Samenwerken met icounting. Beschrijving betalingsrol

Transcriptie

1 Samenwerken met icounting Beschrijving betalingsrol

2 Inhoudsopgave 1 Samenwerken 3 2 Betalingsrol 3 3 Hoe werkt het? 3 4 Inrichting 3 5 Betalingen fiatteren 3 6 Betalingen uitschrijven 8 7 Informatie over crediteuren De functie Informatie De functie Rapporten 11 8 Prijzen 13 9 Slot 13 2

3 1 Samenwerken Wij zijn verheugd dat u heeft gekozen voor een samenwerking met icounting, waarbij u gebruik maakt van de betalingsrol. In deze gebruikershandleiding wordt het proces van betalen van inkoopfacturen via icounting beschreven. Mocht u naar aanleiding van het lezen van deze handleiding nog aanvullende vragen hebben, dan kunt u uiteraard contact met ons opnemen op telefoonnummer of via het adres info@icounting.nl. 2 Betalingsrol Bij de betalingsrol bent u zelf verantwoordelijk voor het betalen van uw crediteuren. Alle overige handelingen, zoals het verwerken van in- en verkoopfacturen en het inlezen van bankafschriften worden verzorgd door icounting. Voordat u de inkoopfacturen kunt betalen met icounting, zullen wij deze voor u verwerken via UBL. UBL staat voor Universal Business Language en geeft in bestandsvorm de inhoud van een factuur weer. Doordat wij werken met UBL is het voor u mogelijk om de inkoopfacturen in icounting in PDF te openen. Op deze manier kunt u de facturen altijd en overal benaderen. 3 Hoe werkt het? U stuurt uw inkoopfacturen naar uw eigen adres [KVKNUMMER@icounting.nl] of laat uw leveranciers de facturen per versturen naar dit adres. Van alle inkoopfacturen die naar uw adres bij icounting worden verzonden, krijgt u een cc bericht. Zodra wij de inkoopfacturen hebben ontvangen, zullen wij deze voor u verwerken in uw administratie. Houd er rekening mee dat de verwerking van de facturen minimaal 1 dag duurt. Vervolgens logt u of een medewerker die bevoegd is in op uw administratie bij icounting. U kunt in uw administratie de facturen bekijken en betalen door middel van een SEPA bestand. Dit bestand wordt gebruikt voor betalingen binnen de EU. In de onderstaande alinea s wordt beknopt beschreven hoe u facturen kunt fiatteren en betalen met icounting. 4 Inrichting Voordat u kunt starten met het fiatteren en betalen van facturen via icounting, dient de administratie ingericht te worden. Zo dienen de bevoegde medewerkers aangemaakt te worden en hun bevoegdheden vast gelegd te worden. Daarnaast dienen de vaste gegevens van uw leveranciers ingevoerd te worden. Het gaat hierbij om de NAW gegevens, maar ook om de financiële gegevens, zoals het KvK nummer, BTW nummer, IBAN nummers en betalingstermijnen. In overleg met u kunnen wij de inrichting voor onze rekening nemen of kunt u de inrichting zelf doen. 3

4 5 Betalingen fiatteren Met Betalingen fiatteren (onder de functie Bankieren) kunt u of een bevoegde medewerker de inkoopfacturen nakijken op juistheid. In het scherm Betalingen fiatteren staan alle openstaande inkoopfacturen die naar uw adres gestuurd zijn. De facturen zijn hier te openen in PDF. Facturen zijn eenvoudig te openen met Documenten. In de afbeelding hieronder is een voorbeeld van een inkoopfactuur te zien, welke in PDF is opgeroepen. 4

5 Mocht u het niet eens zijn met een inkoopfactuur, dan kunt u in dit scherm aangeven dat de factuur betwist is door middel van Betwist. Betwiste facturen kunnen dan niet gefiatteerd worden voor het uitschrijven van een betaling. Voor de betwiste facturen dient contact opgenomen te worden met de leverancier voor een creditnota of een aanvullende factuur. Links onderin uw scherm is de legenda opgenomen, evenals de informatie van de crediteur. In de legenda wordt een uitleg gegeven over de status van een factuur. Tevens kunt u onderin het scherm op Crediteur aanpassen klikken. Hiermee komt u in Tabellen en kunt u de vaste gegevens van de crediteur bewerken of aanvullen. In het scherm Betalingen fiatteren kunt u zelf aangeven welke facturen getoond dienen te worden: alle facturen, alleen betwiste facturen of alleen de te fiatteren facturen. 5

6 Inkoopfacturen die middels een automatische incasso betaald worden, dienen uiteraard niet meegenomen te worden in het betaalbestand wat u gaat uitschrijven. U wilt facturen immers niet dubbel betalen. Per crediteur kunt u aangeven of u een machtiging tot incasso heeft afgegeven. In het scherm Betalingen fiatteren kunt u vervolgens zien voor welke crediteuren een automatische incasso is afgegeven. Facturen fiatteren kunt u eenvoudig doen door op Fiatteren inkoopfactuur te klikken, maar u kunt het ook doen door dubbel te klikken op een factuur. De factuur is nu gefiatteerd. 6

7 Reeds gefiatteerde facturen kunnen niet als betwist aangemerkt worden. Hiervoor dient de factuur eerst als niet gefiatteerd aangemerkt te worden, om hem vervolgens de status betwist mee te geven. Dit kunt u doen door op Niet gefiatteerd te klikken of door weer dubbel te klikken op de regel. Indien een factuur gefiatteerd is, wordt hij zichtbaar in het scherm Betalingen uitschrijven. In dit scherm komen dus alleen de gefiatteerde facturen. Nadat u of uw medewerker klaar is met het fiatteren van facturen, kunnen de betalingen worden uitgeschreven. Hiervoor gaat u naar Bankieren Betalingen uitschrijven. 7

