Succesvol project management in SAP Business One 9.2

Transcriptie

1 Succesvol project management in SAP Business One 9.2 Lang- of kortlopende projecten; een gestructureerde planning biedt houvast om gewenste resultaten te behalen en deze naderhand te analyseren. Heeft u bijvoorbeeld te maken met een extern klant project waarbij bouwmaterialen geleverd moeten worden gedurende een periode volgens een bepaalde fasering en planning? Organiseert u een bedrijfsevenement en stelt u vooraf een stappenplan samen waarin u taken toewijst aan verschillende medewerkers? De vernieuwde project module in SAP Business One 9.2 biedt u de mogelijkheid om deze projecten effectief te managen. Project management in SAP Business One 9.2 Met de vernieuwde project module in SAP Business One 9.2 kunt u projecten beheren vanuit één overzicht. U kunt deelprojecten toevoegen, gerelateerde SAP Business One documenten koppelen en bijlagen toevoegen. Op deze manier kunt u alle relevante project informatie raadplegen vanaf één locatie. Daarnaast kunt u financiële data koppelen en hiermee gemakkelijker budgetten beheren en analyseren. Project management activeren Om gebruik te maken van project management in SAP Business One 9.2 volgt u de volgende stappen: Open het venster Bedrijfsdetails via Beheer > Systeeminstellingen. U activeert vervolgens het veld Projectmanagement inschakelen zoals wordt weergegeven in het overzicht op de volgende pagina.

2 De module Projectmanagement zal vanaf dit moment zichtbaar zijn in uw hoofdmenu in SAP Business One.

3 Om een nieuw project te creëren kiest u Project. U kunt diverse rapporten raadplegen via Projectrapporten. U kunt met deze rapporten onder anderen projecten opvragen per projectfase, zakenpartner of projecten binnen een bepaalde periode. Daarnaast kunt u gemakkelijk filteren op Openstaande problemen of projecten die zijn toegewezen aan een specifieke Resource om snel een overzicht op te vragen van de gegevens die u nodig heeft. Projecten managen vanuit SAP Business One Hoe gaat u te werk met projecten in SAP Business One? Zodra u een nieuw project opent zal onderstaand venster verschijnen. Zoals u ziet bevat dit overzicht verschillende tabbladen waar u diverse zaken kunt instellen. U kunt hier aangeven of u een extern of intern project wilt creëren. In de header van het projectvenster geeft u alle basis informatie als Code zakenpartner, Owner, Projectnaam, Begin- en vervaldatum en Status op. Als uw project uit meerdere deelprojecten bestaat kunt u de optie Project met deelprojecten aanvinken.

4 Vervolgens kunt u in de verschillende tabbladen de details van uw project beschrijven. De verschillende fasen van het project kunnen worden vastgelegd in het tabblad Niveaus. Hier kunt u een tijdsverdeling per fase aangeven, een omschrijving toevoegen en (verwachte) financiële implicaties definiëren. Praktische toepassing Hoe kunt u de project module toepassen in SAP Business One 9.2? Laten we kijken naar het voorbeeld waarbij uw bedrijf een beurs organiseert. Dit project zal uit diverse fasen bestaan. Denk hierbij aan een voorbereidende fase waarin u logistieke zaken regelt, leveranciers benadert en beursstands ontwerpt en inricht. Hierna volgt een uitvoerende fase waarbij de beurs daadwerkelijk plaatsvindt. Vervolgens zullen alle zaken afgerond en opgeruimd moeten worden waarna eventueel nog een evaluatiefase zou kunnen plaatsvinden. Al deze fasen kunt u vastleggen in één project in SAP Business One 9.2. Vanzelfsprekend zullen deze stappen kosten met zich meebrengen zoals transportkosten, kosten voor geleverde diensten, vliegtickets, hotelovernachtingen etc. Door per fase een budget op te stellen en gemaakte kosten te boeken op dit project ontstaat een helder kostenoverzicht. Daarnaast kunnen orders die gemaakt worden op de beurs gekoppeld worden aan dit project, zodat ook de opbrengsten inzichtelijk worden. Documenten koppelen U kunt acties en/of aandachtspunten per fase bijhouden. Zo kunt u bijvoorbeeld bijlagen toevoegen of SAP Business One documenten koppelen. Dit kunt u doen door de fase te selecteren waaraan u een document wilt toevoegen om vervolgens een document te selecteren. Stel, u wilt een SAP Business One activiteit koppelen aan uw project. Selecteert u dan de fase waaraan u een activiteit wilt toevoegen. Klik vervolgens op het zwarte pijltje met daarachter Activiteiten. Vanuit de eerste lege regel kunt u een opgeslagen activiteit selecteren of een nieuwe activiteit creëren zoals wordt weergegeven in onderstaand voorbeeld.

5 Hetzelfde kunt u doen met andere SAP Business One documenten waaronder een uitgaande factuur zoals wordt getoond in onderstaande afbeelding.

6 Op deze manier kunt u project management informatie combineren met financiële data en daarmee alle project gerelateerde transacties raadplegen vanuit één overzicht. Deze functionaliteit maakt het mogelijk om verschillende typen projecten te managen, voortgang te monitoren en optimaal samen te werken aan een project met alle betrokken partijen. Met alle informatie op één centrale locatie ben u een stap dichterbij het succesvol realiseren van uw projecten. Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac via: