 Stap 7: Verwerken van mutaties in het grootboek en subadministratie [Mutaties] [Doorboeken] Wanneer alle inkoopfacturen van een bepaalde periode door u zijn gecontroleerd en akkoord bevonden, kunt u overgaan tot het verwerken van deze gegevens. Met de menukeuze [Mutaties] [Doorboeken] verwerkt u de ingevoerde inkoopfacturen in uw grootboek en subadministratie crediteuren. Het doorboeken van mutaties gaat als volgt: - Selecteer het inkoopboek en het boekjaar en periode waarvan u de mutaties wilt doorboeken door op de betreffende regel te klikken. - Vervolgens klikt u op de knop [Volgende]. - U selecteert eventueel de juiste printer en klikt daarna op [Ok]. - Er wordt nu gevraagd of u de mutaties van het inkoopboek heeft afgedrukt. Als u dit niet heeft gedaan drukt u op [Nee] en volgt u eerst -Stap 6- hierboven. Het afdrukken van de mutaties ter controle is niet verplicht, maar wordt door ons wel aanbevolen. U kunt de vraag of u de mutaties heeft afgedrukt dus ook met "ja" beantwoorden als u dit niet gedaan heeft. U dient zich dan wel te realiseren dat afdrukken van de mutaties nadat u heeft doorgeboekt niet meer mogelijk is. Wanneer u voor [Ja] kiest, wordt er nog een laatste bevestiging gevraagd. Gaat u akkoord met het doorboeken van de inkoopfacturen van het genoemde boekjaar en periode dan kunt u hier [Ja] kiezen. Met [Nee] breekt u deze menukeuze af en wordt er niet doorgeboekt. Na het doorboeken wordt er een verslag afgedrukt op de door u gekozen printer. Op dit verslag wordt de journaalpost inclusief een aantal gegevens met betrekking tot de verwerking in het grootboek vermeld. Na het doorboeken zijn de gegevens verwerkt in het grootboek en de subadministratie crediteuren. De mutaties zijn dan niet meer bij [Mutaties] [Invoeren] op te roepen. Eventuele correcties op reeds doorgeboekte gegevens dient u via een aparte correctie journaalpost -veelal in het memoriaalboek- in te voeren en door te boeken.