OVERZICHT AANPASSINGEN VISION - RELATIE VANAF

Transcriptie

1 OVERZICHT AANPASSINGEN VISION - RELATIE VANAF Versie Datum korte omschrijving module WAT WAAR WAAROM Online Hulp Link Instelling voor wel of niet direct een actieverslag doorzetten naar een externe agenda externe calendar Als u een verslag maakt met een actiedatum wordt deze automatisch in de externe agenda geplaatst op het moment dat het verslag wordt opgeslagen. Dit kan nu uitgeschakeld worden, zodat u zelf bepaalt of het verslag in de agenda wordt opgenomen. Dit kan met de instelling CG014. verslag, button, naar externe agenda Deze instelling is gemaakt omdat het is niet altijd gewenst is om een verslag met actiedatum automatisch in de externe agenda op te nemen. online.com/verslag-naaroutlook-agenda Verslag mailen met algemene info nu compleet Bij het versturen van een verslag, als er ook standaard info is ingesteld, wordt nu zowel de info ( incl % variabelen) + de verslagtekst in de mail opgenomen. relatie, verslag, actief verslag Dit was nog niet helemaal correct online.com/verslag/versla g-mailen Bij het maken van een eigen filter kunt u nu gesplitst zoeken op een contactersoon voornaam en achternaam. Bij het maken van een eigen filter kunt u nu gesplitst zoeken op een contactersoon voornaam en achternaam. meerdere tabellen binnen Relatie Dit kon nog niet Variabele tussenvoegsel interne medewerker bij info Voor de info is %22 toegevoegd als variabele voor het tussenvoegsel van de interne medewerker. Onderhoud info uitbreiding Mailen via Afdeling genereerde geen verslag, nu wel Bij het los en van een relatie kreeg je in bepaalde situaties geen verslag. Betrof oude programmeerwijze, is het een en ander aan herschreven/verbeterd. Afdeling, functies, E- mail afdeling Om bij iedereen in de mail een verslag aan te maken. Zodat u snel kunt zien waar deze mail naar toe is gegaan. Pagina 1 van 6

2 Mailen geeft bij eerste mailadres altijd een verslag op de afdeling waar je op staat. Bij het mailen vanuit een een relatie/klant/afdeling/contactpersoon wordt vanaf nu altijd een verslag bij alle gekoppelde adressen. Mist het mailadres éénmalig bestaat in Vision. Omdat u bewust mailt vanuit een relatie, afdeling, contactpersoon of klant wordt vanaf nu altijd met het eerst ingegeven/gekozen mailadres in het vak AAN een verslag aangemaakt op afdeling waar u op staat (of de afdeling behorende bij de relatie/contacpersoon/klant). Dit betekend dat er geen verslag wordt aangemaakt van het eerste e/mail adres als deze niet bij deze afdeling hoort. Indien u toch een verslag op deze persoon/relatie/afdeling wil hebben dan een ander mail adres als eerste vermelden. Relatie (of Afdeling, contactpersoon, klant) Meer toepassingen voor het doorzetten van acties naar een externe agenda Koppeling agenda nu ook mogelijk met Google calender Het is mogelijk om verslagen door te zetten naar een externe agenda. Tot voor kort was dit alleen mogelijk met De agenda van Outlook. Nu ook toe te passen naar Google calender. Welke u gebruikt is zelf in te stellen onder de systeeminstellingen van relatie CG voor Outlook en 2 voor google calender. Leeg is ook OUTLOOK relatie, verslag, actiedatum doorzetten naar planning Dit geeft een bredere toepassing Extra knop bij relatie, tab algemeen, opmerking. Door te klikken op de extra knop bij relatie, tab algemeen, opmerking, opend een pop-up scherm. Dit heeft dezelfde functie als het veld opmerking, alleen is het veel groter. relatie Zo heeft u meer ruimte voor, en overzicht op de opmerking Extra knop bij afdeling, opmerking. Door te klikken op de extra knop bij afdeling, opmerking, opend een pop-up scherm. Dit heeft dezelfde functie als het veld opmerking, alleen is het veel groter. afdeling Zo heeft u meer ruimte voor, en overzicht op de opmerking import nu direct te koppelen aan het juiste project project Wanneer u gebruikt maakt van import, dan is het nu mogelijk om het verslag wat hiervan gemaakt wordt automatisch bij het juiste project onder te brengen. Hiervoor is het noodzakelijk om het projectnummer op te nemen in het onderwerp van de te importeren mail. Relatie, mail, mail account Het verslag is automatisch gekoppeld aan het juiste project. Dit geeft duidelijkheid Info module nu ook bij relatie contactpersoon info Het is sinds enige tijd ook mogelijk om, wanneer u beschikt over de info module, een contactpersoon te voorzien van externe info. relatie,contact persoon Meer mogelijkheden Pagina 2 van 6

