Versturen van aanmaningen vanuit Newbase

Transcriptie

1 Versturen van aanmaningen vanuit Newbase Voor meer informatie, kijk op Newbase BV, Hardwareweg MX AMSTERDAM Tel.: Augustus 2013 versie 1.0 pagina 1 van 11

2 Inhoudsopgave 1 Introductie Zoeken naar vervallen facturen Aanmaningen maken Hoe ziet een aanmaning in Newbase eruit Hoe kunnen aanmaningen verstuurd worden vanuit Newbase...7 Augustus 2013 versie 1.0 pagina 2 van 11

3 1 Introductie In deze help file zal worden uitgelegd hoe je kunt aanmanen vanuit Newbase. Er zijn twee gangbare vormen van het verzenden van herinneringen. De eerste manier is een kopie van de factuur te sturen met als kop '1e herinnering', '2e herinnering' enz. De tweede manier is het versturen van een overzicht naar de klant waarin één of meerdere openstaande facturen worden vermeld. In Newbase is deze laatste manier in gebruik. Newbase stuurt een overzicht naar de klant met het factuurnummer en het bedrag wat nog openstaat. Wanneer er meerdere facturen zijn vervallen komen deze verschillende facturen op 1 overzicht te staan die naar de klant wordt gestuurd. Onderstaande instellingen zijn nodig voordat er aanmaningen verstuurd kunnen worden vanuit Newbase. Dit kan worden gecontroleerd door de applicatiebeheerder. Start- en eindteksten in klanttaal: De start- en eindtekst komen op de print van de aanmaning. Deze teksten kunnen naar eigen wens worden aangepast. De titel op het document van de aanmaning kan worden aangepast in Klanttaal. Je wilt misschien de titel 'herinnering' of misschien 'aanmaning'. Serienummers: een verkoop aanmaning heeft een eigen serienummer. Dit kan worden ingesteld in het programma serienummer onder instellingen. Sjabloon: Voor een Verkoop Aanmaning kun je een standaard sjabloon maken zodat deze tekst wordt gebruikt tijdens het versturen van de aanmaning per . 2 Zoeken naar vervallen facturen Zoek de facturen die aangemaand mogen worden. Dit kun je doen door te zoeken naar vervallen facturen via de standaard zoekactie of door zelf een zoekactie uit te voeren. In het screenshot is te zien hoe je met de rechtermuisknop op het programma verkoopfactuur kunt zoeken naar vervallen facturen. Klik met je rechtermuisknop op het programma verkoop factuur en kies voor zoekacties en vervolgens voor vervallen. Augustus 2013 versie 1.0 pagina 3 van 11

4 Er verschijnt nu een lijst met alle vervallen facturen (waarbij de vervaldatum voor de huidige datum ligt. Wanneer facturen niet meegenomen mogen worden met aanmanen kunnen deze via de lijstweergave vervaldatum verwijderd worden uit de zoekopdracht. Klik met de rechtermuisknop op het programma verkoop factuur en kies voor bij lijstweergaven en vervolgens voor vervaldatum : Augustus 2013 versie 1.0 pagina 4 van 11

5 Alle zoekresultaten worden nu als lijstweergave getoond. Facturen die je niet wilt aanmanen kun je uit de lijst verwijden door achter aan de regel te klikken op het oranje 'omit' icoon. (zie pijl in print screen). Nu verdwijnt de factuur uit de lijst en wordt de zoekopdracht beperkt. Hierdoor wordt de betreffende factuur niet meegenomen met de aanmaning. 3 Aanmaningen maken Zodra de lijst definitief is kunnen we gaan aanmanen. Klik met de rechtermuisknop op het programma verkoopfactuur in het menu. En klik op de optie maak aanmaningen. Newbase komt nu met de vraag of u de geselecteerde facturen wilt aanmanen. Wanneer dit akkoord is klikt u op aanmaken. Newbase maakt nu per debiteur een aanmaning aan. In dit voorbeeld zijn er 2 debiteuren. 1 debiteur heeft 2 vervallen facturen en 1 debiteur heeft Augustus 2013 versie 1.0 pagina 5 van 11

