Gebruikershandleiding VGN-Portal

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding VGN-Portal MediQuest Tel: (werkdagen van uur) Pagina 1 van 10

2 Inhoud Inleiding... 2 Inloggen... 4 Deel A: Concerninrichting Het Concern Gebruikers Eerste en tweede contactpersoon Begeleider Invuller Gebruikers beheren Gegevens gebruiker wijzigen Nieuwe gebruiker toevoegen... 7 Deel B: Kwaliteitsgegevens Module Pijler Module Vragenlijsten Meting aanleveren aan landelijke database Rapportage Toegang rapportage Support Inleiding Pijler 2a wordt sinds 2017 niet meer uitgevraagd. Vragenlijst Kerngegevens op Organisatieniveau (Pijler 1) is nog wel een jaarlijkse verplichte aanlevering. Pagina 2 van 10

3 Voor het invullen van Pijler 1 heeft u de rol 2 e contactpersoon nodig. Voor het proces van meten tot publiceren kunt u terecht in de VGN-portal vindbaar op de website Deze portal heeft de volgende functies: 1. Handmatige registratie van kwaliteitsgegevens in de module Vragenlijsten ; 2. Inzien van rapportage van de aangeleverde kwaliteitsgegevens. Deze gebruikershandleiding beschrijft en visualiseert wat u voor het juist aanleveren tot en met publiceren kunt regelen in de VGN portal. Het is van belang dat uw zorgorganisatie correct is geregistreerd in deze portal en de kwaliteitsgegevens op een juiste manier worden aangeleverd. Lees hiervoor eerst deze handleiding goed door, dit voorkomt later mogelijk problemen met de doorlevering en publicatie van kwaliteitsgegevens. De hoofdstukken in deze handleiding geven een toelichting op de verschillende processen waarvoor u in de portal terecht kunt. Deel A zoomt in op de concerninrichting (hoofdstuk 1) en het gebruikersbeheer (hoofdstuk 2) in deze portal. Deel B gaat over de te volgen stappen voor het aanleveren tot publiceren van uw kwaliteitsgegevens. Er wordt stapsgewijs besproken op welke twee manieren u uw gegevens kunt aanleveren (hoofdstuk 3). Daarnaast wordt uitleg gegeven over de rapportagemodule. Tot slot wordt uitgelegd op welke wijze u contact op kunt nemen met de helpdesk, indien u na bestudering van deze handleiding nog vragen heeft over de VGN portal. NB: Deze handleiding is gericht op de rollen eerste contactpersoon en gebruiker. Wanneer een invuller ook bevoegd is, wordt dit expliciet vermeld. De in dit hoofdstuk weergegeven screenshots laten zien wat een eerste contactpersoon ziet. Het menu aan de linkerkant wijkt af van wat een gebruiker of invuller ziet. Pagina 3 van 10

4 Inloggen Inloggen op de VGN Portal doet u via: U komt bij een inlogscherm terecht. Met uw adres en wachtwoord logt u direct in op uw concernpagina. Hieronder wordt meer informatie gegeven over het inloggen als eerste contactpersoon of als een andere gebruiker (tweede contactpersoon, gebruiker of invuller). Als eerste contactpersoon De eerste contactpersoon is de contactpersoon van uw organisatie voor MediQuest en degene die voor het concern in de VGN Portal alle bevoegdheden heeft. Werkt of weet u als eerste contactpersoon uw wachtwoord niet meer, dan kunt u d.m.v. de Wachtwoord vergeten-knop in het inlogscherm een nieuw wachtwoord opvragen. Wanneer een account voor u werd aangemaakt, ontvangt u een activeringsbericht met een link naar uw persoonlijke inloggegevens. Deze link is slechts eenmalig bruikbaar! Gebruikt u de activeringslink en geeft deze een foutmelding, dan heeft u de link al eens gebruikt. Vraag in dat geval uw contactpersoon om uw account te verwijderen en opnieuw aan te maken. U krijgt dan een nieuwe link toegestuurd LET OP: eerste contactpersonen hebben in de portal de naam Tweede contactpersoon. Ze hebben echter wel alle rechten en bevoegdheden van een eerste contactpersoon. Vindt er een wijziging plaats in de eerste contactpersoon, stuur dan een naar vgn@mediquest.nl met de naam en het adres van de nieuwe eerste contactpersoon. Pagina 4 van 10

