Instructiedocument prijslijsten

Transcriptie

1 Indien u een prijs of prijzen wilt uitvragen bij de aanbieders kunt u dat doen onder de tab Prijslijst. In Negometrix wordt er onderscheidt gemaakt tussen twee soorten prijslijsten: Een gedetailleerde uitvraag die in Negometrix is opgebouwd of een prijslijst waarbij de inkoper een totaalprijs opvraagt die onderbouwd dient te worden met een bijgevoegd Excel document. Het hangt van de tender af welke optie het meest geschikt is voor u, zo is de eerste optie beter toe te passen wanneer u maar enkele prijzen op wilt vragen. Op pagina 5 is elke optie apart uitgewerkt met een voorbeeld. U kunt eventueel meerdere prijslijsten aanmaken, maar weet dat er slechts 1 prijslijst geselecteerd kan worden om te koppelen aan de kwaliteitsscore in een EMVI aanbesteding. In dit document wordt beschreven hoe de prijslijsten aangemaakt worden en wat de overige mogelijkheden zijn binnen de software. Stap 1: Tabblad Prijslijsten Binnen het tabblad Prijslijsten maakt u als inkoper prijslijsten aan welke door de aanbieders ingevuld kunnen worden. Wanneer u, zonder gebruik te maken van een tender template, een tender aanmaakt zult u zien dat er nog geen prijslijst is aangemaakt. Vervolgens kunt u rechts onderin een prijslijst toevoegen door op knop Prijslijst toevoegen te klikken. Stap 2: Prijslijst toevoegen Wanneer u hier op heeft geklikt, verschijnt de hiernaast weergegeven pop-up. Hier kunt u bovenaan de fase selecteren waarin deze prijslijst uitgevraagd zal worden. Daarnaast kunt u ook een Bron selecteren. Als u voor de optie Nieuw klikt kunt u een volledig nieuwe prijslijst gaan inrichten. Wanneer u voor de optie Excel of Tender kiest, kunt u een prijslijst importeren uit een Excel bestand of uit een andere tender waar u deelnemer in bent. De ingegeven formules worden niet door de software geïmporteerd. Als u de gewenste optie heeft gekozen kunt u op Toevoegen klikken. 1

2 Stap 3: Instellingen wijzigen U komt nu in onderstaand overzicht terecht, waarbij u de kolommen van de prijslijst kunt gaan instellen. Let op: de kolommen die later in de Prijslijst staan worden in dit scherm onder elkaar weergegeven. U kunt er hier voor kiezen om extra kolommen toe te voegen of deze te verwijderen uit de prijslijst. Dit doet u met de opties die zich rechts onderin in onderstaande afbeelding bevinden. Ook kunt u de rangorde of volgorde van de kolommen wijzigen door middel van de knop Andere Rangorde, die zich rechtsboven bevindt. Tevens vindt u hier de knop preview als aanbieder. Door hier op te klikken ziet u de prijslijst vanuit het perspectief van een aanbieder. Tip!: Wanneer u kiest voor de optie waarbij u alleen de Totaalprijs uitvraagt, dient u twee kolommen te hebben: Een voor een korte instructie en een waar de aanbieder de totaalprijs in kan vullen. Wanneer u een gedetailleerde Prijslijst in Negometrix wilt zetten dient u meer kolommen te gebruiken. Hieronder zal iedere optie uitgebreid toegelicht worden. Via de Knop Quick Edit kunt u de opties wijzigen en als alles naar wens is ingevuld kunt u uw instellingen bevestigen met Opslaan. De verschillende mogelijkheden zijn als volgt: - # (nummer): Dit is het nummer van de kolom welk de rangorde bepaald in de prijslijst. - Kolomnaam: hier vult u de naam in van de kolom, dit is vaak het onderwerp van wat u hier wilt weten van de aanbieder of aan de aanbieder wil laten weten. Bijvoorbeeld: Prijs of Aantal. Dit komt bovenaan de kolom te staan. - Type: een type wordt gekozen om te bepalen welke invoermethode een aanbieder dient te gebruiken in de gehele kolom. De mogelijke typen zijn als volgt: Tekst: Deze optie geeft de de mogelijkheid een regel tekst in te geven. Aantal: Hier kan een getal worden ingevuld. Prijs: hier kan een getal in worden gevoerd die door het systeem als een bedrag zal worden behandeld. Percentage: hier kan een getal in worden gevoerd die door het systeem als een percentage zal worden behandeld. Berekening: hier kan door u een formule ingevuld worden. - Standaard waarde: Deze kunt gebruiken in combinatie met de optie aan te passen door inkoper na de offertefase. De standaard waarde die u hier instelt wordt voor de hele kolom toegepast en is aan te passen in de evaluatiefase. 2