3 Volgorde openstaande verslagen gewijzigd. In de lijst van de openstaande verslagen zullen voortaan de oudste verslagen bovenaan staan openstaande verslagen Dit is logischer Extra info beschikbaar bij Relatie contactpersoon Extra info module Detail weergave tab Extra info is nu beschikbaar bij Contactpersoon. Relatie contactpersoon Extra mogelijkheid relatie standaard afgetiteld met voorletters en achternaam Bij het versturen van een standaard bericht komt in het tekstscherm onderaan automatisch de voorletters en de achternaam van de interne medewerker. Wilt u aftitelen met voornaam en achternaam, laat dan de voorletters bij de interne medewerker leeg. relatie, functies, mail relatie Zo kunt u zelf bepalen hoe u de aftiteling van uw bericht wilt zien verslagsoort bij doorgezette offertes is nu OFFERTE Als u heeft ingesteld dat offertes als verslag in Relatie komen te staan, zullen deze nu ook het verslagsoort OFFERTE krijgen i.p.v. VERSLAG. Offertes blijven zichtbaar in uw overzicht openstaande verslagen. verslagen Hiermee kunnen verslagen waar een offerte aangekoppeld is makkelijk worden uitgefilterd van de overige verslagen. Dit geldt ook voor facturen die doorgezet worden. Deze krijgen verslagsoort FACTUUR standaard brief direct mailen U heeft nu de mogelijkheid om een standaardbrief die u maakt direct te versturen via de mail. relatie, print, standaardbrief, verzendwijze: De brief die u maakt kan direct g d worden met de mogelijkheid om deze brief ook gelijk te converteren naar pdf standaard actiedatum, contactcode en resultaatcode bij verslag Geïmporteerde mail kan automatisch van een contact- en resultaatcode en een actiedatum worden voorzien. Mailimport opvolging gebruik standaard brieven in RTF met # (hekjes) Standaardbrieven, die gemaakt worden in MS-WORD zijn tot nu toe opgemaakt met samenvoegvelden. Dit kan nu eenvoudiger door gebruik te maken van variabelen die rechtstreeks uit VISION komen. onderhoud, rapport, standaardbrief U kunt zelf eenvoudig uw standaardbrieven samenstellen door de brief op te maken met de juiste, uit vision afkomstige, gegevens. wiki.visiondevelopment.nl/algemeen help/doku.php?id=algeme en:applicatiebeheer:rapp orten#standaard_brief_in _word-rtf Pagina 3 van 6

4 Archiveren niet meer gebruikte gegevens. alle Binnen veel tabellen heeft u de mogelijkheid om gegevens te archiveren. Dit betekent dat ze er wel nog zijn, maar u ziet ze niet meer. Denk bijvoorbeeld aan bepaalde codetabellen, relaties, klanten enz. Hoe dit in zijn werk gaat en voor welke tabellen dit allemaal geldt, kunt u lezen in de online helptekst alle tabellen,detail: vink archief aan óf functie, archiveer over selectie U houdt zo uw bestanden overzichtelijk en actueel en ziet geen informatie meer die niet meer van toepassing is. help/doku.php?id=algeme en:archiveren Afbeelding geschaald bij Info Afbeeldingen worden passend getoond in het detailvenster van de Info. Voorheen werd de afbeelding 1:1 getoond info (overal) betere zichtbaarheid vooral bij grote afbeeldingen Afdruk beschikbaar bij Info Het printertje is beschikbaar bij de Info. Dit geeft bijvoorbeeld de mogelijkheid een selectie van afbeeldingen onder Info af te drukken info (overal) Nieuwe functionaliteit Controle uitgebreid bij verwijderacties in ALLE tabellen alle Bij alle verwijderacties wordt nu specifiek gekeken in welke tabellen dit gegeven eventueel nog wordt gebruikt. Indien ergens in gebruik, dan is het verwijderen NIET toegestaan. overal Dit is een extra beveiliging bij het verwijderen van gegevens Extra kolommen bij actielijst ( openstaande verslagen) De lijst met openstaande verslagen is nu aangevuld met kolommen met adresgegevens van afdeling én contactpersoon. openstaande verslagen lijst Hiermee heeft u vanuit de actielijst alle benodigde gegevens bij de hand actiedatum automatisch gevuld bij nieuw verslag Bij het aanmaken van een verslag wordt de actiedatum verslag automatisch ingevuld. U kunt zelf aangeven bij de instellingen hoeveel dagen vooruit u standaard wilt ( t.o.v. de contactdatum). de actiedatum is nu direct ingevuld en zichtbaar in uw openstaande lijst bijlages uit mail te "slepen" naar de info in VISION. Alleen van toepassing vanaf servoy versie 6 Heeft u digitaal een document ontvangen ( bijv. een factuur of een bevestiging) via de mail, dan kunt u deze bijlage vanuit de mail naar het tabblad "info" slepen. Het betreft de info op alle locaties (bijv.relatie, klant/leverancier,project of order). info (overal) U hoeft de bijlage niet meer op te slaan vanuit de mail en te vandaaruit te koppelen aan de info. Dit werkt veel sneller Pagina 4 van 6

