Deutsche Bank Global Transaction Banking. Internet Bankieren. Bestanden importeren.

Transcriptie

1 Deutsche Bank Global Transaction Banking Internet Bankieren Bestanden importeren

2 Internet Bankieren Betaalbestanden importeren 2 Bestanden importeren U kunt een betalingsbestand uit uw boekhoudpakket importeren in Internet Bankieren. U hoeft dan uw betalingen en incasso s niet meer handmatig in te voeren. Deze kunnen vervolgens in Internet Bankieren geautoriseerd worden en zijn dan klaar om uitgevoerd te worden. Inhoud 1. Bestand importeren 3 2. De status van uw geüploade bestanden bekijken 6 3. Eigen bestandsindelingen aanmaken 8

3 Internet Bankieren Betaalbestanden importeren 3 1. Bestand importeren Internet Bankieren detecteert zelf om welk type transactie het gaat en groepeert na het importeren de transacties per type, bijvoorbeeld internationale betalingen, SEPAbetalingen of incasso s. U kunt ook zelf voor het importeren aangeven welk type transactie uw bestand bevat. U kiest ook of u enkel een samenvatting per transactie importeert of alle details. Importeert u de details, dan kunt u de transacties nog wijzigen in Internet Bankieren voor ze naar de bank verzonden worden. DB Internet Bankieren ondersteunt de volgende bestandtypes: BTL91 XML CSV fixed format begunstigden (adresboekgegevens) CSV fixed format betalers (adresboek gegevens) CSV fixed format algemene betalingen / incasso s CSV fixed format meervoudige incasso CSV staat voor comma seperated value. Dit is een bestandstype dat met een programma zoals Excel kan worden gemaakt. Let op Voorheen ondersteunde Internet Bankieren eveneens het ClieOp03 formaat. Vanaf 1 februari 2014 vervalt dit formaat vanwege de overgang naar SEPA. Voor het importeren van batchbetalingen en incasso s gebruikt u voortaan het XML formaat. Kijk voor meer informatie over rapportage en formaten, waaronder de Deutsche Bank XML bestandsformaatspecificaties op Neem contact op met de Internet Bankieren Helpdesk indien u eerst uw XML bestanden wilt laten testen middels de XML syntax check. Zo start u: 1 Klik onder Betaling en Incasso op Bestand importeren. 2 De tab Handmatig uploaden opent.

4 Internet Bankieren Betaalbestanden importeren 4 Zo laadt u een bestand: 1 Klik op om een bestand op uw computer te selecteren. Er opent een pop-up waarin u door uw bestanden kunt bladeren. Selecteer het gewenste bestand en klik op OK. 2 Selecteer het type bestand. U heeft de keuze uit: Algemene betalingen/incasso s Begunstigde importeren (adresboekgegevens) Betaler importeren (adresboekgegevens) Internationale betalingen Meervoudige incasso UDF (import) SEPA-betalingen (XML) SEPA-incasso s (XML) Tip Kiest u Algemene betalingen/incasso s, dan kunt u elk type transactie importeren. Internet Bankieren valideert de transactie aan de hand van de criteria in de transactie en groepeert deze per type.

5 Internet Bankieren Betaalbestanden importeren 5 3 Selecteer het subtype van het bestand. Afhankelijk van het type transactie dat u gekozen heeft, kunt u hier aangeven of u een samenvatting of alle details wenst te importeren: Details importeren De transacties worden geïmporteerd met alle details. Elke transactie wordt afzonderlijk gevalideerd. Overzicht importeren Let op! Alle velden die verplicht zijn in Internet Bankieren, moeten ingevuld zijn in uw bestand. De verwerking duurt langer dan wanneer u enkel de samenvatting importeert. Enkel de samenvatting van de transacties wordt geïmporteerd. Dit wil zeggen dat enkel de velden die verplicht zijn voor het specifieke bestandsformaat ingevuld moeten zijn, de verplichte velden in Internet Bankieren zijn niet nodig. Omdat elke transactie niet afzonderlijk wordt gevalideerd, gaat deze upload sneller dan wanneer u alle details importeert. Als uw bestand heel veel transacties bevat (meer dan 100), dan is dit subtype aangeraden. Tip Voor enkele subtypes kunt u het bestand zo importeren dat u wel alle details oplaadt, maar dat de transacties niet meer aangepast kunnen worden na de import. U kiest hiervoor het type niet bewerkbaar. 4 Bij Coderingstype hoeft u niets te selecteren. Dit wordt automatisch aangevuld. 5 Klik op. U ziet nu uw bestand in het paneel Te uploaden. 6 Herhaal de vorige stappen als u nog andere bestanden wil uploaden. 7 Heeft u alle gewenste bestanden toegevoegd, klik dan op. U ziet uw bestanden nu in de tab Status van geüploade bestanden. Tip Wilt u een bestand wissen? Vink dan het vakje aan voor dit bestand en klik op.

6 Internet Bankieren Betaalbestanden importeren 6 2. De status van uw geüploade bestanden bekijken Na het uploaden kunt u nagaan of het bestand correct opgeladen werd. De status geeft aan of de import succesvol was: FT FE OK FW FP File Transferring: het bestand is nog in verwerking. File Error: er is een probleem met het bestand, probeer het bestand opnieuw te uploaden. Het bestand is succesvol geüpload. File Uploaded with Warning: het bestand is geüpload, maar er zijn een of meerdere zaken die uw aandacht vereisen. U moet het bestand opnieuw uploaden. File Partially Uploaded: het bestand is slechts gedeeltelijk geüpload. U moet het bestand opnieuw uploaden.

7 Internet Bankieren Betaalbestanden importeren 7 Zo bekijkt u de status van uw geüploade bestanden: 1 Klik op de tab Status van geüploade bestanden. 2 U ziet een lijst van de door u geïmporteerde bestanden. In de kolom Status ziet u het resultaat van de import. Zo bekijkt u meer informatie over de status: Na het uploaden kunt u op de status van het bestand klikken om meer informatie over de upload te krijgen. Indien er bijvoorbeeld een probleem is met het bestand (rode status), kunt u op de status klikken om na te gaan wat het probleem is. Een andere mogelijkheid is een XML-bestand waarvan de status OK is en waarbij u op deze manier kunt zien hoeveel transacties het XML-bestand bevat. Wanneer u op de status klikt, opent er een pop-up met nadere toelichting.

8 Internet Bankieren Betaalbestanden importeren 8 3. Eigen bestandsindelingen aanmaken Indien u niet beschikt over een boekhoudpakket, kunt u ook transacties importeren in Internet Bankieren door middel van een bestandstype dat u zelf aanmaakt. U kunt dit type of bestandsindeling dan selecteren in Internet Bankieren wanneer u een bestand importeert. De bestandsindeling zorgt ervoor dat de velden uit Internet Bankieren en het geüploade bestand correct aan elkaar gelinkt worden en dat de uitwisseling vlot verloopt. Onder Administratie > Bestandindeling onderhouden staan een aantal vooraf aangemaakte bestandsindelingen. Deze bestandsindelingen zijn gegenereerd door het systeem en kunt u niet aanpassen. Om een eigen bestandsindeling aan te maken, kopieert u een bestaande bestandsindeling en past u deze kopie aan naar eigen inzicht. U kunt verschillende types bestandsindelingen aanpassen: Algemene betalingen/incasso s Meervoudige incasso Geretourneerde transacties Betaler importeren Export betalersbestand Begunstigde importeren Begunstigde exporteren Om algemene betalingen en incasso s te importeren of exporteren. Internet Bankieren herkent zelf om welk type betaling/ incasso het gaat. U kunt tot 51 velden toevoegen. Om meervoudige incasso s te importeren of exporteren. U kunt tot 32 velden toevoegen. Om geretourneerde transacties vanuit Internet Bankieren te exporteren. U kunt tot 30 velden toevoegen. Om betalers naar uw adresboek te importeren. U kunt tot 11 velden toevoegen. Om betalers vanuit Internet Bankieren te exporteren. U kunt tot 11 velden toevoegen. Om begunstigden naar uw adresboek te importeren. U kunt tot 28 velden toevoegen. Om begunstigden vanuit Internet Bankieren te exporteren. U kunt tot 28 velden toevoegen.

