Cash Connect - UBL. Interesse of wilt u meer informatie? Neem contact op met Cash Software:

Transcriptie

1 Inleiding Vanaf versie B08 zijn steeds meer functies in CASH volautomatisch geworden. Dat wil zeggen, dat handelingen volledig automatisch worden uitgevoerd, dus zonder uw tussenkomst. U geeft eenmalig op hoe u wilt dat zo een functie werkt en daarna heeft u er geen omkijken meer naar. Een functie kan ook worden geactiveerd om een automatische handeling uit te voeren op het moment dat externe gegevens worden gestuurd of ontvangen. Daarvoor zijn digitale verbindingen (koppelingen) met externe partijen ontwikkeld. Deze zijn verzameld in het nieuwe CASH CONNECT abonnement. In dit document zullen we ingaan op een van de belangrijkste functies om volautomatisch te kunnen werken in uw CASH-administratie: Het automatisch laten boeken van uw inkoopfacturen door deze als PDF- en/of UBLfactuur naar uw persoonlijke adres van uw administratie te (laten) sturen. In de vorige versies was het al mogelijk om handmatig uw UBL-inkoopfacturen in te lezen in uw CASH administratie. Het grote verschil nu met het nieuwe CASH CONNECT abonnement is dat dit nu volautomatisch gebeurt en met extra fiatteringsmogelijkheden voor uw medewerkers. Hoe werkt het De leverancier stuurt digitale facturen als.pdf-bestand met een.xml-bestand erbij, oftewel een UBL-bestand (Universal Business Language). In dit bestand staat de boeking voor het inkoopboek. Met deze twee bestanden kan CASH de boeking automatisch in het inkoopboek maken en de.pdf erbij opslaan, zodat u die altijd bij de boeking of het scherm van de te verwerken UBL-regels\te fiatteren inkoopfacturen kunt oproepen. Het enige wat u of uw leverancier hoeft te doen is deze UBL-factuur te mailen naar het unieke e- adres van uw administratie (RELATIENR.ADMICODE@efactuur.cashweb.nl). Elke administratie heeft dus een aparte digitale postbus met een unieke adres. Ontvangt u uitsluitend een.pdf van de factuur zonder.xml-bestand, dan is ook dat geen probleem. CASH stuurt deze PDF-factuur automatisch door naar Go2UBL, waar wij een volautomatische koppeling mee hebben (u heeft wel een aparte overeenkomst nodig met Go2UBL).

2 Go2UBL zorgt ervoor dat hier een boekingsbestand (UBL) van wordt gemaakt en stuurt deze ook weer automatisch door naar uw CASH-administratie. CASH boekt deze factuur in de bestemde administratie, waarna het ter fiattering of verwerking (afhankelijk van de instellingen) wordt aangeboden in uw startpagina. Mochten stamgegevens ontbreken, zoals bijvoorbeeld het OB-nummer, dan worden deze gegevens in CASH aangevuld. Vraag uw leverancier om UBL-facturen te sturen, zodat deze direct worden verwerkt of verwijs ze door naar CASH voor meer informatie. Als de factuur succesvol gematcht kan worden en gefiatteerd dient te worden, dan wordt er automatisch een bericht verzonden naar de betreffende medewerker dat er een factuur ter fiattering klaarstaat. U en uw medewerker(s) zien de te fiatteren facturen onder het nieuwe kopje Signaleringen in uw startscherm als Te fiatteren inkoopfacturen. Kan CASH de boeking niet uitvoeren, omdat deze niet kon worden gematcht vanwege bijvoorbeeld een onbekend KVK-nummer? Dan wordt uw assistentie gevraagd om deze te matchen. U kunt dit doen via Te verwerken UBL-regels onder het kopje Signaleringen. U ziet dat dit geschiedt op dezelfde manier als het matchen van de bankmutaties. Sommige leveranciers sturen u een dat uw facturen klaarstaan op hun portal. Met uw inlogcodes kunt u de PDF uitprinten en handmatig boeken in CASH. Met onze externe partner Storecove bieden wij een koppeling om deze facturen geheel automatisch als PDF voor u op te halen, te verrijken met een UBL-bestand om deze vervolgens naar uw digitale postbus te verzenden, zodat CASH de facturen automatisch voor u kan verwerken. Voor bovenstaande heeft u een aparte overeenkomst met Storecove in combinatie met een CASH CONNECT abonnement nodig. UBL Verwerking Er zijn 3 varianten om de UBL verwerking te kunnen doen: 1. U werkt niet met medewerkers in de administratie en dus ook niet met fiatteren, maar er is wel de wens om te accorderen. 2. U werkt met medewerkers in de administratie en de facturen moeten gefiatteerd worden. Alle UBL-facturen komen in het menu Te verwerken UBL-facturen en dienen vanuit hieruit geaccordeerd en gefiatteerd te worden. 3. U werkt met medewerkers in de administratie en de facturen moeten gefiatteerd

