Verjaardagsservice Louwers & Partners

Transcriptie

1 Verjaardagsservice Louwers & Partners Inloginstructie online portal Verjaardagsservice Per zullen wij een loginnaam en wachtwoord toesturen waarmee je in kan loggen op het online portaal van onze Verjaardagsservice Persoonlijke inloggegevens gebruikersnaam :... wachtwoord :...

2 2: Na het inloggen zie je het onderstaande scherm. Hier bevinden zich de 4 keuze opties voor het werken in het portaal. - Klanten dit bevat de gegevens zoals deze zijn ingesteld voor jullie Verjaardagsservice (bedrijfsgegevens, cadeau s, brieven etc.). - Relaties dit bevat de relatiegegevens van alle personen die jullie hebben aangemeld voor de Verjaardagsservice. Deze relatiegegevens kunnen jullie op ieder gewenst moment zelf muteren. - Relaties controleren bevat een selectie van jullie relaties die de aankomende periode jarig zijn. Voorafgaand aan het verzenden van de cadeau s willen graag jullie bevestiging ontvangen. - Statistieken bevat een overzicht van de verzonden cadeau s.

3 3: Klanten 3.1 Algemeen Dit scherm toont alle ingestelde persoonlijke gegevens voor de Verjaardagsservice. Hier staat weergegeven welke cadeaus en kaarten er zijn gekozen, welke standaard instellingen gehanteerd worden bij de productie van brieven of kaarten en welke personen mogen ondertekenen of notificaties moeten ontvangen. Eventuele aanpassingen aan deze instellingen kunnen wij verzorgen, neem hiervoor gerust contact met ons op. (tel of via

4 3.2 Tekenbevoegde/notificatiepersonen Op deze pagina staan ook de gegevens van personen die mogen ondertekenen of een notificatie moeten ontvangen. Dit is weergegeven onder Tekenbevoegde/ notificatiepersonen. Tekenbevoegde - persoon die brieven/kaarten mag ondertekenen. Notificatiepersoon - persoon die een herinnering/melding ontvangt vanuit het systeem. Er zijn 2 verschillende type notificaties: Operationele notificaties - dit zijn meldingen die te maken hebben met de operationele taken voor het systeem ( o.a. de vraag om relaties goed te keuren voor de komende verzending van cadeaus). Verjaardagsnotificaties - dit zijn herinneringen dat een van jullie relaties (die is aangemeld voor de Verjaardagsservice) jarig zijn op die dag. Deze herinnering kan zowel per mail als sms worden verzonden. Met Beide wordt bedoeld, dat de desbetreffende persoon zowel de operationele notificaties als ook verjaardagsnotificaties ontvangt. Staat er een * achter Tekenbevoegd of Verstuur notificatie, dan geldt deze persoon als de standaard/default. Indien er bij een relaties niet expliciet gekozen wordt voor een bepaalde tekenbevoegde of notificatie persoon dan zal deze persoon hieraan worden gekoppeld.

5 3.3 NAW gegevens De bedrijfsnaam en relevante gegevens zoals ze bij ons bekend staan onderaan op deze pagina.

6 4: Relaties 4.1 Algemeen Dit tabblad is specifiek voor het beheer van alle relaties die zijn aangemeld voor de Verjaardagsservice. Om goed inzicht te krijgen in het relatie bestand hebben we meerdere filter mogelijkheden gerealiseerd. Zoeken op Relatie status Toon fouten Toon ontraceerbaar Biedt de mogelijkheid om te zoeken op voor- of achternaam. Alleen actieve relaties ontvangen een cadeau en/of kaart als ze jarig zijn en zijn dus te filteren uit het totale bestand. Foute relaties zijn relaties waarvan nog niet alle gegevens bekend zijn. Pas als we alle benodigde gegevens compleet hebben en de relatie op actief gezet wordt, draait deze mee in de Verjaardagsservice. Dit zijn relaties waarvan de relevante gegevens voor ons niet te achterhalen zijn. Deze gaan dus ook niet mee in de Verjaardagsservice. Hiermee kunnen de relaties worden weergegeven in een Microsoft Excel werkmap voor verdere verwerking.

