RELATIE CODETABELLEN. 1. Relatiegroepen

Transcriptie

1 RELATIE CODETABELLEN De codetabellen binnen VISION Relatie kunnen in alle bestanden toegepast worden. U heeft bij het betreffende onderdeel gelezen welke instelling u waar kunt gebruiken. We laten u hier de instelling van de volgende tabellen zien. 1. Relatiegroepen 2. Relatiecodes 3. Verslagcodes 1. Relatiegroepen Relatiegroepen kunt u gebruiken om uw relaties op te splitsen in groepen. Met een relatiegroep kunt u aangeven wat voor type relatie het is. Is het bijvoorbeeld een klant en wat voor klant is het dan, of is het een leverancier. De mogelijkheden zijn volledig zelf in te stellen. We maken bijvoorbeeld een relatiegroep type relatie aan. U kunt het type relatie invulling geven door deze relatiegroep te voorzien van 1 of meerdere antwoorden. Klik op < relatiegroepen > De lijst met (voorbeeld-)relatiegroepen verschijnt: Klik op om een relatiegroep toe te voegen Klik op om een relatiegroep te wijzigen Geef omschrijving: type relatie Geef volgnummer: Dit is de volgorde van de codes zoals ze te kiezen zijn bij het toevoegen van een relatie. De meest voorkomende kunt u volgnummer 1 geven. Deze code zal dan bovenaan staan.

2 Meerdere antwoorden: Dit betekent dat u bij een relatie van deze groep meer antwoorden kunt kiezen. Particulier en bedrijven uit het voorbeeld kunt u als antwoord binnen de relatiegroep type relatie toevoegen. Een relatie is of particulier of bedrijf, dus maar één antwoord mogelijk. In dit voorbeeld van type relatie vinkt u dit daarom NIET aan. Groep verplicht: Vink dit aan als deze groep verplicht gekozen moet worden bij het invoeren van een relatie. Als u een relatie toevoegt, zult u voor de aangevinkte groep altijd een antwoord aan de relatie toe MOETEN voegen. Is dit niet nodig, vink deze optie dan NIET aan. U kunt elke groep voorzien van één of meerdere antwoorden. Het toevoegen en/of wijzigen van de antwoorden gebeurt op dezelfde manier als de relatiegroep. Ga op de juiste groep staan en Klik op het tabblad Klik op om een antwoord toe te voegen. Bij voorbeelden van antwoorden bij de relatiegroep type relatie kunt u denken aan: particulier, bedrijf, gemeente, instelling e.d. 2. Relatiecodes. Relatiecodes geven u de mogelijkheid om relaties/ afdelingen en contactpersonen op verschillende manieren te ordenen of te benoemen. De informatie uit de codetabellen is ook toe te passen bij het selecteren van relaties voor uw rapportages. Voor de relatiecodes onderscheiden we: De oorsprong De aanhef De functie Afdelingstype Oorsprong De oorsprongcode wordt aan een relatie gekoppeld en geeft aan hoe u in contact gekomen bent met deze relatie. Aan elke relatie kan 1 oorsprongcode toegevoegd worden. Klik op < oorsprong >

3 De lijst met (voorbeeld-) oorsprongcodes verschijnt: Klik op om een oorsprongcode toe te voegen Klik op om een oorsprongcode te wijzigen Geef omschrijving: bijv. beurs Geef volgnummer: Dit is de volgorde van de codes zoals ze te kiezen zijn bij het toevoegen van een relatie. De meest voorkomende kunt u volgnummer 1 geven. Deze code wordt automatisch ingevuld bij het toevoegen van een nieuwe relatie. Aanhef De aanheftabel is gekoppeld aan een contactpersoon bij een relatie. Het is de manier waarop u contactpersonen wilt benaderen. Een aanhefcode bestaat uit 3 velden. aanhef_1, aanhef_2 en aanhef_3. Dit geeft u de mogelijkheid om de adressering van brieven en etiketten op de juiste manier weer te geven. Op het etiket wilt u de vermelding dhr. Janssen zien maar de brief moet beginnen met geachte heer Janssen. dhr en heer zijn dan 2 aanhefmogelijkheden om voor een naam te plaatsen. De aanheftabel kunt u zelf aanpassen. Andere voorbeelden zijn: - mevr., mevrouw, mevrouw - dhr. en mevr., heer en mevrouw, de heer en mevrouw, U kunt hier echter ook gebruik maken van een invulling in een andere taal bijv. - geachte heer, sehr geëhrte Herr, Dear sir Klik op < aanheftabel > Klik op om een aanhefcode toe te voegen Klik op om een aanhefcode te wijzigen Geef aanhef_1: dhr Geef aanhef_2: heer Geef aanhef 3: de heer