5 Deel A: Concerninrichting Dit hoofdstuk beschrijft hoe de structuur van uw organisatie in de VGN Portal dient te worden ingericht. De concerninrichting kan alleen door de eerste en de tweede contactpersonen worden bijgewerkt 1.1 Het Concern Het concern is het overkoepelende niveau waar de gehele organisatiestructuur van uw organisatie onder valt. Wanneer u voor de eerste keer inlogt in de VGN Portal dient u de concerngegevens te controleren. Wanneer de gegevens niet kloppen, dan kunt u de gegevens zelf aanpassen. U doet dit op de volgende manier: Als u bent ingelogd klikt u in het menu links op Concern-inrichting en vervolgens op Concerngegevens. U komt dan in het volgende scherm terecht: Controleer deze gegevens goed. Gebruik de NAW gegevens op de manier zoals ze bij de IGZ geregistreerd staan. Als telefoonnummer kunt u een algemeen telefoonnummer van de organisatie opgeven. Wanneer u op Concerngegevens wijzigen klikt, kunt u uw concerngegevens wijzigen. U dient de wijzigingen vervolgens op te slaan d.m.v. de knop Opslaan. Pagina 5 van 10

6 2. Gebruikers 2.1 Eerste en tweede contactpersoon Ieder concern heeft één eerste contactpersoon. Deze persoon is contactpersoon voor MediQuest en beheert de concerninrichting en gebruikersgegevens. De eerste contactpersoon kan één of meerdere tweede contactpersonen aanstellen. Deze tweede contactpersonen krijgen alle bevoegdheden van de eerste contactpersoon, maar de mogelijkheid om de rapportagemodule in te zien wordt bepaald door de eerste contactpersoon. LET OP: Alleen de eerste contactpersoon wordt via de mail op de hoogte gehouden van belangrijke berichten. LET OP: eerste contactpersonen hebben in de portal de naam Tweede contactpersoon. Ze hebben echter wel alle rechten en bevoegdheden van een eerste contactpersoon. Vindt er een wijziging plaats in de eerste contactpersoon, stuur dan een naar om deze wijziging door te geven. 2.2 Begeleider Functie vervallen Kan Pijler 1 niet inzien. 2.3 Invuller Functie vervallen Kan Pijler 1 niet inzien. 2.4 Overzicht bevoegdheden gebruikersrollen In de onderstaande tabel worden alle bevoegdheden per gebruiker weergegeven. Bevoegdheid Eerste contactpersoon Tweede contactpersoon Concerngegevens X X Locatiegegevens X X Gebruikers X X Vragenlijsten, pijler 1 X X Vragenlijsten, pijler 2a Niet meer van toepassing Uploaden vanuit ECD Niet meer van toepassing Verwerkingsverslagen Niet meer van toepassing Begeleider Niet meer van toepassing Invuller Niet meer van toepassing X X X X (niet verzenden) X X X X X X Rapportagemodule X X (optioneel) X (optioneel) X (optioneel) Pagina 6 van 10

7 2.5 Gebruikers beheren Het beheren van gebruikers gaat als volgt: Ga naar Gebruikers. Wanneer er voor de eerste keer wordt ingelogd door een nieuwe organisatie dan staat alleen de eerste contactpersoon in het overzicht van Gebruikers. U komt in het onderstaande scherm terecht: U kunt in dit overzicht direct zien welke locaties aan een gebruiker gekoppeld zijn en welke rol een gebruiker heeft Gegevens gebruiker wijzigen Eerste en tweede contactpersonen kunnen gegevens van gebruikers aanpassen en verwijderen. Ga voor het aanpassen van gegevens van gebruikers naar Gebruikers. Onder Acties staan twee icoontjes. D.m.v. het potloodje kunt u de gegevens van de betreffende gebruiker aanpassen. Door op het prullenbakje te klikken, kunt u een gebruiker verwijderen Nieuwe gebruiker toevoegen Als u een nieuwe gebruiker wil toevoegen, dan gaat u naar Gebruikers en klikt u op de knop Gebruiker toevoegen. U komt in onderstaande scherm terecht: Pagina 7 van 10

