Kleos Tips & Tricks Elektronische bankafschriften (CODA)

Transcriptie

1 Kleos Tips & Tricks Elektronische bankafschriften (CODA) Kleos 6.6 introduceert de automatische verwerking van uw elektronische bankafschriften (CODA). Om de match tussen verkoopfactuur en betaling uniek te kunnen leggen en zo binnenkomende betalingen automatisch te laten afpunten met openstaande posten, dient de factuur (het document), de gestructureerde mededeling te bevatten. De gestructureerde mededeling is niet aanpasbaar. Dit nummer wordt automatisch door het systeem gegenereerd. Er wordt zowel voor ontwerpfacturen (betalingsverzoeken), als voor definitieve facturen een gestructureerde mededeling aangemaakt. In een aantal strikt te volgen stappen kan u de gestructureerde mededeling toevoegen aan uw factuurmodel(len). Houdt u er wel rekening mee dat het wijzigen van een factuurmodel, een aantal risico s kan inhouden. Wanneer u andere codes dan de juiste code, gaat bewerken, hetzij accidentieel, kan het volledige model onbruikbaar worden. Indien u niet vertrouwd bent met aanpassing van dergelijke code, laat u zich best begeleiden door een consultant. U kan zich voor de overschakeling naar elektronische bankafschriften volledig laten ondersteunen door het Kleos team door het Service Pack Optimalisatie bankafschriften te bestellen. Een consultant zal u contacteren en uw factuurmodellen aanpassen. U kan vanaf dan facturen uitsturen met de vermelding van de gestructureerde mededeling. Onze expert zal u ook begeleiden in de specificaties bij het aanvragen en activeren van CODA bij de bank. Daaropvolgend, bij voorkeur een week later, zal de consultant opnieuw contact met u opnemen om de eerste CODA-bestanden in te lezen. Hoe meer partijen reeds betaald hebben met de vermelding van de gestrucuteerde mededeling, hoe meer automatische afpuntingen er tot stand zullen komen. Laat u voor het volledige traject naar CODA begeleiden en klik op deze link om het Service Pack te bestellen. CODA-IMPORT Coda Activeren De nieuwe functionaliteit Import bankafschriften stelt u in staat om de manuele handelingen voor het ingeven van bankuittreksels in het bankjournaal in Kleos drastisch te verminderen, omdat de meeste gegevens door Kleos worden opgehaald en automatisch worden gekoppeld aan facturen. Het formaat van het door Kleos ondersteunde bankafschrift is het CODA-formaat. De meeste Belgische banken staan hun klanten toe om een CODA-bestand met al hun rekeningafschriften te downloaden. 1

2 Om CODA bestanden te kunnen importeren in Kleos, dient u eerst CODA te activeren bij uw bankinstelling. Normaliter zit het beheer van CODA standaard in uw Business-contract bij de bank. Bij ING Premium, bijvoorbeeld, kan u CODA activeren voor een extra kost van slechts 50 per jaar, per gebruiker. Om CODA te activeren dient u online via uw banksite de activatie aan te vragen. Indien u de optie CODA online niet meteen terug vindt, neemt u best contact op met uw plaatselijke dossierbeheerder van de bank. Na de aanvraag duurt het gemiddeld 5 werkdagen vooraleer u de eerste bestanden via online-banking kan downloaden. Het zijn deze bestanden die u nodig heeft om te importeren in Kleos. Frequentie Bij deze aanvraag is het belangrijk dat u differentieert hoe vaak u waarschijnlijk de CODA-bestanden zal downloaden. Met welke frequentie wenst u dat de bank CODA-bestanden klaarmaakt voor u? Gaf u in het verleden bijvoorbeeld één keer per week uw bankafschriften in Kleos, dan is de meest overeenstemmende frequentie van CODA-bestanden wekelijks. U zal dan wekelijks 1 bestand kunnen downloaden. Wij raden u in het bijzonder aan, indien u voor wekelijks kiest, om per rekening een afzonderlijk bestand aan te vragen. Vaak beheert u bij de bank een zichtrekening en een derdenrekening. Vraag bij de activatie dus om afzonderlijke bestanden per rekening aan te leveren. Indien u de gewoonte had om dagelijks bankafschriften in Kleos in te geven, dan vraagt u best aan de bank om dagelijks CODA bestanden aan te leveren. Coda instellen per gebruiker in het rechtenbeheer Per gebruiker kan u het recht om codabestanden te kunnen importeren, instellen. Meestal zijn er hoogstens een paar medewerkers die CODA zullen importeren. Om de functie actief te maken voor gebruikers, gaat u naar de Configuratie van het kantoor, en klikt u links in het menu op Contract & Rechten. Open het rechtenbeheer en selecteer telkens de gebruiker om voor het domein boekhouding, de functionaliteit Importeren bankafschrift aan te vinken. 2