8 6 Betalingen uitschrijven In het scherm betalingen uitschrijven komen alleen de gefiatteerde facturen voor. Ook in dit scherm is het mogelijk om de facturen op te roepen in PDF door op Documenten te klikken. Het kan voorkomen dat u het niet eens bent met een gefiatteerde factuur. U kunt dan hier nog de fiattering terugdraaien en de factuur de status Betwist meegeven. Deze facturen verdwijnen dan in het scherm Betalingen uitschrijven. Bij het uitschrijven van betalingen dient u aan te geven met welke bankrekening u betalingen wilt gaan verrichten. Dit kunt u bovenin aangeven. Indien u het prettig vindt, is het mogelijk om vooraf een lijst van de nog te betalen facturen uit te draaien. Tevens kunt u, voordat u de betalingen daadwerkelijk gaat uitschrijven, een lijst van de geselecteerde betalingen afdrukken. Op de manier kunt u op een later tijdstip nog terugzien welke facturen zijn meegenomen in het betaalbestand van bijvoorbeeld 15 september. 8

9 Geselecteerde betalingen kunnen nog gewijzigd worden, bijvoorbeeld in het geval van betalingskorting of een uitgestelde betaling. Zo kunt u per betaling het bedrag en de gewenste verwerkingsdatum aanpassen. De gewenste verwerkingsdatum staat standaard op direct betalen. Ook in het scherm Betalingen uitschrijven is links onderin uw scherm de legenda opgenomen, evenals de informatie van de crediteur. In de legenda wordt een uitleg gegeven over de status van de factuur. Tevens kunt u ook hier onderin het scherm op Crediteur aanpassen klikken en daarmee de vaste gegevens, zoals het IBAN nummer van de crediteur bewerken of aanvullen. Om de geselecteerde facturen uit te schrijven, klikt u op Betalingen uitschrijven. Het SEPA bestand wordt dan uitgeschreven naar de locatie op uw computer die ingevuld staat. U kunt vervolgens in uw omgeving voor internet bankieren het SEPA bestand inlezen en de betalingen verrichten. 9

10 7 Informatie over crediteuren Informatie over de crediteuren is op twee manieren te verkrijgen, namelijk via Informatie op je scherm of via Rapporten als uitdraai. Dit geldt overigens ook voor de debiteuren. 7.1 De functie Informatie Via de functie Informatie kunt u de actuele stand van uw crediteuren inzien. Hierbij kunt u kiezen om alle of alleen de openstaande crediteuren te tonen. Per crediteur ziet u dan het actuele saldo. 10

11 Een overzicht van de openstaande posten kun je via Informatie per crediteur afdrukken. Een lijst van alle openstaande crediteuren kun je via Rapporten afdrukken. Dit wordt in het volgende hoofdstuk beschreven. Door dubbel te klikken op een crediteur, wordt de crediteurenkaart geopend. Hier ziet u de achterliggende informatie, zoals de betalingsdatum. Ook hier heeft u de keuze om alle posten of alleen de openstaande posten te tonen. De facturen zijn hier ook in PDF te benaderen en de vaste gegevens van de crediteuren kunnen ook via Informatie aangepast worden. 11

12 7.2 De functie Rapporten Informatie over de crediteuren kunt u via Rapporten als uitdraai benaderen en afdrukken naar de printer of exporteren naar een Excel bestand. Dit geldt ook voor de debiteuren. U heeft hier de keuze uit verschillende rapporten, zoals een lijst van de openstaande posten, maar ook is het mogelijk om de historische mutaties per crediteur per jaar af te drukken of een overzicht van het inkoopsaldo. Via Rapporten Bankieren kunt u rapporten afdrukken inzake de betalingen. U heeft hier de keuze uit de Gefiatteerde of Geselecteerde betalingen, maar ook uit de Nog te betalen facturen. Deze rapporten kunt u per crediteur of van alle crediteuren tezamen afdrukken. 12

13 8 Prijzen In de tabel hieronder staan de prijzen beschreven voor de betalingsrol. Er zijn bij deze rol ook extra modules beschikbaar waar u gebruik van kunt maken. Rol Functies Klant Prijs per maand icounting werkzaamheden Indicatie Tarief Betalingsrol - Betalen crediteuren 15,- - Inkoopfacturen verwerken via UBL tot 60 facturen op jaarbasis - Inkoopfacturen verwerken via UBL vanaf 60 facturen op jaarbasis - Verkoopfacturen boeken - Aanmaningen versturen - Bankafschriften inlezen - Kas inlezen - Journaalposten inlezen - Nalopen administratie 3,- per factuur 2,25 per factuur 3,- per factuur 3,- per aanmaning 25,- per handeling 15,- per handeling 15,- per handeling 300,- per kwartaal Extra opties - Extra rol voor autorisatie facturen - Urenregistratie - Voorraadbeheer 5,- 75,- 75,- - Inrichten administratie 200,- eenmalig *Alle prijzen zijn excl. btw 9 Slot Met deze beknopte handleiding hopen wij u een goed beeld te hebben gegeven van de Betalingsrol binnen icounting. Heeft u nog vragen, neem contact op met onze deskundige medewerkers die u graag verder helpen. Wij gaan de samenwerking graag met u aan! Contactgevens 1814 XC Alkmaar Telefoon: info@icounting.nl 13