Aanmaningen in CASHWin

Transcriptie

1 (NB.) Gebruikers van CASH Financieel of CASH CompactPro kunnen kiezen uit twee mogelijkheden om aanmaningen te maken. In CASH Compact is alleen de 'handmatige' functie opgenomen. CASH beschikt over twee mogelijkheden om aanmaningen te maken. Met beide kunt u aanmanen per post of per . Gezien het gebruiksgemak is de Aanmaanrobot te verkiezen boven de 'handmatige' functie. 1. De volautomatische functie, die aanmaant per factuur. We noemen dit de Aanmaanrobot. U kunt deze functie met de hand starten via Financieel Aanmaanrobot Aanmaanrobot, of volautomatisch nadat u de instellingen heeft gedaan, zoals worden toegelicht in de speciale PDF over deze functie. 2. De handmatige functie, die aanmaant per relatie. Deze start u via Financieel Overzichten Deb./crediteuren Aanmaningen, op het moment dat u er gebruik van wilt maken. Er worden dan overzichten per relatie gemaakt, waarop alle op dat moment openstaande vorderingen van die relatie worden vermeld. Het gebruik van deze functie wordt hieronder in deze PDF toegelicht. Het is niet mogelijk om tussentijds over te stappen van de ene naar de andere functie omdat de aanmaanrobot altijd van voren af aan (met de eerste ouderdomstekst) begint. Aanmaningen per relatie Bij het gebruik van aanmaningen is het wenselijk om met teksten te werken die steeds ''dringender'' worden. Voor dit doel moet er zowel een serie teksten aanwezig zijn als een methode om bij opeenvolgende aanmaningen de juiste tekst te selecteren. CASH hanteert een selectie op ouderdom. Daarbij bepaalt de ouderdom van de oudste openstaande factuur de tekst op de aanmaning Bij het afdrukken van aanmaningen geldt dat u vrij bent voor wat betreft de indeling van de aanmaning. Zoals eerder gemeld kan de inhoud van een aanmaning verschillend zijn en dit is afhankelijk van het aantal dagen dat de factuur openstaat. Ook kan er per relatie worden ingesteld dat er nooit een aanmaning voor die relatie mag worden afgedrukt. Voordat we in staat zijn om aanmaningen af te drukken, gaan we eerst diverse instellingen definiëren. De volgende elementen worden behandeld: Debiteurenparameters Relaties De aanmaningsteksten De formulieren Afdrukken aanmaningen Terugdraaien van een aanmaning

2 Debiteurenparameters In deze functie stelt u onder meer het aantal Betaaldagen in. 1. Kies voor de functie Financieel Instellingen Debiteurenparameters. In dit scherm vult u de standaard instellingen in, welke door CASH voor de gehele administratie worden gebruikt. 2. Voer bij de rubriek Betaaldagen het aantal Betaaldagen in. Dit is het standaard aantal dagen dat verkoopfacturen open mogen staan. Nadat deze termijn is verstreken is de factuur vervallen en kan CASH een aanmaning afdrukken. 3. Voer hierna in de velden Aantal dagen kolom 1 tot en met Aantal dagen kolom 3 het gewenste aantal dagen in. Dit is het aantal dagen dat wordt gebruikt bij het vaststellen van de mate waarin de factuur vervallen is. De dagen, welke u invoert bij deze rubrieken, zijn een veelvoud van het aantal dagen, dat u in rubriek 'Betaaldagen' hebt ingevuld en worden tevens gebruikt bij het opstellen van de ouderdomsanalyse op de openstaande postenlijsten. Het aantal dagen vervallen is dus niet hetzelfde als aantal dagen oud! Als een post 35 dagen oud is en u heeft 30 bij Betaaldagen ingevoerd, dan is deze dus feitelijk 5 dagen vervallen. U kunt ook, per relatie, een aantal Betaaldagen invoeren in Relaties. U voert dit veld alleen in als er voor een klant een afwijkend aantal betaaldagen geldt! De waarde, welke u bij Betaaldagen in Relaties invoert, heeft altijd voorrang boven het algemeen geldende aantal Betaaldagen dat u in Financieel Instellingen Debiteurenparameters hebt ingevoerd.

