Gebruikershandleiding. NEO facturatie. Powered bij Twinfield. NEO facturatie

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding NEO facturatie Powered bij Twinfield NEO facturatie

2 Copyright Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronisch of op welke andere wijze ook en evenmin in een retrieval systeem worden opgeslagen zonder voorafgaande, schriftelijke toestemming van de uitgever. Hoewel dit cursusboek met zeer veel zorg is samengesteld, aanvaardt Twinfield geen enkele aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit cursusboek. De beschrijvingen in deze publicatie alsmede de functies zijn voor wijzigingen vatbaar zonder bericht. Contactgegevens Twinfield International N.V. De Beek MS Hoevelaken Tel Inlogadres: Publicatie informatie Auteursrecht Twinfield International N.V. Versie 6.3 Dit materiaal is ontwikkeld, geschreven en samengesteld door Twinfield Academy. Eventuele opmerkingen kunt u sturen naar Gedrukt in Nederland op gerecycleerd papier of digitaal gepubliceerd in Portable Document Format (PDF) NEO Verkoop

3 Inhoudsopgave 1 Overview Facturatie classic Factureren overview Facturen Invoeren factuur Basis instellingen factureren Factuur sjabloon Factuur sjabloon Aanmaken factuur artikelen Aanmaken klanten NEO Verkoop 3-19

4 1 Overview Facturatie classic NEO Verkoop 5-19

5 In Twinfield zijn drie mogelijkheden om verkoopboekingen vast te leggen: Neo Verkoop Facturatie (klassiek) Factuur mutaties (zonder geprinte verkoopfactuur) Factureren De nieuwe eenvoudige manier van factureren waarbij de verkoopfactureren via de mail naar de klanten gestuurd worden en u via tijdlijnen de historie van de factuur kunt bijhouden, inclusief of uw klanten de facturen gezien hebben. De 'persona' voor wie de Factureren functionaliteit is ontwikkeld, is de ondernemer die tot op heden zijn volledige administratie door een accountants-/administratie kantoor laat verzorgen. De verkoopfactuur wordt gemaakt in bijvoorbeeld Word of Excel. Het is mogelijk om eerst offertes te maken die na acceptatie door de klant direct overgezet kunnen worden naar een verkoopfactuur. Facturatie (klassiek) U kunt factureren op basis van een artikel- en artikelgroepenbestand en u kunt factureren op basis van uren, onkosten en hoeveelhedengegevens uit uw projectadministratie. Voor beide methoden geldt dat u zelf een lay-out kunt samenstellen in Microsoft Word. Het is mogelijk om artikelen en verkooptransacties te importeren via Microsoft Excel. Factuur mutaties (zonder geprinte verkoopfactuur) Wanneer de verkoopfactuur in een ander pakket gemaakt wordt kunt u de verkoopboekingen handmatig of via een import (webservices of Excel) in Twinfield invoeren NEO Verkoop

6 2 Factureren overview De TwinApp Factureren is volledig geïntegreerd in het online boekhouden van Twinfield. Zodra u een verkoop factuur verstuurd uit Twinfield Factureren zullen de openstaande posten debiteuren en het grootboek automatisch worden bijgewerkt. Door het verzenden van de factuur wordt een verstuurd naar de klant. Vanuit de mail kan de klant de factuur direct in Deeplink opvragen en indien gewenst printen. Uw accountant heeft ook toegang tot uw administratie. Hij kan eenvoudig de rest van uw boekhouding verwerken of u ondersteunen als u vragen heeft bij het verkoopproces. In de volgende hoofdstukken krijgt u uitleg over elk onderdeel van de Twinfield module Factureren. Factureren Aanmaken nieuwe debiteur Aanmaken artikelen Aanpassen en factuur sjabloon NEO Verkoop 7-19

7 3 Facturen NEO Verkoop 9-19

8 Op het Factureren dashboard kunt u nieuwe facturen aanmaken en ziet u ook direct welke factureren zijn aangemaakt (Voorgesteld) en verstuurd (Niet vervallen). Indien een factuur nog niet betaald is de op vervaldatum, dan zal de factuur worden vermeld onder de optie Vervallen. Heeft de klant de factuur betaald dan wordt de factuur vermeld onder de optie Betaald. Door op een optie te klikken ziet u alle bijbehorende facturen. Maak gebruik van elektronische bankafschriften in Twinfield en u krijgt up to date informatie over de betaalde facturen door uw klanten. Aan de rechterkant van het scherm ziet u de volgende iconen: Nieuwe factuur invoeren. Nieuw artikel toevoegen. Nieuwe klant toevoegen. Overzicht van te versturen facturen. Overzicht van aanwezige artikelen. Overzicht van aanwezige klanten. Aanpassen factuur sjabloon. Aanpassen factuur sjabloon NEO Verkoop

