Handleiding Offertemodule

Transcriptie

1 Handleiding Offertemodule Alles over de offertemodule Maakt u gebruik van de facturatiemodule? Dan heeft u ook toegang tot de offertemodule. In deze handleiding vertellen wij u stap voor stap hoe u hiermee werkt. Offertesjabloon aanmaken Onder Beheer > Sjablonen > Offertesjablonen kunt u geheel naar eigen inzicht een professioneel offertesjabloon maken, voorzien van uw eigen logo. Standaard staat in e-boekhouden.nl één voorbeeld van een offertesjabloon. U kunt het voorbeeld openen door te klikken op het oogje en het bestand vervolgens op uw pc opslaan. U kunt er ook voor kiezen om geheel zelf in eigen opmaak en huisstijl een offertesjabloon op te maken. Om ervoor te zorgen dat de ingevoerde gegevens zichtbaar zullen zijn, maakt u bij het opmaken van het offertesjabloon gebruik van codes. Codes offertesjabloon 1 Let op: wanneer u een code kopieert vanuit de handleiding, kan dit de werking van de code beïnvloeden. Typ de volledige code altijd zelf in uw sjabloon. [BEDRIJF] [CP] [CODE] [AANHEF] [ADRES] [POSTCODE] [PLAATS] De bedrijfsnaam van uw relatie De contactpersoon van uw relatie De code van uw relatie De aanhef van uw relatie Het adres van uw relatie De postcode van uw relatie De plaats van uw relatie

2 [LAND] Het land van uw relatie [VRIJ1] Vrij relatieveld #1 [VRIJ2] Vrij relatieveld #2 [VRIJ3] Vrij relatieveld #3 [VRIJ4] Vrij relatieveld #4 [VRIJ5] Vrij relatieveld #5 [VRIJ6] Vrij relatieveld #6 [VRIJ7] Vrij relatieveld #7 [VRIJ8] Vrij relatieveld #8 [VRIJ9] Vrij relatieveld #9 [VRIJ10] Vrij relatieveld #10 [BTWNR] [OFFERTEDATUM] [NUMMER] [KENMERK] [VERVALDATUM] [OFFERTENOTITIES] [INBEHANDELINGBIJ] [LAAN] [LEEN] [LCODE] [LOM] [LE] [LPPE] [LTOT] [LBTW] Het BTW-nummer van uw relatie De offertedatum Offertenummer Kenmerk van uw klant Vervaldatum van de offerte Notities In behandeling bij Lijst met aantallen van de diensten/producten Lijst met eenheden van de diensten/producten Lijst met codes van de diensten/producten Lijst met omschrijvingen van de diensten/producten Lijst met eurotekens van de diensten/producten Lijst met prijs per eenheid van de diensten/producten Lijst met totaalprijzen van de diensten/producten Lijst met BTW-percentages van de diensten/producten 2 [AAN 1 t/m 50] Aantal van artikel 1-50 [EEN 1 t/m 50] Eenheid van artikel 1-50 [CODE 1 t/m 50] Code van artikel 1-50

3 [OM 1 t/m 50] Omschrijving van artikel 1-50 [E 1 t/m 50] Euroteken van artikel 1-50 [PPE 1 t/m 50] Prijs per eenheid van artikel 1-50 [TOT 1 t/m 50] Totaalbedrag van artikel 1-50 [BTW 1 t/m 50] BTW-percentage van artikel 1-50 [TOT_EX] [LST_BTW_OM] [LEB] [LST_BTW] [TOTAAL] Totaalbedrag excl BTW Lijst met BTW-omschrijvingen Lijst met eurotekens van BTW's Lijst met BTW-bedragen Totaal bedrag incl BTW Om gebruik te maken van het door u opgemaakte offertesjabloon kiest u onder Beheer > Sjablonen > Offertesjablonen voor Toevoegen. Hier kunt u het bestand uploaden en opslaan in e-boekhouden.nl. Offerte maken voor uw klant Nadat u het offertesjabloon in e-boekhouden.nl heeft opgeslagen kunt u meteen voor uw bestaande of potentiële klanten een offerte maken. 3 Om een offerte te maken kiest u voor Factureren > Offertes > Toevoegen.

