Handleiding Licentieregie. Handleiding voor de Basisschoolleveranciers

Transcriptie

1 Handleiding Licentieregie Handleiding voor de Basisschoolleveranciers

2 Inhoud Inleiding 3 1 Bestellingen plaatsen Wat u moet weten voordat u een bestelling gaat plaatsen Een bestelling plaatsen voor een school Bestelling afronden Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2 Bestellingoverzichten oproepen Bestellingoverzicht per school Bestellingoverzicht over scholen heen 11 2/11 Handleiding Zwijsen BSL-module Uitgeverij Zwijsen B.V.

3 Inleiding In deze handleiding vindt u informatie over hoe u als medewerker van een basisschoolleverancier bestellingen kunt plaatsen voor scholen, en hoe u overzichten op kunt vragen van reeds geplaatste bestellingen. U start de Zwijsen BSL-module door te gaan naar U logt in met de gebruikersnaam en het wachtwoord dat Zwijsen voor u heeft aangemaakt. Deze hebt u per ontvangen. Een overzicht van de navigatiestructuur van de BSL-module: Figuur 1: Uitleg overzicht 1. Naam van de besteller 2. Naam van de BSL waaronder u bent ingelogd 3. Tabblad Scholen waar u een school zoekt door in de filter de gegevens van de school in te vullen en op knop zoeken te klikken. 4. Tabblad Bestellings-overizicht waar een overzicht van bestellingen over scholen heen kunt maken binnen een bepaalde periode en een overzicht van bestellingen van de door u geselecteerde school. Deze laatste optie maakt geen gebruik van de datum filter. 5. Tabblad Methode kiezen waar een keuze kunt maken in methodes waar de licenties onder vallen. 6. Tabblad Winkelwagen hier vind u een actueel overzicht van de door u in de winkelwagen geplaatste Licenties. Deze wordt zichtbaar zodra er een school gekozen is. 7. Tabblad Licentie-overzicht hier vind u een overzicht van de licenties die reeds in het bezit zijn. Hier kan een schoolmedewerker/beheerder de algemene voorwaarden accepteren, een proeflicentie omzetten in een vaste licentie en een schoolbeheerder kan een licentie opzeggen. Dit tabblad is voornamelijk voor de scholen zelf bedoeld. 8. De filter om de gewenste school te vinden wordt geactiveerd door op de knop zoeken te klikken. 9. Het? icoon is een link naar de helppagina voor dit tabblad. Daarnaast staat het icoon om uit te loggen. 10. Het huis icoon staat voor de home knop en is altijd zichtbaar om weer terug te gaan naar het tabblad scholen. Handleiding Zwijsen BSL-module Uitgeverij Zwijsen B.V. 3/11

4 1 Bestellingen plaatsen 1.1 Wat u moet weten voordat u een bestelling gaat plaatsen Zo gauw u een bestelling heeft geplaatst heeft de school per direct toegang tot het betreffende programma en de Zwijsen leerkrachtmodule (LKM), mits de medewerkers van de school een Basispoortaccount hebben en de school de algemene voorwaarden van het programma hebben geaccepteerd.. Voor al onze niet-gratis programma s geldt een proefperiode van 93 dagen vanaf het moment van bestellen. Een proeflicentie zal niet worden gefactureerd. Pas na het omzetten van een proeflicentie in een vaste licentie zal er facturatie plaats vinden. Er wordt dan de prijs gehanteerd van het moment van bestellen van de vaste licentie. Bij elke school waarvoor u een bestelling plaatst moet een beheerder bekend zijn. De beheerder is namelijk degene die via Basispoort gebruikers moet aanmaken, zodat de leerkrachten en leerlingen toegang tot de programma s kunnen krijgen. 1.2 Een bestelling plaatsen voor een school Volg de onderstaande stappen als u een bestelling gaat plaatsen voor een school. School kiezen Log in op de BSL-module. U start op het tabblad scholen. Zoek de school waarvoor u een bestelling wil plaatsen door het invullen van een of meerdere velden. Klik op de knop zoeken. Figuur 2: Kies een school Kies de betreffende school uit de tabel die verschijnt. U komt in Figuur 3 met een overzicht van de gegevens van de door u gekozen school met een lijst van bekende medewerkers van deze school. Klik op de knop bestel voor deze school om verder te gaan naar het tabblad Methode kiezen 4/11 Handleiding Zwijsen BSL-module Uitgeverij Zwijsen B.V.

