Instructie Negometrix t.b.v. Wmo Begeleiding Gemeente Dalfsen

Transcriptie

1 Shared Service Centrum SSC Provinciehuis Luttenbergstraat 2 Postbus AM Zwolle Telefoon (038) Instructie Negometrix t.b.v. Wmo Begeleiding Gemeente Dalfsen Digitaal contracteren in Negometrix Versie Datum juni 2018

2 Inhoud 1 Inleiding 3 2 Inloggen/ Registreren Organisatiestructuur Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3 Deelnemen aan de contractering Wmo - Begeleiding De werkwijze van Negometrix Kennis nemen van de inhoudelijke stukken en starten Stap 2: Invullen van de digitale inschrijving Koppelen van bijlagen aan vragen Bewaren van antwoorden Inschrijving indienen Hoe stel ik een vraag? Nota van inlichtingen Communicatie Aansprakelijkheid en ondersteuning 13 2/13

3 1 Inleiding Voor de contractering van Wmo Begeleiding hanteert de gemeente Dalfsen de Open House procedure. Gemeenten zijn wettelijk verplicht om te werken met een digitaal programma voor inkoop en contractering. De Gemeente Dalfsen maakt voor deze procedure gebruik van Negometrix. Negometrix: tender Wmo- begeleiding Gemeente Dalfsen De tender is vanaf 1 juli 2018 in Negometrix te vinden via tendernummer Hier staan ook alle documenten die nodig zijn voor de contractering zoals: Inkoopdocument met beschrijving van de procedure, voorwaarden en eisen Concept overeenkomst Het downloaden, uploaden en koppelen van alle gevraagde documenten gaat via vragenlijsten in Negometrix Deze handleiding is voor aanbieders. Stap voor stap staan de handelingen beschreven, ondersteund met afbeeldingen. Ook Informatie op de website De website proberen we zo actueel mogelijk te houden en hier is ook veel informatie over het contracteringsproces te vinden. Let wel, de informatie ten aanzie van de contractering op Negometrix is leidend. 3/13

4 2 Inloggen/ Registreren Als u naar gaat, kunt u (als u over inloggegevens beschikt) inloggen in het platform. Indien u nog niet over inloggegevens beschikt voor het Negometrix platform, kunt u zich registreren via de knop Registreer. Vervolgens dient u uw (organisatie)gegevens op te geven en uw account te activeren via een link die u per mail ontvangt. Wanneer u nog niet over inloggegevens beschikt kunt u zich via deze knop registreren. Als u al over inloggegevens beschikt, kunt u via deze knop inloggen Mocht het systeem aangeven bij de registratie dat uw organisatie al bestaat dan kan het zo zijn dat een collega de organisatie al eens eerder heeft geregistreerd. Deze persoon kan voor u een profiel aanmaken onder uw account. Mocht dit niet zo zijn dan kunt u contact opnemen met de Servicedesk van Negometrix via servicedesk@negometrix.com of +31 (0) Organisatiestructuur Voor het organisatieaccount is er altijd één persoon de Hoofdbeheerder organisatie en de Hoofdcontactpersoon organisatie. Dit hoeft niet de persoon te zijn die ook de contractzaken met de gemeente Dalfsen regelt. Deze hoofdbeheerder kan voor iedereen in haar organisatie gebruikersprofielen aanmaken. Deze kunt u vinden via het tabblad Organisatie en dan onder tab Collega s. Hier kunt u rechts onderaan klikken op de knop toevoegen om andere profielen aan te maken. Deze personen krijgen dan een met een link om hun account te activeren en een wachtwoord aan te maken. 4/13

5 Op deze manier kunnen er dus meerdere mensen van één organisatie informatie gebruik maken van Negometrix. De contactpersoon voor Wmo - Begeleiding dient vervolgens in te schrijven op de online tender. 5/13

6 3 Deelnemen aan de contractering Wmo - Begeleiding Voor een digitaal inkooptraject is een zogenaamde Tender gepubliceerd. Tenders hebben altijd een omschrijving en een uniek nummer. Stap 1. Deze gepubliceerde tender kunt u vinden bij de menuoptie Gepubliceerde tenders. Stap 2. Gebruik het zoekvakje en of zoek op tendernummer: Stap 3. Klik op aanmelden Stap 2:Zoek tender Stap 1: Ga naar Gepubliceerde tenders NB Om organisatorische reden ziet u bij inkopende organisatie staan SSC ONS en niet gemeente Dalfsen. Als u de betreffende aanbesteding heeft gevonden, kunt op de blauwe titel van de aanbesteding klikken. Vervolgens kunt u op Aanmelden klikken om toegang te krijgen tot de tender. U treft de tender nu onder Tenders (Aanbieder) aan. 6/13

