EDUscope Administratie Te Laat

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "EDUscope Administratie Te Laat"

Sebastiaan Meijer
5 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 EDUscope Administratie Te Laat EDUscope versie Bergerweg KD Sittard

2 1 INHOUD 2 Inleiding Inrichten Te Laat Redenen Te Laat Acties Registratie Te Laat Te Laat Acties Rapportage Rapportage Te Laat Rapportage Te Laat Acties

Zowel de school als de gemeente willen schoolverzuim en uitval zoveel als mogelijk terugdringen, vandaar dat in samenspraak vaak verzuimbeleid en verzuimprotocollen worden opgesteld.

3 2 INLEIDING De Nederlandse overheid heeft in de Leerplichtwet vastgelegd dat ieder kind naar school moet. Ouders moeten zorgen dat hun kind naar school gaat en de gemeente heeft de wettelijke taak om in de gaten te houden of kinderen ook echt naar school komen. Zowel de school als de gemeente willen schoolverzuim en uitval zoveel als mogelijk terugdringen, vandaar dat in samenspraak vaak verzuimbeleid en verzuimprotocollen worden opgesteld. In een aantal van die protocollen wordt o.a. een hele specifieke procedure beschreven m.b.t. het 'Te laat komen' van leerlingen. In EDUscope kunnen scholen het te laat komen van leerlingen registreren en monitoren. Op basis daarvan kan de school de acties, zoals afgesproken in het verzuimprotocol, uitvoeren en rapporteren. 3 INRICHTEN Om de functionaliteit te laat te kunnen gebruiken, dienen enkele zaken vooraf ingesteld te worden. Dat zijn de te laat redenen en de te laat acties. Om hier aanpassingen of aanvullingen te kunnen doen, zijn speciale rechten vereist. In de regel gebeurt dit door de beheerder. 3.1 TE LAAT REDENEN Standaard kent de inrichting van de functionaliteit te laat al 4 redenen, die grotendeels dekkend zijn voor de redenen, die in de praktijk voorkomen. 1. Ga in het menu naar Inrichten, Administratie, Absenties, Te laat redenen. Het overzicht van de reeds aanwezige te laat redenen wordt dan getoond: Deze standaardredenen kunnen niet verwijderd of inactief gemaakt worden 2. Om een nieuwe reden toe te voegen, kies onder het scherm voor Toevoegen. Vul een unieke naam in voor de reden en vink aan of deze actief moet worden. Desgewenst kan de optie Is standaard geoorloofd aangevinkt worden. Alle geregistreerde meldingen met deze te laat reden zijn dan automatisch geoorloofd. Sla de reden op, door in de linker bovenhoek op de blauwe diskette te klikken. 3

4 3. Door een reden te selecteren (m.u.v. een systeem reden), kan deze gewijzigd of verwijderd worden, via de knoppen onder aan het scherm. 3.2 TE LAAT ACTIES Er zijn standaard geen acties in EDUscope aanwezig, dus deze dient de school nog volledig toe te voegen. Dit is namelijk heel schoolspecifiek (op basis van de afspraken met de gemeente in kwestie). Het idee is dat hier bepaalde briefsjablonen kunnen worden toegevoegd, die op basis van het protocol verstuurd worden naar bijv. ouders of de gemeente, als een bepaald aantal te laat registraties is bereikt. 1. Ga in het menu naar Inrichten, Administratie, Absenties, Te laat acties. Kies onder aan het scherm voor Toevoegen. 2. Vul een unieke naam in voor de betreffende actie, bijv. Drie keer te laat. 3. Vul bij Elke x e keer in, wat in principe de frequentie is van deze actie. Dit zou bijv. in principe steeds na 3x te laat registraties kunnen zijn. 4. Vul bij Vanaf de x e keer is, vanaf welke hoeveelheid te laat meldingen deze actie uitgevoerd dient te worden. Als deze waarde 0 is, wordt bij bijv. elke 3 e keer te laat, daadwerkelijk een actie gegenereerd bij de 3 e keer te laat. In hetzelfde voorbeeld met een vanaf waarde van 1, wordt die actie bij de 4 e te laat melding uitgevoerd. 5. Vink het hokje actief aan, om deze reden ook daadwerkelijk in de administratie te kunnen gebruiken. Mocht deze actie later bijv. overbodig blijken te zijn, kan het vinkje hier weggehaald worden, en is deze actie voor de gebruiker niet meer zichtbaar. 6. In het tekstvak kan vervolgens het briefsjabloon worden toegevoegd. Via de knop Velden kunnen bepaalde standaardvelden als een soort mailmerge worden ingevoegd: 4

5 Sla de wijzigingen op via de blauwe diskette in de linker bovenhoek van het scherm. 4 REGISTRATIE TE LAAT Als de inrichting naar wens is, kan de functionaliteit in de praktijk door de medewerkers worden gebruikt. Het gaat dan in eerste instantie om het kunnen registreren van het te laat komen. Registraties van te laat kunnen worden gekoppeld aan óf dagdelen óf lesuren. Dit is afhankelijk van/gerelateerd aan hoe de school dit bij de reguliere absentie registratie doet. Bij de schoolinstellingen (inrichten) is daar reeds ingesteld of dit per dagdeel of lesuur is. Die instelling geldt dan ook voor de functionaliteit te laat. 1. Als een medewerker een te laat registratie wenst toe te voegen, kiest deze in het menu voor Menu Administratie Absenties Te laat. 2. Er verschijnt een venster, waar links de groepen en namen van leerlingen staan. Rechts staan al mogelijke eerdere te laat registraties. Selecteer een leerling aan de linkerzijde en kies vervolgens rechts onder aan het scherm voor Toevoegen. 3. Kies de datum, vink het lesuur/de lesuren aan en kies de te laat reden. Deze laatste is niet verplicht. Geef ook aan of de melding al dan niet geoorloofd is. 4. Klik op de blauwe diskette in de linker bovenhoek om de te laat registratie op te slaan. 5. De registratie wordt nu rechts getoond (mits links de leerling is geselecteerd). Rechts boven aan het scherm is een tellertje, dat het totaal van registraties van de geselecteerde leerling (binnen het geselecteerde schooljaar) toont. De teller telt alleen ongeoorloofde meldingen! 5