5 Figuur 3: School kiezen In de witte balk boven in het scherm staat uw naam en de school waarvoor u een bestelling gaat plaatsen. Methode kiezen Klik op de methode waarvan u een programma wil bestellen. U komt automatisch op de pagina Programma kiezen (zie figuur 4). Figuur 4: Programma s kiezen Handleiding Zwijsen BSL-module Uitgeverij Zwijsen B.V. 5/11

6 Programma s kiezen Kies de programma s die u wil bestellen. Kies de licenties die u wil bestellen door er een vinkje voor te plaatsen. In de rechterkolom van de tabel ziet u de prijs van de licentie, en onderaan de totaalprijs van uw bestellingen van deze methode. Als u korting krijgt of kunt krijgen op een of meerdere programma s dan staat dat vermeld in de tabel. U heeft de keuze uit: - Licentie per direct: De licentie gaat per direct zonder proefperiode - Proeflicentie per direct: De proeflicentie van 93 dagen gaat per direct in. - Proeflicentie per de 1 e van de volgende maand (tot 3 maanden vooruit. ): De proeflicentie van 93 dagen gaat in op de geselecteerde datum. Al bestelde licentie zijn niet nogmaals te bestellen en worden aangegeven als Al besteld. Mocht er al een oude versie besteld zijn van een licentie dan krijgt u ook een waarschuwing: LET OP. Door op de waarschuwing te klikken krijgt u een pop scherm met uitleg dat u al in het bezit bent van een oude versie van deze licentie. Indien u een vouchercode heeft om korting te verkrijgen op een programma, dan kunt u die code in een later stadium van het bestelproces activeren. Rechtsboven ziet u de knop Prijs indicatie. Als u hier op klikt maakt u een prijs indicatie van de huidige selectie. Figuur 5: Prijsindicatie 6/11 Handleiding Zwijsen BSL-module Uitgeverij Zwijsen B.V.

7 U krijgt een overzicht van de aangevinkte licenties. In het overzicht vind u de datum waarop de indicatie gegenereerd is, de NAW gegevens van de geselecteerde school (via tabblad scholen), het aantal leerlingen waarop de prijzen zijn gebaseerd en een link naar de algemene voorwaarden. Rechtsboven kun u via de knop PDF een pdf document downloaden van dit overzicht. Via de snelkoppeling linksboven gaat u terug naar programma kiezen. Bent u tevreden met de geselecteerde licenties klik dan rechtsboven op de knop Plaats in winkelwagen. U komt automatisch in het overzicht van uw winkelwagen (zie figuur 6). Figuur 6: Winkelwagen Winkelwagen In de winkelwagen ziet u een overzicht van alle licenties bij alle methodes die u hebt aangevinkt om te bestellen. U kunt licenties van andere methodes toevoegen door te klikken op de knop Bestel andere programma s. U komt dan weer in het scherm Methode kiezen. De inhoud van uw winkelwagen blijft bewaard. U kunt de startdatum wijzigen door in de winkelwagen op het icoon te klikken. In de laatste kolom heeft u de mogelijkheid om licenties te verwijderen uit de winkelwagen via het icoon. Indien u een vouchercode heeft om korting te verkrijgen op een of meerdere programma s uit uw winkelwagen, dan kunt u die code intypen in het daarvoor bestemde veld onder de knop inwisselen. Dit veld verschijnt alleen als er een vouchercode beschikbaar is voor één of meer licenties in de winkelwagen (zie figuur 6). De korting ziet u direct in de kolom Prijs na korting. Handleiding Zwijsen BSL-module Uitgeverij Zwijsen B.V. 7/11

8 Bestelling afronden Als u alle gewenste licenties in uw winkelwagen hebt geplaatst, eventueel vouchercodes hebt ingevoerd, en de inhoud van de winkelwagen klopt, dan klikt u op de knop Afronden bestelling. Na het klikken op de knop Afronden bestelling komt u automatisch in het tabblad Afronden (zie figuur 7). Figuur 7: bestelling afronden In de eerste dropdownlijst moet u de schoolbesteller selecteren voor wie u een bestelling plaatst. Daarna zal het rode kruis veranderen in een groen vinkje en wordt de grijze knop bevestig bestelling roze en beschikbaar. De basisschoolleverancier waarvoor u werkt staat ingevuld in het veld Basisschoolleverancier. Dit kunt u niet wijzigen. U kunt ervoor kiezen een kopie van de bevestiging van de bestelling naar uw eigen e- mailadres te laten sturen door dit adres in te vullen en een vinkje te plaatsen in het vakje. Klik op de knop Bevestig bestelling. Op dat moment is de bestelling geplaatst. De school heeft nu toegang tot de bestelde programma s. Er wordt nu een bevestiging van de bestelling gestuurd naar: De besteller van de school die u hebt opgegeven De beheerder(s) van de betreffende school Het algemene adres van uw basisschoolleverancier dat bij Zwijsen bekend is Indien aangevinkt, het adres dat is ingevuld om een kopie van de bevestiging te ontvangen. U gaat nu door naar het scherm Bestelling afgerond U krijgt nogmaals een tabel met het overzicht van de bestelling. Er wordt bij vermeld wie de facturatie zal verzorgen en welke personen op de hoogte zijn gebracht van de bestelling. Mocht er iets fout gaan in de verzending van de mails zult u dit achter de betreffende persoon terug zien. 8/11 Handleiding Zwijsen BSL-module Uitgeverij Zwijsen B.V.

