Aan de slag met Huurders-Eigenaren (Leden-VvE)

Transcriptie

1 Aan de slag met Huurders-Eigenaren (Leden-VvE) Datum: Informant Software 1

2 Inhoudsopgave Waar is deze handleiding voor bedoeld?... 3 Invoeren Huurders... 3 Invoeren Eigenaren

3 Waar is deze handleiding voor bedoeld? In deze handleiding wordt het invoeren van de huurders en eigenaren (leden en VvE s) uitgebreid beschreven. Een huurder/eigenaar is (in Informant) niet meer dan een huurder/eigenaar nummer, gekoppeld aan een relatienummer. Verder wordt de huurder behandeld als een bijzonder soort debiteur, met (o.a.) een geheel eigen sub administratie Invoeren Huurders Wanneer moet ik huurders gaan gebruiken Het gebruik van huurders is noodzakelijk zodra u dus huren in rekening wilt gaan brengen bij uw huurders. Om de huren automatisch te prolongeren bent u verplicht om met contracten te gaan werken, en een contract is gekoppeld aan een huurder (en een unit). Waar kan ik de huurders aanmaken en hoe doe ik dat? Het aanmaken van de huurders kan vanuit de bedrijfsrelatie al vanzelf, maar mocht u het invoeren van de huurder toch los willen doen, van het invoeren van de relaties, dan is dit mogelijk. U dient hiervoor, naar het onroerend goed beheer te gaan, en dan naar de menu keuze Stamgegevens > Huurders. Als u deze keuze opstart, komt u in het scherm, waar u dus de huurderkaart aan kunt maken. Het aanmaken van de huurder, is niet meer dan een huurdernummer invoeren, (of automatisch laten aanmaken) en dan koppelen aan een relatienummer. Een huurder wordt geïdentificeerd, met een Huurdernummer van 8 posities (handmatige invoer of automatische nummering). Bij een huurder wordt niet, zoals in de meeste systemen gebruikelijk, de naam, het adres en de woonplaatsgegevens (NAW) ingevoerd, maar wordt eenvoudig aangegeven, om welke relatie het gaat. Een nieuwe huurder moet dus eerst als relatie in het systeem zijn ingevoerd. Hierbij moet bij de relatie op het tabblad Subadministratie het vinkje Huurder zijn gemarkeerd. Door deze werkwijze kunnen aan één en dezelfde relatie meerdere huurdernummers worden toegekend. Het voordeel van één huurdernummer per relatie, is dat dan alle contracten van deze huurder op één tabblad bij de huurderscode staan. Ook staan dan alle openstaande posten van de huurder, ongeacht het complex of de eigenaar waarbij de huurder units huurt, op één tabblad, zodat in één oogopslag kan worden gezien wat de totale schuldverhouding is. Aanmaningen worden per huurder aangemaakt; dat wil zeggen, dat alle openstaande posten van de huurder op één aanmaning worden afgedrukt. In sommige gevallen kan het echter gewenst zijn om voor één relatie verschillende huurdernummers aan te maken en hiermee een onderscheid maken tussen de verschillende percelen die een huurder huurt. Door de koppeling aan de relatie zijn bij een wijziging van de relatiegegevens direct de diverse huurdernummers (en ook alle andere plaatsen in het systeem waar de relatie eventueel voorkomt) gewijzigd. 3

4 Mocht u de naam van een huurder niet weten, maar weet u wel het adres, dan kunt u met de knop Zoek huurder een huurder op Complex- en/of unitnummer zoeken. Door daarna op Zoek huurder te klikken, worden de huurders getoond, die voldoen aan de ingegeven selectiecriteria bij complex en unit. Het scherm is vervolgens opgedeeld in een aantal tabbladen. Omdat de meeste gegevens al bij de relatie zijn ingevoerd, hoeft u bij de huurder niet zo veel gegevens in te vullen. Eigenlijk kunt u alleen op het tabblad Algemeen nog extra gegevens invoeren. Bij Contactpersoon kunt u de contactpersoon van de huurder invoeren (bijvoorbeeld indien de huurder een rechtspersoon is). Bij het Telefoonnummer kunt u het rechtstreekse telefoonnummer van de contactpersoon invoeren. Het kan voorkomen, dat u een huurbetaling ontvangt van een ander rekeningnummer dan dat van de huurder zelf, bijvoorbeeld in geval van samenwonende mensen, waarbij de partner ineens de huur overmaakt, zonder daarbij een duidelijke omschrijving te vermelden. Er moet dan vaak veel uitzoekwerk worden gedaan, om te achterhalen, waarvoor deze betaling is bestemd. Om te voorkomen, dat dit de tweede maal nogmaals moet gebeuren, kunt u in het veld Tweede huurder de naam of het rekeningnummer invullen, waarvan de betaling nu wordt gedaan. Zo kan bij het inboeken van ontvangsten ook op deze rubriek worden gezocht. Op het tabblad Contracten, staan alle contracten, waar de huurder bij is geselecteerd. U ziet hier zowel de lopende, als de reeds afgelopen contracten staan. Als u een contract selecteert, kunt u met de knoppen Detail Complex, Detail Unit of Detail Contract direct in de achterliggende gegevens komen. Als u de huurderkaart oproept en naar het tabblad Vorderingen toegaat, dan ziet u van de betreffende huurder de (openstaande) vorderingen en ontvangsten. De gegevens van een vordering of een ontvangst kunt u raadplegen door te dubbelklikken op de regel. Het toevoegen van vorderingen gebeurt vanuit diverse procedures, zoals de prolongatie, de handmatige facturering, de huurverhoging, de serviceafrekeningen, etc. De ontvangsten worden ingevoerd vanuit de dagboeken (Kas, Bank, Giro, Memo) in de Financiële Administratie. 4

