Forecasting Quickstart NL

Transcriptie

1 Forecasting Quickstart NL

2 Inleiding Bereik en doel StrateX.Cloud is een cloud based softwarepakket voor het maken van forecasts en capaciteitsplanningen. De software is volledig in de cloud wat betekent dat er niets geïnstalleerd hoeft te worden en alles via je browser gaat. Hierdoor hoef je je niet druk te maken over potentiële updates en kan je de software op meerdere computers openen. StrateX.Cloud biedt de mogelijkheid tijdreeks data, zoals Call Volume, op interval variërend van 15 minuten tot een kwartaal gemakkelijk om te zetten in betrouwbare forecasts en capaciteits-planningen. Deze handleiding laat het proces zien van intraday data import en forecast generatie. Proces overzicht StrateX.Cloud biedt de mogelijkheid historische intraday tijdreeks data te importeren op een interval van een uur, half uur en kwartier. Naast het importeren van historische data is het ook mogelijk forecast drivers toe te voegen of te importeren. Met deze historische data en mogelijke forecast drivers kunnen forecasts gegenereerd worden die vervolgens bekeken of geëxporteerd kunnen worden. De workflow zit er als volgt uit: 1. Log in 2. Workqueue aanmaken 3. Forecast driver aanmaken 4. Non-service days aanmaken 5. Forecast driver & Non-service day toevoegen aan Workqueue 6. Data import, outlier en missing value detection. 7. Data bekijken 8. Forecast template aanmaken 9. Forecast genereren 10. Forecast resultaat bekijken

3 1. Log in Voordat we echt kunnen beginnen moeten we een account hebben om mee in te loggen. In je browser kom je via stratexcloud.nl op de afgebeelde pagina. Op deze pagina heb je de mogelijkheid in te loggen of een nieuw account te maken met de know Register.

4 2. Workqueue aanmaken Nadat je bent ingelogd krijg je de volgende pagina te zien. Voor nu hebben we die nog niet nodig. De eerst stap is namelijk een Workqueue aanmaken. Workqueues worden gebruikt om bijvoorbeeld telefoon lijnen of social media stromen te definiëren. Om een Workqueue aan te maken navigeren we eerst naar het logo onder het huisje, hiernaast weergegeven met een rode 1. Zodra je hier overheen gaat met je muis komt het volgende menu tevoorschijn: Workqueue Forecast Driver Import template Forecast template Capacity template User and persmissions Om een Workqueue aan te maken klikken we op Workqueue (2). 1 2

5 Nadat we op Workqueue (2) geklikt hebben krijgen we het volgende scherm te zien. Op dit scherm staan de Workqueues die al eerder aangemaakt zijn. Met de dropdown menu s kan gefilterd worden op Media type, Interval en Status. Om een nieuwe Workqueue aan te maken klikken we op New. Nieuwe Workqueue aanmaken

6 Nadat we op New geklikt hebben zien we het volgende scherm. In dit scherm moeten we een aantal dingen specificeren die betrekking hebben op de Workqueue. 1: Naam voor de Workqueue 2: Media type, bijvoorbeeld call inbound 3: Tijdsinterval waarop de historische data beschikbaar is, en waarop de forecasts gemaakt zullen worden. Vanaf het kleinste interval kan altijd naderhand geaggregeerd worden naar grotere intervallen zoals een dag of een week. 4: Volume, Kies hier generate forecast. 5: AHT, kies hier Generate forecast als u wil dat er AHT forecasts gemaakt worden. Als dit niet wenselijk is kan er een fixed of vaste waarde ingesteld worden. De waarde is in seconden. 6: Business Days, hier moeten de openingstijden van de lijn ingesteld worden. Als de lijn 24/7 is is er ook de optie all om het gelijk in te vullen. Naast de openingstijden staan hier ook de gewilde service levels voor elke dag. 7,8: Hier kunnen meteen drivers en non-service days toegevoegd worden aan de Workqueue