9 3.1 Invoeren factuur Door te klikken op de verschillende secties op de factuur kunt u, Een een klant selecteren of aanmaken. Factuurdatum, vervaldatum aanpassen en refentie toevoegen. Indien de hoofdgebruiker (bijvoorbeeld uw accountant) projectnummers aanmaakt kunt u de omzet ook op een project boeken. Koptekst voor deze factuur wijzigen. Artikelregels toevoegen. U kunt bestaande artikelen selecteren maar ook direct nieuwe artikelen toevoegen. Aanvullende tekst voor deze factuur wijzigen/toevoegen. U kunt een nieuwe factuur direct naar uw klant mailen met een deeplink (optioneel inclusief pdf) of opslaan op uit te printen en via de post naar uw klanten te sturen. De factuur wordt tevens geboekt naar de boekhouding in Twinfield. Indien u de factuur eerst aanmaakt wordt er nog geen factuurnummer toegekend en wordt de factuur nog niet verstuurd naar de klant. De factuur is dan terug te vinden onder "Te versturen facturen" en is nog wijzigbaar. NEO Verkoop 11-19

10 3.1.1 Niet vervallen facturen Zodra de factuur verstuurd is wordt deze getoond onder "Niet vervallen facturen". Indien de factuur met een Deeplink is verstuurd kunt u aan de rechterkant aan het oogje zien of de klant de factuur heeft ingezien. Door op de factuur te klikken kunt u de tijdlijn van de factuur opvragen NEO Verkoop

11 3.1.2 Wijzigen facturen og niet verstuurd factuur Zolang een factuur nog niet verstuurd is kunt u deze nog wijzigen. Klik op de factuur en kies de sectie die u wilt wijzigen. U kunt de factuur ook nog Verwijderen. Verstuurde facturen Zodra een factuur verstuurd is naar de klant en een factuurnummer heeft gekregen kunt u deze niet meer wijzigen. U kunt wel een credit factuur aanmaken en een nieuwe factuur versturen. NEO Verkoop 13-19

12 4 Basis instellingen factureren Om met de TwinApp facturen te kunnen werken moet u een aantal basis instellingen vastleggen. Factuur sjabloon. Factuur sjabloon. Factuurartikelen. Debiteuren 4.1 Factuur sjabloon U dient de mail die wordt gestuurd naar uw klant aan te passen. Door te klikken op Variabele kunt u een keuze maken uit verschillende velden die worden getoond in uw sjabloon. Deze "Merge fields" worden automatisch gevuld door het systeem zodra u de factuur verstuurd naar uw klant. NEO Verkoop 15-19

13 4.1.1 Verificatie adres Standaard zal de uit naam van uw bedrijf verstuurd worden, maar met Twinfield als 'van' . U kunt ook uw eigen adres instellen. Om dit geldigheid van dit adres te controleren krijgt u een verificatie mail die u moet bevestigen Toevoegen logo U kunt uw eigen logo in de toevoegen. Klik op HTML bron bewerken. Voorbeeld: <a href=" <img src=" href img src Hier kunt u de link naar uw eigen website instellen. Hier geeft u de verwijzing op waar u het logo hebt opgeslagen NEO Verkoop

14 4.2 Factuur sjabloon U kunt uw eigen factuur sjabloon inrichten. Zo kunt u bijvoorbeeld uw eigen logo, koptekst, afsluitende tekst envoettekst toevoegen of lettertypes instellen. Ook kunt u uw eigen briefpapier als achtergrond toevoegen. Indien u eigen briefpapier als achtergrond wilt toevoegen aan de factuur dan dient u het briefpapier als PNG bestand te uploaden. NEO Verkoop 17-19

15 4.3 Aanmaken factuur artikelen Bij de artikelen geeft u simpelweg de omschrijving, de prijs (exclusief btw) en het btw-percentage op. Standaard wordt bij omzetsoort de grootboekrekening getoond waarop de opbrengsten geboekt moeten gaan worden. Indien gewenst kunt u deze grootboekrekening aanpassen NEO Verkoop

16 4.4 Aanmaken klanten Voor nieuwe klanten kunt u die gegevens invullen die van belang zijn om te vermelden op de factuur. Door een adres van de klant in te voeren kunt u de factuur via een Deeplink versturen en houdt uw overzicht of u klant de factuur al heeft ingezien. Wanneer u op Aanmaken klikt krijgt de klant een volgnummer toegekend. NEO Verkoop 19-19