3 worden. Inkoopfacturen, die zijn gematcht rechtstreeks laten boeken in het inkoopdagboek en vanuit daar te fiatteren of te verdelen en de niet gematchte inkoopfacturen moeten verwerkt worden vanuit Te verwerken UBL-regels. Indien u in de crediteurenparameters de optie Automatisch inlezen heeft aangevinkt en hier tevens een medewerker heeft gekoppeld (rubriek Fiatteren door ) komen de ingelezen UBL-facturen, indien deze door CASH zijn gematcht, automatisch in het menu Te fiatteren inkoopfacturen. Instellingen variant 1 Het is zaak om bij de leveranciers voldoende NAW-gegevens te hebben om de UBLfacturen succesvol te kunnen matchen door CASH. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan: KvK-nummer, OB-nummer, IBAN, postcode en huisnummer (of een combinatie hiervan). Parameters instellen via tabblad UBL/Fiatteren in het menu Financieel Instellingen Crediteurenparameters

4

5 Instellingen variant 2 Het is zaak om bij de leveranciers voldoende NAW-gegevens te hebben om de UBL-facturen succesvol te kunnen matchen door CASH. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan: KvK-nummer, OB-nummer, IBAN, postcode en huisnummer (of een combinatie hiervan). Om te kunnen fiatteren moeten er in uw administratie medewerkers aangemaakt worden (menu Financieel Stamgegevens Medewerkers).

6 - Startpagina Hier dient u aan te geven dat de medewerker een signalering krijgt dat er te verwerken UBL-regels zijn (optie U & V). - Grootboekrekening Hier dient een grootboekrekening te worden vermeld die voor de betreffende medewerker wordt gehanteerd voor het 'parkeren' van de facturen die nog door hem of haar moeten worden gefiatteerd. Er wordt gecontroleerd of de grootboekrekening niet al gekoppeld is aan een andere medewerker. - Wachtwoord Hier kan een wachtwoord worden ingevuld dat moet worden ingegeven op het moment dat de geparkeerde inkoopfacturen worden gefiatteerd. - Pers. Code - In dit veld kan een tweede medewerker voor fiattering geselecteerd worden. Na de eerste fiat wordt de factuur doorgezet naar deze medewerker voor

7 een tweede fiattering. Eventueel kan dit beperkt worden door het veld grensbedrag. - Grensbedrag - Als het veld personeelscode gevuld is kan dit veld ook ingevuld worden. Facturen worden pas doorgezet naar de nieuwe medewerkerscode om te fiatteren als het factuurbedrag boven het grensbedrag komt. - Cc - adres waar een kopie van het formulier naar toe dient te worden g d. - Bcc - adres waar een kopie van het formulier naar toe wordt g d (een 'blinde' kopie). Dit kan bijvoorbeeld worden gebruikt om een archief aan te leggen van alle als verstuurde formulieren. - uitzetten - Met een vinkje kunt u hier instellen dat er geen mails worden verzonden vanuit de fiatteringsfuncties. Deze instelling is algemeen in de crediteurenparameters of specifiek bij de medewerker in te stellen. - Herinnering termijn - De termijn die geldt voor het verzenden van herinneringen op de mails die verzonden worden als er te fiatteren facturen zijn. De standaard termijn is 7 dagen, dat betekent dat als u zelf geen andere termijn invoert een te fiatteren factuur elke 7 dagen een herinnering genereert totdat deze wordt gefiatteerd of afgekeurd. Deze instelling is algemeen te maken in de crediteurenparameters of per medewerker. - Datum laatste - Hier wordt de laatste datum getoond dat er voor deze medewerker een mail verzonden is dat er een factuur te fiatteren is. Dit veld is niet te wijzigen, maar wordt ter informatie getoond. Indien u werkt met CASHWeb dient u de aangemaakte medewerkers nog te koppelen aan de gebruikerslogin van het CASHWeb-account. U gaat hiervoor naar de Startportal en kiest voor Beheer Gebruikers overzicht. Selecteer de gebruiker en koppel desbetreffende medewerker aan de gebruiker binnen CASHWeb. Dit is van belang, zodat elke gebruiker\medewerker ook zijn\haar signaleringen te zien krijgt op de Startpagina.