3 4. Voer bij Minimum bedrag desgewenst het minimumbedrag waarvoor een aanmaning moet worden afgedrukt. Is het factuurtotaal lager dan het ingevoerde bedrag, dan wordt de aanmaning niet afgedrukt. 5. Voer bij Formuliercode in welke lay-out CASH standaard moet gebruiken voor de aanmaningen (zie ook de functie Financieel Instellingen Formulieren). Als u hier een formuliercode invoert, kunt u tijdens het afdrukken van aanmaningen géén andere lay-out selecteren. Als u vrij wilt zijn in uw lay-outkeuze, laat u hier het veld leeg. 6. U kunt bij de rubriek Eigenschappen eventueel de eigenschap A invoeren. Een aanmaning wordt dan altijd éénmaal voor een bepaalde termijn afgedrukt. De aanmaning wordt pas weer afgedrukt als het aantal vervallen dagen in een volgende termijn valt (gerelateerd aan het aantal dagen die u heeft ingevoerd in de velden Aantal dagen kolom1/2/3 ). Op deze manier zal een debiteur nooit dezelfde aanmaning tweemaal ontvangen. Indien u gebruik maakt van de eigenschap A, kunt u eventueel een foutieve aanmaning terugdraaien met de functie Financieel Diversen Terugdraaien aanmaning. Na het terugdraaien van een aanmaning kan deze opnieuw worden afgedrukt. Relaties In deze functie definieert u de Eigenschappen van de Debiteuren/Crediteuren en eventueel het afwijkende aantal betaaldagen dat voor een relatie geldt. 1. Start Relaties. 2. Ga naar het veld Eigenschappen. Is dit veld blanco, dan wordt de debiteur aangemaand. Voert u hier de letter N in, dan wordt de klant nooit aangemaand. Voert u hier een E in dan wordt de klant wel aangemaand, maar altijd met de eerste (meest vriendelijke) aanmaningstekst, welke u heeft ingevoerd in de functie Financieel Instellingen Aanmaningsteksten. 3. U kunt per relatie ook een aantal Betaaldagen vastleggen. De waarde, welke u bij Betaaldagen invoert, heeft altijd voorrang boven het algemene aantal Betaaldagen van de functie Financieel Instellingen Debiteurenparameters. U vult dit veld dus alleen in als er voor deze klant een afwijkend aantal betaaldagen geldt!

4 De Aanmaningsteksten Met deze functie voert u de standaardteksten voor de aanmaningen in. Als een factuur slechts enkele dagen is vervallen, stuurt men gewoonlijk een vriendelijker bericht dan wanneer een factuur na 30 vervaldagen nog niet is betaald. Daarom kunt u in CASH meerdere aanmaningsteksten invoeren. In Financieel Instellingen Debiteurenparameters stelt u bij de rubrieken 'kolom 1' t/m 'kolom 3' de kolommen in, welke gebruikt worden voor de ouderdomsanalyse van uw openstaande facturen. Het aantal dagen dat u hiervoor hebt ingevoerd, komt overeen met het Aantal dagen waarvoor u aanmaningsteksten instelt. Voorbeeld van het bovenstaande: De Kopregel en Tekstregels, welke u aanmaakt voor Aantal dagen =1, vormen de tekst, welke verschijnt op de aanmaning die u afdrukt wanneer de factuur voor het eerst is vervallen. De regels, welke u eventueel aanmaakt voor bijvoorbeeld Aantal dagen = 30 vormen de minder vriendelijke tekst zoals die verschijnt op de aanmaning wanneer de factuur 30 dagen of langer vervallen is. De post is meer dan 30 dagen over de ingestelde Betaaldagen heen en staat dus feitelijk 60 dagen open! Voor Aantal dagen = 60 kunt u een nòg dringender tekst instellen, enzovoorts. U mag zelf bepalen hoe u het aantal dagen indeelt en hoeveel aanmaningsteksten u aanmaakt. Denkt u er om, dat de laatste aanmaningstekst (de In Gebreke Stelling) de belangrijkste is. In de DEMO-administratie vindt u een drietal voorbeelden van teksten, welke u eventueel naar uw eigen administratie kunt kopiëren. Dit kunt u doen via de Export/Importfunctie. 1. Open de functie Financieel Instellingen Aanmaningsteksten. 2. Voer het Aantal dagen in waarvoor u een aanmaningstekst wilt aanmaken. Voer in ieder geval 1 in Aantal dagen in om de mildste aanmaningstekst in te voeren. Een factuur wordt vervolgens aangemaand als de 30 dagen ( Betaaldagen uit Financieel Instellingen Debiteurenparameters of uit Favorieten Relaties [F7] (extra)) + 1 (het laagste ingevoerde Aantal (verval)dagen waarvoor een aanmaningstekst is ingevoerd) voorbij zijn. 3. Laat het veld taalcode leeg als de tekst die u invoert voor alle talen of alleen voor de Nederlandse taal van toepassing is.

