Relatie Aanmaken. Beste werkwijze: Relatie - Debiteur/crediteur aanmaken

Transcriptie

1 Beste werkwijze: Relatie - Debiteur/crediteur aanmaken Relatie Aanmaken. Relatiegegevens: Vraag zoveel mogelijk informatie op bij de relatie, zodat je zoveel mogelijk informatie in ons systeem kan zetten. Open O.I.S. en ga naar relaties en selecteer relaties. Dit is de helft van het scherm wat je dan voor je krijgt. Dit is het belangrijkste wat je eerst moet invullen bij een nieuwe relatie. Klik op nieuw Nu vul je de zoeknaam in waar je later gemakkelijk de relatie op kan vinden. Vul daarna de volledige bedrijfsnaam in. Daarna kunnen de adresgegevens ingevuld worden. Daarna kunnen onderin het adres, het telefoonnummer en faxnummer ingevuld worden. Het BTW en KVK nummer (Kamer van Koophandel) kunnen daar ook ingevuld worden. Nu ben je in feite klaar bij de adresgegevens van de relatie. Aan de rechterzijde zie je de andere helft van het scherm dat je voor je hebt. Hier kun je de bedrijven selecteren waar de relatie onder valt.

2 Het bedrijf Schwartzmans BV dient altijd geselecteerd te worden. Nu ben je klaar met de bedrijfsgegevens en kun je verder gaan met het invullen van de debiteur of crediteur Het aanmaken van een debiteur Na het invullen van de adresgegevens en de bedrijven kun je naar het 2 e tabblad gaan genaamd: Debiteur gegevens. Het debiteur nummer en de recode worden automatisch ingevoerd. Je moet nu de franchise van de klant invoeren. Dit is meestal Schwartzmans BV, het kan ook zijn dat de relatie een klant van een andere franchise is. Nu voer je de vertegenwoordiger in met de bezoekfrequentie en het eventueel bezoeken. Vervolgens kun je de betalingstermijn invoeren en daarna de BTW code. Dit is gewoonlijk verkoop BTW tarief zoals je het voorbeeld ziet. De verkoper geeft de betalingsmethode door. Bij grootboek verzamel rekening kan je de gewenste debiteur rekening invoeren. Bij betalingslimiet voert men in wat het maximale openstaande bedrag is bij de desbetreffende debiteur. Eventueel ook een bank en giro nummer. Bij afleverprocedure Hoofdadres kan men een procedure omschrijven die belangrijk is bij het leveren van goederen. Deze informatie komt op de afleverbon en is bestemt voor de chauffeur.

3 Bij gekoppelde prijslijst voer je 99 in onder de naam PRIO. Dan kun je de prijslijst selecteren. Selecteer STANDAARD, mochten er afspraken zijn met de vertegenwoordiger kunnen er andere prijslijsten in de Prioriteitengroep komen ten staan Het kan zo zijn dat een relatie meerdere afleveradressen heeft. Dit kun je onderin bij het eerste tabblad invoeren. Hier kun je dus door op nieuw te klikken een nieuw aflever adres invoeren. Selecteer nu bij het tabblad: Facturen, het aantal gewenste originele facturen. Indien een klant digitale facturen wenst te ontvangen, dan moet het aantal originele facturen op 0 gezet worden. Kopiefacturen worden niet meer uitgedraaid dus die kunnen op 0 blijven staan. Hier kun je de factuur zenden t.a.v. een bepaalde afdeling of contactpersoon Hieronder kan het mailadres worden ingevuld waarnaar de digitale factuur verzonden moet worden. Wenst een klant geen digitale factuur te ontvangen, dan het vinkje hieronder aanzetten. Bij het franchisebedrijf moet je de facturen invoeren in overleg met de franchiseondernemer.

4 Nu ben je klaar met het aanmaken van een debiteur. Er zijn nog dingen die je kunt invullen bij de tabbladen maar die zijn vaak niet van belang. Het aanmaken van een crediteur. Bij het aanmaken van een crediteur klik je op het tabblad Crediteur en daarna op crediteur toevoegen. Het crediteuren nummer wordt automatisch genummerd. Je moet nu de Betalingsmethode invoeren. Voer in wat is afgesproken met de desbetreffende crediteur. De BTW code is standaard; Inkoop BTW tarief. Bij grootboek verzamel rekening kun je alleen 1600 crediteuren invoeren. Dit moet wel gebeuren. Mocht de crediteur een Franco huis bedrag hanteren kun je dit invullen bij het vakje Franco bedrag. Als er vrachtkosten gerekend worden onder het franco huis bedrag kun je dat in het vakje vrachtkosten onder franco invullen. BESTEL EN LEVER DAGEN. Indien er voor een bepaalde dag besteld moet worden, selecteer dan een besteldag. Als er voor een bepaalde tijd besteld moet worden kun je dat daarachter invoeren. Het vaste levertermijn kan daarachter ingevuld worden. (de levertijd en de leverdag)

5 Een contactpersoon kun je ook altijd invoeren onder de balk contactpersoon in het midden. Het aanmaken van een contactpersoon. Bij het aanmaken van een contact vul je eerst al de NAW gegevens van de desbetreffende contactpersoon in. Daarna kun je de web login gaan invoeren. De voorkeur voor een nieuw wachtwoord indien onbekend is de postcode. En de postcode omgekeerd als password. Voer daaronder bij het balkje Voor Bedrijf, het bedrijf in waaronder het ingelogd moet worden. Dat is altijd Schwartzmans BV. Bij usergroup kun je de rechten van een persoon selecteren m.b.t. bestellen op de website Mocht je het blokje fiattering aanvinken dan is diegene een persoon die de andere een goedkeuring moet geven voor het bestellen van goederen. Stel dat iemand anders uit de lijst van contactpersonen wil bestellen moet hij eerst gefiatteerd worden door deze persoon. Vink ook aan als de klant een mail wilt ontvangen bij de bestelling. Vul ook een adres in voor de bevestiging van de weborder. Zo ontvangt de klant de bevestiging. Nu ben je klaar met het aanmaken van een relatie. Je kunt altijd ter controle naar onze website gaan: en zo testen om in te loggen onder de naam die je net hebt aangemaakt.

6 Bij het aanmaken van een debiteur rekening houden dat de contactpersoon die de VIB bladen verzorgt binnen het desbetreffende bedrijf, de VIB updates ontvangt. Dit doe je dmv het vinkje bij krijgt VIB updates aan te vinken. Indien de medewerker niet bekend is dan maak je een medewerker aan genaamd VIB-update met het info adres van het bedrijf. Wij zijn namelijk verplicht bij de 1 e aankoop een VIB blad te versturen en ook bij wijziging van een VIB blad.