8 Hieronder wordt per gebruikersrol uitgelegd hoe een gebruiker met de betreffende rol toegevoegd kan worden. Toevoegen tweede contactpersoon Voer adres, voornaam en achternaam in. U hoeft geen locaties aan de tweede contactpersonen te koppelen, want de tweede contactpersonen zijn per definitie bevoegd voor alle locaties. U selecteert tweede contactpersoon in de box bij rollen. U bepaald of de tweede contactpersoon toegang dient te hebben tot de rapportagemodule en klikt tenslotte op opslaan. De nieuwe tweede contactpersoon zal dan een toegestuurd krijgen, met een link naar een wachtwoord om te kunnen inloggen. LET OP: Indien u wilt dat een gebruiker toegang krijgt tot de rapportage, dan dient u aan te vinken Gebruiker kan inloggen in de rapportagemodule. Deze aanvraag moet vervolgens worden verwerkt worden door MediQuest. Dit gebeurt elke nacht. Deel B: Kwaliteitsgegevens 3.1 Module Pijler 1 Voor de hele organisatie dient één vragenlijst, Pijler 1, de meting op organisatieniveau te worden ingevuld door een eerste of tweede contactpersoon. Ga voor het invullen van pijler 1 in het menu van de portal naar Pijler 1. Open vervolgens de goede pijler 1 meting (bijvoorbeeld: Pijler ). Vervolgens opent de pijler 1 pagina. Door op het potloodje onder Acties te klikken, kunt u de vragenlijst vanaf de eerste vraag doorlopen. Wanneer u een specifieke vraag wil wijzigen, of verder wil gaan waar u eerder was geëindigd, gebruik dan het icoontje overzicht onder Acties. Bij het invullen dient u elke vraag te beantwoorden voordat u onderin op Pagina 8 van 10

9 Volgende kunt klikken. Ingevulde vragen worden bij het doorlopen van de vragenlijst per vraag opgeslagen. Het is dus mogelijk om halverwege de vragenlijst te stoppen met invullen, de portal te sluiten, en later verder te gaan waar u gebleven was. Heeft u de vragenlijst pijler 1 al aangeleverd en brengt u hier nog een wijziging in aan, vergeet deze dan niet opnieuw aan te leveren aan de landelijke database (zie Meting aanleveren aan landelijke database)! Doet u dit niet, dan wordt de wijziging niet verwerkt. 3.2 Module Vragenlijsten Module is niet meer van toepassing omdat pijler 2a sinds 2017 is te komen vervallen Meting aanleveren aan landelijke database LET OP: Vragenlijsten kunnen niet worden aangeleverd door een gebruiker met de rol van Invuller. Vragenlijsten die handmatig zijn ingevuld (dus via de module Vragenlijsten ) dienen nog te worden aangeleverd aan de landelijke database. Aanleveren aan de landelijke database hoeft niet voor iedere vragenlijst apart te worden gedaan. Als er een aanlevering wordt gedaan, dan zullen alle volledige vragenlijsten van de betreffende locatie die nieuw of bewerkt zijn, worden aangeleverd aan de landelijke database van MediQuest. Open via Vragenlijsten de locatie waarvoor u de informatie wilt aanleveren. Naast de knop Samenvatting ziet u de knop Aanleveren aan landelijke database. Wanneer de meting klaar is voor versturen klikt u op Aanleveren aan landelijke database (in het scherm hieronder aangegeven met een rode cirkel). Het scherm Aanleveren aan landelijke database zal verschijnen. In dit scherm wordt aangegeven of Pijler 1 zal worden aangeleverd. Wanneer vragenlijst pijler 1 eenmaal succesvol is aangeleverd, ziet u achter Vragenlijst Pijler 1 een groen vinkje staan. U hoeft deze vragenlijst maar eenmaal aan te leveren aan de landelijke database. Pagina 9 van 10

10 Wanneer u de gegevens heeft gecontroleerd klikt u op opsturen naar landelijke database om de gegevens op te sturen naar de landelijke database. Na een succesvolle aanlevering krijgt u de volgende melding: Wanneer de meting toch niet naar uw wens is of u heeft een fout ontdekt, dan kunt u de vragenlijst(en) aanpassen en opnieuw aanleveren. Na het doorvoeren van de aanpassingen klikt u weer op Aanleveren aan landelijke database en vervolgens weer op opsturen naar landelijke database. Zoals hierboven uitgelegd overschrijft deze nieuwe aanlevering de oude. 4 Rapportage De rapportage is bereikbaar via de portal. Toegang rapportage In de rapportage zullen de nieuw aangeleverde vragenlijsten wekelijks worden toegevoegd. U gaat naar de rapportage door eerst in te loggen op de VGN portal. Vervolgens klikt u bovenaan op de tab Rapportage. Deze tab is alleen zichtbaar voor gebruikers die hiervoor toegang hebben gekregen. Een gebruiker kan toegang worden verschaft door bij de gegevens van de gebruiker aan te vinken dat deze toegang tot de rapportage dient te hebben. Voor deze gebruiker zal de tab Rapportage de volgende dag zichtbaar worden. 6 Support Mochten er nog onduidelijkheden zijn, neemt u dan contact met ons op, bij voorkeur via de mail: vgn@mediquest.nl. Telefonisch zijn wij te bereiken op het nummer: op werkdagen van tot uur. Pagina 10 van 10