5 Disclaimer te koppelen aan interne medwerker U kunt per interne medewerker een disclaimer instellen, zodat iedere ingelogde persoon autoamtisch de juiste disclaimer onder de mail afgedrukt krijgt. relatie, mail Makkelijker bij het versturen van mails. U hoeft niet meer handmatig een andere disclaimer te selecteren Samenvoegen afdelingen U heeft nu de mogelijkheid om afdelingen samen te voegen waardoor u "lege"relaties krijgt die u kunt verwijderen Default instelling resultaatcode, contactcode en aantal dagen tot actie Bij het aanmaken van een verslag kunt u een resultaatcode en een contactcode invullen. Deze is standaard leeg en moet, indien gewenst, steeds weer ingevuld worden. Nu kunt u hiervoor standaardcodes instellen. Tevens kunt u het aantal dagen vooruit instellen waardoor de actiedatum automatisch ingevuld wordt ( contactdatum + aantal ingestelde dagen = actieatum). afdeling, functie, samenvoegen huidige afdeling met andere afdeling relatie,systeeminstel lingen, CG009,CG010 en CG011 Wanneer u dubbele relaties heeft is het vaak lastig om een van de twee te verwijderen omdat beide afdelingen gekoppeld zijn aan onderliggende info. Denk aan verslagen, projecten, verkoopfacturen e.d. > met deze actie is dit eenvoudig te realiseren. Dit bespaart u veel tijd bij het invoeren als u vaak dezelfde codes hanteert kolommen erbij in de actielijst van de openstaande verslagen De lijst met openstaande verslagen heeft meerdere nieuwe kolommen. U ziet bijvoorbeeld het projectnummer (indien van toepassing) en het telefoonnummer relatie, startscherm U kunt nu direct actie ondernemen vanuit deze lijst. Via het telefoonnummer kunt u gelijk bellen met de relatie om bijvoorbeeld een afspraak te maken. Het is niet nodig om het verslag open te klikken. Dit werkt directer converteer document naar pdf bij E- mailen wanneer u een brief gemaakt heeft als doc bestand en u wilt dit mailen naar uw klant dan heeft u de mogelijkheid om in het scherm aan te vinken dat het document automatisch omgezet wordt naar een pdf bestand. relatie, documenten, functie,verzend een Het is wenselijk om pdf bestanden naar klanten te mailen. Deze zijn niet te wijzigen, dus veiliger. U hoeft dan zelf niet te kiezen voor pdf maar kunt gewoon werken met een WORD document waar u eventueel nog aanvullingen bij kunt zetten Vanuit relatie detail doorklikken naar klant. wanneer u een brief gemaakt heeft als doc bestand en u wilt dit mailen naar uw klant dan heeft u de mogelijkheid om in het scherm aan te vinken dat het document automatisch omgezet wordt naar een pdf bestand. relatie detail weergavescherm Gebruiksvriendelijker Pagina 5 van 6

6 Mail importeren in VISION U heeft nu de mogelijkheid om uw externe verkeer te importeren binnen VISION-Relatie. De werkwijze met bijbehorende instellingen kunt u lezen als nieuwsitem in de startpagina van VISION én in de online handleiding onder " import". relatie, mail Hiermee heeft u in relatie zowel in- als uitgaande berichten gebundeld bij de juiste personen en is daar ook alles terug te vinden Klachten nu ook zichtbaar in de openstaande verslagenlijst Als u een verslag invoert met verslagsoort "klacht" en u hangt er een actiedatum aan, dan zijn deze verslagen ook zichtbaar in uw centrale openstaande verslagenlijst. relatie, startscherm Bij klachten horen acties. Het is dan ook overzichtelijk om deze in de openstaande verslagenlijst te tonen Afdrukken openstaande verslagen vanuit startscherm relatie algemeen U kunt nu vanuit uw eigen openstaande verslagen lijst kiezen voor afdrukken. relatie, wereldbol, print icoon U kunt een lijst afdrukken van alle acties die u moet doen in het aangegeven datumbereik. Pagina 6 van 6