Instructie Vraag & antwoord (Leadbuyer)

Transcriptie

1 Instructie Vraag & antwoord (Leadbuyer) Introductie De vraag & antwoord module in Negometrix biedt de mogelijkheid om de Nota van Inlichtingen geïntegreerd in uw tender te verweven. De vraag & antwoord module kan worden toegepast als Dynamische Nota van Inlichtingen (gids proportionaliteit art. 4.1.) maar vragen kunnen ook worden verzameld tot een bepaalde datum en daarna in één keer beantwoord. De vraag & antwoord module wordt tijdens de voorbereiding van de tender door de Leadbuyer geactiveerd. Door het activeren van de module kunnen leveranciers vragen en opmerkingen ter verheldering van de, selectie- of, offerteaanvraag koppelen aan vragen in Negometrix. Deze vragen heeft u zelf gemaakt om voorwaarden, eisen en wensen te definiëren. Door de vraag, eventueel direct met het antwoord, te publiceren wordt deze zichtbaar voor alle leveranciers die zich in de betreffende tenderfase bevinden. Het antwoord kan worden opgesteld door de Leadbuyer maar ook door collega-deelnemers in de tender. Deze instructie beschrijft de werkwijze voor u als Leadbuyer van de tender, voor een instructie voor collega s die vragen toegewezen hebben gekregen verwijzen wij u naar de Instructie Vraag & antwoord (collega met toegewezen vraag). Activering van de module Tijdens de voorbereiding van de tender dient u de vraag & antwoord module te activeren. Dit doet u door in het tab Tender opties bij de Overige opties de checkbox bij Activeer vraag & antwoord module aan te vinken. Na het opslaan ziet u boven in uw scherm een extra tab met de naam Vraag & Antwoord. 1

2 Rechten inzien vraag & antwoord collega s Collega s in uw tender zien gestelde vragen niet tenzij u vragen aan hen toewijst ter beantwoording. Daarnaast kunt u collega s ook het recht toekennen om alle vragen & antwoorden in te zien, ongeacht of ze daar aan worden gekoppeld ter beantwoording. U kunt dit instellen middels een recht op de pagina Deelnemers. Klik daar op Collega s overzicht: en zet het recht Alle gestelde vragen in Vraag & Antwoord module inzien op Toegestaan. Alle verder beschreven activiteiten in deze instructie vinden plaats in de tab Vraag & Antwoord. Regels instellen Tijdens de voorbereiding van de tender kunt u Regels instellen. Middels het aanmaken van deze spelregels kunt u uitleggen op welke wijze, of middels welke voorwaarden, leveranciers vragen en opmerkingen kenbaar kunnen maken. Deze regels worden zichtbaar voor de leveranciers zodra zij aan uw tender zijn gekoppeld en de tender zich in de, selectie- of, offertefase bevindt. Berichtgeving vragen & antwoorden (daily digest) Op het moment dat er deelnemers in uw tender zitten en deze in de, selectie- of, offertefase staat kunnen leveranciers vragen stellen. Als er vragen zijn gesteld ontvangt u hiervan een daily digest. Dit bericht bevat een overzicht van alle gestelde vragen die in de 24 uur daarvoor zijn gesteld. Indien er geen nieuwe vragen zijn gesteld, ontvangt u geen bericht. Leverancier ontvangen aan hun kant een daily digest met een overzicht van alle gepubliceerde vragen en antwoorden. 2

3 Overzicht gestelde vragen Indien er vragen zijn gesteld ziet u daarvan een overzicht in het eerste tab Alle vragen en concept antwoorden. U kunt op deze pagina zoeken naar kernwoorden en selecteren op status. Tevens is de pagina opgedeeld in kolommen. Alle informatie in het blauw is klik-baar. Per kolom kan er gesorteerd worden op de gewenste informatie, door op de vraagtitel te klikken ziet u de inhoud van de gestelde vraag en door op het vraagnummer te klikken verschijnt de origineel geformuleerde vraag. Vraag toewijzen aan collega( s) of publiek antwoord opstellen Nadat u de inhoud van de vraag heeft gelezen kunt u gebruik maken van 2 knoppen: Vraag toewijzen aan collega( s) of Publiek antwoord opstellen. Middels deze twee opties heeft u drie mogelijkheden: 1. Publiceer de vraag zonder een antwoord: pagina Publiceer de vraag met een antwoord dat u zelf formuleert: pagina Wijs de vraag toe aan één of meerdere collega s: pagina 8. 3

