GS1 Data Source. Invoeren en wijzigen van gegevens met Excel

Transcriptie

1 GS1 Data Source Invoeren en wijzigen van gegevens met Excel

2 1 Gebruik van Excel In de GS1 Data Source webinterface kunt u eenvoudig met Excel gegevens van meerdere artikelen tegelijk vastleggen, toevoegen of aanpassen. In dit document leggen we u stap voor stap uit hoe. U kunt ook het laatste onderdeel Snel werken met sjablonen en Excel van de online training Aan de slag met GS1 Data Source volgen. 1.1 Artikelen importeren en exporteren Het is mogelijk om artikelgegevens met grote aantallen tegelijk te uploaden of te downloaden met behulp van Excel-bestanden. U kunt artikelgegevens downloaden, deze aanpassen in het Excel-bestand en vervolgens weer uploaden. Dit komt vooral van pas als u veel artikelen tegelijk moeten bijwerken. U kunt ook een Excelsjabloon downloaden waarmee u nieuwe artikelgegevens kunt aanmaken. Let op: gebruikers met de rol van Lezer kunnen artikelgegevens en Excel-sjablonen downloaden en de downloadgeschiedenis gebruiken, maar kunnen geen gegevens uploaden. 1.2 Gegevens downloaden in Excel Artikelgegevens exporteren gaat als volgt: - Selecteer om te beginnen de gewenste artikelen uit de lijst Mijn artikelen. - Klik vervolgens op de optie Downloaden op de functiebalken selecteer Excel downloaden. Downloaden - Er wordt een dialoogvenster geopend waarin u de gewenste bestandsindeling kunt selecteren. Kies Excel 97/2003 voor een bestand in xls-indeling en Excel 2007 voor een xlsx-bestand. Dialoogvenster Downloaden - Specificeer of u ook de componenten van de artikelen wilt exporteren. - Klik vervolgens op de optie Downloaden starten. - Het Excel-bestand verschijnt in het paneel Laatst gedownload onderaan het venster. Zolang in de kolom Status Bezig, staat is het bestand nog in behandeling. Het duurt enige seconden om de link naar het Excel-bestand te genereren, waarbij de Status verandert in Bestand verwerkt. - Het Excel-bestand is nu gereed: u kunt het openen door op de link naar het bestand te klikken. Het bevat alle geselecteerde artikelen en (afhankelijk van de eerder opgegeven specificaties) eventueel ook Versie GS1 Versie,, Juni GS1 Nederland Pagina 2 van 5

3 de bijbehorende componenten en alle prijsartikelen die zijn gekoppeld aan de artikelen en de componenten daarvan, inclusief historische prijsartikelen. - Nadat u op de knop Downloaden starten hebt geklikt, hoeft het dialoogvenster niet geopend te blijven. U kunt het op de gebruikelijke manier sluiten. Wanneer u later op de knop Downloaden Excel klikt, kunt u het bestand meteen opnieuw downloaden. Let op: voor Excel 97 geldt een maximum van regels. Voer daarom geen al te grote exportopdrachten uit in Excel 97-indeling. Gebruik, wanneer het om grote aantallen artikelen gaat, Excel 2007 of verlaag het aantal te exporteren artikelen. De volgorde die u heeft ingesteld voor de lijst met artikelen gaat verloren bij het exporteren naar Excel. 1.3 Gegevens uploaden vanuit Excel Het is ook mogelijk om artikelen te importeren vanuit een Excel-bestand. Bij het invoeren van gegevens die u vanuit Excel wilt uploaden is het essentieel dat de cellen in het Excel-bestand de juiste opmaak hebben. Artikelen importeren vanuit een Excel-bestand gaat als volgt: Klik op de optie Uploaden op de functiebalk van de lijst met artikelen. Optie Uploaden - Er wordt een dialoogvenster geopend waarin u het gewenste Excel-bestand kunt selecteren. Klik daarvoor op de optie Uploaden en selecteer het lokale bestand dat u wilt uploaden in het dialoogvenster dat nu wordt geopend. Dialoogvenster Uploaden - Geef aan of u de geüploade artikelen automatisch wilt vrijgeven na het importeren. Daarvoor activeert u het relevante selectievakje. - Klik op Uploaden starten. - Voordat de artikelen in het systeem worden geïmporteerd, voert het systeem een eerste controle uit om te garanderen dat het Excel-bestand de juiste opmaak heeft. - Na het importeren ontvangt u via een rapport met daarin de volgende informatie: - Het aantal artikelen in het Excel-bestand. - Het aantal succesvol geïmporteerde artikelen. - Een lijst met artikelen die niet konden worden bijgewerkt. Deze lijst bevat ook gedetailleerde informatie over de reden waarom bepaalde artikelen niet konden worden geïmporteerd Uploadgeschiedenis (Laatst geüpload) Onderaan het dialoogvenster Uploaden worden het geüploade Excel-bestand en de uploadrapporten voor de laatst geüploade artikelen weergegeven als koppelingen in een lijst. Naast de bestandsnaam en het aantal geïmporteerde artikelen per upload worden de importeertijd en de gebruiker die deze heeft uitgevoerd weergegeven. In de kolom Status wordt weergegeven of het importeren is gelukt. Versie GS1 Versie,, Juni GS1 Nederland Pagina 3 van 5

4 De geschiedenis kan maximaal 5, 10, 20 of 50 eerder geüploade Excel-bestanden inclusief rapport weergeven. Het maximale aantal bestanden dat wordt weergegeven wordt ingesteld door de beheerder. De meest recente upload staat altijd bovenaan de lijst. Als het maximumaantal wordt overschreden, verdwijnen oudere Excel-bestanden uit de lijst. - Als u op het uploadbestand of -rapport klikt, wordt er een dialoogvenster geopend waarin u de lokale opslaglocatie van het bestand kunt selecteren. - Voer een bestandsnaam in en bevestig de handeling door op OK te klikken. - Hierna wordt het rapport of Excel-bestand gegenereerd. - In beide gevallen is het gegenereerde bestand identiek aan het eerder geüploade Excel-bestand of het per verzonden rapport. Heeft u vragen? Neem dan contact op met onze customer support via Versie GS1 Versie,, Juni GS1 Nederland Pagina 4 van 5

5 Versie GS1 Versie,, Juni GS1 Nederland Pagina 5 van 5