In deze handleiding lichten wij het uploaden, splitsen en taggen van documenten en het terugzoeken van deze documenten in Basecone toe.

Transcriptie

1 Basecone In deze handleiding lichten wij het uploaden, splitsen en taggen van documenten en het terugzoeken van deze documenten in Basecone toe. Uploaden U kunt inloggen via het inlogscherm van Basecone dat is te bereiken via de website van Basecone of via onze website (U kunt vervolgens kiezen voor het menu online en dan Basecone) U logt in met uw gebruikersgegevens die u van ons heeft ontvangen. U kunt nu direct documenten uploaden naar uw Basecone omgeving. Door te klikken op het icoon met de pijl naar beneden kunt u de gewenste documenten selecteren. U kunt hier 1 of meerdere bestanden selecteren om te uploaden In dit voorbeeld selecteren we twee bestanden Zodra de upload gereed is, toont Basecone de documenten in de middelste kolom

2 Document taggen Om het document te openen, klikt u op de naam van het bestand en ziet u vervolgens aan de rechterkant de afbeelding van de factuur. U kunt dit document nu taggen; dit betekent dat u het document zal voorzien van additionele informatie. We merken dit document aan als een inkoopfactuur en geven dit document daarvoor de tag INK mee. We bevestigen de tag INK door het op (groene) vinkje achter de tag te klikken. U ziet de status van dit document bijgewerkt worden en u bent nu klaar met het taggen van dit document.

3 Documenten splitsen, samenvoegen en taggen U kunt ook een document uploaden dat bestaat uit meerdere facturen In ons voorbeeld bestaat het tweede document uit 4 facturen welke we afzonderlijk willen gaan taggen. Door te klikken op de button splits, verschijnen alle pagina s uit het document in miniatuur weergave. U kunt een pagina vergroten door deze aan te klikken. Het bestand is nu klaar om gesplitst te worden. U heeft twee keuzes om het bestand te splitsen De eerste keuze zorgt er voor dat het bestand wordt gesplitst in enkele pagina s. In ons voorbeeld 5 afzonderlijke pagina s. U kunt dit doen door te klikken op het selectievakje voor Splits per pagina. Er komen nu tussen elke pagina scheidingslijnen om aan te geven dat tussen deze pagina s een splitsing komt. Bovenin kunt u ook zien in hoeveel documenten dit document wordt gesplitst.

4 De tweede keuze is om zelf aan te geven waar de scheiding gelegd dient te worden. Hiervoor klikt u op de schaar tussen de pagina s In ons voorbeeld is het document nu gesplitst in 1 factuur van 2 pagina s en 3 facturen van 1 pagina. Zodra u zeker bent van uw selectie klikt u op de splits knop rechts bovenin. De documenten worden nu afzonderlijk getoond in de documentlijst. De documenten zijn na het splitsen allemaal geselecteerd en u kunt deze nu allemaal tegelijk de tag INK meegeven. Na het bevestigen van de tag, zullen ook deze documenten worden bijgewerkt. Ook kan het voorkomen dat een factuur uit meerdere pagina's bestaat waarbij elke pagina afzonderlijk is ingescand. Deze pagina's kunnen dan samengevoegd worden. Selecteer hiervoor de diverse pagina's en klik dan op de knop Samenvoegen bovenin) (rechts Eventueel kan de volgorde van de pagina's gewijzigd worden door deze te slepen. Zodra de volgorde akkoord is, klikt u op de knop samenvoegen (rechts bovenin).

5 Uploaden document overige methodes Naast het uploaden van documenten zijn er nog andere methodes om documenten in uw Basecone omgeving te krijgen. Dit kan middels het sturen van een of via de app voor uw smartphone. sturen Het adres waar u de documenten naar toe kunt sturen staat links bovenin in het scherm. In ons voorbeeld is dit vwv.demo@scantovwv.nl U kunt eventueel uw leveranciers vragen om de factuur niet alleen naar uzelf te sturen maar ook naar uw Basecone adres te sturen Wanneer u de tekst [INK] (inclusief blokhaken) in het onderwerp van de plaatst weet Basecone ook meteen dat het document in de een inkoopfactuur is. De tekst [VRK] kan meegegeven worden indien de bijlage een verkoopfactuur is.

6 Binnen enkele ogenblikken na het verzenden, stuurt Basecone een terug om aan te geven of de aanlevering wel of niet succesvol is geweest. U kunt dus meerdere bijlagen in één versturen. Het taggen via is overigens alleen nuttig wanneer de bijlage(n) in de uit 1 factuur bestaat. Indien er 1 pdf met meerdere facturen worden g d, is het niet handig om de tag te gaan gebruiken.

7 De app voor Smartphone Via de Appstore (ios) of Playstore (Android) kunt u de app van Basecone (Spenser) downloaden. Zodra u de app heeft geïnstalleerd op uw smartphone logt u in met uw gebruikersgegevens van Basecone en stelt u een pincode in. U kunt nu een foto maken van een kasssabon door onderin op + te klikken. Wanneer u tevreden bent met de kwaliteit van de foto, drukt u rechts onderin op Gereed foto.

8 Indien u meer bonnetjes heeft kunt u ook foto's maken van de meerdere pagina's door te drukken op Meerdere items na het maken van een eerste foto. Wanneer de bon gereed is druk je op Gereed rechts onderin. Druk vervolgens op het document en dan op Factuur om deze nu te taggen.

9 U heeft diverse keuze om het document te taggen. De meest voorkomende zal de inkoopfactuur zijn. Indien u meerdere administraties heeft, dient u ook aan te geven voor welke administratie dit document is Als laatste stap dient het document naar Basecone geupload te worden. Dit kunt u doen door te drukken op Gereed rechts bovenin en dan kiezen voor Verzenden..

10 Archief Alle documenten die in uw Basecone omgeving zijn geplaatst, kunt u terug vinden in uw archief. Om het archief te openen, klikt u in het linker menu op de button archief. U krijgt nu alle documenten te zien. Op deze documenten kunt u vervolgens filteren door aan de linkerzijde bijvoorbeeld een bepaalde leverancier te kiezen of een bepaald factuurnummer. Er zijn diverse mogelijkheden om te filteren. Alle documenten worden door Basecone 10 jaar bewaard zodat u altijd voldoet aan de bewaarplicht van de belastingdienst.