7 In het volgende screenshot staat een ingevuld voorbeeld. Deze Workqueue heeft naam: Lijn 1. Voor deze data willen we forecasts maken op een interval van 1 uur dus de interval staat op Hour. Voor de AHT gebruiken we een vaste waarde van 500 seconden. Daarnaast is deze lijn open van 10:00 t/m 17:00 op weekdagen. We voegen nu nog geen drivers of non-service days toe omdat we deze nog niet aangemaakt hebben. Ik stappen 3 & 4 wordt uitgelegd hoe deze aangemaakt worden Als alles goed staat scrollen we naar benden en drukken we op Ok om de Workqueue op te slaan.

8 3. Forecast driver aanmaken Om de nauwkeurigheid van de forecasts te verbeteren is het mogelijk om drivers toe te voegen. Drivers zijn externe factoren die de aantallen incoming calls kunnen beïnvloeden. Voorbeelden hiervan zijn sales campagnes of verkoopcijfers. Om een driver te maken klikken we via de menubalk aan de linkerzijde op Forecast driver. Nadat we daar op klikken krijgen we een scherm te zien waar alle drivers staan die al aangemaakt zijn. Om een nieuwe te maken klikken we weer op New. Nadat we op New klikken komt de pagina hieronder tevoorschijn. We moeten hier een paar dingen specificeren. Naam: Naam van de driver, bijvoorbeeld sales. Interval: Tijdsinterval van de driver Workqueue: Door op Add te drukken komt er een popup op het scherm waarin je kunt kiezen tussen alle Workqueue s met het zelfde interval. In ons geval kiezen we Hour en vervolgens Workqueue Lijn 2. Door op Ok te klikken slaan we de driver op.

9 4. Non-service days aanmaken Vaak is het zo dat lijnen ook dicht zijn binnen reguliere openingstijden, bijvoorbeeld op een feestdag. Om ervoor te zorgen dat deze dagen buiten beschouwing worden gelaten bij het importeren van data en genereren van forecasts is het nodig deze zogeheten Non-service days in te stellen. We doen dit door naar de calendar te gaan. De pagina die vervolgens op het scherm komt ziet er als volgt uit: 1 2

10 Op deze pagina kunnen we onze non-service days invoeren. Ten eerste moet de interval (1) op Day staan. Daarna kiezen we bij (2) het jaar waarin we de dagen toe willen voegen. Zodra we dit gedaan hebben kunnen we alle dagen waarop we een non-service day hebben aanklikken in de kalender. Zodra we een dag aanklikken wordt hij donkergrijs. Dit betekent dat hij geselecteerd is. Vervolgens kunnen we op +Add klikken om de non service days toe te voegen. In de pop-up die vervolgens verschijnt kunnen we de dagen een naam geven. Om ze op te slaan klikken we op Ok. TIP: Klik op Add to all existing queue s om de nonservice days direct toe te voegen aan alle Workqueue s

11 5. Driver & non-service days toevoegen aan Workqueue Om onze forecast drivers en non service days toe te voegen gaan we weer naar de Workqueue pagina. Daarna klikken we achter de Workqueue op Edit. Als we op edit klikken komen we weer bij dezelfde pagina als bij het aanmaken van de Workqueue. Op deze pagina kunnen we rechtsboven non-service days en forecast drivers toevoegen.

12 6. Data importeren Om data te importeren gaan we eerst naar het import scherm via de menubalk. In het scherm kunnen we alle data die al geïmporteerd is zien. Om nieuwe data te importeren klikken we op Import. Er komt dan een popup op het scherm waarin je het gewenste excel of.csv bestand kan kiezen. 1 2

