Samenvoegen. 4.5 Samenvoegvelden

Transcriptie

1 4.5 Samenvoegvelden Word kent diversie extra velden, waarmee u tijdens het samenvoegen de selectie van records op basis van voorwaarden kunt sturen of waarmee u het samenvoegen even kan laten stoppen om gegevens, die niet in de database voorkomen, handmatig in te vullen. CTS/Advies /199

2 4.5.1 Het samenvoegveld Invullen [Fill in] Het kan voorkomen dat een bepaald gegeven in uw gegevensbestand ontbreekt. U hebt bijvoorbeeld niet de voornamen in het gegevensbestand opgenomen, terwijl u die wel graag in de aanhef vermeld ziet staan. U maakt dan gebruik van de veldverwijzing Invullen [Fill-in]. Neem het document Feest voor u. Word vraagt bij opening of het hoofddocument opnieuw gekoppeld moet worden aan het eerder gebruikte adressenbestand Klik op Ja [Yes]. Het document ziet er uit als in de onderstaande figuur. Verwijder het veld «Voornaam» in de aanhef van de brief (dus achter het woordje "beste"). Laat de cursor achter "beste" staan en denk om de spatie! Klik op de knop Verzendlijsten Velden beschrijven en invoegen Regels - invullen [Mailings Write & Insert Fields - Rules - Fillin]. Indien de optie grijs is, wil dit zeggen dat het hoofddocument nog niet aan een adressenbestand gekoppeld is. U moet dit dan eerst doen. Maak onderstaand voorbeeld na. CTS/Advies /199

3 Klik OK. U ziet een voorbeeld van het dialoogkader verschijnen, dat nu tijdens het samenvoegen op het scherm zal komen als het veld moet worden ingevuld. Klik OK. Voeg het hoofddocument samen met de gegevens uit de adressenlijst met de optie Voltooien Voltooien en samenvoegen - Afzonderlijke documenten bewerken [Finish Finish & Merge Edit Individual Documents]. Geef achtereenvolgens de namen Jan, Piet, Klaas, Kees op. U moet nu een beetje in het blinden voornamen invullen omdat niet duidelijk is met welk adres Word bezig is als hij de voornaam vraagt. Het is handiger als de toelichtende tekst een verwijzing bevat naar het record dat op dat moment wordt samengevoegd. Bijvoorbeeld naar de achternaam van de persoon. Sluit het resultaat van het samenvoegen na dit te hebben bekeken. Selecteer van het hoofddocument de aanhefregel Beste.. etc en druk op Shift-F9 De veldcodes worden nu zichtbaar gemaakt. De code Invullen [FILLIN] is opgenomen in het hoofddocument. Plaats de cursor in het veld achter de vraag (maar nog voor de dubbele aanhalingstekens sluiten Voeg het veld Achternaam in. Met de toetscombinatie Shift-F9 kunt u opnieuw de codes zichtbaar maken. Deze zien er nu als onderstaand uit. CTS/Advies /199

4 Voeg de brief samen met de gegevens en bekijk het resultaat. CTS/Advies /199

5 4.5.2 Samenvoegcode Als [IF] Met de veldcode ALS [IF] kunt u hetgeen dat wordt ingevuld, afhankelijk maken van de waarde van een veld. Syntaxis: {ALS "conditie" "tekst waar" "tekst niet waar"} [{IF "conditie" "tekst waar" "tekst niet waar"}] U beschikt bijvoorbeeld over een gegevensbestand met de aanduiding "m" of "v" voor het geslacht van de persoon. U voert dan onderstaande code in: {ALS {SAMENVGVELD geslacht} = "m" "De heer" "Mevrouw"} [{If {MERGEFIELD geslacht}="m" "De heer" "Mevrouw"}] Als nu in het record een "m" staat voor het geslacht van de persoon, dan komt in het samengevoegde document "De heer" te staan. In alle andere gevallen zal "mevrouw" verschijnen. Verder zijn er nog de volgende codes. Code Vraag [Ask] Invullen [Fill in] Als Dan Anders [If... Then...Else...] Nummer Record # [Merge Record..] Samenvoegreeks # [Merge Sequence...] Volgende Record [Next Record] Volgende Record Als [Next Record If... ] Bladwijzer instellen [Set Bookmark...] Record overslaan Als [Skip Record If... ] Functie Voor het invoeren van een gegeven dat voor alle documenten geldt. De gestelde vraag verschijnt in een dialoogkader op het scherm. Het antwoord wordt gekoppeld aan een bladwijzer [bookmark], die u binnen andere velden kunt gebruiken. Het samenvoegen wordt bij ieder document opnieuw onderbroken voor het invoegen van een gegeven. Wordt aan de voorwaarde voldaan, dan wordt hetgeen achter Dan staat ingevuld. Wordt niet aan de voorwaarde voldaan, dan wordt hetgeen achter Anders staat ingevuld. Voegt het nummer in van het actuele gegevensrecord. Leidt ertoe dat de records niet alleen worden samengevoegd, maar bovendien worden zij genummerd in de volgorde van samenvoegen. Het samenvoegen wordt voortgezet bij het volgende record. Het samenvoegen wordt voortgezet bij het volgende record, indien voorwaarde achter Als waar is. Benoemt bladwijzer met opgegeven tekst. De record wordt overgeslagen indien aan de conditie achter Als wordt voldaan. CTS/Advies /199