Incura Handleiding (GGZ) ROM

Transcriptie

1 Incura Handleiding (GGZ) ROM - Classificatie: 4 - Openbaar Incura Nieuwe Gracht NC Haarlem info@incura.nl KvK Incura is een product van WinBase Software en Adviezen BV

2 Inleiding Deze handleiding beschrijft het gebruik van ROM in Incura. Het gebruik van ROM kan letterlijk betekenen: ROM vastleggen in Incura zelf. Het kan ook duiden op de koppeling met ROM via een externe aanbieder, zoals met Questmanager (LVE/NVvp/Reflectum) of TelePsy. In het laatste geval klikt u vanuit de Behandelepisode in een patiëntdossier door naar het ROM-portaal van de aanbieder in kwestie. Heeft u geen aansluiting met een aanbieder? Dan vindt u ROM in het patiëntdossier door vanuit de Behandelepisode te klikken op het mapje Metingen. In deze handleiding vindt u voor deze tweedeling zowel een instructie over de koppeling met externe aanbieders als een beschrijving hoe ROM onder Incura Metingen werkt. Na het doorlopen van deze handleiding is ROM ingesteld en kunt u vanuit iedere behandelepisode bij de patiënt het ROMscherm aanroepen. Handleiding: ROM Volgnummer: 08GGZ, versie / 16

3 Inhoud 1 ROM instellingen activeren Instellingen door uzelf De instelling die Incura voor u verricht Gebruik van ROM-koppeling met externe aanbieder ROM opstarten vanuit het patiëntdossier ROM vanuit Incura Metingen Metingen toevoegen Een meetinstrument zelf invullen Een meetinstrument laten invullen door de patiënt via het Patiëntportaal Huiswerk opgeven Handleiding: ROM Volgnummer: 08GGZ, versie / 16

4 1 ROM instellingen activeren Om van ROM gebruik te kunnen maken, dient u eerst enkele instellingen te verrichten, zoals het aangeven binnen Incura of u ROM t via een externe aanbieder of via Incura. Indien u ROM t via een externe aanbieder, dan zijn er een paar instellingen die u dient aan te geven om de koppeling met de externe aanbieder tot stand te brengen. Daarna is er nog een deel dat door Incura moet worden gedaan; het registreren van de zogenaamde ROM-sleutel/ROM-key. In sommige gevallen ontvangen wij deze rechtstreeks vanuit uw externe aanbieder Reflectum Reflectum en TelePsy sturen deze in de meeste gevallen al aan Incura door u bent er zelf echter voor verantwoordelijk dat deze informatie bij Incura terecht komt. Verifieert u daarom bij uw aanbieder of zij de ROM-sleutel al aan u of aan Incura hebben toegestuurd. In de paragrafen 1.1 en 1.2 wordt toegelicht wat er in beide situaties van u wordt verwacht. 1.1 Instellingen door uzelf De instellingen die u zelf dient te aanpassen, regelt u via de volgende stappen: 1. Ga vanuit het Dashboard naar Instellingen Praktijkinstellingen en dubbelklik op de praktijk (zie figuur 1). Figuur 1: praktijkinstellingen 2. De praktijkinstellingen van deze praktijk verschijnen, verdeeld over enkele tabbladen. Klik op het tabblad ROM (zie figuur 2). Figuur 2: praktijkinstellingen tabblad ROM Handleiding: ROM Volgnummer: 08GGZ, versie / 16

5 3. Op het tabblad ROM worden per externe aanbieder instellingen getoond (zie figuur 3). Klik op de knop Wijzigen om wijzigen te kunnen aanbrengen. Vink vervolgens één van de volgende mogelijkheden aan: - Geen ROM portaal gebruiken - Questmanager - TelePsy - Incura Figuur 3: keuze voor gebruik van type ROM koppeling Indien u kiest voor Questmanager verschijnt er nog een extra deelvenster voor aanvullende instellingen (zie figuur 4). Figuur 4: ROM-opties Achter Instellingscode vult u vervolgens de instellingscode in en kiest u daaronder voor het ROM Type URL. Afhankelijk van waar u bent aangesloten genereert de optie die u aanvinkt vanzelf de URL op de onderste regel (zie figuur 5). Dit is het webadres waarop automatisch verbinding wordt gemaakt wanneer u vanuit Incura van ROM gebruik maakt. Handleiding: ROM Volgnummer: 08GGZ, versie / 16

6 Figuur 5: ingevulde ROM-opties Klik op de knop Bewaren en de instellingen zijn opgeslagen. Keuze TelePsy Bij de keuze TelePsy komen geen andere opties beschikbaar en kunt u gelijk op de knop Bewaren klikken om de instellingen op te slaan (zie figuur 6). Figuur 6: keuze TelePsy Keuze Incura Bij de keuze voor het ROM en via Incura is het van belang dat u Incura bij de instellingen aanvinkt (dus niet op Geen ROM gebruiken laten staan), vervolgens klikt u op de knop Bewaren. Verder hoeft u niets te doen. Paragraaf 1.2 kunt u overslaan. Figuur 7: keuze Incura Handleiding: ROM Volgnummer: 08GGZ, versie / 16