5 U kunt per taal aanmaningsteksten invoeren, zodat u uw relaties in hun eigen taal kunt aanmanen. U kiest in het veld Taalcode de taal welke behoort bij de tekst die u invoert. Zorg er voor dat elke klant een juiste taalcode heeft. Hierbij geldt weer dat u de taalcode bij de relatie leeg laat als het een Nederlandse klant betreft. 1. Voer de tekstregels in zoals u die op de aanmaning wilt opnemen. U heeft hiertoe 8 regels van 50 posities tot uw beschikking. 2. U kunt per aanmaning aanmaningskosten in rekening brengen, welke aan het aantal vervallen dagen zijn gekoppeld. Deze kosten worden overigens alleen op de aanmaning afgedrukt, maar worden niet in de financiële administratie geboekt. 3. Voer in de rubriek Omschrijving de tekst in, welke hoort bij de kosten die u eventueel heeft ingevoerd bij het veld Aanmaningskosten. De Formulieren Via deze functie definieert u de layout van de aanmaning. Alle formulieren in CASH hebben als ingang REGEL/KOLOM. Hiermee heeft u de beschikking over een matrix, waarin u zelf kunt bepalen waar u wat wilt laten afdrukken. Een ander aspect is de INHOUD. Deze kan bestaan uit een ELEMENTCODE en/of tekst. Een Elementcode is een variabele die een bepaald gegeven weergeeft. U kunt Elementcodes met F2 opzoeken. Teksten kunt u altijd zelf bepalen. In de DEMO-administratie is dit (en een aantal andere formulieren) reeds gedefinieerd. U kunt deze formulieren naar uw eigen administratie kopiëren via de functie Financieel Diversen Overnemen Stamgegevens, kies code 9 (formuliercodes). Hierna kunt u de formulieren naar eigen behoefte aanpassen. 1. Open de functie Financieel Instellingen Formulieren. 2. Kies voor de formuliercode AANM (aanmaningen). 3. Via de functietoets [F5 Overz] krijgt u een overzicht van de opbouw van het formulier.

6 4. Via de functietoets [F4 regel] kunt u velden wijzigen, dan wel toevoegen. Tijdens het aanmanen gaat CASH automatisch na hoeveel dagen de posten zijn vervallen en welke aanmaningsteksten (en eventuele aanmaningskosten) er dus moeten worden gebruikt. Bij het afdrukken van aanmaningen wordt de aanmaningstekst getoond van de langst openstaande post.