8

9 Parameters instellen via tabblad UBL/Fiatteren in het menu Financieel Instellingen Crediteurenparameters Zie het kopje Instellingen variant 1 voor meer informatie over het instellen van de parameters. Bij het dagboek Inkoop dient u bij de Eigenschappen aan te geven dat CASH vraagt of er door een medewerker gefiatteerd moet worden (menu Financieel Stamgegevens Dagboekcodes eigenschap waarde C ). Instellingen variant 3 De inrichting voor variant 3 is bijna gelijk aan variant 2. Enige uitzondering hierop is dat uw bij de crediteurenparameters op het tabblad UBL/Fiatteren een medewerker invult bij rubriek Fiatteren door.

10 Het verwerkingsproces Nadat u de inkoopfactuur (PDF\UBL) heeft doorgestuurd naar uw unieke postbus krijgt u in CASH een signalering om de factuur te verwerken (op de Startpagina onder het kopje Signaleringen ). LET OP : Indien u in de crediteurenparameters de optie Automatisch inlezen heeft aangevinkt en hier tevens een medewerker heeft gekoppeld (rubriek Fiatteren door ) komen de ingelezen UBL-facturen, indien deze door CASH automatisch zijn gematcht, in het menu Te fiatteren inkoopfacturen. Indien CASH de relatie kan matchen zal deze ook in het scherm ingevuld worden. Indien de relatie niet gevonden wordt kunt u zelf een bestaande relatie selecteren (F2-toets) of door een zoeknaam in te vullen automatisch een nieuwe relatie laten aanmaken door CASH.

11 CASH is zelflerend tijdens het matchen van de UBL-inkoopfacturen. CASH kijkt intelligent naar de boekingsregels, die direct worden geboekt in het inkoopboek op bepaalde relaties en zal steeds meer automatisch gaan matchen naar verloop van tijd. In het begin zult u zelf de boekingsregels moeten toekennen aan de juiste grootboekrekening en wordt hiermee het zelflerend proces binnen CASH opgestart. Eventueel kunt u in dit scherm ook de bedragen per boekingsregel uitsplitsen via de functietoets F4. Er zal per boekingsregel gevraagd worden wat het bedrag is, die u wilt uitsplitsen. Nadat u de boekingsregel(s) heeft toegekend aan de juiste grootboekrekeningen keert u met ESC-toets weer terug naar het vorige scherm. U heeft nu de mogelijkheid om een medewerker toe te kennen aan de factuur, die deze zal moeten fiatteren, voordat de UBL-factuur wordt doorgeboekt naar het inkoopboek. Als u nu met de ESC-toets het scherm verlaat krijgt u de vraag of de UBL-factuur doorgeboekt moet worden in uw administratie. Kiest u hier voor Ja. Er zal een bevesting verschijnen dat de factuur is ingelezen in uw administratie.

12 Als laatste (indien men een medewerker heeft geselecteerd voor het fiatteren) dient men nog de factuur te fiatteren. Op de Startpagina onder het kopje Signaleringen ziet u de optie Te fiatteren inkoopfacturen staan. Nadat u de factuur geselecteerd en heeft gefiatteerd ziet u de UBL-factuur in het inkoopboek staan. Voor meer informatie over het fiatteren van facturen verwijzen wij u naar de FAQ Fiatteren.