- Om te beginnen dient u de data uit uw Excelbestand te configureren om deze in Beeple te importeren.

Transcriptie

1 1

2 In Beeple kan u de medewerkers één voor één toevoegen door hun gegevens in te geven en toe te voegen. Indien u deze gegevens reeds in een Excelbestand bezit, kan u deze aan het systeem toevoegen met een simpele Excel-import. - Om te beginnen dient u de data uit uw Excelbestand te configureren om deze in Beeple te importeren. In Kolom A staan zowel de naam en voornaam van de medewerker. - Dit dient u op te splitsen in 2 kolommen: voornaam en achternaam. - Klik met de rechtermuisknop de kolom A en selecteer Invoegen. Selecteer daarna Kolom A. Selecteer daarna bij Gegevens (bovenaan) de functie Tekst naar kolommen. 2

3 Maak hierna de keuze om de gegevens te scheiden op basis van de spatie tussen de voor- en achternaam: selecteer hiervoor Scheidingsteken-spatie en klik op Volgende. U hebt de gegevens nu gescheiden en past nu de kolomtitels aan. In Kolom C ziet u de adressen van de medewerkers, bestaande uit hyperlinks. Om de gegevens te importeren in Beeple dient u de hyperlinks te verwijderen. - Selecteer hiervoor de kolom met de adressen met de rechtermuisknop en selecteert Hyperlinks verwijderen. 3

4 In Kolom D ziet u de geboortedatum, gesorteerd volgens jaar-maand-dag. Voor het systeem van Beeple dient deze op volgende manier te staan: dag-maand-jaar. Selecteer hiervoor deze kolom met de rechtermuisknop en klik op Celeigenschappen. Hier kan u de juiste notatie van de datum selecteren. Klik dan op Ok. In Kolom E staat het gsm-nummer. U dient deze om te vormen zodat er vooraan altijd de code verschijnt. Voeg hiervoor voor elk nummer deze code toe. Indien u een groot aantal nummers in uw database heeft gebruikt u de Rechts-substitueren -functie uit Excel om deze code automatisch voor elk nummer toe te voegen. Maak hiervoor een tweede tabel aan, voeg deze functie in op het tweede vakje van deze nieuwe kolom en voeg de functie daar toe. Als u op het volgende vakje klikt, past Excel het nummer automatisch aan. Kopieer deze kolom om enkel de waarde te behouden. Rechtermuisklik hiervoor bovenaan op de nieuwe kolom, ga dan naar Plakken speciaal en klik op Waarden plakken. Verwijder daarna de twee voorgaande kolommen. 4

5 Als laatste stap past u de taalkolom aan, die voor het systeem van Beeple in kleine letters dient te staan. U selecteert de kolom klikt bovenaan op Start, waarna u op Zoeken en selecteren klikt. Hier kan u de functie Vervangen selecteren. Vul hier telkens de huidige code in (in vb.: EN) en vervang deze door dezelfde code met kleine letters (in vb.: en). Klik na invoeren van elke vervanging op Alles vervangen, dit past elke oude code met deze woorden aan in de nieuwe code. Klik daarna op Sluiten. Het Excelbestand is nu klaar om te importeren in Beeple. 5

6 - Klik, na het inloggen op Beeple, bovenaan op Medewerkers. - In de rechterbovenhoek van de tabel ziet u de importknop, naast het plusteken. - Klik hier op. Op dit scherm kan u de adressen bevestigen en/of sollicitaties aanvaarden. - Klik op Invoerbestand en selecteer het Excelbestand op uw computer. - Klik daarna op Import starten. 6

7 Hierna dient u de gegevens uit het Excelbestand te linken aan Beeple. - Uw kolomtitels kunnen namelijk een andere naam hebben dan de titelnamen die in het systeem gebruikt worden. - Selecteer de door u benoemde kolomtitels die overeenkomen met de titels die in Beeple gebruikt worden. - Klik daarna op Importgegevens wijzigen. Op dit scherm kan u de gegevens controleren of wijzigen (potlood-icoontje). - Klik op de groene knop Importeren om de gegevens te importeren. - U krijgt een melding dat uw bestand geïmporteerd is in Beeple. Indien dit niet gelukt is, krijgt u een foutmelding te zien en kan u dit alsnog aanpassen. Als u daarna terugkeert naar het onderdeel Medewerkers, links bovenaan, ziet u dat de gegevens van deze medewerkers geïmporteerd zijn in Beeple. 7

8 EINDWOORD Wij wensen u alvast heel veel succes met het gebruik van ons platform. Voor verdere informatie of vragen kan u ons Customer Success Team altijd bereiken op support@beeple.eu 8