4 Geef volgnummer: Dit is de volgorde van de codes zoals ze te kiezen zijn bij het toevoegen van een contactpersoon. De meest voorkomende kunt u volgnummer 1 geven. Deze code zal dan bovenaan staan. Functies De functie is gekoppeld aan een contactpersoon bij een relatie. Het is de functie die de contactpersoon in zijn bedrijf vervult en waaraan u kunt zien welke persoon u wilt benaderen, afhankelijk van de vraag die u heeft. De functieomschrijving kan uiteraard ook gebruikt worden als selectiemogelijkheid om een bepaalde doelgroep binnen uw relatiekring te bereiken. Denk bijvoorbeeld aan: directeur, hoofd financiële administratie, medewerker, verkoper e.d. Klik op < Functie omschrijving > De lijst met (voorbeeld-)functie omschrijvingen verschijnt: Klik op om een Functie omschrijving toe te voegen Klik op om een Functie omschrijving te wijzigen Geef omschrijving: bijv. hoofd financiële administratie een contactpersoon. De meest voorkomende kunt u volgnummer 1 geven. Deze code zal dan bovenaan staan. Afdelingstype De relaties worden onderverdeeld in afdelingen. Welke afdelingen dit zijn, kunt u zelf aangeven in de afdelingstype tabel. Een relatie heeft minimaal 1 afdeling. Voegt u geen afdeling toe of zijn er geen afdelingen bij een relatie, dan zal het bedrijf zelf de hoofdafdeling zijn. Deze wordt automatisch aangemaakt bij het toevoegen van een relatie. Voorbeelden van afdelingstypen zijn: Verkoop, inkoop, financiële administratie, logistiek, technische dienst. Een afdelingstype kan ook bijvoorbeeld nevenvestiging zijn, voor als een bedrijf meerdere locaties heeft. Klik op < Afdelingstype > De lijst met (voorbeeld-)afdelingstypen verschijnt: Klik op om een Afdelingstype toe te voegen Klik op om een Afdelingstype te wijzigen Geef omschrijving: bijv. financiële administratie Geef afdeling: De standaardafdeling heeft altijd afdeling -1. Dat wil zeggen dat dit afdelingstype automatisch aan de eerste afdeling gekoppeld wordt. Geef intern type:

5 Geef volgordenummer: Dit is de volgorde van de codes zoals ze te kiezen zijn bij het toevoegen van een afdeling aan een relatie. De meest voorkomende kunt u volgnummer 1 geven. Deze code zal dan bovenaan staan. 3. Verslagcodes Bij het maken van verslagen kunt u verslagcodes toepassen. Dit heeft u kunnen lezen bij het toevoegen van verslagen. De codes die u daar kunt kiezen, kunt u zelf instellen/ aanvullen. We onderscheiden: Status Contactcodes Resultaatcodes Status De status is toe te passen bij de verslagen. Voorbeeld van een status is : openstaand en afgehandeld. U kunt selecteren op status zodat u bijvoorbeeld een overzicht kunt maken van de verslagen die nog open staan. Klik op < status > De lijst met statussen verschijnt: Klik op om een status toe te voegen Klik op om een status te wijzigen Geef omschrijving: bijv. openstaand een verslag. De meest voorkomende kunt u volgnummer 1 geven. Deze code zal dan bovenaan staan. Contactcode De contactcode is de manier hoe u met deze relatie in contact bent gekomen. U heeft bijvoorbeeld op een beurs gestaan en de klant heeft daar te kennen gegeven meer informatie van u te willen ontvangen. U belt de relatie om een afspraak met hem te maken. Het telefoongesprek wordt vastgelegd in een verslag en bij het verslag kunt u een contactcode kiezen. In dit voorbeeld beurs. U heeft binnen een bedrijf meerdere soorten contactcodes voor relaties. Deze type contacten kunt u samenstellen in de contactcode tabel.

6 Klik op < contactcode > De lijst met (voorbeeld-) contactcodes verschijnt: Klik op om een contactcode toe te voegen Klik op om een contactcode te wijzigen Geef omschrijving: bijv. beurs een relatie. De meest voorkomende kunt u volgnummer 1 geven. Deze code zal dan bovenaan staan. Resultaatcode Met de resultaatcode geeft u aan wat het resultaat is van het contact wat u gehad heeft met een van uw relaties. Dit contact is vastgelegd in een verslag. U heeft bijvoorbeeld telefonisch contact gehad met de klant en u legt dit vast in een verslag. Het resultaat van het telefoongesprek is bijvoorbeeld dat u hem documentatie toe zal sturen. Al de voorkomende resultaten kunt u samenstellen in de resultaatcode tabel. Klik op < resultaatcode > De lijst met (voorbeeld-)resultaatcodes verschijnt: Klik op om een resultaatcode toe te voegen Klik op om een resultaatcode te wijzigen Geef omschrijving: bijv. documentatie sturen een verslag. De meest voorkomende kunt u volgnummer 1 geven. Deze code zal dan bovenaan staan.

7