We gaan een relatie toevoegen en bespreken alle velden die daarbij van toepassing zijn. De relaties zijn zichtbaar in uw rechter scherm.

Transcriptie

1 Relatie toevoegen Toepassingen binnen het relatiebestand 1. Relatie toevoegen 2. Relatie wijzigen 3. Relatie dupliceren 4. Relatie verwijderen 5. Relatiegroep bij relatie 6. Afdelingen 7. Contactpersonen 1. Relatie toevoegen We gaan een relatie toevoegen en bespreken alle velden die daarbij van toepassing zijn. De relaties zijn zichtbaar in uw rechter scherm. Een leeg detailscherm opent. 1. Relatienaam: De volledige (bedrijfs-)naam. Voor de overzichtelijkheid in het scherm adviseren wij de bedrijfsnaam te beginnen met de achternaam gevolgd door een, (=komma). Dit is echter niet noodzakelijk omdat bij het zoeken op naam gekeken wordt naar de hele naam en niet naar het begin. Dus de firma van de Velde kan als Firma van de Velde worden ingevoerd. Nadeel is dat de relatie in de lijst van relaties te vinden is onder de F. Zoekt u echter op velde, dan wordt deze firma eenvoudig gevonden. 2. Bezoekadres: Achter het bezoekadres treft u een aan. Klikt u hier op dan wordt de route en de afstand berekend via de routeplanner van Google. Het startadres ( uw eigen adres ). Dit is al ingesteld onder de systeeminstellingen.

2 3. Postcode: De postcode moet voldoen aan de instelling die u heeft ingegeven bij de landinstellingen (systeembeheer). Voor Nederland betekent dit dat er 7 posities ( 4 cijfers, één spatie en 2 letters) gereserveerd zijn voor de postcode. Wordt dit niet correct ingevuld dan zal de inhoud van het veld rood gekleurd zijn ( als de postcode bijv. niet voldoet aan de standaard opbouw). Bij de invulling van de plaats krijgt u ook een hulpscherm te zien met reeds gebruikte plaatsen. U kunt eenvoudig een eerder gebruikte plaats kiezen. Zie Boskoop als voorbeeld 4. Telefoon en telefoon 2: centraal telefoonnummer klant. 5. Land: Dit wordt standaard ingevuld met NEDERLAND 6. Vul hier het centrale adres van de relatie in. 7. Website: Vul hier de site in van het betreffende bedrijf. Via start uw internet browser op en komt u op de betreffende site. 8. Postadres (bijv een postbus). Dit wordt direct gekopieerd met de gegevens vanuit het bezoekadres. Wijkt dit af, dan past u dit hier aan. 9. Volgnummer: Dit nummer telt automatisch door. Het is het laatste nummer + 1. De opbouw van het nummer is te vinden bij de instellingen. 10. Algemene gegevens, land: standaard wordt hier hetzelfde land ingevuld als bij punt Oorsprong: Kies hier de manier waarop de relatie u gevonden heeft. De lijst van oorsprongcodes kunt u zelf samenstellen bij de codetabellen (zie relatie codetabellen.pdf) 12. K.v.K nummer: Het nummer bij de Kamer van Koophandel van de betreffende relatie, laat leeg indien niet van toepassing. 13. B.T.W. nummer: Het B.T.W. nummer van de betreffende relatie, laat leeg indien niet van toepassing. 14. Int. Medewerker: Hier wordt standaard degene binnen uw bedrijf ingevuld die op dat moment is ingelogd. Hiermee kunt u uw contactpersoon voor deze relatie aangeven. Deze lijst is samen te stellen bij de instellingen (zie handleiding) 15. Groepen: Hier kunt u 1 of meerdere relatiegroepen toevoegen. Zie voor toelichting punt Opmerking: Een vrij in te vullen tekstveld met losse informatie over de betreffende relatie. Dit veld loopt buiten beeld door. Mocht u meer dan 3 regels nodig hebben dan verschijnt er een schuifbalkje aan de rechterkant van het veld. om uw invoer te bevestigen. Naast de toegevoegde relatie is er bij de relatie ook automatisch 1 hoofdafdeling aangemaakt die standaard dezelfde naam krijgt als de relatie zelf. Kleinere bedrijven die geen aparte afdelingen hebben beschikken dan over 1 hoofdafdeling. 2. Wijzigen relatiegegevens

