Verwerken van documenten Hier hebt u enkele keuzes met betrekking tot de verwerking van de documenten in VERO-Count.

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Verwerken van documenten Hier hebt u enkele keuzes met betrekking tot de verwerking van de documenten in VERO-Count."

Julius ten Wolde
5 jaren geleden
Aantal bezoeken:

Vero Count (Kluwer) Vero steunt E-invoicing met e-fff UBL (Universal Business Language) Een veel gestelde vraag aan MyBreex Customer Support is hoe documenten (verkoopfacturen, aankoopfacturen,

1 Vero Count (Kluwer) Vero steunt E-invoicing met e-fff UBL (Universal Business Language) Een veel gestelde vraag aan MyBreex Customer Support is hoe documenten (verkoopfacturen, aankoopfacturen, documenten) verzonden worden naar het Vero Count (Kluwer) dossier van een boekhouder of accountant. Vero Count (Kluwer) stelt u in staat om de elektronische documenten - die u van MyBreex ontvangt via BillSync - automatisch op te nemen en te verwerken. 1. Universal Business Language (UBL) activeren De algemene opties voor verwerking documenten kunt u vinden via: VERO-Count Systeem Opties -Documentverwerk Verwerken van documenten Hier hebt u enkele keuzes met betrekking tot de verwerking van de documenten in VERO-Count. Bij het veld Boeken kunt u opteren om documenten te boeken in het proefdagboek of u kunt deze in een wachtlijst plaatsen om later te boeken. Documenten uit de wachtlijst kunt u dan later opvragen om alsnog in het proefdagboek te boeken. Verder hebt u nog de keuze om de documenten die u importeert visueel voor te stellen. Indien u deze optie activeert, zal een PDF van de factuur naast het

2 boekingsscherm verschijnen. Dan hebt u ook nog de optie om de documenten volautomatisch te laten verwerken. Het afvinken van deze optie laat de factuur altijd weergeven. Bij het aanvinken van deze optie zal het document dus automatisch doorgeboekt worden naar het proefdagboek. Deze optie kunt u echter ook wijzigen links onderaan in het boekingsscherm. Als het verwerken van een document, een boekingsprobleem ondervindt, zal het document sowieso worden weergegeven (bv. als de klant of leverancier niet wordt herkend). U hebt nog de keuze om te groeperen per algemene rekening. Met deze optie kiest u of u uw detaillijnen van uw document al dan niet wenst te behouden in uw boekhouding. Deze optie is niet verenigbaar met het analytisch uitsplitsen van algemene rekeningen. Tenslotte kunt u ook de referentie bepalen bij het verwerken van een document waardoor ondermeer de betaling van het document aanzienlijk versneld kan worden. Voorkeursinstellingen Dit zijn de instellingen die zullen worden voorgesteld in de instellingen van de dagboeken als daarvoor de optie Documentverwerking toelaten aangevinkt wordt (cfr. Instellingen dagboeken). Bronmap Bij Bronmap kunt u het pad opgeven waar u uw te verwerken documenten opslaat nadat u deze bijvoorbeeld ontvangen hebt per mail. Standaard wordt een uniek pad opgegeven: afhankelijk van uw installatie. U kunt dit manueel aanpassen of browsen in de verkenner door op de icoon bladeren (ALT-B) te klikken rechts van het veld. Archiefmap De verwerkte documenten worden bijgehouden in een Archiefmap. In dit veld kunt u aangeven hoe u uw archiefmap wenst te noemen. Standaard wordt de naam back-up gebruikt, vanzelfsprekend kunt u dit weer aanpassen. De niet verwerkte documenten zullen zich ook in deze map bevinden! Bestandsnaam In het veld Bestandsnaam archief kunt u bepalen hoe een verwerkt document opgeslagen moet worden in de archiefmap. De bestandsnaam is opgebouwd uit verschillende variabelen door middel van tags. Hier kunt u tags verwijderen of toevoegen naar uw wens. Zoals hierboven al vermeld, kunt u via rechtermuisknop alle mogelijke tags raadplegen en invoegen. Ook hier wordt er standaard iets voorgesteld: <ORIGINAL.FILENAME>- <SYSTEM.TODAY>-<SYSTEM.TIME>.<ORIGINAL.EXTENSION>. 2. Instellingen dagboeken Per dagboek kan worden geconfigureerd of u documenten wenst te verwerken. Dit doet u via deze weg: VERO-Count Bestand - Aankoopdagboek of Verkoopdagboek -Wijzigen. Onderaan is een vak gewijd aan het verwerken van documenten. Hier kunt u aanvinken of u het inlezen van documenten voor het dagboek in kwestie wilt toelaten. Standaard zal het Verwerken documenten toelaten uitgevinkt zijn. Als u dit aanvinkt, zullen alle instellingen overgenomen worden die u hebt ingegeven bij de algemene opties Verwerking documenten.

U kunt hier alsnog wijzigingen aanbrengen indien u voor dat bepaalde dagboek zou willen afwijken van de algemene opties. Controleer zeker dat Documentverwerking toegelaten is. 3.