4 1. Publiceer de vraag zonder antwoord U kunt ervoor kiezen een gestelde vraag te publiceren om op een later moment het antwoord te publiceren. U kunt hiervoor kiezen als u niet direct het antwoord paraat heeft en wilt voorkomen dat meerdere leveranciers dezelfde vraag stellen. Nadat u klikt op Publiek antwoord opstellen opent er een pop-up waarin u de vraagstelling van de leverancier kunt aanpassen. Dit kan nodig zijn voor het anonimiseren van de vraag, bijvoorbeeld als de leverancier persoonlijke gegevens in de vraagstelling heeft opgenomen. Het tekstveld waar Antwoord boven staat kunt u leeg laten. Klik vervolgens rechts onderin op Preview & opslaan en kies in het volgende scherm voor de optie Publiceer alleen de vraag. Na publicatie heeft de vraag een nummer gekregen, het icoon is gewijzigd naar een vraagteken en de status is gewijzigd naar In behandeling, vraag reeds gepubliceerd. 4

5 Antwoord zelf opstellen Nu de vraag is gepubliceerd kunt u ervoor kiezen zelf een antwoord op te stellen of de vraag aan een collega toe te wijzen. Indien u zelf het antwoord wilt opstellen kiest u voor Aanpassen. Er verschijnt een pop-up waar de oorspronkelijke vraag is weergegeven en een tekstveld voor het antwoord beschikbaar is. Formuleer uw antwoord en klik op Antwoord delen. Het antwoord op de vraag is nu gepubliceerd, het icoon is gewijzigd en de status van de vraag is Beantwoord & gepubliceerd. Alle leveranciers die zich in de betreffende tenderfase bevinden krijgen hiervan binnen 24 uur een melding middels de daily digest. Aanpassen gepubliceerd antwoord Nadat een antwoord is gepubliceerd is het niet meer mogelijk deze terug te trekken. Wel is het mogelijk de inhoud aan te vullen, dit kan door de vraag open te klappen en vervolgens op de knop Aanpassen te klikken. Er verschijnt een pop-up waar de oorspronkelijke vraag is weergegeven en een tekstveld voor het antwoord beschikbaar is. Formuleer uw, aanvullende, antwoord en klik op Antwoord delen. Binnen 24 uur wordt wederom een daily digest naar de leveranciers gestuurd. Antwoord door collega laten opstellen Indien u ervoor kiest niet zelf het antwoord op te stellen maar dit door een collega te laten doen, verwijzen we u voor een uitleg over deze werkwijze naar pagina 8. 5

6 2. Publiceer de vraag met antwoord dat u zelf formuleert Indien u ervoor kiest de vraag te publiceren en daarbij zelf het antwoord op te stellen, klikt u op Publiek antwoord opstellen. Er opent een pop-up waarin u de vraagstelling van de leverancier kunt aanpassen. Dit kan nodig zijn voor het anonimiseren van de vraag, bijvoorbeeld als de leverancier persoonlijke gegevens in de vraagstelling heeft opgenomen. In het tweede tekst vak kunt u uw antwoord formuleren. Let op: bijlagen die de vraagsteller heeft geüpload worden nooit zichtbaar voor andere leveranciers in de tender. Wilt u samen met uw antwoord een document delen met de leveranciers in uw tender? Dan dient u deze zelf te uploaden onder het tekstveld met uw antwoord. Is het antwoord gereed? Klik dan op Preview & Opslaan. In het volgende scherm ziet u een preview van de vraag en het antwoord dat u voornemens bent te publiceren. 6

7 Preview & opslaan 1: Sla op zonder publiceren Door de te kiezen voor Sla op zonder te publiceren plaatst u de vraag en het antwoord in de 2 e tab Klaar voor publicatie. De vraag heeft nu een nummer gekregen, het icoon is gewijzigd en de status van de vraag is Gereed voor publicatie. Klaar voor publicatie In het 2 e tab Klaar voor publicatie kunt u in één keer alle vragen en antwoorden publiceren die hier zijn geplaatst. Door te klikken op Selecteer alles selecteert u in één keer alle vragen op de pagina, klik op Publiceren om de vragen te publiceren. Door de vragen te publiceren zijn de geselecteerde vragen & antwoorden uit deze tab verplaatst naar het 3 e tab Gepubliceerde vragen en antwoorden. De vragen hebben een nieuw icoon gekregen en de status is gewijzigd naar Beantwoord & gepubliceerd. Preview & opslaan 2: Direct publiceren van vraag en antwoord Kiest u ervoor direct op Publiceer te klikken dan publiceert u de vraag en het antwoord. De vraag heeft nu een nummer gekregen, het icoon is groen en de status is gewijzigd naar Beantwoord & gepubliceerd. Aanpassen gepubliceerd antwoord Nadat een antwoord is gepubliceerd is het niet meer mogelijk deze terug te trekken. Wel is het mogelijk de inhoud aan te vullen, dit kan door de vraag open te klappen en vervolgens op de knop Aanpassen te klikken. Er verschijnt een pop-up waar de oorspronkelijke vraag is weergegeven en een tekstveld voor het antwoord beschikbaar is. Formuleer uw, aanvullende, antwoord en klik op Antwoord delen. Binnen 24 uur wordt wederom een daily digest naar de leveranciers gestuurd. 7