6 6. Door een registratie te selecteren, kan deze met de knoppen onder aan het scherm gewijzigd of verwijderd worden. 5 TE LAAT ACTIES Nadat er een tijd lang registraties aan Eduscope zijn toegevoegd, is het zaak om bepaalde acties te gaan uitvoeren. In principe kunnen die door alle medewerkers worden uitgevoerd, maar in de praktijk wordt dit vaak centraal uitgevoerd door een medewerker, met de taak van verzuimcoördinator. 1. Ga in het menu naar Menu Administratie Absenties Te laat acties. 2. Selecteer het juiste schooljaar. Standaard staat dit al op het actuele schooljaar. 3. Te ondernemen acties worden automatisch getoond, van de leerlingen die aan de criteria voldoen, zoals die bij de inrichting onder ingestelde acties zijn aangemaakt (zie 3.2). 4. Klik met de rechter muisknop op een leerling in de lijst, om de brief (afhankelijk van de actie) weer te geven, of kies onder aan het scherm voor Afdrukken. Kies ook onder aan het scherm voor Wijzigen om de actie te wijzigen. Hier kan bijv. de Afgehandeld op datum ingevuld worden, zodat deze actie daarna niet meer in het overzichtsscherm verschijnt. 5. Er kunnen ook handmatig acties worden aangemaakt. Klik hiervoor onder aan het scherm op Toevoegen om een nieuwe actie toe te voegen. 6. Selecteer de betreffende leerling, kies uit de keuzelijst de te ondernemen actie (die onder 3.2 zijn aangemaakt) en vul optioneel het aantal in dat de leerling te laat is geweest en de datum, waarop deze actie is afgehandeld. 7. Sla de actie op via de blauwe diskette in de linker bovenhoek van het scherm. In het overzichtsscherm van de te laat acties wordt deze actie nu als een regel toegevoegd. Door met de rechter muisknop op deze regel te klikken (of via de knoppen onder aan het venster) kan de actie worden gewijzigd of verwijderd, maar kan ook de brief bekeken en afgedrukt (opgeslagen of g d) worden. 6

6 RAPPORTAGE Via Rapportage kunnen overzichten worden gegenereerd m.b.t. alle geregistreerde te laat meldingen, en de acties die daarop aangemaakt c.q. uitgevoerd zijn. 6.1 RAPPORTAGE TE LAAT 1.

Via de filter kunnen nog bepaalde gegevens heel specifiek uitgefilterd worden. 3. Kies links voor Afdrukken. Er verschijnen dan nog enkele extra filter opties (reden, maand, of typeselectie).

7 6 RAPPORTAGE Via Rapportage kunnen overzichten worden gegenereerd m.b.t. alle geregistreerde te laat meldingen, en de acties die daarop aangemaakt c.q. uitgevoerd zijn. 6.1 RAPPORTAGE TE LAAT 1. Ga in het menu naar Rapportage Absenties Te laat. 2. Selecteer de groep/groepen/leerling/leerlingen, die in de rapportage van de te laat registraties opgenomen dienen te worden. Via de filter kunnen nog bepaalde gegevens heel specifiek uitgefilterd worden. 3. Kies links voor Afdrukken. Er verschijnen dan nog enkele extra filter opties (reden, maand, of typeselectie). Er kan hier ook opgegeven worden, vanaf de hoeveelste keer de te laat registraties in het overzicht opgenomen moeten worden. 4. Kies daarna onder aan het scherm nog eens voor Afdrukken. Er verschijnt dan een afdrukvoorbeeld. Dit voorbeeld kan via de eerste drie opties van de knoppenbalk resp. worden opgeslagen, geprint of g d. 5. De optie Exporteren (links in het Te laat rapportage venster) geeft de mogelijkheid om het rapport op te slaan als csv bestand (te openen in bijv. Excel). Vul een bestandsnaam in en kies een bestandslocatie. Kies dan onder aan het scherm voor Exporteren. 7

8 6.2 RAPPORTAGE TE LAAT ACTIES 1. Ga in het menu naar Rapportage Absenties Te laat acties. 2. Selecteer de groep/groepen/leerling/leerlingen, die in de rapportage van de te laat acties opgenomen dienen te worden. Via de filter kunnen nog bepaalde gegevens heel specifiek uitgefilterd worden. 3. Kies vervolgens links voor Rapportage. Er kan dan nog ingesteld worden of er voor een bepaalde maand gefilterd moet worden en welk type actie in de rapportage opgenomen dient te worden. Klik dan onder aan het scherm op Afdrukken. 4. Via Exporteren (links in het Rapportage te laat acties venster) kan de rapportage geëxporteerd worden naar een csv bestand. 5. Via de laatste optie Brieven genereren kunnen van de acties in één keer alle brieven genereerd worden. 8

Vergelijkbare documenten

Formulieren o.b.v. Vrije Overzichten

Formulieren o.b.v. Vrije Overzichten EDUscope Administratie Versie 1.0 19-04-2016 Bergerweg 110 6135 KD Sittard 046-4571830 INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave... 2 Inleiding... 3 1.1 Formulier toevoegen... 3