4 4 Status Standaard staan er in e-boekhouden.nl 5 statussen, namelijk: Ingevoerd Verzonden Wacht op antwoord Geaccepteerd Gefactureerd U kunt altijd zelf nieuwe statussen toevoegen onder Factureren > Offertes > Statussen. Nummer Dit offertenummer wordt automatisch doorgenummerd. Als u graag een nieuwe offertenummering wilt, kunt u dat bij de eerstvolgende offerte aanpassen. Dit zal dan ook automatisch doorgenummerd worden. Bijvoorbeeld. Offertenr. 1 wordt bij de volgende offerte Offertenr. 2.

5 In behandeling Hier kunt u aangeven wie de offerte in behandeling heeft. Om hier meer keuzes te maken, kunt u extra gebruikers aanmaken onder Beheer > Uw account > Gebruikers. Relatie Hier voert u de naam van de relatie in waarvoor u de offerte gaat maken. Als u in e-boekhouden.nl ingesteld heeft Relaties selecteren door middel van zoeken ziet u hier een verrekijkertje staan. Mocht uw offerte voor een nog niet bestaande relatie zijn, dan kiest u voor Toevoegen nadat u op het verrekijkertje heeft geklikt. Als u ingesteld heeft Relaties selecteren uit een keuzelijst ziet u achter het veld relatie een plusje staan, waarmee u een relatie kunt toevoegen. De bovengenoemde opties voor het selecteren van relaties kunt u instellen onder Beheer > Inrichting > Instellingen > Relaties selecteren. Kenmerk klant Hier kunt u een kenmerk invoeren voor de klant welke u ook mee kunt nemen op de offerte. Alle codes die u kunt gebruiken in het offertesjabloon vindt u in deze handleiding. Datum Hier kunt u een datum invoeren. Standaard komt hier de datum te staan waarop u de offerte aanmaakt. 5 Vervaldatum Hier kunt u de datum invoeren tot wanneer de offerte geldig is. Sjabloon Hier kunt u uw eigen gemaakte offertesjabloon aan de offerte koppelen. Notitie (t.b.v. klant) Hier kunt u eventueel een opmerking/notitie plaatsen welke u ook mee kunt nemen op het offertesjabloon. Notitie (intern) Hier kunt u extra gegevens invoeren, bijvoorbeeld het telefonisch contact met de klant.

6 Als bovenstaande gegevens ingevoerd zijn, kiest u voor Opslaan. In het volgende scherm ziet u zoals in onderstaand voorbeeld, alle gegevens in een duidelijk overzicht. Als u op de relatie klikt, kunt u alle gegevens van de betreffende klant inzien. Onder andere alle facturen, abonnementen, openstaande posten, mutaties en bestanden. In het offerte overzicht kunt u direct alle gegevens raadplegen. U gaat naar het overzicht via Factureren > Offertes > Overzicht > Zoeken. Voor de gegevens van een specifieke offerte klikt u op het offertenummer. In het schema dat verschijnt ziet u onder andere: - Producten/diensten - Voortgang - Bestanden - Agenda - Facturen 6

7 Offerte gereed maken. Voordat u de offerte wilt versturen kunt u nog altijd gegevens wijzigen door in het overzicht van de offerte te kiezen voor Stamgegevens wijzigen. U komt dan weer in het invoerscherm. U kunt de offerte openen als PDF- of RTF bestand om de gehele offerte te bekijken en te controleren en indien nodig te laten ondertekenen. Offerte versturen en factureren. U kunt in het offerteoverzicht kiezen voor sturen en de klant informatie doorsturen incl. de offerte. Uiteindelijk, nadat de offerte ondertekend is, kunt u kiezen voor Factuur maken. U krijgt dan het volgende scherm te zien. 7 Er zijn in e-boekhouden.nl drie opties voor het opmaken van een factuur. Eén of meer offerteregels factureren U kiest voor deze optie wanneer u slechts een deel van de producten op de offerte wilt factureren. Wilt u alles factureren? Dan vinkt u het vakje links bovenin aan. Als u klaar bent, klikt u op Factuur maken van geselecteerde regels. Een percentage van het offertebedrag factureren Wanneer u slechts een percentage van het offertebedrag wilt factureren, bijvoorbeeld in de vorm van een aanbetaling, kiest u voor deze optie. Vul het gewenste percentage in en klik op Volgende. Een bepaald bedrag factureren Wanneer u een specifiek deel van de offerte wilt factureren, bijvoorbeeld als aanbetaling of wanneer u een andere prijs overeen bent gekomen met uw relatie, kiest u voor de derde optie. Hier vult u een specifiek bedrag in en klikt vervolgens op Volgende.