7 1.2 De instelling die Incura voor u verricht Om gebruik te kunnen maken van ROM heeft u van de organisatie waar u de ROM-koppeling heeft ondergebracht (externe aanbieder) een sleutel ontvangen. In het geval van LVE, NVVP en Reflectum heet dit een ROM key. In het geval van TelePsy heet dit een Secret of SSO. Deze sleutel dient in uw Incura verwerkt te zijn om de koppeling met het betreffende ROM-portaal tot stand te kunnen brengen. Eerder dan dat zult u geen ROM of TelePsy op de behandelepisodes in het dossier aantreffen (zie hoofdstuk 2). Voor beide type organisatie geldt dat u zelf verantwoordelijk bent voor de aanvraag van zo n sleutel. De organisatie van de ROM-koppeling zal op uw aanvraag de sleutel aan Incura doorsturen met daarmee de opdracht deze voor u in het programma te verwerken. Let op: Incura kan uw sleutel pas voor u verwerken indien de stappen uit paragraaf 1.1 volledig heeft doorlopen. Verwerking van koppeltabel Naast de verwerking van uw ROM-sleutel is Incura ook verantwoordelijk voor het communiceren van een zogeheten koppeltabel met uw externe aanbieder. In dit proces worden de dossiers vanuit Incura gekoppeld aan de dossiers bij de externe aanbieder, zodat u vanuit Incura in het juiste patiëntdossier in het ROM-portaal terecht komt. Het verwerken van een dergelijke koppeltabel kan enkele werkdagen in beslag nemen. Handleiding: ROM Volgnummer: 08GGZ, versie / 16

8 2 Gebruik van ROM-koppeling met externe aanbieder Zodra de gegevens zijn ingevuld zoals beschreven in hoofdstuk 1, wordt ROM beschikbaar in het patiëntdossier. 2.1 ROM opstarten vanuit het patiëntdossier Wanneer u in het patiëntdossier een behandelepisode aanklikt, dan wordt daar nu de knop ROM óf de knop Telepsy getoond in de oranje knoppenbalk (zie figuur 7). Figuur 7: knop ROM op behandelepisode Door op één van deze twee knoppen te klikken wordt het ROM scherm geladen. In figuur 8 ziet u hiervan een voorbeeld van de ROM-koppeling met Questmanager. Figuur 8: ROM scherm De functionaliteit van de ROM-portalen van de externe aanbieders wordt in deze handleiding niet beschreven. Hiervoor kunt u terecht bij de externe aanbieders zelf. Handleiding: ROM Volgnummer: 08GGZ, versie / 16

9 3 ROM vanuit Incura Metingen Metingen is het onderdeel in iedere behandelepisode waar de meetinstrumenten worden geregistreerd. Meetinstrument, als begrip, kent u wellicht ook onder de noemers testen en vragenlijsten, maar binnen de GGZ vooral van de term ROM. Binnen Incura wordt met alle vier de termen hetzelfde verstaan, althans, de plek waar de metingen binnen het dossier zijn ondergebracht. Voor de GGZ geldt dat u wellicht het meest bekend zal zijn met de volgende meetinstrumenten: Outcome Questionnaire (OQ-45) Symptom CheckList (SCL90) Toch zijn er ook een aantal andere GGZ-gerelateerde meetinstrumenten in Incura beschikbar. Voor een ooverzicht van andere meetinstrumenten in Incura raadpleegt u het beste de volgende pagina: ) Om meetinstrumenten in het dossier toe te passen, gaat u naar Patiëntdossier Behandelepisode Metingen. Dit brengt u in het scherm zoals getoond in figuur 9. Figuur 9: onderdeel Metingen in behandelepisode 3.1 Metingen toevoegen Om een meetinstrument aan een behandelepisode toe te voegen klikt u in het scherm uit figuur 9 op de knop Nieuw. De pop-up uit figuur 10 verschijnt. Handleiding: ROM Volgnummer: 08GGZ, versie / 16

10 Figuur 10: pop-up toevoegen meetinstrumenten om het gewenste meetinstrument op te zoeken. De po- Klik vervolgens op het vergrootglas-icoon up uit figuur 11 verschijnt. Figuur 11: pop-up selecteer instrument In deze pop-up, Selecteer instrument, worden alle meetinstrumenten getoond die Incura beschikbaar stelt. Om daar het juiste meetinstrumenten tussen te vinden, typt u het beste in het veld achter Zoekterm een deel van het meetinstrument in wat u op dat moment zoekt, bijvoorbeeld outcome (zie figuur 12). Handleiding: ROM Volgnummer: 08GGZ, versie / 16