9 Internet Bankieren Betaalbestanden importeren 9 Rekeningnamen en nummers Dagafschrift Om rekeningnamen en nummers vanuit Internet Bankieren te exporteren. U kunt tot 7 velden toevoegen. Om dagafschriften vanuit Internet Bankieren te exporteren. U kunt tot 49 velden toevoegen. Onder te tab Bestandsindeling onderhouden in de kolom Formaat type ziet u of het om een import- of exportbestandsindeling gaat. Zo start u: 1 Klik onder Administratie op Domeininstellingen. 2 De tab Rekeningweergaven opent. 3 Klik op de tab Bestandsindeling onderhouden.

10 Internet Bankieren Betaalbestanden importeren 10 Zo kopieert u een bestandsindeling: 1 Klik op de tab Bestandsindeling onderhouden. 2 Vink de checkbox aan van de bestandsindeling die u wil kopiëren. Tip U kunt slechts één bestandsindeling tegelijkertijd kopiëren. Vink dus slechts één bestandsindeling aan. 3 Klik onderaan de lijst op de knop Kopiëren. Er opent een pop-up waarin u een code en omschrijving aan de bestandsindeling kunt geven. 4 Klik op OK. De nieuwe bestandsindeling staat nu in de lijst. U kunt nu de bestandsindeling instellen naar eigen inzicht.

11 Internet Bankieren Betaalbestanden importeren 11 Zo past u een bestandsindeling aan: 1 Klik op voor de bestandsindeling die u zojuist heeft aangemaakt. Het detailscherm opent. 2 Klik op Bewerken. Het venster Indeling importbestand bewerken opent, waarin u de bestandsindeling kunt wijzigen. 3 Pas de indeling van het bestand naar wens aan: Product Notatiecode Wanneer u een bestand importeert onder Betaling en Incasso > Bestand importeren, kiest u een bestandstype. Hier kiest u aan welk bestandstype u uw eigen indeling wenst te koppelen. Vervolgens kiest u wanneer u een bestand importeert een subtype. De naam die u hier ingeeft, verschijnt in de lijst met subtypes.

12 Internet Bankieren Betaalbestanden importeren 12 Notatieomschrijving Importmodus Datumnotatie De omschrijving vindt u terug in de kolom Formaatomschrijving in de tab Bestandsindeling onderhouden Geef aan of u wilt dat het bestand bewerkbaar is na het importeren of niet. Selecteer de datumnotatie van het bestand. Veldscheidingsteken Kies uit de selectielijst met welk teken u de velden in het bestand wilt scheiden, of geef zelf een teken op. Dit is onder andere van toepassing bij txt. bestanden: als u de informatie in een txt. bestand invult, geeft u met een scheidingsteken aan waar een veld stopt. Begin/ einde Escape-teken Geef aan waar een regel begint en eindigt. Dit veld is optioneel. Geef aan welk teken wordt gebruikt om aan te duiden dat het volgende teken een speciale betekenis heeft. Dit veld is optioneel. 4 Voeg vervolgens de velden toe die in uw betaalbestand aanwezig zijn en die bijgevolg in de bestandsindeling moeten zitten. In het linkervak staan de beschikbare velden, in het rechtervak de velden die u geselecteerd heeft. Voor het rekeningnummer van de opdrachtgever voegt u bijvoorbeeld Bestand Rekening opdrachtgever toe. Tip Afhankelijk van het type bestandsindeling kunt u tot 51 velden toevoegen. 5 Plaats vervolgens de velden in de correcte volgorde. De velden moeten in dezelfde volgorde staan als waarin ze voorkomen in uw betaalbestand. Gebruik hiervoor de pijltjes of. 6 Wanneer u alle criteria naar eigen inzicht heeft aangepast, klikt u op Opslaan. U heeft nu uw eigen bestandsindeling aangemaakt en kunt deze gaan gebruiken bij het importeren of exporteren van betaalbestanden in Internet Bankieren.