finast Brochure financiële software Grootboek

Transcriptie

1 Brochure De meeste systemen verlangen te veel en te complexe handelingen bij het invoeren en opvragen van de benodigde gegevens. Dat wil zeggen veel tijdverlies. FINAST ontzorgt. FINAST is een pakket wat volgens de laatste eisen is gebouwd en is de kern voor de automatisering van uw bedrijfsvoering. Gebruiksvriendelijk, online documentatie en help. In FINAST zijn veel functies beschikbaar waarmee u een moderne boekhouding kunt voeren. Hieronder vindt u informatie over de belangrijkste functies in FINAST. Grootboek De financiële journaalposten worden in FINAST geboekt via dagboeken. De invoerfunctie in het boeken is eenvoudig: elke boeking wordt op dezelfde manier uitgevoerd. Op het scherm ziet u het nog te boeken saldo. Alle informatie van het boekstuk staat op één scherm. De ingevoerde dagboekmutaties worden direct verwerkt op de grootboekrekeningen. FINAST registreert alle mutaties en houdt de saldi bij in de geboekte perioden, daardoor zijn deze direct zichtbaar in alle rapportages en overzichten. In FINAST kunt u achteraf foute boekingen herstellen door de boeking op te roepen en de fouten te corrigeren. 1 Met FINAST leest u uw bankafschriften automatisch in. Openstaande facturen worden afgeboekt op basis van betalingskenmerk, IBAN nummer, debiteurennummer of factuurnummer. Worden er meerdere openstaande facturen met één overboeking betaald, dan kan het lastig zijn om te achterhalen welke facturen precies zijn betaald. De afletterfunctie zorgt ervoor dat u de af te boeken facturen snel kunt vinden. Dient een journaalregel over meerdere perioden geboekt te worden, dan kan FINAST voor u een automatische verdeling maken. Ook kunt u het bedrag handmatig verdelen over een aantal perioden.

2 Komen er regelmatig terugkerende boekingen voor zoals bijvoorbeeld huur, reserveringen en abonnementen? In FINAST kunt u deze boekingen éénmaal ingeven, waarna deze vervolgens periodiek worden uitgevoerd via automatische boekingen. Het rekeningschema is zelf in te delen. Uw huidige rekeningschema kan veelal ongewijzigd worden overgenomen in FINAST. FINAST voorziet in een overall rekeningschema. U gebruikt bij al uw bedrijven hetzelfde rekeningschema. Correcties die u in de vorige jaren invoert werken automatisch door in het nieuwe jaar, dus ook in de beginbalans van de jaren erna. Bij de jaarovergang hoeft u alleen het nieuwe boekjaar en periodekalender te openen. Daarna kunt u meteen doorgaan en boeken in het nieuwe boekjaar. U hoeft vorige boekjaren en perioden niet af te sluiten om in een volgende periode of boekjaar te kunnen boeken. U kunt echter wel perioden en boekjaren blokkeren zodat er niet meer in geboekt kan worden. In FINAST kunnen een onbeperkt aantal grootboekrekeningen worden gebruikt. Aan de grootboekrekeningen zijn verdichtingen gekoppeld. Dit zijn dimensies waarmee u de grootboekrekeningnummers groepeert. FINAST maakt de beginbalans op uit de eindbalans van het vorig jaar. Als u daarna nog gaat boeken in eerdere jaren dan zal FINAST automatisch de beginbalans voor u bijwerken. 2 Historie De historie van uw grootboek kan eenvoudig worden opgevraagd. Diverse sorteermogelijkheden maken het gemakkelijk om informatie over grootboekrekeningen, boekstukken en dagboeken op te vragen.

3 In het afdrukken van de grootboekkaarten, de periodebalans, de saldibalans, de verlies & winst rekening, enz. is voorzien. Alle overzichten zijn op het scherm, op de printer, in PDF en in Excel op te vragen. Budgetten FINAST voorziet in het werken met budgetten op uw grootboekrekeningen, op de kostenplaatsen en op kostendragers. De periodebalans of de saldibalans kunt u opvragen over één of meerdere perioden. De weergave is door u zelf in te stellen, zodat het overzicht er uit komt zoals het door u gewenst is. Door op het scherm op de saldi in de balans door te klikken, kunt u de boekingen bekijken die bij dit saldo horen. Materiële vaste activa Met de module Materiële Vaste Activa worden periodiek de afschrijvingen doorgeboekt. De aanschafwaarde, de restwaarde en het aantal af te schrijven termijnen legt u eenmalig vast. De ondersteunde afschrijvingsmethodieken zijn: lineair, degressief, degressief naar lineair of met een vast bedrag. FINAST verwerkt deze afschrijving automatisch in uw administratie. 3 Met FINAST kiest u voor een gelijkwaardige verdeling van het jaarbudget over de perioden, desgewenst kunt u een afwijkend budget per periode invoeren. Op de overzichten geeft FINAST de gerealiseerde bedragen, de budgetbedragen en het afwijkingspercentage weer. Debiteuren / crediteuren Veelal is er één subadministratie debiteuren en crediteuren. In FINAST kunt u zelf subadministraties definiëren. FINAST kan voor u een betaalof incasso advies aanmaken. Als bij het boeken de factuur is ingescand, dan kunt u bij het valideren van de betalingen informatie van de ingescande factuur opvragen.

4 Is de betaal- of incasso opdracht gereed dan leest u het SEPA bestand in met uw telebankingprogramma en verstuurt dit daarna naar uw bank. Tevens voorziet FINAST in buitenland betalingen. Overzichten betreffende omzet, facturen, ouderdomsanalyse, enz. zijn standaard in de debiteuren- en crediteurenmodules aanwezig. In FINAST legt u een adres maar één keer vast. FINAST werkt met een adressenbase. Daarna kunt u de adresgegevens gebruiken voor debiteuren en / of crediteuren. Wijzigt het adres? Op één plaats aanpassen is voldoende. Vreemde valuta Per boekstuk is een valuta aan te geven zodat het grootboek en de subadministraties worden bijgewerkt tegen de op dat moment geldende koers. Mocht u een bankrekening in vreemde valuta hebben, dan volstaat een valutacode die is gekoppeld aan het dagboek. Een koerswijziging van de valuta wordt direct verwerkt. Dit gebeurt in de vorm van een herwaardering van de subadministraties en de in de vreemde valuta gevoerde bankrekeningen. Eventuele koersverschillen worden automatisch verwerkt naar een door u aangewezen grootboekrekening. Na een koerswijziging blijft de historische koers in de koerstabel bewaard. Is er een deel van uw business buiten Nederland? Dan heeft u wellicht ook te maken met vreemde valuta. In FINAST kunt u de administratie in elke gewenste basisvaluta invoeren. 4

5 Gegevens exporteren Voor het uitwisselen van uw gegevens met de belastingdienst en/of uw accountant voorziet FINAST in het genereren van een Audit-file. U kunt met FINAST alle overzichten naar Excel exporteren. Autorisaties FINAST is multi-user, er kunnen binnen uw bedrijf een onbeperkt aantal medewerkers mee werken. In FINAST kunt u medewerkers, gebruikers, autoriseren voor programma s en bepaalde functies binnen die programma s. Koppelen van uw maatwerksystemen Op eenvoudige wijze kan uw maatwerksysteem gekoppeld worden met FINAST. Daarvoor ontwikkelen wij een interface die er voor zorgt dat FINAST naadloos aansluit bij uw maatwerksysteem. Daardoor kunt u voor FINAST kiezen en hoeft u uw stamgegevens debiteuren/ crediteuren toch maar één keer in te voeren. 5