3 U wilt bijvoorbeeld een adreswijziging invoeren. De relaties zijn zichtbaar in uw rechter scherm. Allereerst zult u de juiste relatie moeten zoeken. Dit kan op de diverse zoekmanieren zoals besproken in het onderdeel algemeen. Zoek de relatie bijvoorbeeld via snelzoeken Ga op de relatie staan en klik op. Normaal gesproken zijn de velden in het detailscherm wit. Dit betekent dat u ze niet kunt wijzigen. Na het aanklikken van worden de invoervelden lichtgeel en kunt u de inhoud aanpassen. om uw wijziging te bevestigen. 3. Relaties dupliceren Het is mogelijk om een bestaande relatie te dupliceren (= kopiëren). Dit is handig als u een relatie toe wilt voegen die qua naam, adressering of andere gegevens veel lijkt op een reeds aanwezige relatie. Zoek de te dupliceren relatie Een kopie van de bestaande relatie wordt gemaakt en het detailscherm opent automatisch. Wijzig de gegevens voor de nieuwe relatie. om uw wijziging te bevestigen. 4. Verwijderen relatie U heeft ten onrechte een relatie toegevoegd, of u schoont het relatiebestand op. Voorwaarde voor het verwijderen van een relatie is dat er geen onderliggende gegevens aan gekoppeld zijn. Is dit wel het geval, verwijder deze dan eerst. De relaties zijn zichtbaar in uw rechter scherm. Allereerst zult u de juiste relatie moeten zoeken. Zoek de relatie Heeft een relatie nog onderliggende informatie (anders dan NAW mutaties), dan verschijnt er een melding en kunt u niet verder met verwijderen. Zijn er geen gegevens meer, dan verschijnt de vraag of u zeker weet of u de relatie met betreffende naam wilt verwijderen. Klik hier op JA. De relatie is verwijderd. 5. Relatiegroep bij een relatie

4 Aan elke relatie kunt u 1 of meerdere relatiegroepen koppelen. Deze lijst van relatiegroepen stelt u zelf samen en kan altijd uitgebreid worden De uitleg over relatiegroepen kunt u terugvinden relatie codetabellen.pdf. Relatiegroepen zijn al dan niet verplicht om te kiezen bij een relatie. Is een groep aangemerkt als verplicht, dan kunt u de relatie NIET toevoegen zonder eerst uit de betreffende groep een antwoord gekozen te hebben. We nemen een bestaande relatie en gaan er een groep aan toevoegen. om de betreffende relatie te zoeken. Klik bij groepen op U komt in het volgende scherm waar alle groepen, met bijbehorende antwoorden staan. De relatie heeft nog geen groep toegewezen gekregen. Kies bijvoorbeeld categorie : Type relatie Klant heeft als antwoorden: klant of leverancier Maak bij het antwoord een keuze: bijvoorbeeld klant en klik op U ziet dat boven in het toevoegscherm dat klant als type relatie aan de relatie is toegevoegd. In het veld 'opmerking kunt u nog aanvullende informatie kwijt. U kunt dit ook later nog in de relatiekaart intypen als u in het wijzigscherm zit. Denk bijvoorbeeld aan soort relatie = klant. Bij de opmerking zou u bijvoorbeeld nog het jaartal in kunnen vullen van het jaar dat deze relatie klant is geworden. Wilt u meerdere groepen toevoegen dan gaat dit op dezelfde manier. Kies de categorie en voeg het juiste antwoord toe. Heeft u bij de relatiegroepen aangegeven dat meerdere antwoorden niet mogelijk zijn, dan kunt u per categorie maar 1 antwoord kiezen. Bent u klaar met toevoegen, verlaat dit scherm door op SLUIT te klikken. U ziet nu onder de relatiegroepen de toegevoegde groep. om uw wijziging te bevestigen. Relatiegroep verwijderen bij de relatie om de betreffende relatie te zoeken.