9 Figuur 8: Bestelling afgerond In het rood ziet u de melding dat programma s pas beschikbaar zullen zijn nadat een schoolmedewerker of beheerder de algemene voorwaarden heeft geaccepteerd in licentie overzicht. Dit kan de BSL niet zelf doen. Door op de knop scholen selectie te klikken gaat u terug naar het tabblad scholen. Handleiding Zwijsen BSL-module Uitgeverij Zwijsen B.V. 9/11

10 2 Bestellingoverzichten oproepen U kunt twee verschillende soorten bestellingoverzichten oproepen: Bestellingoverzichten per school Bestellingoverzichten over scholen heen 2.1 Bestellingoverzicht over scholen heen U kunt een overzicht opvragen van alle bestellingen die zijn geplaatst bij een school door u als leverancier of waarbij u als leverancier bent aangewezen. Log in op Licentie Regie als BSL. Klik nu op het tabblad Bestellings-overzicht Figuur 9: Bestellings-overzicht Uw BSL staat al ingevuld en is niet aan te passen. Door op de datum knoppen te klikken kunt u middels een agenda een begin en eind datum invullen waarbinnen u het overzicht wilt genereren. U krijgt een overzicht van alle bestellingen geplaatst bij u (als BSL) door alle scholen binnen de aangegeven tijdsperiode. Figuur 10: Overzicht over scholen heen Er verschijnt een tabel met daarin een overzicht van alle licenties zijn besteld aangegeven per school, door de leverancier waarvoor u werkt of door medewerkers van de school zelf die u als leverancier hebben opgegeven tijdens het bestelproces. Ook ziet u wie is opgegeven als besteller namens de school, de status van de licentie, geldig tot en besteldatum. Door op een licentie te klikken, krijgt u nog de details over deze bestelling. U kunt dit overzicht exporteren naar een CSV-bestand door te klikken op de link CSV export rechtsboven het overzicht. 10/11 Handleiding Zwijsen BSL-module Uitgeverij Zwijsen B.V.

11 2.2 Bestellingoverzicht per school heen Start in het tabblad Scholen. Figuur 11: Scholen zoeken Zoek de school waarvoor u een overzicht wilt oproepen, door het invullen van een of meerdere velden. Klik op de knop zoeken Kies de betreffende school uit de tabel die onder het filter verschijnt. In de witte balk boven in het scherm staat uw naam en de school waarvoor u gekozen hebt. Ga nu naar het tabblad Bestellings-overzicht. U kunt een overzicht oproepen van alle bestellingen die de leverancier waarvoor u werkt heeft geplaatst bij de gekozen school door op de 2 e verder knop te klikken. Deze maakt geen gebruik van de datum filter. Figuur 12: Bestellings-overzicht per school Er verschijnt een tabel met daarin een overzicht van alle licenties zijn besteld aangegeven per school, door de leverancier waarvoor u werkt of door medewerkers van de school zelf die u als leverancier hebben opgegeven tijdens het bestelproces. Ook ziet u wie is opgegeven als besteller namens de school, de status van de licentie, geldig tot en besteldatum. Door op een licentie te klikken, krijgt u nog de details over deze bestelling. U kunt dit overzicht exporteren naar een CSV-bestand door te klikken op de link CSV export rechtsboven het overzicht. Tip: Wisselen van school Als u met een school bezig bent, maar u wil een bestellingoverzicht van een andere school opvragen, klik dan in het linker navigatiemenu op Scholen Overzicht. Zoek daar met behulp van de postcode de gewenste school en klik op de naam van die school. Nu kunt u het bestellingoverzicht van deze school opvragen. Handleiding Zwijsen BSL-module Uitgeverij Zwijsen B.V. 11/11