3 - Formule: Indien u voor het type berekend kiest kunt u in de kolom formule de formule instellen. Hierbij maakt u altijd gebruik van de nummers van kolommen, bijvoorbeeld C1. Dit werkt vergelijkbaar met Excel, zo kunt u hier bijvoorbeeld twee kolommen met elkaar laten vermenigvuldigen, C2*C3. U dient dan ook aan te geven wat de output moet zijn, hierbij kan gekozen worden uit valuta of percentage. Daarnaast heeft u de optie geen, hierbij blijft gewoon een getal de output. Denk hierbij aan bijvoorbeeld aantal uren maal het aantal mensen. Let op: een uitkomst van een berekening kan niet mee worden genomen in een volgende berekening. Hierbij dient u de oorspronkelijke formule weer apart in te voeren. In het voorbeeld wordt kan C4 niet worden mee genomen en wordt dit C2*C3. - Bereken Best Buy [ ]: Met dit vinkje geeft de inkoper aan dat de software met in de die kolom gegeven prijzen de aanbieders moet gaan vergelijken. Wanneer u kiest voor een gunningsformule, waarbij de Economisch Meest Voordelige Inschrijving wordt berekend, zal de software de hier ingegeven prijzen vergelijken met het kwaliteitsaspect uit de Vragenlijsten. Belangrijk: Dit vinkje dient altijd ingegeven te zijn door inkoper en kunt u in maximaal 1 kolom aanvinken. - In te vullen door aanbieder [ ]: hier kunt u aanvinken of de betreffende kolom door de aanbieder ingevuld mag worden, denk hierbij aan de kolom prijs. - Zichtbaar voor aanbieder [ ]: u kunt er voor kiezen om een kolom wel of niet zichtbaar te maken voor een aanbieder. - Verplicht [ ]: hierbij kunt u een aanbieder verplichten een kolom in te vullen. - Laat totaal zien [ ]: hier kunt u aanvinken of de regels in de prijslijst opgeteld moeten worden tot één totaal. Dit geldt voor het totaal van alle ingevoerde waardes binnen de gekozen kolom. Tip!: Wanneer u kiest voor de optie om gedetailleerde prijsonderbouwing op wilt vragen in Negometrix, kunt deze optie aanvinken zodat de totaalsom direct berekend wordt. Als u deze optie gebruikt in combinatie met Bereken Best Buy, zal de totaalsom meegenomen worden in het vergelijk tussen de aanbieders. - Aan te passen door inkoper na offertefase [ ]: Als u deze optie gebruikt, is het mogelijk om alle velden onder die kolom nog te kunnen wijzigen na de offertefase. Deze optie kan niet gebruikt worden in combinatie met de optie In te vullen door aanbieder of best buy. Let op! deze kolom is niet zichtbaar voor aanbieders! Wanneer u de kolommen naar wens heeft ingesteld dient u dit te bevestigen met Opslaan. 3

4 Stap 4: Overige opties binnen het tabblad Naast de beschreven mogelijkheden zijn er onder het tabblad instellingen wijzigen nog een aantal andere mogelijkheden. 1. Kostencorrectie per aanbieding: Met deze optie kunt u achteraf een kostencorrectie toepassen op de ingediende prijzen. U kunt van deze optie gebruik maken wanneer er bijvoorbeeld per aanbieder verschillende switchingkosten zijn, en u deze apart bovenop de vergelijkingsprijs wilt doorberekenen. 2. Periode van beantwoorden door aanbieders: Hier kunt u aangeven in welke fase de prijslijst beantwoordt dient te worden door aanbieders 3. Gekoppelde vragenlijsten: Hier kan aangevinkt worden aan welke vragenlijst de prijslijst gekoppeld dient te worden. 4. Toelichting toevoegen: Met deze optie is het mogelijk om nog een toelichting toe te voegen aan de prijslijst, welke zichtbaar is voor aanbieders. 5. Aanbieders toestaan een bijlage te uploaden: Hier kunt u aanvinken of een bijlage geüpload kan worden door de aanbieder. Vervolgens kunt aangeven dat dit verplicht is. Tip!: Maak het uploaden van een document verplicht wanneer u voor de optie kiest waarbij alleen de totaalprijs in Negometrix wordt ingevoerd en u een onderbouwing wilt ontvangen in de vorm van een document. 6. Uploaden van bestanden door inkoper: U kunt zelf als inkoper ook bestanden uploaden als bijlage van de prijslijst, bijvoorbeeld een format van het Excel document dat u wilt ontvangen. Als u alles naar wens heeft ingevuld kunt terugkeren naar de voorkant van de Prijslijst door links bovenin op de naam van de prijslijst te klikken of te klikken op het tabje Prijslijsten. 4

