(Ledenadministratie) Selectie maken

Transcriptie

1 Ledenadministratie, overzichten en selecties (Ledenadministratie) Selectie maken Met Scipio Online kunt u volledig naar eigen wens overzichten genereren. Hiervoor gebruikt u de optie Selecties maken. In deze instructie leest u hoe u zelf selecties kunt maken. Andere handleidingen die interessant kunnen zijn wanneer u selecties maakt zijn: Ledenadministratie: Samenvoegdocumenten maken (rapportage editor) Ledenadministratie: Samenvoegdocumenten afdrukken Teams: Delen van informatie 1. Selectiecriteria toevoegen Via de optie Selecties maken kunt u geheel naar eigen wens overzichten genereren. U kunt deze optie selecteren vanaf het startscherm van Scipio Online of via Ledenadministratie Selecties maken. Om overzicht te genereren is het belangrijk dat u eerst vaststelt aan welke criteria het overzicht moet voldoen. Bijvoorbeeld: een overzicht van alle mannen in uw gemeente. Om de selectie op te bouwen kiest u in het selectiescherm voor de optie Selectiecriteria (1.) en vervolgens Criterium toevoegen (2.)

2 Er opent een nieuw scherm. Hier kunt de selectiecriteria kiezen. De tabbladen aan de linkerkant (1.) van dit scherm zijn gelijk aan de tabbladen op de persoonskaart. Zo is het logisch waar u selectiecriteria kunt vinden. Selecteer een criteria waaraan personen moeten voldoen om in het overzicht te verschijnen (2.) en kies Doorgaan. U keert terug naar het selectiescherm. Het gekozen criteria is toegevoegd aan de selectie. U kunt nu een nieuw criteria toevoegen.

3 2. En/ of/ niet opties bij selecteren criteria Bij het opbouwen van een selectie heeft u diverse opties: En / Of / Niet. Deze opties staan naast de knop Criterium toevoegen. Met deze opties kunt u aangeven of een lid juist WEL of NIET aan het gekozen criteria moet voldoen. EN Wanneer u meerdere criteria toevoegt kiest het programma automatisch voor de optie EN. Dat betekent dat de personen in het overzicht moeten voldoen aan alle criteria die u heeft toegevoegd. OF Wanneer u meerdere criteria aan de selectie toevoegt kunt u met de optie OF aangeven dat personen niet aan alle criteria hoeven te voldoen maar aan tenminste één van de gekozen criteria. Selecteer een criteria, kies daarna voor de optie OF en selecteer vervolgens het volgende criteria. NIET Door het selecteren van de optie NIET voordat u een criterium toevoegt geeft u aan dat de personen in het overzicht juist NIET aan het gekozen criterium moeten voldoen. Selecteer eerst de optie NIET en voeg vervolgens het criterium toe. Met de haakjes in het selectiescherm kunt u selectiegroepen maken. Dit kan helpen bij ingewikkelde selecties waarbij u de EN / OF / NIET opties gebruikt. 3. Sorteerwijze en uitvoer bepalen Nadat u alle criteria heeft bepaald waaraan het overzicht moet voldoen kunt u eventueel de sorteerwijze en uitvoer bepalen. Sorteerwijze Met de optie Sorteervolgorde bepaalt u in welke volgorde de leden op het overzicht worden weergegeven. Scipio Online hanteert een standaard sorteerwijze die u via deze optie kunt wijzigen.

4 Om een eigen sorteerwijze te bepalen kiest u voor Sorteerwijze (1.). In het scherm dat verschijnt kunt u in de linker kolom velden selecteren waarop gesorteerd moet worden (2.). Deze voegt u toe door te kiezen voor Veld toevoegen (3.). In de rechter kolom (4.) verschijnen nu de velden waarop gesorteerd wordt. De volgorde waarin de velden staan is gelijk aan de volgorde waarop gesorteerd wordt. Deze volgorde kunt u wijzigen met de pijltjes aan de rechterkant van de kolom (5.). Uitvoer Met de Uitvoer bepaalt u welke persoonsgegevens in het overzicht worden weergegeven. Om de uitvoer te bepalen kiest u voor Uitvoer (1.). In het scherm dat verschijnt kunt u in de linker kolom velden selecteren welke velden in het overzicht weergegeven moeten worden (2.). Deze voegt u toe door te kiezen voor Veld toevoegen (3.). In de rechter kolom (4.) verschijnen nu de velden die in het overzicht worden getoond. De volgorde waarin de velden staan is gelijk aan de volgorde van de kolommen in het overzicht. Deze volgorde kunt u wijzigen met de pijltjes aan de rechterkant van de kolom (5.).

5 Er zijn twee mogelijkheden voor de standaard Uitvoer die Scipio Online hanteert. Deze kan de beheerder van Scipio Online selecteren via Beheer Instellingen Mijn gegevens en voorkeuren Selecties maken. Zie afbeelding hieronder. 4. Selectieresultaat tonen Wanneer de selectie volledig voldoet aan uw wensen dan kunt u het overzicht genereren. U heeft hiervoor twee mogelijkheden: het overzicht direct exporteren naar Excel of het selectieresultaat tonen binnen Scipio Online. Selectieresultaat tonen in Excel Om het selectieresultaat te openen in Excel klikt u in het selectiescherm op het Excel-icoon rechts onderin. Excel wordt vervolgens automatisch geopend waarna de gegevens in Excel worden getoond. Selectieresultaat tonen binnen Scipio Online Om het selectieresultaat binnen Scipio Online te tonen klikt u in het selectiescherm op de knop Zoeken rechts onderin. Er opent een nieuw scherm met het selectieresultaat. Vanuit dit scherm kunt u verschillende dingen met het selectieresultaat doen. De opties hiervoor staan bovenin het scherm. Gebruikt u regelmatig dezelfde selectie? Sla de selectiecriteria dan op. Let op! De selectiecriteria slaat u op in het selectiescherm. Wanneer u deze na opslaan opent en het selectieresultaat oproept dan kunnen de gegevens door mutaties per keer verschillen. Het selectieresultaat (een momentopname) kunt u opslaan nadat u de selectie heeft uitgevoerd.