7 4.2 Aanpassen relaties Klik je op de algemene relatiepagina op een specifieke relatie (door op de regel van deze relatie te klikken), dan verschijnen alle detailgegevens. Relatie Hier staan de ingestelde gegevens voor de Verjaardagsservice. Bijvoorbeeld welk cadeau ontvangt hij of zij, welke briefversie is er gekoppeld, etc. Fouten De kop fouten geeft een overzicht van ontbrekende gegevens voor deze relatie. Deze relatiegegevens kunt u zelf aanpassen via de knop

8 Druk op Relatie aanpassen om het volgende veld te openen. Het systeem geeft aan welke waarden zijn ingesteld voor deze relatie. Omdat ze per relatie kunnen variëren zijn ze hier individueel aanpasbaar. In het veld relatie referentie bestaat de mogelijkheid om jullie eigen klant-/ relatienummer van deze persoon te gebruiken zoals dat binnen jullie bedrijf gebruikelijk is. Belangrijk is wel dat het een uniek nummer moet zijn. Indien blijkt dat er voor individuele relaties toch een ander/speciaal cadeau noodzakelijk is kunnen wij dit in uiteraard in het systeem toevoegen. Neem hiervoor gerust contact met ons op (tel of via

9 Onderaan de relaties pagina kunnen de adresgegevens (van de relatie) en de tekenbevoegde personen worden aangepast. Tot slot is er een mogelijkheid om per relatie aan te geven welke medewerker er een verjaardagsnotificatie moet krijgen. Staat bij Ondertekenaars vermeld Gebruik default dan betekent dit dat de standaard ondertekenaar van toepassing is. Hetzelfde geldt voor de notificatiepersonen. De standaard ingestelde ondertekenaars en notificatiepersonen zijn te herkennen door het * achter de naam van de persoon.

10 5: Relaties controleren 5.1 Algemeen Op vaste tijdstippen, beginnen we met de voorbereidingen voor de Verjaardagsservice. We selecteren dan welke relaties jarig zijn in de komende periode. Deze selectie (batch) zetten we onder het tabblad Relaties controleren. Zodra we een batch hebben klaar gezet zullen wij een sturen aan de operationele notificatie persoon. We vragen hem/haar die relaties binnen de aangegeven periode te controleren en goed te keuren, zodat we tijdig en met de juiste gegevens kunnen starten met de voorbereidingen voor de verzendingen. Per batch geven we aan wat de deadline is en hoeveel relaties het betreft. Belangrijk: Om te voorkomen dat jullie relaties geen cadeau ontvangen op hun verjaardag, keuren wij deze batch geautomatiseerd goed, na het verstrijken van de14 dagen controletermijn, ookal betekent dit dat er nog onjuistheden in het bestand kunnen zitten. Na goedkeuring zijn wijzigingen in de batch niet langer mogelijk. Eventuele onjuiste gegevens kunnen uiteraard wel in het portal worden aangepast, maar vallen buiten de verwerking voor de verzending. Tip: wanneer alle mutaties voor de Verjaardagsservice direct verwerkt worden in het portaal, is het bestand altijd up to date. Zo hoeft de batch alleen nog maar goed gekeurd te worden en krijgen de jarigen zeker het juiste cadeau, met de juiste brief, op de juiste plek.

11 5.2 Relaties goedkeuren Goedkeuren kan eenvoudig: klik op de regel van de batch en de geselecteerde relaties die gecontroleerd en goedgekeurd moeten worden komen te voorschijn. Door te klikken op toon relatie gegevens kunnen de relaties gegevens worden aangepast (zie hiervoor ook 4.2) voorafgaand aan goedkeuring Relaties in per persoon goedkeuren Goedkeuren kan per relatie door een vinkje te plaatsen en te klikken op Geselecteerde goedkeuren.

12 5.2.2 Relaties per batch goedkeuren Alle relaties in de batch in één keer goedkeuren kan ook met Markeer batch als goedgekeurd. Ook van deze geselecteerde relaties kan er weer een export bestand gemaakt worden voor Microsoft Excel. Het goedkeuren kan echter allen via het portaal. Het portaal houdt bij hoeveel relaties er zijn en hoeveel er zijn goedgekeurd.

13 6: Statistieken Via statistieken is eenvoudig in te zien hoeveel en welke cadeaus er zijn verzonden. De gegevens kunnen gefilterd worden op een zelf in te stellen periode. Versie 2, 13 september 2013 L&P