7 Standaard worden alle posten van een relatie getoond en met behulp van één of meerdere sterretjes * wordt aangegeven hoe lang de verschillende posten vervallen zijn. Afdrukken Aanmaningen Tot slot, wanneer u de genoemde functies juist heeft ingesteld, kunt u aanmaningen afdrukken via de volgende functies: Relaties F8 Menu Aanmaning. Deze functie betreft het aanmaken van een aanmaning voor één debiteur en Financieel Overzichten Debiteuren/Crediteuren Aanmanen. Deze functie betreft het aanmaken van een bulk aanmaningen (aanmaningen voor een reeks debiteuren). Deze functie zal onderstaand nader worden toegelicht. U kunt in alle gevallen aangeven, welke posten aangemaand moeten worden. Eventueel kunt u de posten, welke in de 4 e kolom van de ouderdomsanalyse Financieel Overzichten Debiteuren/Crediteuren Ouderdomsanalyse worden getoond en dus de zwaarste aanmaningstekst vereisen, onderdrukken zodat ze niet op de aanmaning worden getoond. Hierdoor wordt een mildere aanmaningstekst gebruikt. Dit kan relevant zijn als u deze posten heeft uitbesteed naar een incassobureau of uit handen heeft gegeven aan een deurwaarder. U onderdrukt deze posten door in het veld Soort aanmaning keuze 4 ( als 1 maar zonder fact uit kolom 4 ) in te voeren. 1. Open de functie Financieel Overzichten --> Debiteuren/Crediteuren Aanmaningen. 2. Voer bij Soort aanmaning in wat voor aanmaning u wilt afdrukken. Klik op het scroll down menu om de verschillende keuzen te bekijken. 3. Geef een serie relaties aan waarvoor u een aanmaning wilt afdrukken. 4. U kunt selecteren op basis van de selectievelden en/of trefwoorden als u 'J' invoert in Extra selecties. 5. Voer eventueel bij Selectie1 en/of Selectie2 een waarde in waarop u uw relaties wilt selecteren. 6. Voer eventueel een trefwoordselectie in om relaties te selecteren. 7. Kies eventueel een kostenplaats om facturen te selecteren, welke op de aanmaning moeten worden afgedrukt of laat deze leeg als alle kostenplaatsen in aanmerking komen. 8. Kies eventueel een dagboek om alleen de facturen uit één specifiek dagboek te selecteren, welke op een aanmaning moeten worden afgedrukt. U mag deze rubriek ook leeg laten. In dit laatste geval worden alle aanmaningen, welke daarvoor in aanmerking komen, afgedrukt.

8 9. Als u over de module Relatiebeheer beschikt, geeft u aan of u een notitie bij de relatie wilt toevoegen. Vervolgens kunt u de Medewerker en de Soort invoeren waarvoor de notitie wordt toegevoegd. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de eerste regel van de aanmaningstekst die is afgedrukt op de aanmaning. Tevens worden het totaal van de vervallen posten en het totaal van de openstaande posten vermeld. 10. Tenslotte kunt u aangeven of de aanmaningen alleen moeten worden afgedrukt, of dat de aanmaningen in principe via moeten worden verzonden (alleen voor die relaties, waarbij een adres is ingevuld). Relaties zonder adres worden op de printer afgedrukt (keuze + Printer) Ingeval u de aanmaningen via wilt verzenden, dan dient u de condities uit de formuliercode te verwijderen. Het is in dit geval raadzaam om een apart aanmaningsformulier aan te maken zonder condities. 11. Klik op het groene vinkje rechtsonder in uw scherm. 12. Kies de printer waarop u de aanmaningen wilt afdrukken. De aanmaningen worden nu afgedrukt en/of g d. Terugdraaien van een aanmaning U kunt aanmaningen terugdraaien via de functie Financieel Diversen Terugdraaien aanmaning. U kunt dit per debiteur doen. Het terugdraaien van een aanmaning is overigens alleen mogelijk als u in Financieel Instellingen Debiteurenparameters bij Eigenschappen een A heeft ingevuld om aan te geven dat een aanmaning met dezelfde tekst slechts éénmaal verstuurd mag worden. Er zijn een aantal situaties denkbaar waarin u een aanmaning wilt terugdraaien: U heeft de aanmaning wel afgedrukt maar niet tijdig verstuurd en u wilt deze opnieuw maar met bijgewerkte gegevens afdrukken. Uw printer is bij een bepaalde relatie vastgelopen tijdens het afdrukken van de aanmaning (bijvoorbeeld tijdens het afdrukken van een bulkopdracht) en u wilt de bulkopdracht verder laten gaan vanaf deze relatie. 1. Open de functie Financieel Diversen Terugdraaien aanmaning. 2. Kies de relatie waarvan u de aanmaning wilt terugdraaien. De laatste aanmaning wordt vervolgens teruggedraaid. U kunt deze functie meerdere keren uitvoeren als dit nodig is.