5 Op het tabblad Aanmaningen, kunt u zien, welke aanmaning, wanneer verzonden is. Tevens ook, voor welk bedrag is aangemaand en welk bedrag aan aanmaningskosten is afgedrukt op de aanmaning. Van de hier getoonde aanmaningen kunt u de details raadplegen door middel van een dubbelklik op de aanmaning. Vervolgens kunt u van iedere regel op de aanmaning de details opvragen, door op de betreffende regel te dubbelklikken. U ziet dan de details van de aanmaning; u ziet direct uit welke posten de aanmaning bestaat, wat het oorspronkelijke vordering bedrag is en voor welk bedrag is aangemaand (in geval van een deelbetaling). 5

6 Invoeren Eigenaren Wat doen de eigenaren? Een eigenaar is de natuurlijke- of rechtspersoon, waarvoor het onroerend goed wordt beheerd. Dat kan een externe eigenaar zijn, een VvE of een interne opdrachtgever (bijvoorbeeld u zelf). Een eigenaar kan in Informant meerdere complexen in eigendom hebben. Deze complexen kunnen uit meerdere units bestaan, die door middel van contracten aan verschillende huurders kunnen worden verhuurd. Wanneer moet ik gebruik maken van een eigenaar? Het gebruik van een eigenaar is noodzakelijk op het moment, dat u met complexen in het Onroerend Goed Beheer gaat werken. Waar kan ik de eigenaren aanmaken en hoe doe ik dat? Het aanmaken van de eigenarenkaart dient u te doen in het Onroerend Goed Beheer bij de menukeuze Stamgegevens > Eigenaren > Stamgegevens. Het aanmaken van een eigenarenkaart, werkt eigenlijk hetzelfde als het aanmaken van een huurder. U geeft de eigenaar een zelf te bepalen nummer (kunnen in dit geval ook letters zijn). Bij Eigenaar kunt u de identificatie van de eigenaar invoeren. Dit mag een nummer zijn, doch ook een (zoek)naam; u kunt er naar eigen inzicht systematiek in aanbrengen. Als u de identificatie heeft ingevuld drukt u op enter; vervolgens koppelt u de identificatie van de eigenaar aan een Relatienummer. Omdat u hier het relatienummer ingeeft, hoeft u hier geen adres e.d. meer in te voeren (vooropgesteld, dat u deze gegevens al bij de relatie hebt ingevoerd). Een eventuele wijziging op de relatiekaart van deze relatie wordt dan ook automatisch doorgevoerd bij de eigenaar. Let op: U moet eerst een relatie hebben aangemaakt voordat u een eigenaar aan kunt maken. Staat de relatie er niet tussen, dan kan dat twee oorzaken hebben: 1) De relatie bestaat nog niet 2) het vinkje Eigenaar is niet gezet in het kader Onroerend Goed Beheer op het tabblad Subadministratie. Op de tabbladen NAW gegevens en Financieel kunt u niks invullen. Hier worden de gegevens getoond welke u bij de relatie heeft ingevuld. Mochten hier wijzigingen in worden aangebracht dan dient u dat te doen op de relatiekaart. U kunt snel in de relatiekaart komen door op het knopje relatie te klikken. Op het tabblad Afrekening kunt u enkele instellingen doen wat betreft de huurafrekening(en) van de betreffende eigenaar. 6