7 Stap3: Klik op Aanmelden 3.1 De werkwijze van Negometrix Binnen de tender krijgt u toegang tot drie tabbladen. Deze tabbladen vertellen u in welke fase van de inschrijving u zich bevindt. Om een volledige digitale aanbieding te doen, dient u onderstaande drie stappen te doorlopen: 1. Kennis nemen van de inhoudelijke stukken en starten. 2. Vragenlijst(en) en kwalificatie(s) invullen. 3. Indienen Kennis nemen van de inhoudelijke stukken en starten Tabblad 1 Informatie geeft u algemene informatie over de tender, u krijgt inzicht in de planning, documenten, tender opties, kwalificaties en de vragenlijsten. Met deze informatie kunt u beslissen of u wel of geen inschrijving wilt doen. 7/13

8 Via dit scherm kunt u o.a. : Collega(s) toevoegen Indien collega s mee moeten werken aan de offerte, kunt u hier deze collega toevoegen. Let op: Na het toevoegen van een collega heeft deze enkel de rechten om de vragenlijsten in te vullen. Het is voor deze persoon niet mogelijk om uw inschrijving in te dienen. Uiteindelijk dient de persoon die ook als contactpersoon fungeert voor de Gemeente Zwolle wat betreft de contractzaken ook de persoon te zijn die de tender indient. De planning bekijken. Meedoen en inschrijven Indien u besluit een digitale inschrijving te willen doen, klikt u boven of onderin op Start. U belandt vervolgens in het tweede tabblad Invullen & indienen. 3.2 Stap 2: Invullen van de digitale inschrijving Om een volledige inschrijving te doen, dient u antwoord te geven op de vragen die in de vragenlijst(en) die zijn weergegeven in het tabblad Invullen & indienen. Voor Wmo - Begeleiding is er één vragenlijst: Contractering. U moet deze vragenlijst helemaal invullen 8/13

9 Vragenlijst De vragen zijn gecategoriseerd in vragengroepen. Tijdens het invullen van de vragen geeft het systeem in een percentagebalk aan hoever de vragenlijst(en) zijn ingevuld. Tevens geeft het systeem aan of een vraag is aangemerkt als een KO (Knock out) vraag en de evaluatiemethode die door de inkoper zal worden toegepast bij het beoordelen van uw stukken. De inhoud van de vraag en de bijbehorende bijlage vindt u naast de groen/blauw gekleurde Q. In de tekst van de vraag staat beschreven wat er van u verwacht wordt bij de beantwoording. U kunt uw antwoord op de vraag geven ter hoogte van de oranje A. De software biedt u verschillende mogelijkheden voor uw beantwoording en is afhankelijk van de vraag die door de gemeente is gesteld Koppelen van bijlagen aan vragen Het kan voorkomen dat u een vraag dient te beantwoorden door het uploaden van een bijlage. U kunt de bijlage koppelen door te klikken op Kies document of Upload document. Indien u klikt op Kies document kunt u een document selecteren dat reeds in Documenten is geüpload. Indien u een document van uw harde schijf wenst te 9/13

10 uploaden, klikt u op Upload document. Vervolgens selecteert u het juiste document van uw harde schijf en klikt u op Openen. Het document wordt aan de vraag gekoppeld Bewaren van antwoorden Om de ingevulde antwoorden te bewaren, kunt u Tussentijds opslaan, of onder de laatste vraag van de desbetreffende vragengroep te klikken op Groep opslaan en naar volgende. Een antwoord kan na het opslaan worden gewist door op de prullenbak te klikken. 3.3 Inschrijving indienen Als u alle vragen heeft beantwoord, is de percentagebalk groen en laat deze 100% zien. Om vervolgens uw digitale inschrijving in te dienen, dient de contactpersoon in de tender te klikken op de knop Indienen. NB op de afbeelding staat de percentagebalk op 23 % Zodra u op indienen klikt, vraagt het systeem u om deze handeling met uw wachtwoord te bevestigen, dit betreft hetzelfde wachtwoord als het wachtwoord waarmee u inlogt. U dient daarna nogmaals op Indienen te klikken en vervolgens wordt uw digitale inschrijving ingediend. Onder tabblad 3 Ingediend kunt u zien dat u succesvol heeft ingediend. Het systeem stuurt hiervan tevens een notificatie per . Uw ingediende inschrijving wordt direct zichtbaar voor de gemeente Dalfsen. Let op: De vragenlijst(en) (uw input) kunnen alleen worden beoordeeld door de inkopende partij als u op de knop Indienen heeft geklikt en daarmee de digitale aanbieding heeft ingediend. Na het indienen van de digitale aanbieding wordt het derde tabblad Ingediend beschikbaar. U ziet hier de tijd en datum van indiening. Indien u onverhoopt nog een antwoord wilt aanpassen, kunt u de aanbieding terugtrekken middels de knop Terugtrekken. Let op: Als u het antwoord heeft aangepast, dient u daarna weer opnieuw in te dienen. 10/13