6 1 vervallen factuur. Er zijn 2 aanmaningen aangemaakt. De aanmaningen zijn op dit moment nog niet vergrendeld. U kunt de aanmaningen in 1 keer te vergrendelen in serie. Klik op de optie vergrendel in serie wanneer je met de rechtermuisknop klikt op het programma verk. aanmaning: U kun ook met de rechtermuisknop op het slot icoon rechtsboven klikken. De aanmaningen zijn nu vergrendeld want de open slotjes in de lijst zijn nu verdwenen en rechtsboven is het slotje vergrendeld. Augustus 2013 versie 1.0 pagina 6 van 11

7 4 Hoe ziet een aanmaning in Newbase eruit Hieronder een voorbeeld waarbij 1 debiteur 3 vervallen facturen heeft. De print kan aangepast worden naar uw eigen wensen, neem hiervoor contact op Augustus 2013 versie 1.0 pagina 7 van 11

8 5 Hoe kunnen aanmaningen verstuurd worden vanuit Newbase Er zijn verschillende mogelijkheden om de aanmaning te versturen. U kunt de aanmaning mailen vanuit Newbase U kunt de aanmaning printen en per post versturen U kunt de aanmaning per fax versturen Voor alle bovenstaande mogelijkheden moet er in Newbase een print zijn gedefinieerd. Mocht u de aanmaning niet kunnen printen of versturen neem dan contact op met uw applicatiebeheerder. Per Post: Wanneer u de aanmaning per post gaat versturen zet dan het type op brief. U kunt de aanmaning even van het slot halen en het type goed zetten en dan de aanmaning weer op slot zetten: Klik dan op het print icoon door de alt toets ingedrukt te houden en met de muis op het print icoon te klikken, alle aanmaningen wordt nu tegelijk geprint en u kunt deze nu per post versturen. Augustus 2013 versie 1.0 pagina 8 van 11

9 Per Wanneer u de aanmaning vanuit Newbase wilt mailen zet u het type op . Dit kunt u doen door de aanmaning even van het slot te halen, het type te wijzigen en dan de aanmaning weer op slot te zetten. Augustus 2013 versie 1.0 pagina 9 van 11

10 Klik dan op het print icoon door de alt toets ingedrukt te houden en met de muis op het print icoon te klikken. Met deze actie kunt in alles in batch versturen. Newbase vraagt nu of u er zeker van bent om de 2 records (in dit voorbeeld) te printen. Klik op print. Er worden nu 2 berichten aangemaakt, want er zijn 2 aanmaningen die verstuurd moeten worden. De aanmaning wordt als bijlage gekoppeld aan het bericht (zie paarse pijl). Augustus 2013 versie 1.0 pagina 10 van 11

11 Om niet elke keer dezelfde tekst te typen kunt u sjablonen aanmaken. In de instellingen help file wordt uitgelegd hoe de sjablonen aangemaakt kunnen worden. Bij dit sjabloon kunt u een standaard medewerker aangeven van waaruit het bericht verstuurd wordt, dus bijv. 'finance@uwbedrijf.nl'. Wanneer een standaard sjabloon is gemaakt voor aanmaningen en bij het sjabloon staat het vinkje default aan dan wordt de tekst meteen ingekopieerd wanneer vanuit verk. aanmaning berichten worden aangemaakt. Door gebruik te maken van Sjablonen kunt u ook werken met 1e, 2e etc. aanmaningen. Is er geen adres gekoppeld aan de debiteur dan wordt het bericht wel gemaakt, maar moet u handmatig een relatie aan het bericht koppelen. Klik met de muis op het verzend icoon en hou de alt-toets ingedrukt. Alle 3 de berichten worden nu in 1 keer verstuurd. Augustus 2013 versie 1.0 pagina 11 van 11