11 Figuur 12: zoeken met zoekterm Het aantal resultaten perkt zich dan automatisch in zodra u op Zoek klikt en door te dubbelklikken op het meetinstrument wordt deze overgenomen naar het scherm hiervoor (zie figuur 13). Figuur 13: geselecteerd meetinstrument overgenomen in scherm toevoegen meetinstrument Handleiding: ROM Volgnummer: 08GGZ, versie / 16

12 Terugkeerpatroon toepassen In de pop-up uit figuur 13 kunt u direct ook een terugkeerpatroon instellen om ervoor te zorgen dat het gekozen meetinstrument herhaaldelijk in het dossier terugkomt (en u deze dus niet bij ieder contactmoment opnieuw hoeft in te voeren!). Na het invullen van enkele criteria waar dit terugkeerpatroon aan moet voldoen zal Incura na het klikken op de knop OK u de vraag uit figuur 14 voorleggen: Figuur 14: pop-up meting inplannen Klik op Ja indien u de metingen wilt inplannen. Terug in het scherm Meetinstrumenten komt het overzicht er dan ongeveer uit te zien zoals getoond in figuur 15. Figuur 15: scherm meetinstrumenten met een serie ingeplande meetmomenten Dit scherm bestaat inmiddels uit twee schermonderdelen: 1. Bovenin de meetinstrumenten zelf. 2. Onderin de metingen (lees: individuele meetmomenten of metingen), die onderdeel uitmaken van het meetinstrument dat bij 1. geselecteerd staat. NB: het onderdeel Betaling geaccepteerd is vooralsnog niet in gebruik. Handleiding: ROM Volgnummer: 08GGZ, versie / 16

13 3.1.1 Een meetinstrument zelf invullen Door op een van de meetmomenten uit figuur 15 te dubbelklikken komt u in het detailscherm van de meting uit. Een scherm zoals getoond in figuur 16 verschijnt dan in beeld. Door hier het meetinstrument in te vullen en op te slaan met de knop Bewaren wordt de meting als Voltooid gekenmerkt en ziet u dit als aantal opgeteld worden in de kolom Aantal in figuur 15 (zie 1. ). Figuur 16: scherm meting Een meetinstrument laten invullen door de patiënt via het Patiëntportaal Een patiënt kan een meetinstrument ook zelf invullen, op zo n manier dat de ingevulde waarden ook in Incura in het dossier worden verwerkt. Dit kan alleen indien de meting vanuit Incura door u als huiswerk is opgegeven én een Patiëntportaal voor deze patiënt is aangemaakt. Voor het opgeven van huiswerk, zie paragraaf 3.2 Voor de werking van het Patiëntenportaal en de instructie hoe deze per patiënt kan worden aangemaakt, kunt u terecht in de handleiding Patiëntenportaal. Handleiding: ROM Volgnummer: 08GGZ, versie / 16

14 Figuur 17: meetinstrumenten zoals de patient deze invult via het patientenportaal 3.2 Huiswerk opgeven Het opgeven van huiswerk aan een patiënt wordt bewerkstelligd door het vinkje Huiswerk bij het meetinstrument en/of de meting aan te zetten. U treft huiswerk in Incura onder Metingen op drie plekken aan: 1. Tijdens het toevoegen van een meetinstrument. Door het vinkje te plaatsen zoals getoond in figuur 18 wordt de patiënt bij iedere meting uitgenodigd om de meting als huiswerk in te vullen (zie ook de verdere beschrijving van deze functionaliteit eerder vanaf figuur 9 / paragraaf 3.1). Handleiding: ROM Volgnummer: 08GGZ, versie / 16

15 Figuur 18: huiswerkvinkje in pop-up toevoegen meetinstrument 2. Op het detailscherm van de meting. In de rechter bovenhoek van het detailscherm van een meting treft u een symbool van een pijltje naar beneden aan ( ), zie ook figuur 19. Zodra u hierop klikt, dan wordt het deelvenster Algemeen open gevouwen. Rechts in het scherm vindt u de optie Huiswerk. Door hier een vinkje te plaatsen geeft u specifiek voor die meting aan dat hier huiswerk op van toepassing is (zie ook paragraaf 3.1.1). Let op: indien u bij het aanmaken van het meetinstrument al een vinkje bij Huiswerk had geplaatst (zie voorgaand punt), dan staat dit vinkje al aan. Handleiding: ROM Volgnummer: 08GGZ, versie / 16

16 Figuur 21: huiswerk in de meting 3. In het overzicht van geregistreerde metingen Iedere meting die als onderdeel van het meetinstrument zelf is ingebracht, heeft in de kolom Huiswerk al dan niet een vinkje staan. In dit scherm kunt u het vinkje alleen aan- of uitzetten door op de knop. Ook hier geldt dat de meeste vinkjes hier al aan kunnen staan, indien u tijdens het aanmaken van het meetinstrument Huiswerk aangevinkt had. Figuur 22: huiswerk in het overzicht van geregistreerde metingen Handleiding: ROM Volgnummer: 08GGZ, versie / 16