11 3.4 Hoe stel ik een vraag? De gemeente Dalfsen biedt de mogelijkheid het aanleveren van vragen en opmerkingen. Hiervoor is de Vraag & Antwoord module beschikbaar gesteld. U kunt deze module op twee manieren benaderen: Tabblad 1 Informatie De eerste mogelijkheid tot het stellen van vragen treft u in tabblad 1 Informatie, door te klikken op Vraag & Antwoord. Tabblad 2 Invullen & indienen Indien u aan het werk bent in het tweede tabblad Invullen en indienen, heeft u per vraag de mogelijkheid om te klikken op Stel een vraag. Het stellen van een vraag Op het moment dat u de module Vraag & Antwoord heeft geopend, verschijnt er een pop-up waar u uw vraag of opmerking kunt formuleren. U hebt daarnaast inzicht in conceptvragen, gepubliceerde vragen en reeds beantwoorde vragen door de inkopende partij. U kunt de vraag koppelen aan een specifieke vraag uit de vragenlijst bij Koppel aan vraag uit vragenlijst. Hiermee is de herkomst van de vraag gemakkelijk te traceren. Na publicatie van uw vraag en het antwoord zal dit veld niet zichtbaar zijn voor andere aanbieders in de tender. Formuleer vervolgens uw vraag of opmerking, voeg eventueel een bijlage toe en klik op Preview & verzenden. 11/13

12 3.5 Nota van inlichtingen De Nota van Inlichtingen wordt verstrekt middels het publiceren en beantwoorden van de gestelde vragen. Bij Mijn vragen kunt u de antwoorden zien op de vragen die enkel door u, of een collega uit uw organisatie, gesteld zijn (inclusief de eventuele individuele antwoorden ). Bij Gepubliceerde vragen en antwoorden ziet u de gehele Nota van Inlichtingen zoals deze voor alle aanbieders zichtbaar is. Door te klikken op Alles uitklappen of onderin de pagina gebruik te maken van een export-optie krijgt u een compleet overzicht van alle vragen en antwoorden. Om er zeker van te zijn dat uw vraag wordt beantwoord in de Nota van Inlichtingen, dient u uw vraag uiterlijk 19 juli om uur in te dienen op een van bovenstaande manieren. 3.6 Communicatie Communicatie over de contractering gaat via de Vraag & Antwoord module van Negometrix zoals hierboven beschreven. Negometrix heeft ook een berichtenmodule. Zie hiervoor de menuoptie Berichten. Als u hier op klikt, komt u terecht in uw persoonlijke berichtencentrum. Hier kunt u ingekomen berichten vinden en berichten sturen. Deze berichten zijn alleen zichtbaar voor de verzender en de afzender. 12/13

13 Overige communicatie Informatie die niet specifiek over de over contractering in Negometrix gaat zoals bijvoorbeeld over overlegtafels e.d. gaat via en via de website Aansprakelijkheid en ondersteuning De inschrijver draagt het risico van tijdige en volledige indiening van zijn offerte/ aanbieding. Tevens ligt het risico van systeem- en internetstoringen geheel bij de inschrijver. De gemeente Dalfsen en Negometrix zijn niet verantwoordelijk voor fouten die worden gemaakt bij het aanleveren en indienen van informatie via de Negometrix software. Raadpleeg daarom bij twijfel de Negometrix Servicedesk: Telefoon : servicedesk@negometrix.com Daarnaast treft u op iedere pagina een integrale help-functie die u verdere uitleg geeft over de betreffende pagina. Deze help-functie is herkenbaar aan het icoontje van een vraagteken. De software van Negometrix is web-based, u hoeft deze niet op uw PC te installeren. Het account van iedere inschrijver is altijd en vanaf iedere internet verbinding beschikbaar. Alle data van de inschrijvers worden opgeslagen op de Negometrix server. Veiligheid en performance wordt 24/7 in de gaten gehouden. 13/13