7 In het kader Lay-out kunt u aangeven met welke lay-out de afrekeningen voor uw eigenaar moet worden afgedrukt. De verkorte lay-out is de afrekening met bovenaan de huurderontvangsten en de provisie, waarna de kosten per rubriek worden afgetrokken. De gespecificeerde afrekening is de afrekening met het voorblad met de totalen en per rubriek de specificatie op een apart blad. In het kader Afwijkende lay-outs kunt u voor de variabele huurafrekening een afwijkende template selecteren (afwijkend van de opgegeven template bij de Algemene instellingen van het Onroerend Goed Beheer). Met het vinkje Nieuw blad per complex kunt u aangeven of bij de overgang naar een ander complex van dezelfde eigenaar de (huur)afrekening op een nieuw blad begonnen dient te worden of dat de afrekening van het volgende complex gewoon verder gaat op hetzelfde blad. Als u het vinkje Kosten op nieuw blad aanzet, worden de kosten voor de eigenaar op de afrekening afgedrukt op een nieuw blad. Dit is alleen mogelijk bij de verkorte afrekening en niet voor de gespecificeerde, omdat daar de kosten al per subadministratie op aparte bladen staan. Als u één van de twee afrekening hebt gekozen kunt u, door het vinkje Specificeren provisiegrondslag/afdracht aan te zetten, aangeven dat per vorderingssoort de totalen op de afrekening moeten worden weergegeven. Uw opdrachtgever ziet dan dus direct, over welke vorderingsoorten u provisie in rekening brengt en hij/zij ziet ook gelijk de totalen per vorderingsoort. Het vinkje wordt automatisch aangezet zodra u bij de complexinstellingen aangeeft, dat u een bepaalde subadministratie alleen wil afdrukken, maar niet wil afrekenen met uw eigenaar. Als u het vinkje van de specificatie uitzet worden de totalen per vorderingsoort uiteraard niet afgedrukt. Het vinkje kolom Oud saldo ipv wijziging vervangt de kolomtekst wijziging boven de huurspecificatie van de huurafrekening door de worden oud saldo. Het betreft puur een tekstuele wijziging, die voor de huurafrekening (anders dan zojuist beschreven), geen consequenties heeft. Op het moment, dat uw eigenaar meerdere complexen heeft, kunt u ervoor kiezen, om het saldo per complex óf een totaal per eigenaar te boeken. Als u het vinkje Verzamelboeking aanzet, wordt het totaal van alle complexen van één eigenaar als één mutatie aangemaakt. Dit voorkomt dus, dat op een eigenaar voor ieder complex een mutatie open komt te staan, doch zal op deze relatie uitsluitend het totaalbedrag 7

8 van de huurafrekening geboekt worden. Op het moment, dat u hier het vinkje aan zet, is het bij de complexinstellingen niet meer mogelijk om het dagboek van de afrekening in te vullen. U dient dan hier in de rubriek Dagboeknr afrekening het betreffende dagboek te selecteren. Het is mogelijk, dat u de (gehele) administratie van de eigenaar voert en dat u de provisie direct als kosten in wil boeken. Als u het vinkje Provisie boeken als kosten aanzet, dan kunt u de afrekening verwerken en dan wordt de provisie niet als opbrengst geboekt, maar als kosten. Dit vinkje kan alleen gezet worden als het vinkje Verzamelafrekening aanstaat en het dagboek van het soort memoriaal of inkoop is. Let op dat bij de complexinstellingen, op het tabblad Afrekening, de verschillende subadministraties niet op afrekenen en afdrukken staan, maar op alleen afdrukken. Dan zijn er nog een drietal tabbladen: Afgerekend, Complexen en Documenten. Op het tabblad Afgerekend kunt u alle reeds aangemaakte en verwerkte afrekeningen van de betreffende eigenaar vinden. U kunt hier een reeds verwerkte afrekening opnieuw afdrukken door de regel te markeren en dan op het printertje of wordicoon te klikken. Daarna wordt met een klik op Maak overzicht de afrekening opnieuw afgedrukt of samengevoegd. Op het tabblad Complexen worden de complexen getoond die u voor deze eigenaar in beheer heeft, hierbij rekening houdend met de ingevulde Peilperiode. Met een dubbelklik op een complex kunt u naar de stamgegevens van het betreffende complex gaan. Bij een template kunt u aangeven, of u de uit deze template voortvloeiende correspondentie in Informant opgeslagen wenst te zien. Er van uit gaande, dat zulks het geval is, kunt u de met betrekking tot deze opdrachtgever verzonden correspondentie terugvinden op het tabblad Documenten. Ook inkomende correspondentie kunt u middels dit tabblad in Informant opslaan. 8