5 Vul in het lege veld de naam (of een deel ervan) in. Bevestig uw zoekopdracht d.m.v. ENTER of. Vindt het programma één relatie, dan wordt automatisch het detailscherm geopend. Vindt het programma er meer, ga dan op de relatie staan waar u een groep aan toe wilt voegen. Rechts in beeld ziet u de relatiegroep(-en) die reeds aan deze relatie gekoppeld zijn. Een groep is niet meer van toepassing en deze wilt u verwijderen. Achter de groepen staat een Klik hierop. Wanneer het een groep betreft die niet verplicht is, kunt u de groep verwijderen. Is de groep verplicht dan verschijnt een melding dat u de groep niet mag verwijderen bij deze relatie. om uw wijziging te bevestigen. 6. De relatie afdelingen Elke relatie beschikt minimaal over 1 afdeling. Heeft u relaties met meerdere afdelingen/vestigingen dan hoeft u hier geen aparte relatie voor aan te maken maar kunt u de gegevens kwijt bij dezelfde relatie onder een andere afdeling. Denk bijvoorbeeld aan een gemeente met meerdere stadsdelen of een groot bedrijf met verschillende vestigingen door het hele land. Bij het toevoegen van een relatie wordt altijd automatisch 1 afdeling aangemaakt. Dit is de hoofdafdeling van de relatie waarbij de gegevens van de toegevoegde relatie worden overgenomen. Natuurlijk zijn er voldoende relaties waarbij 1 afdeling voldoende is. De hoofdafdeling is echter verplicht en kan ook niet verwijderd worden. Afdelingen/ vestigingen onder een relatie hebben hetzelfde K.v.K nummer. Indien dit anders is dan is dit een nieuwe relatie en geen afdeling onder een bestaande relatie. Elke afdeling die u toevoegt hoort bij een afdelingstype. De lijst met afdelingstypes stelt u zelf samen. Het raadplegen van de afdelingen kan op 2 manieren. 1. Afdeling via de relatie. Bij elke relatie ziet u rechtsonder, onder afdeling, de reeds toegevoegde afdelingen. U ziet er hier altijd 1 staan ( de hoofdafdeling). 2. Afdeling via het afdelingen bestand. Alle afdelingen van alle relaties staan bij elkaar in het afdelingen bestand. Dit is te vinden in het linkerscherm onder relatie. Via selectiemogelijkheden is het mogelijk om hier bepaalde afdelingen uit te filteren. Toevoegen afdeling aan relatie U wilt van een bestaande relatie bijvoorbeeld een andere vestiging ( dus hetzelfde bedrijf op een ander adres) toevoegen. Ga naar < relatie > Alle relaties verschijnen. Zoek de relatie waar u een afdeling bij toe wilt voegen. Als u op de betreffende relatie staat en u heeft lijstweergave met tabbladen geselecteerd, dan ziet u rechts onderin de mogelijkheid om te klikken op het tabblad

6 Als u afdeling aanklikt komen de reeds bestaande afdeling(-en) rechtsonder in beeld. U ziet in de afbeelding dat er tot nu toe alleen een hoofdafdeling van de relatie aanwezig is. We gaan een andere afdeling toevoegen. U kunt op klikken, maar in dit geval is het ook heel handig om de hoofdafdeling te kopiëren en aan te passen. Klik dan op Het detailscherm van de afdeling verschijnt rechtsboven in beeld. Hier kunt u alle gewenste velden invullen of aanpassen (in geval van kopiëren). Dit is vrijwel gelijk aan het toevoegen/wijzigen van een relatie. In onderstaande afbeelding worden de verschillen t.o.v. de detailkaart van een relatie besproken: Klik op de afbeelding voor weergave op ware grootte. 1. Naam relatie: Hier ziet u de naam van de relatie waar deze afdeling bij hoort. 2. Afdeling: Vrij invoerveld voor de naam van de afdeling. Bij de eerste afdeling staat hier altijd hoofdafdeling. U kunt dit aanpassen naar bijvoorbeeld de naam of de plaats van de vestiging. (bijvoorbeeld: Vestiging Nederland). 3. Afdelingstype: Hier maakt u een keuze uit de afdelingstabel die u zelf heeft samengesteld. De uitleg over afdelingstypes kunt u terugvinden in de online handleiding (codetabellen). 4. Vrije Velden: U kunt vrije info toevoegen aan de afdeling. Kies hier voor. U komt in uw eigen lijst van extra info. Door het kiezen van de juiste info: eerste order in.. uit het voorbeeld, kunt u het betreffende jaartal ( uit de antwoorden) toevoegen aan de afdeling via. Waar u