3 Bankjournaal instellen Om CODA correct te kunnen importeren, dient elk bankjournaal de juiste IBAN en BIC te bevatten. Verifieer of vul in waar dit ontbreekt via de CONFIGURATIE van de BOEKHOUDING, menu links Journalen. Open elk bankjournaal en controleer of het IBAN en BIC correct is ingevuld. Bankafschriften importeren Wanneer u de CODA-bestanden via online banking hebt gedownload en bewaard in een lokale map op uw computer, kan u via de BOEKHOUDING, menulinksonder IMPORT EXPORT, bankafschriften importeren. Kies bovenaan de juiste boekhouding en boekjaar. Klik vervolgens rechtsboven op NIEUWE IMPORT en ga via het gele mapje op zoek naar het bewaard CODA-bestand dat u hebt gedownload via de bank. 3

4 Vervolgens opent er zich een venster met daarin de informatie van het bankafschrift. Links bovenaan ziet u de gegevens van uw rekening. In het midden staan alle verrichtingen met: - de verrichtingsdatum, - de gegevens van de betaler of de begunstigde met, indien beschikbaar bovenaan de doorlopende gestructureerde mededeling, zonder plusteken of schuine strepen. De naam van de betaler of begunstigde en indien beschikbaar, zijn adres en IBAN. - het nummer van de verrichting - Het bedrag: Een positief bedrag of een inkomende betaling wordt weergegeven in het oranje en een uitgaande betaling of een negatief bedrag in het zwart. 4

5 Door deze weergave bent u in staat de verrichtingen te bekijken. Indien u bijvoorbeeld betalingen opmerkt waarvoor enkel betalingsverzoeken of ontwerpfacturen werden gemaakt, kan u vervolgens nog eerst de factuur definitief omzetten. Automatische afpunting zal namelijk enkel gebeuren met definitief geboekte facturen. Indien u meerdere CODA bestanden hebt gedownload en lokaal in een map hebt bewaard, klik dan bij elke import eerst op OPSLAAN. Zo bewaart u elke CODA-import en heeft u de mogelijkheid om bij meerdere CODA-bestanden, nadien de bestanden afzonderlijk te bekijken om zeker te weten welk bestand het eerstvolgende in het bankjournaal is en dus het eerst dient omgezet te worden naar het bankjournaal. Dit kan u dan telkens zien bij de verrichtingsdata. Indien u maar één CODA bestand dient te importeren, kan u dit meteen omvormen naar het bankjournaal via de eerste optie onderaan Opslaan en omvormen naar een nieuwe verrichting in het bankjournaal Vervolgens ziet u het venster van de input van het bankjournaal, identiek aan de weergave van het ingeven van een bankuittreksel via de oude, manuele manier. 5

6 Sinds Kleos 6.6 is het nu mogelijk om de boekingen in een gecomprimeerde, ingeplakte rij weer te geven. Dit betekent dat u meerdere boekingen kan zien in het scherm. U kan extra details bekijken door dubbel te klikken op de betreffende rij. Op deze manier kan u ook aanpassingen of toevoegingen doen aan een boeking. Voor boekingen waarvan Kleos geen overeenstemmende verkoop- of aankoopfactuur kan terugvinden om af te punten, zullen de velden identiteit en rekening niet ingevuld zijn. U kan vervolgens via de knop rechtsboven BEKIJK BESTAND het afschrift raadplegen om de juiste identiteiten en rekeningnummers in te geven. Het venster BEKIJK BESTAND kan synchroon geopend blijven terwijl u de aanpassingen aan het bankuittreksel doet. Kleos zal de velden automatisch invullen en de betaling automatisch koppelen / afpunten aan de juiste verkoopfactuur op basis van: - De beschikbare unieke gestructureerde mededeling 6

7 - Indien het IBAN-nummer van de betaler of van de facturatiecliënt ingevuld staat in de identiteitsfiche en in combinatie hiervan het factuurbedrag overeenkomt met de betaling. Alle andere betalingen, zoals deelbetalingen zonder gestructureerde mededeling dient u uiteraard nog manueel te doen. Kleos zal de velden automatisch invullen en de uitgaande storting aan een leverancier automatisch koppelen / afpunten aan de juiste aankoopfactuur op basis van: - Het beschikbare IBAN in de identiteitsfiche van de leverancier. Bij de registratie van elk uittreksel via CODA import en via een manuele afpunting van een aankoopfactuur, zal Kleos het IBAN bewaren in de identiteitsfiche. Bij een volgende CODA-import met een betaling aan dezelfde leverancier zal Kleos de automatische match dus wel kunnen maken, op voorwaarde dat er maar één aankoopfactuur geregistreerd is op deze leverancier, en nog in status openstaand staat in Kleos en met een bedrag dat overeenkomt met de betaling. klikt u rechtsonderaan op de groene OK -knop om het uittreksel te registreren in het bankjournaal. Indien u alle boekingen correct en volledig hebt ingegeven, 7

8 8