8 3. Wijs de vraag toe aan één of meerdere collega s Als Leadbuyer beschikt u niet altijd over alle inhoudelijke kennis van de tender, daardoor kan het voorkomen dat u niet direct alle antwoorden kunt geven. In Negometrix kunt u dan online vragen aan collega s (bijvoorbeeld een interne klanten of materiedeskundigen) toewijzen. Na het koppelen van een collega ziet deze in zijn/haar persoonlijke account enkel de toegewezen vragen. Uw collega kan een antwoord op de vraag formuleren en deze met u als Leadbuyer delen. Als Leadbuyer houdt u de regie over de antwoorden en beslist wat er daadwerkelijk wordt gepubliceerd. U wijst een vraag toe aan een collega door te klikken op Vraag toewijzen aan collega( s). Een popup verschijnt met een overzicht van collega s die deelnemer zijn in de tender. Deelnemers kunnen uit uw eigen organisatie maar tevens uit een extern gekoppelde inkopende organisatie komen. Mist u deelnemers? Klik dan op Voeg collega toe als deelnemer. Voor collega s die vragen toegewezen hebben gekregen verwijzen wij u naar de Instructie Vraag & antwoord (collega met toegewezen vraag). Antwoorden van toegewezen collega s Nadat u vragen heeft toegewezen aan collega s zijn deze zichtbaar in de kolom Toegewezen aan. Collega s hebben de mogelijkheid hun antwoorden in concept op te slaan (zonder te delen), en op te slaan mét delen. Is een naam van een collega oranje? Dan is een concept antwoord opgesteld zonder deze met u te delen. De inhoud is voor u nog niet zichtbaar maar u kunt wel zien dat uw collega aan de slag is gegaan. 8

9 Is de naam van een collega groen? Dan is het antwoord opgeslagen én met u gedeeld. U kunt het antwoord lezen en gebruiken bij het opstellen van het publieke antwoord. De datum en tijdstip geven aan wanneer het antwoord met u is gedeeld. Publiek antwoord opstellen Door te klikken op de vraagtitel kunt u de gedeelde (groene) antwoorden van uw collega( s) lezen. Klik op Publiek antwoord opstellen om een antwoord op de vraag te formuleren. Er opent een pop-up waarin u de vraagstelling van de leverancier kunt aanpassen. Dit kan nodig zijn voor het anonimiseren van de vraag, bijvoorbeeld als de leverancier persoonlijke gegevens in de vraagstelling heeft opgenomen. In het tweede tekst vak kunt u het antwoord opstellen. Om de antwoorden van uw collega s te bekijken klikt u op Antwoorden van collega s. Klik op Kopieer / bekijk antwoorden om de antwoorden in het tekstveld te plaatsen. Alles in het tekstveld kan door u worden bewerkt om uiteindelijk een definitief antwoord op te stellen. 9

10 Let op: bijlagen die de vraagsteller heeft geüpload worden nooit zichtbaar voor andere leveranciers in de tender. Wilt u samen met uw antwoord een document delen met de leveranciers in de tender? Dan dient u deze zelf te uploaden onder het tekstveld met uw antwoord. Is het antwoord gereed? Klik dan op Preview & Opslaan. In het volgende scherm ziet u een preview van de vraag en het antwoord dat u voornemens bent te publiceren. 10

11 Preview & opslaan 1: Sla op zonder publiceren Door de te kiezen voor Sla op zonder te publiceren plaatst u de vraag in de 2 e tab Klaar voor publicatie. De vraag heeft nu een nummer gekregen, het icoon is gewijzigd en de status van de vraag is Gereed voor publicatie. Klaar voor publicatie In het 2 e tab Klaar voor publicatie kunt u in één keer alle vragen en antwoorden publiceren die u hier heeft geplaatst. Door te klikken op Selecteer alles selecteert u in één keer alle vragen op de pagina, klik op Publiceren om de vragen te publiceren. Door de vragen te publiceren zijn de geselecteerde vragen & antwoorden uit deze tab verplaatst naar het 3 e tab Gepubliceerde vragen en antwoorden. De vragen hebben een nieuw icoon gekregen en de status is gewijzigd naar Beantwoord & gepubliceerd. 11

12 Preview & opslaan 2: Direct publiceren van vraag en antwoord Kiest u ervoor direct op Publiceer te klikken dan publiceert u de vraag en het antwoord. De vraag heeft nu een nummer gekregen. Het icoon is groen en de status is gewijzigd naar Beantwoord & gepubliceerd. Aanpassen gepubliceerd antwoord Nadat een antwoord is gepubliceerd is het niet meer mogelijk deze terug te trekken. Wel is het mogelijk de inhoud aan te vullen, dit kan door de vraag open te klappen en vervolgens op de knop Aanpassen te klikken. Er verschijnt een pop-up waar de oorspronkelijke vraag is weergegeven en een tekstveld voor het antwoord beschikbaar is. Formuleer uw, aanvullende, antwoord en klik op Antwoord delen. Binnen 24 uur wordt wederom een daily digest naar de leveranciers gestuurd. 12