3 U kunt hier alsnog wijzigingen aanbrengen indien u voor dat bepaalde dagboek zou willen afwijken van de algemene opties. Controleer zeker dat Documentverwerking toegelaten is. 3. Verwerking documenten Via de gekende weg om manuele ingave in een verkoopdagboek of aankoopdagboek uit te voeren, kunt u ook externe documenten verwerken. U gaat dus naar: VERO-Count Boeken - Verkopen of Aankopen Dagboek - Verwerken documenten (Import documenten) of eenmaal in het Ingavescherm kunt u op het Verwerk documenten icoon (ALT-V) klikken.

tip van een VERO-Count boekhouder: "Bij het importeren van ubl-bestanden (e-fff) moet je kiezen voor standaard ingave scherm aankopen (zie hieronder)" Als mogelijke verwerking wordt

De verkenner zal geopend worden op de eerder ingestelde locatie bij de voorkeurinstellingen van het dagboek (indien ingesteld).

4 tip van een VERO-Count boekhouder: "Bij het importeren van ubl-bestanden (e-fff) moet je kiezen voor standaard ingave scherm aankopen (zie hieronder)" Als mogelijke verwerking wordt het importtype vanuit een bestandsmap beschreven (zoals UBL 2.0 formaat). De verkenner zal geopend worden op de eerder ingestelde locatie bij de voorkeurinstellingen van het dagboek (indien ingesteld). Meerdere documenten kunnen worden geselecteerd om in VERO te importeren. Om meerdere documenten te selecteren, houdt u CTRL ingedrukt terwijl u de gewenste bestanden aanklikt. Indien u de archiefmap niet ziet staan, hebt u waarschijnlijk nog geen import uitgevoerd. Daarna krijg je een inboekscherm, waarin alle velen editeerbaar zijn, met pdf ernaast.

5 4. Een document verwerken Als het document niet automatisch verwerkt wordt, dan kunt u dit verder aanvullen in het Document verwerkingsscherm. U kunt het document ook aanvullen door het icoontje Wijzigen aan te klikken (ALT-W). Het is de betrachting van Vero Count om de gebruiker zoveel mogelijk te helpen bij het verwerken van een document. Dit gebeurt door de informatie die uit het te verwerken document en de al eerder aangemaakt koppelingen gehaald worden. De kleurencode zal u begeleiden bij het vervolledigen van de verwerking. U kunt hier nog verschillende velden aanpassen naar uw wensen, ongeacht hun kleurencode: Zo kunt u, indien u dit wenst, een ander Dagboek, Boekjaar en Periode selecteren. Zo kan ook het stuknummer of het documentnummer bepaald worden. In het dagboek verkopen stelt wordt het documentnummer (indien numeriek) uit het (extern) document voorgesteld. Bij verwerken naar een aankoopdagboek zal echter het eerstvolgende nummer van het aankoopdagboek weergeven worden. Het is tevens mogelijk om tijdens de verwerking van het document, de referentie te overschrijven. De referentie wordt overgenomen uit de algemene opties van de documentverwerking. Deze referentie zal worden aangevuld met de nodige factuurgegevens bij het verwerken van een document naar een aankoopdagboek. Zo zult u eventueel Btw(code) kunnen kiezen, rekening houdende met het btw-regime en het percentage van verkopen en/of aankopen. Het beheren van de koppelingen (Leveranciers overzicht Extra - Koppelingen andere pakketten ). Het moet mogelijk zijn om deze koppelingen eventueel ongedaan te maken. Het is mogelijk om via de leverancierfiche, deze koppelingen te beheren. Dezelfde aanmerkingen gelden ook voor de klant wanneer u naar het verkoopdagboek verwerkt. Indien er niets meer gewijzigd moet worden, kunt u het document boeken door op het icoon Boeken te klikken (ALT-B). Na de boeking kunt u een overzicht van de blokkerende fouten opvragen in een tekstscherm op het verwerkingsscherm. kunt de verwerking van het document annuleren door op het icoon Annuleren (ALT- A) te klikken. Hiermee wordt de factuur in een wachtlijst met nog niet verwerkte documenten geplaatst. U kunt dan later het document oproepen met uw aanpassingen. Om de factuur als PDF te laten weergeven in een apart scherm, klikt u op het icoon Link (ALT-L). 5. Niet verwerkte documenten Via de gekende weg om manuele ingave in een verkoopdagboek of aankoopdagboek uit te voeren, kunt u ook externe documenten verwerken. U gaat dus naar: VERO-Count Boeken - Verkopen of Aankopen Dagboek -Opzoeken niet verwerkte documenten Of eenmaal in het ingavescherm kunt u op het Niet Verwerkte documenten icoon (ALT-N) klikken.

6 U kunt ook via de Niet verwerkte documenten selecteren via een afzonderlijk menupuntje. VERO-Count Utilities - Opzoeken niet verwerkte documenten. Het scherm van de Niet verwerkte documenten bestaat uit een selectiegedeelte en een lijst met de niet verwerkte documenten. Via de knop Raadplegen, kunt u een document selecteren en verder aanvullen of verwerken. Bron: Vero Manual - verwerking documenten (Kluwer) + lesson learned tevreden VERO count boekhouders

Vergelijkbare documenten

Doc-it-Easy import In Vero Account.

Doc-it-Easy import In Vero Account www.wolterskluwer.be/business-software Doc-it-Easy 1 Nuttige informatie Handleiding Service Center, professionals @ your service 1-2-3 Support U kan 24/24, uw vraag of