7 deze info in kunt stellen kunt u lezen in extra vraag info.pdf. Via SLUIT komt u weer terug bij de afdeling en ziet u de toegevoegde info. Velden die u niet gebruikt, of die niet van toepassing zijn, kunt u leeg laten. Bevestig uw nieuwe afdeling op door op te klikken. Het afdelingenbestand Naast het raadplegen van afdelingen bij de relatie heeft u ook direct toegang tot alle afdelingen. U komt dan rechtstreeks bij alle afdelingen van alle relaties. Dus heeft u bij een relatie 4 afdelingen toegevoegd, dan komt deze relatie 4x voor in het afdelingenbestand. Het voordeel van het hele afdelingen bestand is dat u hier kunt zoeken en selecteren en wijzigen direct op afdelingsniveau. Vanuit dit bestand is het ook mogelijk om afdelingen te wijzigen. Dit werkt werkt weer hetzelfde als het toevoegen/wijzigen van een relatie. Ga in het linkerscherm vanuit de boomstructuur onder < relatie > naar < afdeling > Alle afdelingen verschijnen. We gaan bijvoorbeeld zoeken op afdelingstype en willen alle financiële afdelingen zien. U komt in een leeg afdelingsscherm waar u het gewenste veld kunt invullen. U gaat naar afdelingstype Kies uit de tabel financiële administratie Bevestig uw zoekopdracht door op te klikken Alle afdelingen van diverse relaties verschijnen die voldoen aan afdelingstype : financiële administratie 7. Contactpersonen Elke relatie is voorzien van 1 of meerdere contactpersonen. Dit zijn personen binnen een bedrijf waar u, of iemand binnen uw bedrijf, contact mee heeft. U kunt de contactpersonen raadplegen, toevoegen, wijzigen e.d vanuit het relatiebestand (1), vanuit het afdelingen bestand (2), maar u kunt ook rechtstreeks naar het contactpersonenbestand (3). Schematisch ziet dit er als volgt uit.

8 1. Toevoegen contactpersoon We voegen een contactpersoon toe via het relatiebestand. klik op < relatie >. Alle relaties verschijnen. Zoek de relatie waar u een contactpersoon aan toe wilt voegen. U staat op de betreffende relatie en ziet rechts onder in beeld de knop Wanneer u hier op klikt verschijnen de reeds aanwezige contactpersonen. Kies voor om een contactpersoon toe te voegen. Aan de hand van de afbeelding bespreken we de invoervelden die toegelicht dienen te worden. Niet genummerde velden spreken voor zich en komen overeen met het toevoegen van een relatie. 1. Geboortedatum. Bij het invullen van de geboortedatum kunt u gebruik maken van de kalender die u in beeld krijgt als u op de klikt. De kalender kan via «jaren terug en via < maanden terug. Zoek hiermee de juiste geboortedatum. De geboortedatum is uiteraard ook normaal in te voeren via de notatie DD-MM-JJJJ. 2. Functie. U kunt aan een contactpersoon een functie koppelen. De functies zijn samengesteld in de functietabel (zie relatie codetabellen.pdf).

9 3. Aanhef. Geef aan hoe u de persoon wilt aanspreken bij correspondentie. De aanheftabel stelt u zelf samen. (zie relatie codetabellen.pdf). 4. In-uit dienst. Hier heeft u de mogelijkheid om aan te geven sinds wanneer de contactpersoon in dienst is en wanneer hij, indien van toepassing, uit dienst is gegaan. Contactpersonen uit het verleden kunnen zo in uw bestand blijven. De velden kunnen ook gevuld worden met behulp van de kalender. ( zie punt 1). 5. Herkomst: Relatie: Hier kunt u achter de zien bij welke relatie deze contactpersoon hoort. Is een persoon uit dienst dan is deze persoon vanaf die datum niet meer te kiezen als contactpersoon bij een verslag. Door te klikken op 6. Herkomst: Afdeling ID. Hier kunt de contactpersoon koppelen aan de afdeling/lokatie waar deze persoon werkt. Is dit niet van toepassing dan zal hier altijd hoofdafdeling staan. Herkomst: Interne medewerker. Dit is de medewerker binnen uw bedrijf die de contacten onderhoudt met deze persoon. De uitleg over interne medewerker kunt u terugvinden in de online handleiding (onderhoud). Velden bij de contactpersoon die niet gebruikt worden, kunt u leeg laten.