Gebruikershandleiding. Betaaladvieslijst maken in Twinfield

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding Betaaladvieslijst maken in Twinfield

2 Betaaladvieslijst maken in Twinfield Inhoud Crediteuren aanmaken... 3 Aanmaken betaalvoorstel... 4 Aanpassen betaalvoorstel... 6 De betaaladvieslijst... 7 Betaalvoorstel authoriseren... 8 Betaalbestand maken... 9 Betaling afronden

3 Crediteuren aanmaken Om via Twinfield betaalbestanden te kunnen maken moeten eerst een aantal gegevens bij de betreffende crediteur worden ingevuld. Zie de print-screens hieronder: Bij grotere administraties met veel crediteuren kan dit een tijdrovende klus zijn. Een manier om het sneller te doen is om via export en import met Excel te werken om de juiste gegevens in de administratie te krijgen. 3

4 Aanmaken betaalvoorstel Voorwaarde voor het genereren van een betaalrun via Twinfield is dat de inkoopfactuur definitief is geboekt. - Ga naar Boekhouding -> Betalen & incasseren -> Betalen & incasseren en klik <Nieuw> - Kies nu voor SEPA betalingen Nederland Openen In dit scherm kunnen de volgende zaken aangegeven worden: Betaaldatum Periode Betaalwijze De datum waarop de betaling wordt uitgevoerd. Dit is de periode waarin de betalingsboeking moet plaatsvinden Detail: Alle geselecteerde facturen afzonderlijk tonen, dis niet per crediteur. Groeperen: Alle facturen van dezelfde crediteur groeperen. Groeperen en verrekenen: Alle facturen van dezelfde crediteur groeperen en creditnota s verrekenen. 4

5 Direct verwijderen Bank Criteria Staat de vink aan, dan worden de facturen (welke geselecteerd zijn in de betaalrun en daarna handmatig uit de betaalrun zijn verwijderd) direct weer beschikbaar voor de volgende betaalrun. Kies hier de bankrekening die moet worden gebruikt voor de betaling Hier kunt u specifiek aangeven welke crediteuren u wilt betalen, welk factuurnummer of vanaf welke vervaldatum de betaling moeten worden meegenomen. Laat dit leeg als u alle facturen wilt opnemen in het voorstel. - Klik nu op <Volgende>, je komt nu in het onderstaande scherm Voor de regel ziet u een rood kruis, hiermee kun u het betaalvoorstel verwijderen. Daarnaast ziet u drie symbolen achter de regel van het voorstel: Wijzigingen aanbrengen in het betaalvoorstel Oproepen van de betaaladvieslijst Autoriseren van het betaalvoorstel 5

6 Aanpassen betaalvoorstel Er zijn verschillende mogelijkheden om het betaalvoorstel aan te passen: Eén of een aantal crediteuren (relaties verwijderen) uit het betaalvoorstel - Klik op bij de betaalrun. Zet vervolgens het vinkje UIT bij de crediteur(en) die niet betaald moet(en) worden en kies voor <Opslaan>. Eén of een aantal facturen verwijderen uit het betaalvoorstel - Klik op bij de betaalrun. Selecteer vervolgens achter de betreffende crediteur om naar de facturen te gaan van betreffende crediteur. - Wanneer u een factuur (nog) niet in de betaalrun wilt opnemen zet u het vinkje bij de factuur uit, zodat de factuur niet meer geselecteerd is. De factuur maakt nu geen deel meer uit van de betaalrun. - Klik op <OK> om terug te gaan naar het aangepaste betaalvoorstel. Klik vervolgens op <Opslaan>. Aanpassen van het te betalen bedrag. - Klik op bij de betaalrun. Selecteer vervolgens achter de betreffende crediteur om naar de facturen te gaan van betreffende crediteur. - In het vakje Betaalwaarde kan worden gekozen voor een deelbetaling. - 6

7 - Klik op <OK> om terug te gaan naar het aangepaste betaalvoorstel. Klik vervolgens op <Opslaan>. Na het opslaan komt u weer terug in het betaalvoorstel. Onder status kunt u zien dat er wijzigingen zijn aangebracht, deze staat nu nl. op Bewerkt (2/6): De betaaladvieslijst Klik op achter het betaalvoorstel, hiermee roept u de (aangepaste) betaaladvieslijst op: Deze kunt u beoordelen op scherm, printen of exporteren naar PDF. 7

8 Als een factuur geselecteerd wordt kan er worden doorgezoomd naar de boeking en zelfs de originele factuur in PDF als u een koppeling heeft met Basecone: Betaalvoorstel authoriseren Na controle en (eventueel) na het aanbrengen van noodzakelijke wijzigingen kunt u het betaalvoorstel autoriseren door te klikken op 8

9 Er verschijnt nu een popup met de vraag of u daadwerkelijk wil autoriseren. Door te klikken op <OK> verandert de status van het betaalvoorstel van Bewerkt (2/6) via Boeken (3/6) in Geboekt (4/6). Nadat u het betaalvoorstel heeft geautoriseerd kunnen geen wijzigingen meer worden aangebracht in het betaalvoorstel. U kan het betaalvoorstel alleen nog maar terugdraaien via de knop geheel verwijderd.. De run wordt dan in zijn Betaalbestand maken Na het autoriseren van het betaalvoorstel dient u hier een betaalbestand van aan te maken. Dit bestand kan naar de bank verzonden worden. 1. U heeft GEEN Rabobank - Achter het betaalvoorstel kunt u het Diskette-symbool ( ) selecteren om het SEPAbetaalbestand aan te maken. - Klik vervolgens op <Bestand aanmaken>, Hiermee wordt het betaalbestand neergezet in Bestandsbeheer van Twinfield. 9

10 De status van het betaalvoorstel wijzigt nu van Betalen (4/6) naar Betaald (5/6) - Ga naar Bestandsbeheer in Twinfield om het betaalbestand te bekijken. In het SEPA (XML-)bestand zijn regels geschreven die voldoen aan het SEPA formaat. Dit bestand kan naar de bank verzonden worden. De bank zal deze betalingen vervolgens elektronisch verwerken. Klik op het bestand en kies voor <Opslaan>. Op deze wijze slaat u het bestand op op uw eigen computer. 2. U heeft WEL Rabobank Tussen de Rabobank en Twinfield bestaat een automatische betaal- en incasso koppeling. - Achter het betaalvoorstel kunt u het Mail-symbool ( ) selecteren om het SEPAbetaalbestand aan te maken. Klik op dit mail-icoon en Twinfield stuurt de betalingen rechtstreeks naar uw internet bankieren van de Rabobank. Daar moet u alleen nog de random reader gebruiken om de betalingen te bevestigen. (u hoeft het bestand dus niet meer te uploaden). 10

11 - De status van het betaalvoorstel wijzigt nu van Betalen (4/6) naar Betaald (5/6) Betaling afronden Klik tot slot op op dit te bevestigen: (afronden), om het betaalbestand af te ronden. Klik vervolgens op <OK> om Nadat het betaalbestand succesvol is afgerond, is het scherm bij Betalen & Incasseren leeg. Het betaalvoorstel is niet meer zichtbaar. 11