13 Het bestand wat we voor dit voorbeeld gebruiken is gedeeltelijk afgebeeld in het volgende screenshot. Voor de datum en tijd gebruiken we de notatie dd-mm-yy UU:MM, maar andere opties zijn ook mogelijk. Nadat het bestand ingeladen is zien we het scherm onderaan deze pagina. Om de data te kunnen importeren moeten we de juiste kolommen matchen. We kunnen dit als volgt doen: Kies de csv separator Kies een header uit de bucket list Kies de header met de juiste Interval of Workqueue. Match! >In ons geval matchen we DateandTime met Hour, en Volume met Lijn 2_Volume. >Het is ook mogelijk AHT te matchen maar hier hebben wij bij het aanmaken van de Workqueue een vaste waarde ingevoerd dus dit is niet nodig. 5. Als alle matches goed zijn klikken we op Ok om de data import in werking te zetten

14 Wanneer de import verwerkt is kunnen we hem bij het My Tasks scherm bevestigen door op confirm te klikken.

15 Nadat we op confirm geklikt hebben zien we het volgende scherm. In dit scherm kunnen we mogelijke missing values of outliers invullen. Als er missing values of outliers aanwezig zijn worden ze weergegeven met een oranje bolletje. Bij het bestand wat net ingeladen is zien we dat er geen missing values zijn maar wel 27 mogelijke outliers. Om de outliers te zien te krijgen klikken we op het oranje bolletje. 1 2

16 Vervolgens zien we een grafiek en tabel met onze data. In de grafiek zien we de mogelijke outliers in het rood en de vervang waardes in het groen. Door te klikken, slepen en los te laten kunnen we inzoomen op kleinere stukken van de grafiek In de tabel hebben we mogelijkheid om een outlier zelf aan te passen (1) of om hem te negeren en de originele waarde de behouden (2). Als alles goed is scrollen we naar beneden om de outliers te bevestigen. Zodra dit gedaan is verdwijnt het oranje bolletje. Om verder te gaan klikken we op Continue bovenaan de pagina. Op de pagina die dan verschijnt wordt gevraagd of je een import template aan wil maken. We kunnen deze een naam geven en opslaan. Met deze import template kunnen we in de toekomst bestanden uploaden met dezelfde headers zonder opnieuw te hoeven matchen. 1 2

17 7. Data bekijken Nadat er data ingeladen is kunnen we deze data ook bekijken. Als we naar de Data pagina gaan zien we de Workqueue s die ingeladen zijn. We kunnen vervolgens op View kiezen om de data te zien te krijgen. Op deze pagina kunnen we de volgende acties doen. 1. Aggregeer niveau; tijds interval van de data. 2/3. Tijdsbestek getoond in de grafiek. 4. Data aanpassen of toevoegen

18 8.Forecast template aanmaken Voordat we een forecast kunnen genereren moeten we een forecast template aanmaken. We doen dit door op de forecast template pagina op New te klikken. In een forecast template kunnen we één of meer Workqueue s met hetzelfde interval kiezen waar we forecasts van willen maken. Om de gewenste Workqueue s toe te voegen klikken we eerst op de Workqueue en daarna op het pijltje naar rechts om hem te selecteren. Als alle gewenste Workqueue s geselecteerd zijn klikken we op Ok om de template op te slaan. Tip: Voor intraday Workqueue s is het ook mogelijk om ze op dag interval te selecteren als er forecasts gemaakt moeten worden op dag interval.

19 9. Forecast genereren Om een forecast te genereren navigeren we eerst naar de forecast pagina (1). Op deze pagina zien we alle forecast templates die al aangemaakt zijn. Om een forecast te genereren klikken we op Generate. Vervolgens kunnen we invoeren voor welke datums we de forecast nodig hebben. Daarna verschijnt er een nieuwe task. Als deze klaar is is het mogelijk om de forecast resultaten te bekijken. 1

20 10. Forecast resultaten bekijken Zodra de forecast task klaar is kunnen we de resultaten bekijken. We navigeren eerst naar de forecast pagina en vervolgens kunnen we op View klikken. Op deze pagina hebben we dezelfde functies als in de eerder genoemde pagina voor het bekijken van data. De enige toevoeging is de Version optie. Met deze knop kunnen oudere versies van forecasts van dezelfde template geselecteerd worden

21