5 Stap 5: Rijen Toevoegen U bent nu in onderstaand scherm terecht gekomen. Hier kunt u ook direct terecht komen wanneer u op de tab Prijslijst klikt. Als u een nieuwe prijslijst heeft aangemaakt zullen onderstaande rijen automatisch worden weergegeven. U kunt nu ook kijken of u de kolommen uit Stap 3 naar wens heeft ingesteld. Daarnaast staat linksonder de prijslijst ook weergegeven welke kolommen ingevuld dienen te worden door de aanbieder en eventueel uzelf als inkoper (mits u gebruik maakt van de optie als uitgelegd in Stap 3). Vervolgens kunt u in deze stap de rijen gaan beheren. Zo kunt rijen verwijderen door deze aan de rechterkant te selecteren en vervolgens op het prullenbakje te klikken. U kunt ook nog rijen extra toevoegen via de knop Rij toevoegen. Rechtsboven de prijslijst bevinden zich de knoppen Instellingen wijzigen en Quick Edit. Als u op Instellingen wijzigen klikt zal u terugkeren naar achterkant van de prijslijst waar u deze in detail kan instellen (zie Stap 3). Wanneer u op Quick Edit klikt kunt de velden in het huidige scherm wijzigen om bijvoorbeeld de namen van de producten in te geven of de aantallen te wijzigen. Tip!: Wanneer u gebruik maakt van een berekening, kunt u deze testen door fictieve prijs in te vullen via Quick edit. Gebruikers tips: Soorten prijslijsten Zoals genoemd kunnen er in Negometrix twee soorten prijslijsten ingesteld worden: Een gedetailleerde uitvraag in Negometrix of de mogelijkheid waarbij de inkoper een totaalprijs opvraagt die onderbouwd dient te worden met een bijgevoegd Excel document. Hieronder is voor beide opties een voorbeeld zijn uitgewerkt, zodat kunt checken of u uw prijslijst goed heeft ingesteld. Als voorbeeld willen we de prijzen weten van 100 fietsen. 5

6 Optie 1: Een gedetailleerde prijslijst in Negometrix: Zoals in de afbeelding hieronder weergegeven zijn er aan de voorkant acht rijen aangemaakt, waarbij de aanbieder een prijs per stuk dient in te geven. Zoals u in afbeelding hieronder kunt zien wordt de kolom Totaalprijs berekend door de kolom Aantal en Prijs per stuk met elkaar te vermenigvuldigen. Vervolgens is er voor gekozen om deze totaalprijzen bij elkaar op te tellen tot een totaalsom waarmee de software de Economische Meest Voordelige Inschrijving gaat berekenen in combinatie met de vragenlijst Kwaliteit. 6

7 Optie 2: Een totaalprijs dient ingegeven te worden in Negometrix en onderbouwd te worden door een Excel document. In deze tweede mogelijkheid dient u in een prijslijst te verwijzen naar het Excel document. In de afbeelding hiernaast is te zien hoe er naar een prijs gevraagd wordt in het Excel document. Om hier gebruik van te maken dient de inkoper aan te geven dat de aanbieder een bijlage dient bij te voegen, dit moet in dit geval verplicht gesteld worden. 7

8 Gebruikerstip: Testoffertes maken Voor het testen van uw prijslijsten en vragenlijsten kunt u gebruikmaken van testoffertes. In deze testofferte volgt u exact dezelfde stappen welke aanbieders ook volgen. Zo kunt u gemakkelijk zien of uw prijs- en vragenlijsten kloppen wanneer deze door derden ingevuld moet worden. 1. U gaat naar het tabblad aanmeldingen/inschrijvingen 2. Vervolgens klikt u op de knop Test offerte toevoegen, op dat moment ziet u wat een aanbieder te zien krijgt wanneer deze met uw tender aan de slag gaat. 8